Mes: May 2015

                    

Respecto a la clasificación de las cuentas por pagar, es necesario que dentro de la información que se genera en la empresa, puedan proporcionarse los datos que requiere el Código Agrupador (CA); y para ello tendremos que cambiar nuestro catálogo de cuentas.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó en México, el pasado 5 de enero de 2015, el Código Agrupador en el Anexo 24 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal, que se debe incluir dentro de nuestro catálogo de cuentas, a nivel cuenta y subcuenta, para que al subir la Contabilidad al Buzón Tributario en el portal del SAT, en un archivo XML, la autoridad obtenga la información que necesita para hacer las revisiones electrónicas.

Respecto a las cuentas por pagar, el Código Agrupador requiere lo siguiente:

En el caso de las cuentas por pagar, necesitamos tener por separado las siguientes cuentas:

La información requerida de las cuentas por pagar a corto y a largo plazos a nivel subcuenta debe separarse por:

• Documentos por pagar a bancos, separados los nacionales de los extranjeros.
• Documentos por pagar, separados por nacionales y extranjeros, y además, por partes relacionadas y partes independientes.
• Hipotecas por pagar.
• Los intereses por pagar se deben separar de la cuenta por pagar, guardando la misma clasificación.
• Los dividendos por pagar, separados en nacionales y extranjeros.

Tienes que cambiar el catálogo de cuentas de tus empresas y las guías contabilizadoras, separando las diferentes subcuentas y contabilizando por separado los intereses por pagar. ¿Qué te parece?

A estas alturas quizá sepas que Office 365 es el Office que ya conoces, solo que ‘montado’ en un entorno web mejor conocido como ‘la nube’.

Dicho ambiente alberga en poderosos servidores remotos la información que los usuarios de Office 365 producen, almacenan o procesan todos los días, al tiempo que les ofrece mayor productividad, reducción de gastos, eficiencia en tareas y hasta una menor huella ambiental.

¿Quieres subirte a este esquema de software? ¿Necesitas algunas buenas razones para hacerlo? ¡No lo pienses más y revisa estos motivos!

1. Competitividad. A través del cómputo en la nube, las PyMEs pueden acceder a las mismas soluciones que las empresas grandes con áreas de TI, sin tener que invertir grandes cantidades en infraestructura y personal de soporte. Esto porque con las soluciones ‘cloud’ te olvidas del tema del soporte técnico, del espacio físico para albergar servidores y de posibles desastres físicos o informáticos que pudieran acabar con tu información. ¿El resultado? Mayor competitividad y productividad.

2. Movilidad. Este concepto nunca fue más cierto que ahora. Y es que con los servicios en la nube de Microsoft, como Office 365, es posible trabajar en cualquier momento y lugar con solo contar con un dispositivo con conexión a Internet, como tabletas, smartphones o laptops. Tú decides: perder productividad por tener que estar ‘atado a una oficina’ o ganar capacidad de respuesta con las soluciones ‘cloud’.

3. Ahorros. Los servicios en la nube como Office 365 te permiten ahorrar de manera significativa, pues al igual que sucede con otros servicios, éste se paga por usuario y por mes, amén de que no implica costos de entrada. Además, se sabe que la nube ofrece ahorros hasta de 67% en el gasto al convertir los costos fijos en variables y que reporta una optimización de hasta 30% en el consumo de energía eléctrica.

4. Seguridad. El cómputo en la nube utiliza servidores remotos contra pérdida de datos, ataques cibernéticos y pérdida o fallas de las computadoras, con lo cual tu información está a salvo, se mantiene confidencial y solo te pertenece a ti.

5. Facilidad. Para adoptar un servicio en la nube no necesitas invertir en infraestructura adicional; solo necesitas una conexión a Internet, un dispositivo móvil o fijo y seguir sencillas instrucciones. En solo unos minutos Office 365 estará listo.

El término productividad es normalmente asociado al nivel de desempeño que existe entre la inversión de recursos que una compañía hace para poder operar, con los beneficios y el retorno de los mismos. La productividad es un indicador que permite analizar la calidad de la gestión administrativa y de procesos.

A continuación enlistamos 6 recomendaciones que le ayudarán a lograr una empresa cada vez más productiva.

1. Capacite e incentive a su personal
   Para una empresa el capital humano es el recurso más importante, por esto es clave mantener programas de capacitación, ya que a través de estos se contribuye al crecimiento y consolidación de los conocimientos, habilidades, actitudes y conductas. La capacitación le ayudará a crecer el nivel de motivación, compromiso e integración de todos los miembros de su organización y reflejará un impacto directo en el aumento de la productividad.

2. Administre procesos, no funciones
   Cada uno de los trabajadores debe entender que sus responsabilidades van más allá del simple cumplimiento de funciones específicas, es decir cada tarea asignada es parte fundamental de un proceso que involucra a diferentes departamentos e individuos. La administración de procesos se basa en el cumplimiento de actividades de forma colaborativa para alcanzar un objetivo en común, si transmite este mensaje, su empresa contará con empleados más comprometidos y dispuestos a colaborar.

3. Planeación estratégica
   Un elemento esencial para liderar una organización de manera adecuada es contar con una planeación estratégica, ya que esta permite dimensionar los objetivos, metas a corto y largo plazo, así como las políticas y procesos. Para lograr una gestión adecuada es importante desarrollar un plan en donde se registren actividades, recursos, tiempos y asignar responsables, de esta forma podrá dimensionar cada uno de los proyectos para lograr su cumplimiento al máximo nivel.

4. Administración del tiempo adecuado
   Para poder ejecutar y llevar a cabo todas las actividades importantes para la empresa, se debe organizar y priorizar las tareas en función del tiempo, ya que este es uno de los recursos más valiosos y a menudo el más difícil de administrar. Promover la gestión adecuada de este recurso a través de herramientas como agendas, matrices y calendarios, contribuye a que las personas y empresas sean más productivas.

5. Comunicación empresarial
   La comunicación estratégica es otro de los elementos necesarios para hacer más productiva una empresa, utilice y gestione la comunicación interna y externa con empleados, clientes y proveedores. La comunicación integral mantiene a todos los componentes de una organización en sincronía, para que de esta forma puedan mantener el ritmo de los proyectos y el cumplimiento de las metas.

6. Innove y explore nuevas estrategias
   Mantenga cerca y monitoreada a su competencia, utilice la información y tendencias del mercado para mantenerse actualizado, es importante que a través de esta información desarrolle nuevas estrategias e implemente procesos que le permitan innovar para no evitar el rezago en el negocio. Las empresas pueden innovar en la oferta de sus productos o servicios, procesos, infraestructura tecnológica, la administración organizacional, entre otros temas, y de esta forma crear una ventaja competitiva.

                              

La factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en México es un comprobante digital implementado por la autoridad fiscal de nuestro país, apegado a los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en los últimos años.

Se trata de documentos que son generados, transmitidos y resguardados utilizando para ello medios electrónicos (representación digital).

Un CFDI equivale a lo que antes era una factura o recibo, es decir:

• Da soporte y avala las operaciones de compra-venta por la realización de una transacción u operación comercial entre un comprador y un vendedor.
• Compromete al vendedor a entregar el producto o servicio y compromete al comprador a realizar el pago según lo especificado en dicho documento.

Cada factura electrónica emitida cuenta con:

a) Un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que confirma su origen, le da validez ante el SAT y la hace única

b) Una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura

c) Un folio que indica el número de la transacción realizada del vendedor, sin importar que sea persona física o moral

El CFDI es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar al detalle. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes en México, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen o creación, además del contenido.

A partir de lo anterior, podríamos preguntarnos: ¿es legal la factura electrónica? La respuesta es sí: la factura electrónica es completamente legal y desde el 2004 fue avalada por el SAT. En el Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal se establecen todos los fundamentos legales y técnicos para cualquier persona física o moral que desee emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

El CFDI es una factura que requiere ser timbrada electrónicamente por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Por lo tanto, implica adquirir con este último una cantidad específica de timbres fiscales, a menos que se desee utilizar la aplicación creada por el SAT, en la cual el timbrado de los comprobantes no tiene ningún costo.

Para este procedimiento es necesario contar con la FIEL y solicitar en el mismo portal del SAT un certificado de sellos digitales, que se deberán tener a la mano ya que serán utilizados en la elaboración de cada una de las facturas. Este proceso es muy ágil y eficiente si se utiliza un software diseñado por asesores externos, a diferencia de la aplicación del SAT, que es usada en su mayoría por aquellos contribuyentes que no facturan muchos comprobantes a la semana o al mes, además de aquellos que consideran como un gasto adicional al pago los impuestos, la compra de un software (programa), e incluso el tener que haber hecho la inversión para adquirir un hardware (equipo de cómputo).

Práctica correcta para expedir factura electrónica (de acuerdo a lo indicado en portal del SAT):

• Comprador: Solicita factura y da RFC
• Vendedor: Recibe RFC
• Vendedor: Inicia generación de factura, incorpora su sello digital, envía al SAT/PAC para su certificación
• Vendedor: Entrega o informa medio o lugar en donde estará a su disposición
• Comprador: Acude al medio o lugar y recibe o recupera la factura que debe estar lista

En conclusión, es cierto que la idea de elaborar facturas electrónicas obedece en gran parte a cumplir con las tendencias internacionales de este tipo de comprobantes (como en España, por ejemplo). A mi parecer, también deben distinguirse las operaciones “reales” de la “ficticias”, conocerse el momento mismo en que ocurren las operaciones (compra-venta) y especificarse quién recibe un ingreso y quién a su vez ha realizado un gasto. Esta información permitiría ampliar la base de contribuyentes y eliminar de la contabilidad toda aquella información que no corresponde a la entidad.

Al paso del tiempo, la tecnología se ha convertido en una aliada importante para el SAT, permitiendo más control de los contribuyentes y sus impuestos con el fin de robustecer dicha base de forma constante.

Finalmente, de acuerdo con los nuevos lineamientos, lo que vale ante el fisco es el archivo electrónico XML, por lo que ya no es necesario (en teoría) respaldar la información contable tanto de ingresos como egresos con la impresión del comprobante que siempre está anexo en PDF al correo electrónico que recibimos o enviamos

Se deben presentar por separado, para facilitar la información.

El Código Agrupador (CA), publicado en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal el 5 de enero de 2015, se debe incluir dentro de nuestro catálogo de cuentas, a nivel cuenta y subcuenta, para que al subir la Contabilidad al Buzón Tributario en el portal del SAT, en un archivo XML, la autoridad fiscal mexicana obtenga la información que necesita para hacer revisiones electrónicas.

En cuanto a los impuestos a favor, es necesario que dentro de la información que se genera en la empresa puedan proporcionarse los datos que requiere el Código Agrupador, por lo que seguramente tendremos, en muchos casos, que cambiar nuestro catálogo de cuentas para incluir por separado los impuestos a favor que ya existen en una declaración de impuestos presentada, del subsidio al empleo, del crédito al diésel, de otros estímulos y de los acreditamientos pendientes por aplicar.

Al respecto, el Código Agrupador requiere lo siguiente:

La separación en diferentes cuentas considera lo siguiente:

1. El subsidio al empleo, el crédito al diésel por acreditar y otros estímulos por aplicar no se consideran un impuesto a favor y se manejan por separado, en cuentas específicas.
2. Los impuestos a favor se presentan de manera independiente, pues son derechos de cobro y se encuentran reflejados en una declaración de impuestos debidamente presentada; o son un saldo pendiente de compensar contra otros impuestos; o por los que se solicita devolución.
3. Los pagos provisionales de ISR se consideran pagos a cuenta del impuesto anual y se presentan también por separado de los impuestos a favor. En todo caso, una vez aplicados contra el ISR causado anual, se podrá obtener, en su caso, un impuesto a favor.
4. Los impuestos acreditables pagados se presentan por separado, considerando el IVA y el IEPS pagado en territorio nacional y el pagado en aduana. Se incluyen por separado, porque tampoco son un impuesto a favor, como ya lo mencionamos, en tanto no se incluyan dentro de una declaración. Esta cuenta, en términos generales, se utiliza como cuenta puente y se disminuye cuando se aplica el acreditamiento en las declaraciones.
5. Los impuestos acreditables por pagar son una provisión, al considerar que tanto el IVA como el IEPS se causan hasta el momento en que se pagan, y que provienen de cuentas por pagar, ya sea a proveedores o acreedores.

Las subcuentas en que se deben separar estos importes son:

Tener la debida separación de los impuestos a favor y de las demás cuentas relacionadas con éstos nos permitirá determinar un correcto ajuste por inflación, además de tener por separado las cuentas conforme a las reglas de revelación establecidas en la NIF.

La fecha fatal está clara: a más tardar el 31 de mayo, las empresas deben pagar a sus trabajadores su participación en las utilidades que se generaron en el ejercicio fiscal anterior. Esto se sustenta en el Artículo 123 de la Constitución, en el capítulo VIII de la Ley Federal del Trabajo y en diversas disposiciones del Servicio de Administración Tributaria.

                               

La participación de utilidades es un derecho del trabajador, ya que ésta es parte de las ganancias obtenidas por la empresa durante un año de operación (enero-diciembre), las cuales se consiguieron gracias a la intervención de los trabajadores en el proceso productivo.

Esta participación debe ser proporcional al resultado económico de la empresa. ¿Pero cómo se calcula?

La Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas, que está integrada por representantes de trabajadores, patrones y gobierno, se encarga de realizar una investigación que toma en cuenta las condiciones económicas del país, así como las necesidades de fomento de desarrollo industrial.

Y con estos indicadores se estableció que las empresas deben participar con sus empleados el 10% de sus utilidades.

Adicionalmente, en cada empresa debe integrarse una comisión mixta con representantes de los trabajadores y del patrón para la elaboración del proyecto de Reparto de Utilidades, que se encarga de formular la participación de cada trabajador. Si esta comisión no llega a un acuerdo, entonces un Inspector del Trabajo tomará la decisión.

El monto a repartir se divide en dos partes iguales: la primera mitad se distribuye entre los trabajadores, de acuerdo con los días trabajados en el año, y la segunda se aplica de manera proporcional al nivel de ingresos que tiene cada empleado.

¿Quiénes no pagan utilidades?

Están exentas de esta obligación las siguientes empresas:

• Las empresas de nueva creación únicamente en el primer año de funcionamiento.

• Las empresas de nueva creación dedicadas a la elaboración de un producto nuevo, durante los dos primeros años de funcionamiento.

• Las empresas de industria extractiva, de nueva creación, durante el período de exploración.

• Las instituciones de asistencia privada que estén reconocidas por la autoridad, que con bienes de propiedad particular ejecuten actos con fines humanitarios de asistencia, sin propósitos de lucro y sin designar individualmente a los beneficiarios.

• El Instituto Mexicano del Seguro Social y las instituciones públicas descentralizadas con fines culturales, asistenciales o de beneficencia.

• Las empresas cuyo ingreso anual declarado al Impuesto Sobre la Renta no sea superior a 300 mil pesos.

Cabe señalar que las empresas que se fusionen, traspasen o cambien su nombre o razón social, sí tienen obligación de repartir utilidades a sus trabajadores, ya que en realidad no son empresas de nueva creación.

También están obligadas las empresas que tengan varias plantas de producción o distribución de bienes o servicios, así como diversos establecimientos o sucursales, cuyos ingresos se acumulen en una sola declaración para efectos del pago del Impuesto Sobre la Renta.

En este caso, la participación de las utilidades se hace con base en la declaración del ejercicio (que agrupa a todas las unidades) y no por los ingresos obtenidos en cada entidad económica.

Las asociaciones o sociedades civiles sin fines de lucro, pero que obtuvieron ingresos por la enajenación de bienes distintos a su activo fijo o que prestaron servicios a personas distintas de sus miembros, y obtuvieron ingresos que exceden de 5% de sus ingresos totales, tienen la obligación de repartir las utilidades a sus trabajadores, aunque únicamente por estos conceptos.

Las sociedades cooperativas tienen la obligación de participar de sus utilidades al personal administrativo y asalariado, que no sean socios y que está a su servicio, pues estas relaciones de trabajo se rigen por la Ley Federal del Trabajo.

Las empresas exentas en forma parcial o total del pago del impuesto sobre la renta, que tengan trabajadores a su servicio, están obligadas a repartir utilidades por la parte de la exención, puesto que dicha exención es sólo para efectos fiscales y no puede extenderse a los laborales.

Quiénes no reciben utilidades

No todos los empleados son beneficiarios de esta prestación. Si entras en alguna de las siguientes categorías, mejor resígnate desde ahora:

• Los directores, administradores y gerentes generales de las empresas.

• Los trabajadores domésticos.

• Personas físicas que sean propietarias o copropietarias de una negociación.

• Profesionales, técnicos, artesanos y otros que, en forma independiente, prestan servicios a una empresa, siempre y cuando no exista una relación de trabajo subordinada con el patrón.

• Trabajadores eventuales, cuando hayan laborado menos de 60 días durante el ejercicio fiscal.

El reparto de utilidades es una prestación que premia el esfuerzo que hacen los trabajadores para lograr la prosperidad de su empresa. Mientras mayor sea la productividad de los empleados, mayor será el beneficio que recibirán el siguiente año, así que en este sentido, todos ganan.