Mes: julio 2013

El efecto de la facturación electrónica en los procesos internos de las entidades

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Conoce los beneficios de adoptar este sistema en el capital humano, la logística y los clientes de una empresa.

Por: C.P.C. y M. en C. Jessica Valdivia Román

Esta vez elegimos el tema más sonado en cuestiones fiscales en México: la facturación electrónica. Seguramente ya habrás escuchado un poco sobre el asunto, y probablemente ya formes parte de los contribuyentes que utilizan este sistema. Con el objeto de facilitar a las empresas el proceso de facturación se estableció en nuestro país la facturación electrónica. Este esquema consiste en producir el comprobante fiscal en un formato digital que cuenta con los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) (RMF “Anexo 20”), respecto a la forma y el contenido necesarios para tener validez fiscal, lo cual garantiza la integridad y autenticidad del documento.

La facturación electrónica es el proceso de transferencia de facturas que el emisor envía al receptor con medios electrónicos y telemáticos. Los requisitos para adoptar este nuevo esquema se pueden consultar aquí

Para evaluar el efecto general que tiene la facturación electrónica en los procesos internos de las entidades, podemos partir del comportamiento de las siguientes variables:

Efectos de la facturación electrónica en los procesos internos

Capital humano
•Reduce la carga administrativa de los operadores y las tareas de mensajería para hacer llegar al cliente las facturas.
•Facilita la resolución de conflictos relacionados con posibles errores en los datos de los clientes.
•Permite actualizar y desarrollar habilidades en el uso de las tecnologías, lo cual motiva al personal a digitalizar otros documentos a través de software reconocido.
•Crea conciencia en torno al cuidado del medio ambiente, pues hace frente a las necesidades en materia de facturación sin utilizar el papel de forma indiscriminada.

Logística
•Permite emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos.
•Reduce los retrasos en el tiempo de cobranza (pues evita los pretextos para programar los pagos).
•Genera archivos automatizados que sirven de apoyo a la gestión documental y agilizan las tareas de búsqueda y recuperación de un documento de forma electrónica.
•Facilita los procesos de auditoría.
•Optimiza el uso de espacios, pues no requiere que se asignen áreas destinadas al archivo de documentos.

Cliente
•Recibe la factura en su cuenta de correo electrónico en unos minutos.
•Obtiene mayor seguridad que con los comprobantes impresos, ya que las facturas electrónicas no se pueden duplicar ni falsificar.
•Se reducen los procesos, lo cual implica mayor tiempo para atenderlo.
•Mejora la imagen de la empresa ante sus ojos, pues disfruta los beneficios de un proceso moderno, ecológico y eficiente.

Además, la facturación electrónica reduce los gastos administrativos, pues los siguientes trámites se vuelven innecesarios:

a) La preparación y el manejo del archivo en papel.

b) Los gastos de mensajería en que se incurre con la entrega de las facturas.

c) Los costos operativos relacionados con el manejo y la distribución de espacios dedicados al archivo.

d) Los costos de operación relacionados con la recepción de los productos, los servicios y las facturas correspondientes, etc.

Es evidente que cada vez más contribuyentes cambiarán al sistema de facturación electrónica, no sólo por los ahorros señalados sino también por la seguridad y las mejoras operativas que obtendrán las entidades, las cuales repercutirán en la confiabilidad del fisco, de los accionistas y los inversionistas.

No obstante, al hablar del efecto de este nuevo sistema, también debemos abordar sus limitantes. En estos momentos de transición, seguramente se tendrán que utilizar los 2 sistemas de facturación, el electrónico y el tradicional. En el paso del sistema tradicional de uso del papel (con sello y firma) al sistema de facturación electrónica se hará manifiesta la resistencia al cambio, tanto por factores culturales como por el desconocimiento de las razones por las que se debe cambiar de esquema. Sin embargo, es indispensable romper estos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a dar un mejor servicio al cliente y a ser un país sustentable y competitivo a nivel mundial, ¿no crees?

Aunque la factura electrónica es una obligación fiscal para los contribuyentes que obtienen ingresos superiores a los 250 mil pesos anuales, se calcula que en México 80% de las 3.5 millones de empresas que están obligadas a migrar antes del 2014 a este nuevo formato, aún no cuenta con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

 

Según estadísticas del SAT, solamente 223 mil 930 organizaciones de ese universo empresarial ya cuenta con la facturación CFDI, lo que representa alrededor del 6% del total de compañías obligadas a adoptar el nuevo esquema de facturación.

 

Al respecto, Omar Gutiérrez director general de wFactura, firma especializada en facturación electrónica, indica que la transición de las empresas a la facturación CFDI es lenta debido al desconocimiento o complejidades técnicas.

 

Lo que es un hecho, es que la demora puede salir cara al impactar de manera negativa en la competitividad y productividad de las empresas. Esto porque el CFDI facilita la gestión contable y administrativa, disminuye hasta 90% los costos de impresión, minimiza  el margen de error en el proceso de facturación y conciliación de la información y elimina gastos de mensajería y almacén de archivo muerto.

 

¿Te interesa migrar cuanto antes a este esquema? ¡Sigue estos pasos!

 

1. Obtén tu firma digital.  También se le conoce como Firma Electrónica Avanzada. Es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico cuyo objetivo es identificar al emisor del mensaje como su autor legítimo; hace las veces de firma autógrafa. Se requiere para solicitar folios y certificados de sello digital requeridos para la emisión de

 

2. Tramita un certificado de sello digital. Es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.  Se utiliza para firmar de manera digital las facturas electrónicas.

 

3. Utiliza un sistema informático. Es necesario para la generación de facturas electrónicas. Puedes desarrollarlo tú mismo o contratarlo a un tercero.

 

Recuerda que tus facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos:

 

• Clave del Registro Federal de Contribuyentes.

 

• Régimen Fiscal conforme a la Ley del ISR.

 

• Domicilio del local o establecimiento.

 

• Número de folio y sello asignado por el SAT.

 

• Lugar, fecha de expedición y forma de pago.

 

Finalmente recuerda que una vez que te ‘subas’ a este formato, deberás entregarlas a tus clientes en un dispositivo de almacenamiento (memoria USB, por ejemplo) proporcionado por el receptor, por correo electrónico a una cuenta del receptor o descargarla desde una página en Internet dispuesta por el emisor.

 

Para más detalles de este requisito fiscal, ingresa a la página del SAT 

Usar software sin licencia representa serios riesgos para las empresas. Por un lado, pone en riesgo la integridad de equipos de cómputo y datos; y por otro, genera sanciones penales, económicas y administrativas que pueden acabar incluso con la organización.

 

La mala noticia es que de acuerdo con el Informe Global de Piratería de Software, 9ª edición, de la Business Software Alliance (BSA), cinco de cada diez mexicanos usan programas sin licencia.

 

A nivel corporativo ocurre algo similar. Seis de cada diez tomadores de decisiones en el mundo y en América Latina recurren a esta práctica, potenciando con ello la vulnerabilidad de las empresas ante ataques informáticos y pérdida de información, amén de que puede generar multas, costos para reparar problemas de seguridad y gastos por robo de información.

 

Por ejemplo, ¿sabías que no acreditar ante la autoridad las licencias de software correspondientes puede hacerte acreedor a sanciones fiscales o administrativas? ¿Que se castiga con cárcel la violación de los derechos de autor? ¿O que la Unfair Competition Act dispone sanciones para fabricantes y exportadores a Estados Unidos que usan software ilegal en sus procesos?

 

Por el contrario, las empresas que optan por usar únicamente software original en sus operaciones refuerzan su competitividad, productividad y desarrollo. A la par, son empresas que operan bajo un esquema de innovación, legalidad y progreso tecnológico.

 

En Potencial PyMEs estamos convencidos de que las pequeñas y medianas organizaciones necesitan y deben operar en un marco de legalidad para poder competir en el mercado. Por ello, te recomendamos revisar las ventajas que te ofrece el sello México 100% original o M100, un distintivo creado para reconocer a las empresas que operan con software de Microsoft en regla.

 

El sello contempla una placa alusiva que avala a esa empresa como una organización alineada a los más exigentes estándares de legalidad, ética y eficiencia.

 

¿Sabías que la solución legal a una suplantación de identidad puede costar hasta $300,000 pesos? ¿Que las personas entre 31 y 40 años de edad son las principales víctimas de este delito? ¿Qué (33% vive en la Ciudad de México y área metropolitana? ¿O que presuntos premios y supuestos ‘enamorados virtuales’ son los principales ganchos  para obtener información confidencial?

 

De acuerdo con Jorge Manrique, rector del Colegio Jurista, el robo de identidad se da cuando un atacante, por medios informáticos o personales, obtiene información personal y la utiliza de manera ilegal con fines delictivos como realizar compras, abrir una línea de crédito, cobrar un seguro de vida, domiciliar pagos, etcétera.

 

El principal medio de acceso a la información son las redes sociales y los teléfonos celulares, siendo las personas de 31 y 40 años de edad las principales víctimas (33% vive en la Ciudad de México y área metropolitana).

 

“85% del robo de identidad tiene fines económicos y en los mercados negros se cotizan hasta en 10 mil pesos documentos como IFE, número de seguro social, cuenta bancaria, comprobantes domiciliarios, tarjetas de circulación e incluso nombres completos y fechas de nacimiento”, refiere el vocero.

 

Las estrategias más usadas en México para acceder a la información son ‘enamorados’ virtuales y recompensas o premios inesperados; mientras que a nivel internacional los métodos más empleados consisten en simular ser empresas que utilizan el correo electrónico para solicitar información personal y sitios web maliciosos.

 

Jorge Manrique dice que México está entre los primeros 10 lugares del mundo de robo de identidad, en lo que mucho tiene que ver que no hay una legislación federal para sancionar el delito de suplantación de identidad.

 

“Sólo Colima,  Distrito Federal y Estado de México son entidades que cuentan con una legislación avanzada en el tema de suplantación de identidad en sus  códigos penales pero a nivel federal no se cuenta con una legislación al respecto”, dice el Rector.

 

Añade que se requiere mayor educación en cuanto al resguardo de datos personales y mayor cuidado en el uso de redes sociales e Internet.

 

A continuación te damos algunos consejos para evitar este delito:

 

• Ingresar sólo a páginas con certificados de seguridad https.
• No ingresar nombre de usuario y contraseña en links desconocidos o que lleguen por correo electrónico o teléfono celular.
• No compartir la información financiera: número de cliente, número de tarjeta, claves secretas y similares.
• Revisar cuidadosamente los estados financieros y no dejar pasar ninguna irregularidad por pequeña que parezca.
• Conservar todos los comprobantes de compras, tanto físicos como virtuales.
• Ante el extravío de documentos, levantar la denuncia correspondiente.
• Cuidar los documentos que tengan una firma personal o huella digital.
• Evitar dejar los documentos personales al alcance de cualquiera, aún en la propia casa.
• Romper en varios trozos irregulares estados financieros antes de tirarlos.
• No proporcionar información a encuestadores telefónicos.

En el mundo de los negocios, hay un elemento que no puedes pasar por alto cuando estás en medio de una negociación: El lenguaje no verbal.

 

Éste se define como un proceso de comunicación sin palabras en el que se interpretan ciertos indicios, como gestos, posturas, expresiones faciales y miradas, que en conjunto, pueden dar indicios del rumbo que tomará una junta de negocios, explica Ernesto Morán, director general de Ergo Percepción México y Vicepresidente de Tecnologías de la Información en la Asociación Mexicana de Capacitación de Personal y Empresarial.

 

En entrevista con Potencial PyMEs, el experto en imagen pública compartió algunos indicios que pueden sugerir el rumbo de una negociación. ¡Toma nota!

 

Panorama positivo

 

• El interlocutor se inclina hacia delante en puntos clave.
• Te ve a los ojos mientras te escucha.
• Sonríe al mostrarte elementos visuales.
• Se echa para atrás, coloca su mano en la barbilla y mira hacia arriba (analizando).
• Asiente mientras escucha.
• Brazos y piernas abiertos y relajados.
• Pupilas dilatadas.
• Disminuye la distancia entre ambos.
• Abre de más los ojos y levanta cejas.
• Ejerce conducta táctil al despedirse.

 

Panorama negativo

 

• Carraspea y lleva mano a boca.
• El interlocutor no hace contacto visual.
• Mira el reloj.
• Hace gestos de desagrado.
• Señala con el índice al hablar
• Gira la postura y se ofrece de lado.
• Agranda la distancia interpersonal.
• Acepta interrupciones telefónicas o personales.
• Cruza las piernas y los brazos.
• Durante la presentación niega con la cabeza.

 

“Hay que estar atentos a los estímulos que emitimos a los que realiza cualquier interlocutor, porque rodo lo que hacemos comunica, incluyendo todo lo que no hacemos”