7 diferencias entre almacenar archivos y trabajar en la nube

Todos oímos hablar de la nube y las ventajas que ofrece para mejorar la administración y la operación del negocio. Por ejemplo, el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar, o el ahorro en los costos de infraestructura y mantenimiento de la tecnología. ¿Pero qué tanto sabemos de esta herramienta? ¿Entendemos, por ejemplo, la diferencia entre almacenar y gestionar archivos en la nube?

Que tengas esta información es fundamental para que puedas tomar mejores decisiones al momento de adquirir el software que tu empresa necesita para escalar. Y de alinear sus necesidades actuales con las herramientas más adecuadas que están disponibles en el mercado.

Por eso hoy vamos a contarte cuáles son las siete diferencias más importantes entre almacenar archivos y trabajar en la nube. Vamos a empezar por clarificar qué significa almacenar a través del cloud computing y qué le aporta esta función al negocio

Almacenar archivos en la nube

Almacenar en la nube significa cargar documentos y todo tipo de archivos digitales a través de una plataforma que funciona en un servidor externo. Esto significa que la información ya no está alojada solamente en los discos duros de la computadora de la empresa, y en un servidor propio.

Es el caso por ejemplo de servicios como Dropbox, WeTransfer y Google Drive, que cuentan con versiones gratuitas y premium. Entre sus principales ventajas, debemos mencionar:

  • Que si tenemos que acceder a un archivo, ya no tenemos que estar necesariamente en la oficina, o debemos guardar una copia en un USB o disco duro.
  • Que la compañía puede generar ahorros significativos en hardware y software.
  • Que también se pueden lograr ahorros importantes en el mantenimiento técnico.
  • Que la información está protegida ante problemas de conexión de las computadoras y laptops utilizadas por los empleados, o de virus y ataques cibernéticos.
  • Que el espacio de almacenamiento puede crecer de manera escalonada, según las necesidades de la empresa y su ritmo de crecimiento.

Gestionar archivos en la nube

Trabajar en la nube es otra cosa. Significa, por ejemplo, editar documentos a través de una aplicación, compartirlos con otros miembros del equipo y llevar un registro de los avances de un proyecto. Para eso, se necesitan aplicaciones que no solo permitan subir archivos a la nube, sino gestionarlos de manera fácil y sobre todo segura.

Vamos a ver un ejemplo concreto y sencillo: un sistema de administración empresarial que permita, por ejemplo, facturar y manejar el stock desde la nube. Este tipo de herramientas no solo genera más orden en la operación, sino también más control y seguridad. Sobre todo cuando se trata de documentos sensibles, como el estado de resultados del negocio o un acta constitutiva.

Para que esto te quede un poco más claro, vamos a describir entonces cuáles son las siete cosas que una plataforma de gestión documental en la nube sí puede hacer, a diferencia de aquellas que solo sirven para almacenar.

  1. Permite establecer quiénes son los usuarios que pueden acceder a la plataforma.
  2. Permite definir los límites que tienen esos usuarios para acceder a los archivos, modificarlos y compartirlos.
  3. Permite realizar búsquedas más específicas de documentación, por ejemplo por tipos de contenidos o autor.
  4. Permite bloquear acciones que pueden causar conflictos en los procesos de trabajo, como hacer cambios en el archivo de otro director de área sin su autorización, o eliminar un documento.
  5. Permite dar seguimiento y realizar informes sobre los avances de un proyecto, o quiénes compartieron un documento y con quién. Esto es sumamente importante cuando se trata de información confidencial.
  6. Permite generar de manera automática copias de seguridad.
  7. Permite alcanzar una mayor productividad en los procesos de trabajo colaborativo y a distancia, sobre todo cuando se trata de plataformas que incluyen funciones de mensajería, como Slack.

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‎Los 7 hábitos de los empleados altamente resilientes‎

‎Este post es enviado por Alanna Fincke y Linda Natansohn de Kronos socio meQuilibrium.‎‎ ‎‎Ayudan a las organizaciones a tener más éxito mediante el desarrollo de empleados resilientes. Además de este artículo, puedes aprender más sobre su enfoque en este‎‎ podcast que hice con su CEO‎‎ Jan Bruce hace unos meses.‎

‎Sus empleados ‎‎son‎‎ su negocio. Saludan y sirven a sus clientes, abren y cierran la tienda, manejan el dinero, construyen sus productos, trabajan junto a usted para hacer crecer el negocio. Cada noche se van, y cada mañana esperas que vuelvan.‎

‎Tienes que asegurarte de que tus empleados estén contentos. De lo contrario, buscarán en otro lugar, llamarán a enfermos con más frecuencia. Entonces, ¿cuáles son los motivadores impulsores para que los empleados llamen o cambien de trabajo, y qué puede hacer para reducir la ausencia y la rotación? ‎

‎El agotamiento,‎‎la depresión y la ansiedad, la desconexión, el ausentismo y la rotación están en máximos históricos. ¿por qué? Porque vivimos en una era de rápida transformación e incertidumbre. En el mundo, en el trabajo, en nuestras vidas domésticas. Y es difícil para nosotros. También es difícil para las organizaciones, golpear directamente los KPI y el resultado final. Para una empresa de 10.000 empleados, los costos se acercan a los 70 millones de dólares al año.‎

‎Entonces, ¿qué hacemos como humanos y como organizaciones?‎

‎Si bien no podemos cambiar el mundo que nos rodea, ‎‎podemos‎‎ cambiar la forma en que respondemos, nos adaptamos y nos armamos para abordar desafíos y contratiempos y aparecer en la vida.‎

‎Esta capacidad se denomina ‎‎resiliencia.‎‎ Y es una capacidad clave necesaria no solo para sobrevivir, sino para prosperar en el mundo en el que vivimos hoy en día. La resiliencia se define como la capacidad de recuperarse del desafío, recuperarse del estrés y avanzar y prosperar. No solo llega a la causa raíz detrás de los problemas de las personas grandes, como la ausencia y la rotación, sino que también puede evitar que sucedan en primer lugar. Una encuesta de Harvard Business Review de 2016 identificó la capacidad de adaptación como ‎‎la habilidad más importante‎‎ para las empresas que se someten a una transformación digital, más importante que el conocimiento técnico, las habilidades de comunicación o incluso la resolución de problemas centrada en el cliente.‎

‎La ciencia es clara: las personas resilientes no tienen más suerte: construyen habilidades cognitivas y conductuales que las mantienen a flote mientras que otras pueden hundirse. Lo mejor de todo es que la resiliencia se puede aprender y la solución basada en la nube de meQuilibrium ofrece esto a escala. A continuación se presentan los siete factores probados de resiliencia:‎

‎1. Regulación de emociones:‎‎ La capacidad de controlar las emociones y mantener la calma bajo la adversidad. Es fácil entender cómo las habilidades de la regulación de emociones pueden ser esenciales para las personas que se enfrentan a los clientes todo el día y cómo eso afecta a Net Promoter Score y otras medidas de satisfacción del cliente. ‎

‎2. Control de impulsos:‎‎ La capacidad de moderar tu comportamiento cuando estás experimentando desafíos para que no quemes puentes. ¿Alguna vez presionó “enviar” en un momento de ira en un correo electrónico del que se arrepintió de inmediato?‎

‎3. Análisis causal:‎‎ Ser capaz de ver todas las causas de un problema en particular y averiguar lo que puedes controlar y lo que no, para que puedas canalizar energía hacia lo que puedes cambiar y perdonar lo que no puedes. ‎

‎4. Autoeficacia:‎‎ Una creencia en ti mismo de que eres competente y confiable. O la creencia de que se pueden resolver problemas y tener éxito. Esto es crítico y tan esencial, ya que afecta la forma en que las personas abordan el cambio y los contratiempos, o no, y piden ayuda cuando es necesario.‎

‎5. Optimismo realista:‎‎ La capacidad de ser optimista en la medida en que su realidad lo permita sin quedar ciego. Los empleados con esta habilidad equilibran la capacidad de ver la oportunidad mientras evalúan de manera realista lo que podría salir mal o disuadir el éxito.‎

‎6. Empatía:‎‎ Entender lo que motiva a otras personas, lo que piensan y sienten, y ser capaz de ponerse en sus zapatos. Es fundamental especialmente para los líderes y gerentes que necesitan construir una cultura de confianza.‎

‎7. Llegar:‎‎ Una voluntad y capacidad para asumir nuevas oportunidades incluso frente al cambio o la adversidad. Eso es agilidad y adaptabilidad en su núcleo. ‎

¿Trabajo híbrido o remoto? Estas 2 actividades basadas en datos le ayudarán a decidir

‎Muchas empresas están basando su estrategia de trabajo ‎‎híbrido‎‎ o ‎‎remoto‎‎ en el instinto. Sin embargo, es peligroso dejar que tus intuiciones o, peor aún, tus prejuicios impulsen tu estrategia. Las empresas que prosperarán a medida que hagan la transición a nuevos modelos híbridos y de trabajo remoto adoptarán un enfoque basado en datos. Como líder, aquí le indicamos cómo usar los datos, no su instinto, para tomar decisiones importantes sobre su estrategia de trabajo remoto o híbrido en el futuro.‎

‎1. Realizar un análisis de la red organizacional ‎

‎Una de las preguntas más comunes que me hacen los ejecutivos es: “¿Cómo debo medir la efectividad de mi estrategia de trabajo híbrido o remoto?” La mayoría de los ejecutivos se dan cuenta de que necesitan establecer métricas en torno a los resultados del trabajo, especialmente las métricas basadas en la productividad. Pero la mayoría no está pensando en, o priorizando, métricas basadas en equipos como la colaboración y la cohesión del equipo, métricas que sabemos por décadas de investigación son críticas para el éxito. ‎

‎Es un poco sorprendente que muchos ejecutivos no estén invirtiendo en medir métricas basadas en equipos como la colaboración y la cohesión del equipo. ‎‎La investigación‎‎ de Microsoft ha demostrado que, con el cambio al trabajo remoto, las empresas se han vuelto más silo. Cuando los líderes no son intencionales a la hora de medir la colaboración y la cohesión del equipo, rápidamente surgen silos dañinos.‎

‎La realización de un análisis de red organizacional (ONA) es clave para medir qué tan bien sus equipos están trabajando juntos. Los ONA pueden permitirle responder preguntas críticas sobre cómo su estrategia de trabajo remoto, híbrido o en la oficina está afectando a sus equipos: ‎

  • ‎¿Qué nivel de hybrididad es ideal para mantener altos niveles de cultura de equipo? ‎
  • ‎¿Quiénes son los súper conectores que más importan para la cohesión del equipo? ‎PUBLICIDAD
  • ‎¿Quiénes son los cuellos de botella que están inhibiendo la colaboración en equipo saludable, y están trabajando en el sitio o desde otra ubicación? ‎

‎2. Entienda el gráfico de trabajo de su empresa‎

‎La realización de una ONA puede mover las aguas para ayudarle a adoptar un enfoque basado en datos para desarrollar su estrategia híbrida. Pero no es suficiente. En esta nueva era de trabajo, los líderes están reconociendo el valor de construir y monitorear el “gráfico de trabajo” de su empresa. En Asana, donde trabajo, hemos pasado mucho tiempo desarrollando un modelo de gráfico de trabajo que conecta la siguiente información a menudo en silos:‎

  • ‎Las unidades de trabajo,‎‎ como las tareas individuales y las ideas en las que trabajan los empleados. ‎
  • ‎Información sobre ese trabajo,‎‎ como conversaciones y archivos relevantes, así como cómo se conecta esa información a cada unidad de trabajo. ‎
  • ‎Las personas involucradas con el trabajo,‎‎ incluyendo quién es responsable de qué y qué personas necesitan mantenerse al tanto. ‎

‎A diferencia de una red social que comienza con las personas como los nodos críticos en la red, un gráfico de trabajo comienza con unidades de trabajo –tareas, ideas, proyectos, objetivos, OKRs– como los nodos críticos.‎

‎Comprender el gráfico de trabajo de su empresa es fundamental para poder desarrollar una estrategia de trabajo híbrido o remoto. La mayoría de las empresas con las que hablo y aconsejo, sin importar cuán bien intencionadas sean, sufren de trabajo crítico y expansión de herramientas: la información vive en varias plataformas y estas plataformas no están conectadas. ‎

‎El resultado es una falta de claridad. Además, los empleados sufren de duplicación del trabajo y pasan demasiado tiempo en el “trabajo sobre el trabajo”, buscando información y rastreando el estado del trabajo. Como regla general, cuanto más expansión de herramientas tenga, más cauteloso debe ser sobre la adopción de un modelo de trabajo híbrido o remoto porque el aumento de la distancia física entre sus empleados puede perpetuar la expansión. ‎

‎Comprender el gráfico de trabajo de su empresa ayuda a resolver estos problemas comunes en el lugar de trabajo, lo que le permite responder a preguntas como: ‎

  • ‎¿Cuál es el estado del Proyecto X y cuáles son las dependencias críticas en juego?‎
  • ‎¿Qué se cubrió en la reunión sobre el presupuesto, cuáles fueron los temas de acción de seguimiento y dónde se está haciendo un seguimiento de ellos?‎
  • ‎¿Quién es responsable de establecer las metas de esta iniciativa y cómo se conectan estas metas con el trabajo en curso actual? ‎

‎Adoptar una perspectiva basada en datos ‎

‎Vivimos en un mundo laboral basado en datos. Como líder, debe aprovechar los datos a su disposición. Su intuición no debe impulsar sus decisiones de estrategia de trabajo híbrido o remoto. Adopte un enfoque basado en datos. Al comprender la red y el gráfico de trabajo de su organización, puede tomar decisiones informadas sobre su estrategia y corregir el curso de manera efectiva y rápida a lo largo del tiempo. ‎

5 HERRAMIENTAS DIGITALES QUE ESTÁN TRANSFORMANDO A LOS DESPACHOS CONTABLES

5 herramientas digitales que están transformando a los despachos contables

Conoce las herramientas que necesita tu despacho contable para cumplir en tiempo y forma con tus clientes y con las obligaciones fiscales vigentes. 

El mayor acceso a Internet, así como la digitalización y automatización de procesos, están transformando de manera acelerada la forma de registrar las transacciones de las empresas, uno de los principales aliados para el éxito de un emprendedor. Lo que antes se calculaba a mano y se registraba en papel, hoy puede realizarse con solo pulsar algunas teclas, y en cuestión de minutos se tiene lista, por ejemplo, la facturación, el pago de la nómina o el pago de impuestos.

Las herramientas digitales no solo permiten ahorrar tiempo, o llevar un registro exacto de la información en tiempo real. También permiten generar reportes financieros valiosos y útiles, y eso convierte al contador en un aliado importante para la mejor toma de decisiones estratégicas. Su rol ya no se limita a controlar los ingresos y los gastos, o a encargarse del pago de los impuestos, por lo tanto se ha vuelto un asesor de negocios.

Así que en esta ocasión queremos contarte cuáles son las herramientas digitales que están transformando el día a día de la operación de un despacho contable y que deberías tener en cuenta al momento de contratar este tipo de servicios, o si eres Contador que quiere convertirse en su propio jefe.

#1 Las plataformas de facturación electrónica

Si bien el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ofrece una herramienta gratuita para poder generar facturas desde su portal, es mejor no depender de una plataforma de gobierno. A cambio del pago de un número determinado de folios, o de una iguala mensual, hoy los despachos contables pueden generar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) de sus clientes personalizados, enviar recordatorios de cobros vencidos y llevar un mejor control de pagos y saldos pendientes. Es importante que estas herramientas se mantengan actualizadas de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes, y que permitan generar complementos fiscales como los de pagos, retención o carta porte entre otros.

#2 Los Sistemas de Contabilidad Electrónica

El llamado “brazo derecho del contador” procesa, integra y mantiene actualizada toda la información contable y fiscal de una empresa. Con una buena herramienta tecnológica, tu contador podrá cumplir fácilmente con las disposiciones fiscales relativas al envío de la Contabilidad Electrónica y garantizar la seguridad de toda la información de tu negocio. Otro punto importante a tener en cuenta es que hoy los mejores sistemas de contabilidad permiten identificar en automático a las Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS) y validar su situación fiscal y así evitar que tu empresa pueda meterse en problemas por presentar facturas falsas entregadas por un proveedor. En el siguiente video puedes ver el caso de éxito de JAR Consultores Fiscal y Contable, un estudio contable que gracias a esta novedosa función pudo consolidar la credibilidad y confianza de su marca entre sus clientes.data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAAAAACH5BAEKAAEALAAAAAABAAEAAAICTAEAOw==

#3 Los sistemas de nómina

Estas plataformas digitales permiten realizar en minutos el cálculo exacto de las percepciones y deducciones de los trabajadores, de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes. Es decir, sueldos, horas extra, vacaciones y aguinaldos, fondo de ahorro, retenciones de impuestos, aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y otras contribuciones relacionadas con la nómina.

Además, y esta es una ventaja que no siempre tomamos en cuenta, las mejores herramientas de este tipo son útiles para una mejor administración del capital humano, ya que permiten realizar un control móvil de la asistencia y manejar un expediente por cada trabajador, con datos como los cambios de puesto o departamento, o capacitaciones.

#4. La banca electrónica

Los trámites bancarios que antes podían tomar toda una mañana, hoy pueden realizarse en pocos minutos desde una computadora o una aplicación en el celular. Y esto ha vuelto mucho más eficiente el trabajo de los despachos contables, que muchas veces se encargan de realizar los pagos referenciados del SAT, las aportaciones al IMSS, e incluso de la nómina de los empleados. En México, hay una gran oferta en cuanto al nivel de servicios, funciones y costo por mes de la banca electrónica, por lo que los contadores cuentan con una gran ventaja a la hora de elegir un proveedor.

#5. La nube

La disponibilidad e inmediatez de la información que dan los sistemas en la nube permite a los contadores acceder a la información de sus clientes desde cualquier lugar y durante las 24 horas del díaactualizar datos en tiempo real y conectar a todas las sucursales y colaboradores de un negocio a distancia. Una de las novedades más importantes del mercado en cloud computing son los sistemas de administración empresarial en la nube, que integran las plataformas de facturación, nómina y contabilidad para llevar un control más eficiente y seguro en la administración de la empresa.

5 ajustes ante una sobrecarga de información en nube

Durante el último año, los negocios que todavía no habían migrado a la nube tuvieron que hacerlo de manera forzosa, debido a la necesidad de que su personal, o al menos una parte de él, trabajara desde casa.

Bombilla De Luz Transparente Colocada En La Pizarra

Ese proceso, que al principio fue complicado, terminó siendo beneficioso, ya que demostró a los emprendedores y empresarios las ventajas del cloud computing. Por ejemplo para poder acceder a información en cualquier momento y desde cualquier lugar, o para mantener conectados a los integrantes de un proyecto.

Pero si hablamos de complicaciones, una de ellas fue la falta de orden y estrategia en la transición, lo que provocó en muchas empresas una sobrecarga de datos en la nube. Por ejemplo, porque en algunos negocios hay más aplicaciones en uso de las que realmente se necesitan, porque hay información duplicada, o incluso porque los empleados descargaron herramientas o contenidos sin autorización del departamento de Sistemas.

El problema con la sobrecarga de la nube es que no solo puede significar más costos (por ejemplo, en la suscripción a un servicio de almacenamiento), sino que también reduce la eficiencia en el intercambio de información y en la productividad de la operación. Si ya estás enfrentando algunas de estas dificultades, es el momento de hacer los ajustes necesarios. Y aquí te contamos cuáles son.

Paso #1. Haz una radiografía de todas las apps que están en uso en la empresa

Pide al departamento de IT que revise qué plataformas fueron descargadas en la nube de la empresa, qué espacio ocupan, si fueron autorizadas por la empresa o no, y cuál es el uso que se les da. Si esta situación se descontrola, no solo puede afectar el presupuesto, sino la productividad del equipo y la seguridad de la información.

Paso #2. Elimina todas las plataformas que no fueron autorizadas

Luego, hay que proceder a liberar espacio de almacenamiento en la nube, y descartar aquellas aplicaciones a las que los empleados acceden para su uso personal. Aunque no es obligatorio, es mejor informar al equipo estas medidas con anticipación, para mantener el buen clima laboral pero principalmente para que entiendan la importancia de no volver a caer en estas prácticas.

Paso #3. Define qué herramientas se van a usar

En conjunto con el responsable del área de Sistemas y de los directores de cada departamento, luego hay que definir cuáles van a ser las plataformas que se van a utilizar para la administración y operación de la empresa. La idea es mantener las que funcionan bien, y buscar nuevas opciones para aquellas que no están dando los mejores resultados. Por ejemplo, se podría optar por Zoom para video-conferencias, Skype para llamadas, Trello para la administración de proyectos y WeTransfer para el intercambio de archivos.

Paso #4. Busca opciones de plataformas integradas

Ten en cuenta que, para determinadas áreas de la empresa que utilizan información sensible, puede ser problemático usar apps con diferentes interfases, mecanismos de acceso, y passwords de seguridad. Una de ellas es Administración y Contabilidad, o Finanzas, y la novedad es que hoy pueden contar con sistemas integrados en la nube, que permiten realizar operaciones, acceder a información en tiempo real y tener todas las ventajas de la movilidad con la seguridad necesaria, y a un precio accesible.

Paso #5. Reorganiza la información

Por último, cuando ya cuentes con la estructura tecnológica que necesita la empresa, hay que ordenar la información, migrarla a las nuevas aplicaciones que se van a utilizar, y borrar los contenidos (por ejemplo, las bases de datos) que están duplicados y ocupando espacio valioso en la nube. Este debe ser un proceso ordenado y con un responsable a cargo, para evitar la pérdida de datos valiosos o incluso el robo de información.

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¿HOME OFFICE U OFICINAS? EL FUTURO DEL TRABAJO EN ERA POSTCOVID?

El trabajo remoto llegó para quedarse, pero ¿el home office significa la muerte de las oficinas?

Luis Sánchez, managing director en Cushman & Wakefield México, explica que en la nueva normalidad, las oficinas no desparecerán, seguirán siendo necesarias y sólo evolucionarán adaptándose a las nuevas necesidades y creando un modelo híbrido; trabajo desde casa y en oficinas.

“Se trata de optimizar el esquema de home office de forma inteligente y definir quién en la organización es candidato para hacerlo, cómo implementarlo y por cuánto tiempo. Esto permitirá que la oficina sea un híbrido”, afirmó Sánchez durante el webinar La evolución de las oficinas y los impactos en la cultura organizacional.

Explicó que las oficinas tienen cuatro razones de existir, por lo que es imposible que se eliminen por completo. Su primer propósito es la gestión, dirección y control, pues si no existiera una oficina o corporativo, “se podría caer en una anarquía” y perder identidad, así como el control de la organización.

El segundo objetivo es que permite aumentar la productividad y aprender de una mejor forma porque se tiene la comunicación cara a cara con los líderes y coaches. Aunque en línea es posible, no suele tener el mismo impacto que personalmente.

La tercera razón de existir es que ofrece el espacio ideal para trabajar, incluye todos los artículos a utilizar, tecnología e infraestructura cómoda y segura, algo que en casa a veces no se tiene. Asimismo se convierte en una sede centralizada donde se gestiona toda la administración y control de operaciones.

Finalmente, está la cultura que se genera, donde el contacto con los demás es mejor y permite desarrollar mejores estrategias y sinergias. Así se tienen ambientes productivos y amigables.

“Se necesitará un lugar dónde compartir esas experiencias. Por eso, se debe tener infraestructura amigable que brinde bienestar”.

Nueva cultura

Ante la nueva normalidad que vivimos es primordial que las empresas readapten su cultura en relación al trabajo remoto y el uso de oficinas, además de diseñar estrategias para elegir nuevas sedes.

Sánchez resaltó que primero, se debe valorar el teletrabajo. Laborar en casa tiene dos vertientes: aumentar la productividad y ser más efectivo o generar problemas como el síndrome de burnout o tener resultados negativos en las metas. En este sentido, hay que conocer en qué casos es mejor el home office o el trabajo en la oficina, o también dar la posibilidad de trabajar desde otros lugares, no sólo en casa.

En relación a la cultura organizacional, ésta debe enfocarse en lograr que a pesar de la distancia o de ir pocas veces a las oficinas, el empleado se siga sintiendo identificado con la empresa, ya que esto aumentará su compromiso y productividad.

A pesar de que 53% de los empleados se siente bien trabajando en casa, 36% dijo que se diluyó su posibilidad de ser capacitado, aprender y tener un líder que lo guiara en sus funciones de trabajo, por lo que las reuniones y capacitaciones no deben parar, resaltó Sánchez.

Para elegir la mejor sede de oficinas, se debe elegir una ubicación céntrica, con acceso a transporte público, amenidades, transportes alternativos (bicicletas, scooters, patines, entre otros), y tener todo a la mano.

Mayor talento

Tener estos cambios no sólo se reflejará en ahorro de costos, también en el bienestar de los colaboradores y la atracción de nuevo talento.

Ricardo M. Gutiérrez, director de facilities & property management en México y Centroamérica, explicó que actualmente 50% de los empleados está buscando trabajo y sólo 32% seguirá en la empresa, lo que puede revertirse con el rediseño cultural y un modelo híbrido de oficinas.

Si a esto se suma la compensación y buena ubicación, las personas determinarán en qué lugar trabajar, agregó África Rubio, directora de sustentabilidad y gestión del cambio en México y Centroamérica.

<p value="<amp-fit-text layout="fixed-height" min-font-size="6" max-font-size="72" height="80">“Los empleados están evaluando el ambiente de trabajo para tener un adecuado balance entre la vida laboral y personal. El trabajo remoto y los horarios flexibles son aspectos muy valorados. Lo importante es generar un plan que aumente el compromiso y uno de<strong> comunicación adecuado para cualquier modalidad”</strong>. #Subetealanube“Los empleados están evaluando el ambiente de trabajo para tener un adecuado balance entre la vida laboral y personal. El trabajo remoto y los horarios flexibles son aspectos muy valorados. Lo importante es generar un plan que aumente el compromiso y uno de comunicación adecuado para cualquier modalidad”. #Subetealanube

Productividad Personal

La productividad es personal.

 

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Quiénes somos como seres humanos influyen profundamente en la productividad como un proceso y un resultado. Nuestros valores y creencias, las necesidades de nuestras familias, nuestras personalidades y preferencias, cuán energizados o desinflados nos sentimos al ver nuestros Calendarios o To Dos , estas son facetas clave de la productividad.

Y debido a que nadie conoce sus circunstancias externas o estado emocional interno mejor que usted, el logro tiene que suceder en sus términos para ser sostenible. Esto es quizás más cierto que nunca porque, para muchos, 2020 se tragó por toda la proverbial división de trabajo/vida. Comprender esto nos impulsa a crear experiencias de Microsoft 365 que respaldan nuestras vidas en toda su complejidad única.

También estamos creando experiencias que reconocen el ecosistema más amplio en el que vive Microsoft 365. A medida que el mundo se despierta ante la injusticia racial, la brecha económica entre los trabajadores “esenciales” y “no esenciales” y el costo a largo plazo de una brecha de aprendizaje digital, estamos diseñando intencional y éticamente espacios digitales para apoyar una diversidad de experiencias vividas.

Como fabricantes de productos, vamos donde la necesidad humana nos lleva y nos esforzamos por navegar por el nexo de las necesidades atemporales y las realidades actuales. Hace tres años, lanzamos Microsoft 365 y comenzamos a repensar holísticamente cómo nuestros productos podían trabajar juntos como un conjunto inteligente y conectado de servicios. Implementamos diseños flexibles y con el tiempo evolucionamos nuestro ecosistema para facilitar no sólo el trabajo moderno, sino la vida moderna.

Ese ecosistema desacopla cada vez más las capacidades de las aplicaciones de las propias aplicaciones, lo que le permite usar la funcionalidad gratuita cuando, sin embargo, y donde la necesite. El abrazo de las nuevas generaciones a los dispositivos móviles por su facilidad, simplicidad y alegría nos ha inspirado a crear experiencias multiplataforma de Microsoft 365 que se escalan con elegancia y se sienten naturales para cualquier dispositivo que elija.

Hoy en día, el futuro de Microsoft 365 combina nuestra trayectoria planificada con cambios en tiempo real basados en las notables complejidades que 2020 cayó a los pies del mundo. Centramos nuestros esfuerzos en torno a cuatro pilares clave de la experiencia, y el trabajo que leerá a continuación es en sí mismo un híbrido. Mientras que algunos de estos cambios se implementarán dentro de uno o dos años, otros son todavía muy exploratorios.

 

Diseño para el enfoque

La mayoría de nosotros somos visceralmente conscientes del desafío moderno de encontrar el enfoque en medio de un mar de distracciones. Externamente, las notificaciones aparecen o su nuevo compañero de trabajo (también conocido como su hijo) busca su atención. Internamente, revisamos las redes sociales en piloto automático o nuestras mentes se alejan de las tareas porque, bueno, somos humanos.

Para reducir el estrés y la ansiedad que crean las distracciones, nos preguntamos como fabricantes de productos cómo podemos lanzar menos  tareas a su manera o reducir el número de notificaciones. ¿Cómo podemos ayudarle a sentirse bien al tomar un descanso del trabajo para que pueda regresar con una capacidad renovada de concentrarse? ¿Qué objetos visuales extraños podemos eliminar para que tu contenido, no la interfaz de usuario, se convierta en el único foco?

Hemos estado en un viaje de diseño de varios años para crear experiencias más enfocadas e inmersivas, desde la cinta de una sola línea,hasta el modo oscuro,pasando por Fluent. La próxima oleada de cambios de experiencia de usuario de Microsoft 365 irá aún más lejos al desvanecer los colores de marca de los encabezados de la aplicación y explorar el comando adaptable. Una cinta flexible que revela progresivamente comandos contextualmente relevantes en el momento justo donde los necesita.

Avanzaremos aún más nuestra búsqueda sin interrupciones y entre suites para llevar información relevante a su alcance, y una gran cantidad de experiencias próximas aprovecharán los marcos de fluidos. Microsoft 365 llevará el poder de Office a donde quiera que estés, lo que garantiza que no tendrás que interrumpir el proceso creativo para abrir una herramienta diferente.

A lo largo de todo, estamos fundando todo lo que construimos en una profunda investigación sobre los matices de la atención. A menudo se nos presenta una falsa dicotomía —ya sea enfocado y en flujo o distraído e improductivo— pero recorremos un amplio espectro de atención mientras logramos nuestros objetivos. Algunos momentos requieren una concentración prolongada y sostenida. Otros, como muchos escenarios móviles,son óptimos para la microtarea. Al diseñar para varios estados cognitivos, las experiencias enfocadas en todo el ecosistema de Microsoft 365 minimizan las distracciones externas, disminuyen las interrupciones automáticas y el flujo de inicio.

 

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Obtenga más control de su día con Microsoft 365

El tiempo es uno de los recursos más preciados y escasos, y gestionarlo bien ha sido un objetivo para las personas tanto en entornos profesionales como personales. El tiempo está fragmentado en la vida real, donde necesita administrar su trabajo y tiempos personales, y su vida digital donde realiza un seguimiento y lo administra a través de varias aplicaciones.

En los últimos meses, la gestión del tiempo se ha vuelto aún más difícil. Si bien hay beneficios para un horario más flexible, las personas ahora se enfrentan a cambios en la forma en que viven, trabajan, colaboran y cuidan de sí mismos y de sus seres queridos. Esos cambios han dado lugar a calendarios superpoblados con más reuniones y el trabajo de preparación y seguimiento que vienen con ellos; que, además de las líneas borrosas entre el tiempo personal y el tiempo de trabajo y el espacio, ha estado emocional y físicamente agotador.

Las ideas que compartimos la semana pasada de la propia investigación y telemetría de Microsoft muestran que los cambios a los que se enfrentan las personas son reales y contribuyen a la falta de bienestar que sienten. En Microsoft 365, hubo un aumento del 30% en las reuniones programadas y un salto del 1000% en las videollamadas en los últimos meses. Esta abundancia de reuniones con el 30% de ellas pasando por el tiempo programado y un salto del 52% en el número de mensajes instantáneos entre las 6pm y la medianoche también están difuminando las líneas entre el trabajo y los espacios personales.

Es comprensible por qué muchas personas se sienten abrumados y estresados. La gente reporta sentir la necesidad de estar “siempre encendido” ahora más que antes, sin tiempo para desconectar y recargar, ya que vemos un aumento mes a mes del 30% en las tareas creadas a partir de marzo. En un momento en el que la gente siente la necesidad de estar “siempre encendido”, ni siquiera los fines de semana son seguros, ya que se registró un aumento del 200% en el chat de los equipos los sábados y domingos.

Necesitas formas de gestionar tu tiempo que evolucionen a medida que el mundo cambia. Reconocemos eso y estamos trabajando para hacerlo en Microsoft 365, ya sea en Outlook, Teams, To Do, MyAnalytics y otras aplicaciones. Esperamos que este primer conjunto de experiencias nuevas y actualizadas le ayude a obtener más control de su día, pasar menos tiempo preparándose para las reuniones, proteger su tiempo personal y organizar su calendario para mantenerse equilibrado.

Pase menos tiempo preparándose para las reuniones

Reuniones en línea y video-llamadas han reemplazado las conversaciones informales en el pasillo, la oficina drop-ins, e incluso algunas de las conversaciones sociales personas tienen. Más reuniones también significan más tiempo necesario para prepararse para ellas y asegurar que se realicen seguimientos. Encontrar fácilmente los archivos y correos electrónicos que necesita para una reunión puede ayudarle a pasar menos tiempo preparándose para ella.

 

 

An image of meeting insights in OL mobile.

En Outlook Mobile, puede encontrar Meeting Insights en los detalles del evento.

¡Nuevo! Obtén más control sobre las invitacionesa reuniones: ahora es más fácil y rápido ver todos los detalles de una reunión directamente en tu bandeja de entrada. Cambie entre los mensajes y los detalles de la reunión, consulte la lista de asistentes y quién asiste a la reunión, e incluso agregue una reunión en línea si el organizador se olvidó. No más enviar un correo electrónico a alguien para agregar un enlace de los equipos

 

An animated image of In Outlook on the web see messages, meeting details, attendee’s responses, and add an online meeting right from your inbox.

En Outlook en  la  web,  vea  mensajes,  detallesde la reunión, respuestas de los asistentes  y  agregue  una  reunión en línea  directamente desde su bandeja de  entrada..

¡Nuevo! Participe  en reuniones en línea  con un solo  toque:Outlook y  los equipos  ya  funcionan  muy bien juntos,  pero  entendemos  que  algunas  personas  reciben invitaciones a reuniones  invitations  para reuniones utilizando  otros serviciosde reuniones  en línea. .  Para      ellos,  hemos    añadido  una  experiencia  JOIN de un solo toque en Outlook   móvil,  ahora  si  recibe una invitación    de  alguien  que  utiliza  servicios  como  Zoom  o  Webex,  todo lo que  necesita  hacer  es  tocar  Unirse  para    conocerlos  rápidamente  en línea.

An image of Join in one tap most meetings from Outlook for Android.

Participe en un toque en la mayoría de las reuniones desde Outlook para Android.

Establezca todas sus reuniones para que se creen en línea,automáticamente:dado que la mayoría de las personas siguen trabajando de forma remota, es una buena práctica tener siempre la opción de unirse a una reunión en línea. Puede establecer esto como la opción predeterminada en Outlook mobile y web, por lo que nunca se olvide de agregar ese vínculo de los equipos de nuevo. No se preocupe, todavía puede reservar una habitación para

 

Ani image of settings in Outlook mobile and web, you can select all your meetings to be created online by default.

En Configuración  en Outlook  móvil  y web,  puede   seleccionar todas   las  reuniones  que se crearán  created en línea de  by  forma predeterminada.

Proteja su  tiempo personal

Las perspectivas de  “ElThe  futuro  del  trabajo”  mencionan  que  el  concepto de la jornada laboral de  9  a  5  puede estar desvaneciéndose,  away  pero  también  dando a la gente un horario más flexible.  La gente está  trabajando  en  las  horas  que son convenientes  convenient  para  ellos  y  añadiendo  sus  compromisos personales  y  familiares  a  la  mezcla..  Las  horas de trabajo han  aumentado  por  la  mañana,  las horasde la noche y  los fines de semana a medida que las personas  toman  tiempo  durante  la jornada laboral  para  ocuparse  de  asuntos  personales  o  familiares.   A medida  que las horas personales y de trabajo y  los espacios se desdibujan    juntos y los dispositivos  están  a  su lado  todo  el  tiempo,  debe    asegurarse  de que  el  tiempo establecido  para  sus asuntos  personales  se  tenga en cuenta. .

Ahora implementando  :  Añadir  su calendario personal  a  su  cuenta de trabajo  para  proteger  el  tiempo de sus eventos personales  events-Asegurarse   de  que  tiene  el  tiempo  para  sus eventos personales  events  puede ser  complicado  si  mantiene    dos  calendarios. Ahora,  cuando    agrega un calendario personal  a  Outlook  en  la  web,  los  tiempos  para esos eventos  se     with also  mostrarán shown  como  ocupados      (sin  detalles  o  información)  cuando  alguien  quiera  programar  una  reunión  con  usted  usando  el  Asistente de programación en Outlook, y también puede   ver  su calendario personal  lado a lado  de su trabajo  uno  o  en  una  vista..

 

An animated image of add a personal calendar so your coworkers know when your real availability is .

Agregue un calendario personal para que sus compañeros de trabajo sepan cuándo es su disponibilidad real.

¡Nuevo! Comparta fácilmente las franjas horarias que se adapten a suspreferencias: la IA en Outlook es una capacidad clave para ayudarle a hacer las cosas más rápido y más fácil. Una de esas capacidades clave son las respuestas sugeridas, que puede usar en Outlook mobile y web. Pronto en Outlook mobile, verá sugerencias para Enviar disponibilidad o Programar reunión cuando alguien quiera reunirse con usted.

An animated image of Outlook mobile, suggested replies will include an easy way to share your availability.

Pronto en Outlook Mobile, las respuestas sugeridas incluirán una manera fácil de compartir su disponibilidad.

¡Nuevo! Programa cuándo se entregan tuscorreos electrónicos: con más personas aprovechando horarios flexibles, es posible que se encuentren en el triatleta, respondiendo y enviando mensajes de correo electrónico en horas impares. Para ayudar a las personas a evitar la necesidad de estar “siempre encendidos” o molestarlos durante las vacaciones, puede programar sus correos electrónicos para que se entreguen en un mejor momento. Componga su correo electrónico en el momento que sea conveniente para usted y que se entregue a las 9 a. m. o cuando vuelvan de vacaciones.

An animated image of Schedule your message to be sent later at a better time

Programe su  mensaje  para  ser  enviado más tarde en un  mejor momento e  su  mensaje  para  ser  enviado más tarde en un  mejor  momento.

Snooze un mensaje de correo electrónico  para  más tarde  cuando   se puede   tratar  con  él—Aveces  se  lee  un correo electrónico  que  necesita    para  responder  o  tomar  una  acción  en,  pero  simplemente  no  es  el  momento  adecuado para  eso  o  usted  no  tiene  la  información  para  él,  o tal vez  está relacionado con  algo  que  necesita  hacer   más tarde. Para  ayudarle  a  lidiar  con los mensajes de correo electrónico  en  el momento   adecuado,   you  puede  posponerlos    para  que estén de vuelta en  la  parte superior de su  bandeja de entrada cuando  los necesite.  Haga  esto  haciendo clic con elbotón  derecho en  el  mensaje  en Outlook  en  la  web  o deslizando el dedo  en  el  mensaje en Outlook  Mobile.

Para obtener ayuda  adicional  sobre  cómo    proteger  su tiempo personal y ser  consciente de los demás,  make  asegúrese  de    comprobar  lo que  MyAnalytics en Outlook  puede hacer.

Gestiona tu  calendario  para  mantenerte  equilibrado

to A medida que las personas  buscan  for  maneras de mantener  una  sensación de bienestar  y  estar  equilibrados  dentro  de un horario de trabajo  más flexible,   asegurarse  de    planificar  su  trabajo  y  hacer  espacio  para el cuidado personal  en  su  calendario  es  clave..  Hacer  las cosas  en un momento conveniente  y     asegurarse  de planificar y  priorizar  sus  tareas  y  descansos  en  su calendario puede ayudarle a  sentirse más en control y  equilibrado..

¡Nuevo! Crear fácilmente    una  tarea  a partir de  un  mensajede correo electrónico  móvil — Una  gran cantidad de mensajes de correo electrónico  llevan  un  elemento de acción  con  ellos  y  ser  capaz    de  agregarlos    como una  tarea  le  ayuda a  planificar  su  día de manera más  eficiente  y  hacer  tiempo  para  ellos..  Todas  las  tareas  están  sincronizadas  y  disponibles  en Microsoft 365,porlo  que  puede  crear  una  tarea  desde  Outlook  para  iOS y  luego  administrarla    en Outlook  o  Hacer.   Estas  nuevas  tareas  usarán  el mismo asunto de  correo electrónico  e  incluirán  el correo electrónico original y un vínculo  a  la  conversación en Outlook para una  referencia  rápida  desde  Tareas  pendientes.

 

An animated image of Easily add a task to To Do from Outlook mobile

Agregue fácilmente una tarea a Tareas pendientes desde Outlook Mobile.

¡Ahora GA! Resaltar parte de un mensaje de correo electrónico y agregarlo como una tarea—A veces el asunto de un correo electrónico no es lo suficientemente detallado como para ser creado como una tarea y tenemos que ser un poco más específicos cuando agregamos un correo electrónico como una tarea para que sepamos exactamente lo que tenemos que hacer rápidamente.

An animated image of Select a part of the message to add that as a task, the email message is always attached to it

Seleccione una parte del mensaje para agregarlo como tarea, el mensaje de correo electrónico siempre se adjunta a él.

Planifique cuándo sus tareas deben completarse conantelación: planificar, priorizar y asegurarse de bloquear el tiempo para completar sus tareas puede ayudarlo a mantenerse organizado, en control de su día y lo que debe hacerse. En Outlook en la web, use Mi día en el calendario para asegurarse de que está asignando tiempo para completar las tareas que son importantes en su día y semana.

An animated image of Drag and drop a task from My Day into your calendar to turn them into an event with blocked time and reminders

Arrastre y suelte  una  tarea  de  Mi  día  en  su  calendario  para  convertirla    en  un  evento  con tiempo bloqueado  y  recordatorios..

Obtén ayuda  de  Cortana mientras te preparas   para  tu  día:—Cortana puede  ayudarte a  prepararte   para  tu  día  y  mantenerte al   tanto  de  los compromisos  y reuniones  con  el correo electrónico informativo  de  Cortana. You    Recibirá  un  mensaje de correo electrónico  personalizado  cerca  del  comienzo de su día de  trabajo  cuando  Cortana  encuentre recomendaciones procesables  de        documentos    para  que pueda  revisar  antes  de  sus reuniones y  solicitudes pendientes  de  correos electrónicos anteriores que es  posible que  desee realizar un seguimiento de.   Este  correo electrónico            también  le facilitará  reservar “tiempode enfoque”   durante  su día de trabajo  para el trabajo  centrado ininterrumpido    con  notificaciones de Microsoft  Teams  silenciadas..

An image of The Briefing email contains personalized recommendations and actions you can take directly in your inbox

 

El correo electrónico de briefing contiene recomendaciones y acciones personalizadas que puede realizar directamente en su bandeja de entrada.

Obtenga un pequeño descanso entre las reuniones haciéndolas más cortas de forma predeterminada:En un momento en que la carga de la reunión se ha disparado y probablemente tenga muchos días de reunión consecutivas, conseguir un respirador corto entre ellas podría ser una buena idea. Puede configurar todas sus reuniones para que terminen temprano en Outlook en la web o Outlook para Windows, recuperar 5-15 minutos para estirar u tomar un café.

 

An image of Set appointments and events to end early as default in Calendar Settings in Outlook for Windows and web.

 

Establezca citas  y  eventos para que  finalicen  de forma  predeterminada en Configuración de calendario en Outlook  para Windows y web.

Ahora se implementa    para  Android: Ponte al día con las  novedades de tu  bandeja de entrada  y  los cambios  en  tu  día  con  Play  My Emails en Outlook it’s   —Triaging  tu  bandeja de entrada  puede  tomar tiempo en  tu  día para que sea genial— cuando  puedas  escuchar y  responder  a  tu  correo electrónico  mientras  estás  ocupado  haciendo  otras  cosas..  Deja que  Cortana  lea    tus nuevos mensajes de correo electrónico para que  puedas  escuchar  manoslibres,  mantenerte  conectadoy  saber rápidamente  si  alguien  ha  realizado  un  cambio  en  tu  calendario. Más información   about    aquí.

 

 

An image of You can also join a Teams meeting from Outlook with voice commands.

También puede unirse a una reunión de los equipos desde Outlook con comandos de voz.

Actualice sus horas de reunión para informar a sus compañeros de trabajo cuando esté disponible: a medida quelas reuniones continúen ocupando gran parte de sus días, asegúrese de actualizar las horas de reunión para que coincidan con la disponibilidad deseada, de esta manera los compañeros de trabajo tienen la mejor información sobre su disponibilidad para reunirse. Puede configurar esto en configuración de calendario en Outlook en la web o en las opciones de calendario en Outlook para Windows en “Horas de trabajo”.

An image of Calendar Settings, update your meeting hours so coworkers know when you are available

En estos  tiempos  difíciles seguiremos     buscando  maneras  en    Microsoft 365 para   ayudarle  a  administrar  su tiempo de manera más  eficiente  y  eficaz;;  ya sea    administrar  su  tiempo  mientras  trabaja  desde  casa,,identificar  información  para  mejorar  su  bienestary  poner la IA  a  trabajar  para  usted..  We  Esperamos  que estas    actualizaciones  le resulten    útiles para ayudarle    a  obtener  más control  de  su  día..

Mientras estamos  en    este  viaje,  esperamos  que te unas  a  nosotros  en  Ignite  2020  para  ver lo que  sigue  en  este  viaje.  the  Mientras tanto, ayúdenos a    compartir  cómo  se  configura la gestión del  tiempo   compartiendo    sus  ideas y  comentarios  en  nuestro  canal UserVoice. .

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6 pasos para determinar el precio de tu producto

precio productos

 

Desde la concepción en tu mente de tu propia empresa, es necesario sentarte a plantear la viabilidad del producto o servicio, en otras palabras, los costos¿Cuánto me cuesta producir este producto? ¿Cuánto quiero ganarle?, pues se trata de un negocio que debe generar sus propios recursos.

De acuerdo con  la “Teoría de los Precios” de Milton Fridman, la fórmula para estimar costos es la siguiente:

  • Costos fijos totales + Cálculo de costos variables totales = La suma de costos fijos y variables.
  • La suma de costos fijos y variables / Su producción total estimada = Costo por unidad de producción.

Con base en los factores mencionados, puedes determinar el porcentaje de utilidad. Si deseas utilizar el 30%, por ejemplo, agrega el porcentaje de utilidad del 30% al 100%. Multiplica el 130% por el costo de tu producto. Eso te dará el precio de venta para tu producto.

Pero si se trata de pasos, te recomendamos lo siguiente para fijar tus precios:

1. Identifica y evalúa el mercado al que tu producto o servicio va dirigido. Conoce a quienes les ayudarás a resolver una necesidad, dónde se encuentran, qué edades tienen, cuántos son y cómo actúan.

2. Estudia la oferta de tus competidores. Siendo realista, no hay industria en la que no exista competencia, así que analiza cuál es el precio que actualmente está ofreciendo tu competidor: si es un precio elevado, muy bajo o razonable.

3. Sobre tu producto o servicio, ¿es simple o complejo? Define si es duradero o no duradero. Un producto no duradero es un producto que cumple una necesidad básica e inmediata, que se consume de forma rápida y por lo tanto tiene un precio bajo.

4. Establece tus costos fijos y variables. Para ello es necesario que cuantifiques los costos fijos que deberás cubrir mes a mes para que tu producto pueda estar en el mercado; un ejemplo de estos costos son: luz eléctrica, sueldos, teléfono, alquiler, etc. Por otra parte, los costos variables son los costos que van totalmente relacionados con tu cantidad de producción, es decir, es la materia prima de la que está hecho tu producto.

5. Define tu porcentaje de utilidad deseado. Una vez que identificaste los costos de tu producto el siguiente paso es simple: ¿Cuánto quieres ganar o cuánto crees que tu producto vale? Te recomiendo que lo asignes en porcentaje porque así te será más sencillo el manejo de tu negocio, defínelo en términos como: “Quiero tener un margen de utilidad del 25% por cada producto vendido”.

6. Evalúa tu propuesta de valor. Hacer este análisis es fundamental y es necesario que tomes en cuenta:

  • ¿Qué propuesta le estás dando a tus futuros clientes?
  • ¿Qué valor les dará tu producto o servicio para resolver sus necesidades?
  • Tu producto, ¿hace una combinación adecuada entre costos variables bajos y un buen producto de calidad?
  • ¿Qué tan eficaz serás en resolver sus necesidades comparándote con la competencia?

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Reinventar la colaboración virtual para el futuro del trabajo y la educación

Hemos llegado a un punto de inflexión. A medida que la respuesta global ante el COVID-19 evoluciona, las comunidades en todo el mundo avanzan de la era del “todo a distancia” a un modelo más híbrido de trabajo, educación y vida. Mientras nos las ingeniamos para mantenernos al tanto de todo, el futuro del trabajo y la educación se han comenzado a redefinir frente a nosotros. En Microsoft, hemos dedicado los últimos meses a aprender de nuestros clientes y a conocer la manera en que utilizan nuestras herramientas. También hemos colaborado con expertos en estudios de realidad virtual, IA y productividad para ayudar a entender cómo será el futuro del trabajo. Estos hallazgos, publicados aquí, nos servirán para diseñar tecnologías que ayuden a nuestros clientes ahora y en el futuro.

El día de hoy anunciamos una serie de funciones nuevas en Microsoft Teams que permiten que las interacciones virtuales sean más naturales, participativas y humanas. Dichas funciones ofrecen a las personas tres beneficios clave en el trabajo y la educación. Primero, les ayudan a sentirse más conectados con su equipo y a reducir la fatiga por las videollamadas. Segundo, permiten que las reuniones sean más incluyentes y participativas. Y tercero, ayudan a simplificar el trabajo y a ahorrar tiempo. Se trata de permitir que las personas de todo el mundo colaboren, se mantengan conectadas y descubran nuevas formas de ser productivas desde cualquier lugar. Explorémoslas a fondo.

Siéntanse más conectados y reduzcan la fatiga por las videollamadas

Modo Juntos – En estos tiempos en que la gente tiene más reuniones virtuales que nunca, nuestro estudio muestra que muchos de nosotros nos sentimos menos conectados desde que cambiamos al teletrabajo y que las videollamadas nos causan más fatiga que las reuniones presenciales. El modo Juntos es una nueva experiencia en Teams que utiliza tecnología de segmentación de IA para colocar a los participantes en un fondo digital compartido, lo que produce la sensación de estar en la misma sala o aula con todos los demás. El modo Juntos hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a enfocarnos en la cara y lenguaje corporal de las otras personas y permite captar las señales no verbales, tan importantes para la interacción humana. Es ideal para las reuniones en que hablarán muchas personas, tales como lluvias de ideas o mesas redondas, pues permite a los participantes saber quién está hablando. El modo Juntos con la vista de auditorio ya se comenzó a implementarse y estará disponible para todos en agosto. Habrá opciones de vistas adicionales en el futuro.  

Vista Dinámica – Aunque el modo Juntos ofrece una gran experiencia, no es apta para todas las reuniones. Las videollamadas tradicionales que la gente utiliza a diario pueden ser también más interactivas y dinámicas. Una nueva serie de mejoras, que hemos denominado vista Dinámica, otorgan mayor control sobre la manera en que compartimos el contenido con otros participantes durante una reunión. A través del uso de IA, las reuniones optimizan de manera dinámica el contenido compartido y los participantes de video. Los nuevos controles, incluida la capacidad de mostrar contenido compartido y participantes específicos uno al lado del otro, permiten personalizar la vista para adaptarla a sus preferencias y necesidades. La vista dinámica se desprende de las mejoras en Teams que anunciamos en junio, incluyendo una vista de galería ampliada (disponible en agosto), que hace posible ver hasta 49 personas en una reunión al mismo tiempo, y salas de reunión virtuales, que permiten a los organizadores de la reunión dividir a los participantes en grupos de discusión más pequeños para actividades como lluvias de ideas o discusiones de grupos de trabajo.

Vista Dinámica en Teams
Vista Dinámica
Vista de galería ampliada en Teams
Vista de galería ampliada

Filtros de video – Todos conocemos los filtros de video que se utilizan en las aplicaciones de fotografía y redes sociales; pues bien, ahora los incorporamos a Teams. Por supuesto, antes de unirse a una reunión, pueden utilizar los filtros para ajustar el nivel de luz y disminuir el enfoque de la cámara para personalizar su apariencia.

Filtros de video en Teams

Extensión de mensajes Reflect – Nuestras investigaciones muestran que el bienestar de los empleados es fundamental para la productividad. Crear un ambiente que brinde apoyo emocional es de suma importancia para mantenernos sanos, contentos y enfocados. La nueva extensión de mensajes Reflect proporciona a los gerentes, directores y profesores una manera sencilla de comunicarse para saber cómo se sienten sus equipos y estudiantes — ya sea en general o respecto a temas específicos como el balance entre el trabajo y la vida personal, el proceso de un proyecto, las noticias o algún cambio dentro de la organización—. Los administradores de TI podrán instalar la extensión Reflect desde GitHub y luego ponerla a disposición de los empleados en el menú de extensiones de mensajes. Una vez instalada, la extensión ofrece preguntas sugeridas para saber cómo se encuentran los empleados/estudiantes y la capacidad de agregar preguntas personalizadas que los integrantes de los equipos pueden responder a manera de encuesta. Los directores/educadores también pueden optar por que los resultados de la encuesta permanezcan anónimos. La extensión de mensajes Reflect estará disponible en las próximas semanas.

Extensión de mensajes Reflect

Organicen reuniones más incluyentes, participativas y eficaces

Reacciones Live – Las señales no verbales como sonreír o asentir con la cabeza pueden ser difíciles de captar en las reuniones en línea, lo que impide a los presentadores percibir las reacciones del público, o a los participantes en reuniones grandes compartir su opinión sin interrumpir el flujo de la reunión. Pronto, podrán reaccionar durante una reunión con emojis que se mostrarán a todos los participantes. Las reacciones Live es una función compartida con Live Presentations de PowerPoint, que permite al público proporcionar retroalimentación inmediata al presentador. Además, tenemos planeado incorporar PowerPoint Live Presentations en Teams en el futuro, para impulsar aún más la participación del público directo desde Teams.

Reacciones en vivo en Teams

Burbujas de chat – El chat se ha convertido en un espacio ameno para conversar y compartir ideas durante las reuniones, además de ser una alternativa para las personas que desean participar en la reunión sin tener que hablar. Sin embargo, puede ser complicado prestar atención a los videos, presentaciones y chats al mismo tiempo. Por ahora, los usuarios de Teams tienen que abrir de forma manual la ventana del chat para ver la pantalla de conversación; pero pronto, las conversaciones que se envíen durante una reunión en Teams aparecerán en la pantalla de todos los participantes, con lo cual los chats se convertirán en parte integral de la conversación.

Designación del hablante y traducción para subtítulos y transcripciones en tiempo real – Aunque ahora Teams ofrece subtítulos en tiempo real que nos mantienen al tanto de lo que se dice en una reunión, pronto agregaremos designación del hablante para que en los subtítulos se indique quién está hablado. Las transcripciones en tiempo real, disponibles a finales de este año, ofrecen otra manera de mantenerse al corriente de lo que se dice. Después de una reunión, el archivo de la trascripción se guardará de forma automática en la pestaña del chat de esa reunión. También más adelante, proporcionaremos la función de contar con subtítulos en tiempo real en otros idiomas.

Nota: Los comentarios de los participantes que se unan a la reunión desde un dispositivo para sala de conferencia se atribuirán a la sala y no a las personas dentro de la sala.

Subtítulos en tiempo real con designación del hablante en Teams
Subtítulos en tiempo real con designación del hablante
Transcripción en tiempo real con designación del hablante en Teams
Transcripción en tiempo real con designación del hablante

Reuniones interactivas para más de mil participantes – Hay ocasiones en que es importante reunir a un grupo grande de personas para reuniones o clases universitarias. Para conducir una reunión interactiva en la que todos los asistentes puedan conversar, desactivar el modo de silencio y encender su video para colaborar en tiempo real, Teams se amplía para para admitir hasta mil participantes. Sin embargo, a veces es necesario reunir a más personas para ver una presentación o discusión, así que Teams apoyará este tipo de experiencia de reunión para hasta 20 mil participantes.

Actualizaciones a Microsoft Whiteboard – Las herramientas visuales pueden lograr que las reuniones y los ambientes educativos sean más eficaces e incluyentes. Whiteboard en Teams pronto se actualizará con funciones nuevas como: tiempos de carga más rápidos, notas adhesivas, texto y “arrastrar y soltar”. Estas características permiten que los integrantes del equipo que no cuentan con pantallas táctiles o Surface Hub también puedan participar en las sesiones de Teams con pizarrón.

Microsoft Whiteboard

Simplifiquen su trabajo y ahorren tiempo

Aplicación Tareas – La aplicación de Tareas en Teams, disponible a partir de julio, ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como “Asignado a mí” unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil. Agreguen Tareas como pestaña en un canal para obtener la misma experiencia conocida de la pestaña Planner con una nueva vista de las listas.

Aplicación Tareas en Teams

Respuestas sugeridas – Comuniquen su mensaje con solo tocar la pantalla. Las respuestas sugeridas en el chat de Teams utilizan IA asistencial para crear respuestas cortas con base en el contexto del mensaje anterior. De esta manera, cuando alguien les pregunte “¿Tienes tiempo de reunirte hoy?”, podrán responder “¡Desde luego!” sin tener que usar el teclado. Esta función estará disponible a partir de julio.

Respuestas sugeridas en Teams

Cortana en Teams – Cortana, que utiliza IA y Microsoft Graph para ofrecer asistencia por voz, llegará pronto a la aplicación móvil de Teams. Para mantenerse conectados con su equipo incluso si tienen las manos ocupadas, pueden pedirle a Cortana que realice diversas acciones, tales como hacer una llamada, unirse a una reunión, enviar mensajes por chat, compartir archivos, y mucho más. Estas experiencias de asistencia por voz se brindan mediante los servicios empresariales de Cortanaque se adhieren a los compromisos de privacidad, seguridad y cumplimiento de Microsoft 365. Cortana estará disponible en la aplicación móvil de Teams en iOS y Android en las próximas semanas para los usuarios de Microsoft 365 Enterprise en EUA en inglés.

Pantallas Microsoft Teams – Las organizaciones deben permitir a sus empleados adaptar espacios de oficina más eficaces en casa mientras se preparan para regresar a la oficina. Para ayudarlos, presentaremos la pantalla Microsoft Teams, una nueva categoría de dispositivos todo-en-uno que incorporan una pantalla táctil y una experiencia manos libres a través de Cortana. Los usuarios pueden usar lenguaje natural para pedirle a Cortana que los una y presente en una junta, dictarle respuestas en una conversación en Teams y más. Estos dispositivos se integrarán de forma transparente en las PC y ofrecerán acceso sencillo a los archivos, calendario, llamadas, reuniones y conversaciones en Teams. Además, con la desactivación de cámara y el silenciador de micrófono, las conversaciones se mantienen privadas. Lenovo ThinkSmart View será la primera pantalla de Microsoft Teams en comercializarse, mientras que Yealink también será uno de los primeros dispositivos en esta categoría. Las pantallas de Microsoft Teams con Cortana estarán disponibles en EUA a finales del 2020.

Pantallas Microsoft Teams

Experiencias de reuniones sin contacto – A medida que algunas personas comienzan a regresar a sus centros de trabajo, las experiencias de reuniones sin contacto en los espacios compartidos son más importantes que nunca. Hoy, Teams permite a las personas unirse a las reuniones y compartir contenido desde sus propios dispositivos móviles o computadoras personales. Más adelante, habilitaremos estas capacidades también en Surface Hub. Desarrollamos estas funciones con una nueva sala remota en la experiencia móvil de Teams, la cual ofrecerá controles adicionales en las reuniones como la capacidad de unirse o salir de reunión, activar o desactivar el silencio en la sala, ajustar el volumen y encender o apagar las cámaras. También en un futuro próximo, serán habilitados comandos de voz para los dispositivos Microsoft Teams Room, mismos que permitirán a los participantes unirse o salir de una reunión, o sumar a un participante o número telefónico.[1] También lanzaremos la función de transmisión inalámbrica en cualquier dispositivo Teams Room, barra de colaboración o Surface Hub, para así permitir a la gente colaborar en persona en un espacio compartido.

Nota: Los comandos de voz se lanzarán primero para usuarios de Microsoft 365 Enterprise en Estados Unidos. No todos los dispositivos de audio Teams Room contarán con soportarán la asistencia de voz de Cortana.

Sala remota para dispositivos Microsoft Teams

Sala remota para dispositivos Microsoft Teams

 A reserva de que se indique lo contrario, estas funciones estarán disponibles a finales del 2020.

Estos anuncios reflejan nuestra visión sobre el futuro del trabajo, en el que todos pueden contribuir y trabajar mejor; en el que pueden ir y venir de manera fluida entre diferentes experiencias, aplicaciones y dispositivos; en el que la IA ayuda a simplificar las tareas, propone atajos y ahorra tiempo, y en el que la tecnología contribuye al bienestar de las personas.

Desde la primera llamada hasta el lanzamiento del proyecto, y todos los procesos intermedios, Teams es el lugar donde la gente se reúne y trabaja. Colaboraremos con nuestros clientes para continuar reinventando el futuro del trabajo y proporcionar las tecnologías que colocan a las personas en el centro de cada experiencia.