Hay 10.080 minutos en una semana. Así es como ser el jefe de todos ellos

Así que se sorprendió cuando, hace casi 20 años, ella se acercó a él con una pregunta: «Entonces… ¿Cuándo vas a solicitar el divorcio?»

Había estado ascendiendo a través de las filas de una floreciente compañía de software, trabajando en un negocio de gestión de contenido colaborativo de rápido crecimiento. Era lo más grande que había hecho, y estaba luchando por mantenerse al día con el ritmo implacable. Comenzó a despertarse cada vez más temprano, pensando si podía comenzar a trabajar a las 3 a.m., ¡está bien, a las 2 a.m.! —podía hacerlo todo.

Su esposa y sus cuatro hijos pequeños estaban pagando el precio. «No pasas tiempo conmigo», le dijo su esposa. «Si soy importante para ti, seguro que no puedo decirlo». Fue entonces cuando lo golpeó. «Siempre iba a haber más demandas del negocio, y tuve que trazar las líneas», dice Spataro.

Después de hablar con un mentor en su empresa y leer Managing Management Time de William Oncken, comenzó una práctica que organiza su vida hasta el día de hoy. El «Timeboxing» es el principio de elegir las áreas más importantes de su vida, desde la familia hasta el ejercicio, la comunidad y, sí, el trabajo, y establecerlas en su calendario con horarios precisos de inicio y parada. «Hay 10.080 minutos en una semana», dice Spataro, quien ahora es vicepresidente corporativo de Modern Work en Microsoft. «Puedes ser el jefe de todos esos minutos si tomas el control».

En un mundo de trabajo flexible, donde las personas tienen la agencia para trabajar desde diferentes lugares en diferentes momentos, las líneas entre el trabajo y la vida son más borrosas que nunca. El trabajo se cuela en el tiempo que solíamos pasar relajándonos con un vaso de Malbec o leyendo cuentos antes de acostarnos a nuestros hijos. Y cuando trabajas desde casa, es fácil abrir tu computadora portátil tan pronto como te despiertas porque no necesitas ducharte, ponerte pantalones reales o tomar un autobús a la oficina. Depende de cada uno de nosotros, sostiene Spataro, definir esas líneas por nosotros mismos. «Cuando tienes limitaciones, en realidad resuelves problemas», dice. «Timeboxing impone esas restricciones para ti». Es un método probado: según un análisis de consejos de productividad, el timeboxing es el más útil.

» Cuando tienes restricciones, en realidad resuelves problemas. Timeboxing aplica esas restricciones por usted. «

El centro de la práctica es la comprensión de que no se puede tener todo, todos tenemos que decidir dónde pasar nuestros minutos. El primer paso, entonces, es elegir sus prioridades, que se convierten en la base de sus cajas. (Spataro recomienda no más de cinco, ya que más que eso se vuelve difícil de hacer malabares). ¿Sus cajas? Dios, la familia, la salud, el sueño y el trabajo.

Toma un lunes al azar. Spataro se despierta a las 4 a.m. y pasa tres horas haciendo adoración diaria y haciendo ejercicio. A las 7 a.m., comienza la caja de trabajo. Esa caja contiene cajas más pequeñas, estilo muñeca rusa de anidación, que designan lo que necesita hacer para el día: su lista de tareas injertadas en su calendario. Por ejemplo, de 1:30 a 2:15 p.m., puede haber una casilla bloqueada para prepararse para una reunión con el cliente.

«Me obliga a mirar cada día y decir: ‘¿Qué tengo que hacer? ¿Cómo estoy usando mi tiempo?'» Si necesita trabajar en los presupuestos del próximo año pero no tiene minutos reservados para hacerlo, tiene que hacer espacio en su agenda. «Puedo decir: ‘Me encantaría ir a esta reunión, pero no puedo porque tengo que hacer ese trabajo'». No puedes tenerlo todo.

La caja de trabajo tiene una parada dura todos los días a las 6 p.m., cuando comienza su caja familiar. Es estricto en cuanto a no dejar que los plazos o las llamadas de última hora se derramen en esa caja, donde pasa tiempo con sus hijos y su esposa (con quien todavía está felizmente casado). Y a las 10 p.m., es hora de acostarse. Se podría decir que es como un reloj.

Se necesita resolución para crear cajas y apegarse a ellas. Timeboxing requiere tener que decir que no a menudo y mantenerse firme bajo presión. Y, por supuesto, la vida no siempre puede caber en una caja. Hay momentos en que limitar el trabajo a horas predeterminadas simplemente no es posible, y para los cuidadores y otras personas que tienen vidas menos predecibles, este método puede ser más desafiante. Pero usando los principios del timeboxing, cualquiera puede construir muros alrededor de su horario (incluso si esos muros son necesariamente ajustables). Si su hijo se va a dormir a las 8, programe tiempo con su pareja para después de acostarse. Si un pariente anciano recibe fisioterapia todos los martes a las 3, eso puede duplicarse como su caja de Pilates. El truco es tomar el control de lo que puedas, cuando puedas, en lugar de dejar que tus responsabilidades te inunden como un río que se inunda.

El truco es tomar el control de lo que puedas, cuando puedas, en lugar de dejar que tus responsabilidades te inunden como un río que se inunda.

Esta práctica mantiene la noción de que usted está a cargo de su propia felicidad, que mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida, evitar el agotamiento y encontrar el tiempo para hacer todo su trabajo es su trabajo, no el de su empresa. Aún así, es esencial que los líderes entiendan y acepten que los trabajadores hasta el punto de agotamiento rara vez significan que harán un mejor trabajo (y, de hecho, a menudo significa que serán menos productivos). Spataro dice que los gerentes y ejecutivos deben alentar a los empleados a apropiarse de sus horarios y respetar las cajas que erigen. «Hay que establecer la cultura para eso a nivel corporativo», dice. «Tienes que hacer que los líderes más veteranos pinten esa imagen y ayuden a la gente a entender que, no solo está bien, sino que esto es lo que queremos». Satya Nadella ha fomentado esa cultura como CEO de Microsoft, diciéndole a sus empleados, como Spataro, que está bien ignorar un correo electrónico durante el fin de semana. «Una de las cosas en las que al menos estoy mejorando», dice Nadella, «es poder establecer esa expectativa».

En última instancia, se trata de control y de ser disciplinado sobre el tiempo que tienes que dedicar a lo que es importante para ti. Cuando solo tiene una ventana de 30 minutos para revisar un documento técnico y se contabiliza el resto de su tiempo, es menos probable que se distraiga con pings no pertinentes. Si solo tiene una hora y media reservada para cenar con un viejo amigo de la universidad, puede permitirse silenciar Outlook y dejar su teléfono en su bolsillo. Después de todo, cuando la caja termina, también lo hace ese tiempo, por lo que depende de usted aprovecharla al máximo.

5 formas de iniciar Timeboxing ahora mismo:

1. Acepta que no puedes tenerlo todo.

Todos estamos limitados por el tiempo y el espacio, y es imposible hacer todo lo que queremos. Cuanto antes lo aceptes, antes podrás usar el tiempo que tienes en lo que es más importante para ti.

2. Elige 5.

Divide tu vida en tres a cinco áreas en las que quieres pasar tu tiempo. Deben ser amplios, como la familia, la comunidad, la salud / bienestar y el trabajo. Y no te olvides de la fundación. «Todo esto se desmorona si no duermes lo suficiente», dice Spataro.

3. Haz tu horario…

Anote cuántos minutos a la semana está dispuesto a dar a cada área, luego dispóngalos en un horario semanal con tantos horarios precisos de inicio y parada como pueda. Algunos fáciles para empezar: ¿Cuánto necesita presupuestar para dormir cada noche? ¿Cuánto tiempo necesitas dedicar al trabajo? Llene los vacíos con sus otras prioridades.

4. … y apéguese a ella.

Las cajas están cerradas por una razón. Para aprovechar al máximo el timeboxing, sé riguroso a la hora de mantenerte dentro del tuyo. Puede que no parezca un gran problema trabajar 10 minutos después del final de su caja de trabajo, pero hacer cumplir sus restricciones cristalizará el hábito de aprovechar al máximo el tiempo que ha asignado.

5. Saber cuándo hacer excepciones.

La vida sucede, y no siempre será posible apegarse a un horario exacto. Tal vez tenga una presentación de fin de año debido a un cliente, y durante las próximas tres semanas necesita pedir prestado tiempo de la caja de senderismo después del trabajo para compensar. La clave aquí es decidir conscientemente si vale la pena hacer una excepción y asegurarse de que sea una desviación, no la norma.

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