Todo lo que pierdes al no automatizar

Mientras que el 51% de las organizaciones en México avanzan en sus iniciativas de transformación digital, no han priorizado esos esfuerzos hacia la tecnología de administración de la fuerza laboral, ya que sorprendentemente un 60% no utiliza una solución automatizada para la programación, el 45% da seguimiento manual a los datos de la fuerza laboral, y más de una cuarta parte (27%) no tiene un sistema automatizado para gestionar el tiempo y la asistencia, reveló un estudio de UKG. No automatizar los procesos en una organización no solo provoca que los colaboradores “pierdan tiempo” en la realización de ciertas tareas, en vez de enfocarse en ser proactivos y generar estrategias productivas, sino que además se pierde la oportunidad de recopilar información que podría ayudar a ahorrar dinero en un futuro. “Hoy una brecha tecnológica entre las organizaciones en México está causando una carga administrativa innecesaria, ausencias y horas extras no planificadas, alta rotación y una falta de conocimiento de la administración de la fuerza laboral”, destacó UKG. 

Durante la presentación del estudio “Tecnología de gestión laboral: de las últimas prioridades en Transformación digital en México” la gerente de comunicación y marketing para la Industria de UKG, Tatiana Treviño detalló: 

  • 16% de las empresas desconoce su tasa de ausentismo, sin conocimiento de este, cuando se presenta una ausencia no planificada, más de la mitad de las organizaciones afirman que distribuyen el trabajo entre los empleados que trabajan ese día, una práctica que puede ser perjudicial para la experiencia de los empleados y puede conducir a una baja de motivación en el equipo, al agotamiento, a más ausencias no planificadas e incrementar la rotación de personal
  • solo 23% tiene una tasa de rotación mensual, tener una visión clara de la tasa y la causa de la rotación de personal en una organización es extremadamente importante para formular estrategias para desarrollar y retener el talento y seguir siendo competitivos en el mercado
  • no cuentan con indicadores de tiempos extra y aunque estas son una práctica habitual y, en algunas situaciones, una necesidad, el hecho de no tener visibilidad de los datos de la nómina adecuadamente para supervisarlas y controlarlas puede suponer una costosa fuga de gastos laborales y dar lugar a acuerdos adicionales no formales

“Todos estos procesos manuales que todavía se están llevando a cabo, la falta de visibilidad en general  de todos los indicadores, aquí pusimos los ejemplos de ausentismo y rotación, pero la falta de visibilidad de  su fuerza laboral en general, les está provocando estos errores”, destacó la especialista. 

Mas información UKG Ready

‎Estas características de UKG Pro pueden darle más tiempo en su día‎

‎¿una cosa que todos desearíamos que tuviéramos un poco más de? Hora. Pero entre la ejecución de la nómina, la aprobación de la TDF, la gestión de los esfuerzos de contratación, el procesamiento de transferencias y promociones, y mucho más, puede ser difícil encontrar momentos adicionales para otras cosas importantes, como campañas de participación de los empleados e iniciativas culturales. Por suerte, puede configurar su solución ™ UKG Pro para darle algo de tiempo libre en su día. ‎

More Time

‎¿Lo sabías?‎

‎Su solución UKG Pro viene llena de increíbles funciones de ahorro de tiempo que son totalmente estándar y completamente gratuitas y pueden ayudarle a ahorrar horas de trabajo manual. Entre los más notables se encuentran los procesos de negocio y la automatización del flujo de trabajo. ¿Y qué hacen exactamente? Le permiten supervisar sus solicitudes de cambio asignando permisos y reglas a la información que un empleado, gerente o administrador puede editar en un registro de empleado, y le dan la capacidad de automatizar el proceso de aprobación normalmente tedioso y lento cuando el cambio requiere una aprobación.‎

‎Estas son algunas tareas comunes que puede simplificar con estas características: ‎

  • ‎Cambiar de trabajo‎
  • ‎Cambiar de trabajo y salario‎
  • ‎Cambiar de organización‎
  • ‎Cambiar el estado‎
  • ‎Cambiar salario/revisión‎
  • ‎Cambiar el nombre del empleado/dirección/teléfono‎
  • ‎Agregar empleado‎

‎Eso es sólo un pequeño vistazo a todo lo que puedes hacer. Hay más de 100 procesos empresariales ya con plantilla y disponibles para usted dentro de la solución. Además, puede diseñar sus propios procesos para adaptarse a todas las necesidades de su empresa, desde flujos de trabajo lineales muy simples (solicitudes de procesos empresariales que se aprueban automáticamente o están configurados para seguir los mismos pasos de aprobación cada vez) hasta flujos de trabajo condicionales (solicitudes que siguen los pasos de aprobación que solo se producen cuando se cumplen las condiciones que ha configurado).‎

‎Una palabra sobre flujos de trabajo condicionales‎

‎Los flujos de trabajo condicionales pueden complicarse un poco, pero también es donde encontrará más valor al configurar la configuración del flujo de trabajo. ¿Conoces esos procesos obsoletos que tiene cada negocio? Vamos a usar esto como un ejemplo:‎‎ Uno de sus gerentes le envía un correo electrónico para hacerle saber que ha otorgado a un empleado un aumento de salario. Si el aumento es inferior al 5%, puede seguir adelante y introducirlo en su solución HCM; si es más del 5%, es necesario reenviar el correo electrónico a dos o tres superiores para obtener su aprobación antes de hacerlo oficial.‎‎ La configuración de un flujo de trabajo condicional puede ocuparse de eso, lo que podría ahorrarle cientos de horas de trabajo en los próximos años. Sólo asegúrese de tener en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:‎

  1. ‎Piense en cómo se utilizará el proceso de negocio, utilizando ejemplos del mundo real para ayudarle‎
  2. ‎Identifique la ruta de flujo de trabajo ideal o más común que tendrá en cuenta la mayoría de las solicitudes de este proceso empresarial‎
  3. ‎Indique excepciones a la ruta de flujo de trabajo ideal que requieren reglas de configuración alternativas‎
  4. ‎Configure primero las excepciones y, a continuación, proceda a configurar la ruta de flujo de trabajo ideal‎

‎RESPONDER AL DESAFÍO DE LA SUPERVISIÓN DE LOS EMPLEADOS

‎El puesto de hoy nos llega del miembro de la junta del Workforce Institute ‎‎David Creelman.‎

‎Gracias a la nueva tecnología somos capaces de monitorear las actividades de los empleados como nunca antes. Desde el punto de vista analítico, eso es fantástico y podemos anonimizar fácilmente los datos para proteger la privacidad de los empleados. Desafortunadamente, el uso principal de la supervisión de los empleados tiene la intención opuesta: está destinado a invadir la privacidad del empleado. ¿Qué debemos hacer al respecto?‎

‎Actualmente, el principal medio de monitoreo de empleados es tomar fotos de las pantallas de los empleados cada 15 minutos más o menos. Esa supervisión le permitirá comprobar si el empleado está posando (por ejemplo, comprobar si la misma página está en la pantalla sin cambios) o está haciendo actividad no relacionada con el trabajo (por ejemplo, mirando Instagram).‎

‎La razón de esta supervisión es sencilla, los gerentes no confían en sus empleados. La desventaja de la supervisión también es sencilla: los empleados lo odian, ¿y por qué no lo harían? ¿Alguien disfruta sintiéndose poco confiable?‎

‎En The Workforce Institute, recientemente hemos lanzado ‎‎nuevas investigaciones sobre el tema de la confianza en el lugar de trabajo moderno‎‎ y los resultados proporcionan pruebas sólidas de por qué el monitoreo de los empleados puede ser potencialmente tan perjudicial:‎

  • ‎Más de la mitad de los empleados dicen que la confianza afecta directamente a su: sentido de pertenencia (64%), opciones de carrera (58%), salud mental (55%) y el esfuerzo diario (68%). Si sus empleados no se sienten confiados no serán tan felices, leales, saludables o productivos.‎
  • ‎El 24% de los empleados dijo que dejó una empresa porque no se sentían confiados. La baja confianza impulsa el volumen de negocios costoso, algo que su organización no quiere ni necesita.‎
  • ‎El 22% de los empleados dijo que no hicieron una referencia porque no confiaron en su empresa. Por lo tanto, los empleados que no se sienten de confianza no van a recomendar la organización a amigos y conocidos que salen de dicha organización con un grupo de talentos más pequeño para atraer.‎

‎Teniendo en cuenta estos hechos, queda claro que lo último que una organización quiere es tener empleados que sientan que no se les está confiando. ¿Cómo abordamos entonces la supervisión de los empleados? Permítanme entrar directamente con mi propia lista de verificación de ideas sobre cómo abordar el tema de cuándo y cómo utilizar estas tecnologías de monitoreo:‎

  • ‎Idealmente, los gerentes deben ser capaces de juzgar el desempeño de un empleado en función de su producción, no mirando por encima de su hombro cada 15 minutos. Los recursos humanos deben presionar con fuerza para que los gerentes expliquen por qué no pueden evaluar la producción antes de permitir la supervisión.‎
  • ‎La supervisión se puede utilizar como último recurso. El software se puede instalar, pero las capturas de pantalla sólo se verán si se inicia una investigación. Si un gerente dice, “El rendimiento de este empleado parece muy bajo, me gustaría que revisara sus capturas de pantalla”, entonces eso será mucho más aceptable para los empleados que si sienten que siempre están siendo vigilados.‎
  • ‎Si utiliza software de monitoreo, informe a los empleados de que no serán castigados por las actividades normales. Si aparecen algunas capturas de pantalla de Instagram, eso no es gran cosa. Si el empleado pasa horas al día en Instagram, entonces ese es otro asunto.‎

‎Esto nos lleva a la pregunta que probablemente debimos haber hecho al principio: “¿Para qué estamos tratando de resolver?” ¿Estamos tratando de hacer que los gerentes se sientan más en control? ¿Nos preocupa la holgura generalizada? ¿Nos preocupan algunos empleados problemáticos? Tener claro esto te señalará en la dirección correcta.‎

‎La otra pregunta que debe hacerse es si la cura (monitoreo constante) es peor que la enfermedad (algún grado de aflojamiento del trabajo).‎

‎No hay una respuesta simple a estas preguntas, pero es necesario hacerlas. La supervisión de los empleados puede ser una herramienta necesaria para los trabajadores remotos; simplemente no lo implemente sin pensar mucho en cómo hacerlo bien y el impacto que puede tener en la confianza en su organización.‎