Microsoft trae el envío programado al chat de Teams

Envío programado de equipos para chats diseñados para entregar mensajes cuando los destinatarios están listos para recibir

Todos tenemos demasiadas formas de comunicarnos y vivir en un mundo de pings constantes, bongs y otras indicaciones de mensajes que llegan. En algunos aspectos, los chats de Teams son más exigentes que los correos electrónicos. Los chats son del momento, exigen la atención del destinatario, y pueden llegar en una avalancha de mensajes individuales repletos de emojis, GIF y otros gráficos que llaman la atención. Todo lo cual significa que la introducción de Microsoft del envío programado para los chats de Teams es bienvenida (notificación del centro de mensajes de Microsoft 365 MC427758, publicada el 8 de septiembre).

Según Microsoft, permitir a los usuarios programar chats para su entrega en el futuro ayudará a «construir un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal» al entregar mensajes «durante las horas de trabajo de nuestros compañeros«. Supongo que siempre podemos esperar que las personas verifiquen la hora local de los destinatarios a través de su tarjeta de personas antes de decidir enviar un mensaje.

Microsoft planea implementar la característica a los inquilinos comerciales a fines de septiembre (elemento 88281 de la hoja de ruta de Microsoft 365). GCC y otros inquilinos de alta seguridad recibirán la función más tarde a partir de finales de octubre y finalizará a finales de febrero de 2023.

Envío retrasado con Outlook

El envío programado o retrasado de mensajes no es una idea nueva. Outlook y OWA tienen formas de enviar mensajes en un momento futuro predeterminado. En OWA, seleccione la opción Enviar más tarde en el menú Enviar y seleccione la hora para enviar el mensaje. OWA mantiene el mensaje en la carpeta Borradores del buzón hasta que llega el momento y luego envía el correo electrónico. Los usuarios tienen la opción de modificar el mensaje hasta que OWA lo envíe (Figura 1) para cambiar la hora, agregar nuevo contenido, etc.

OWA Delays sending an email
Figura 1: Retrasos de OWA en el envío de un correo electrónico

Outlook para Windows adopta un enfoque diferente. Los usuarios deben actualizar las opciones de entrega de un mensaje para establecer una hora programada. Outlook luego mantiene el mensaje en la Bandeja de salida hasta que llegue el momento y luego envía el correo electrónico.

Envío programado de equipos

La función de envío programado para chat de Teams está disponible para los clientes de escritorio y móviles y puede ser utilizada por cuentas de inquilinos e invitados. El envío retrasado funciona tanto para chats 1:1 como grupales. El chat retrasado no funciona para los clientes del navegador y no está disponible para las conversaciones del canal.

La implementación del envío programado es fácil de usar. Redacte un mensaje de chat como de costumbre y, a continuación, haga clic con el botón secundario en el botón Enviar para exponer las opciones de programación (Figura 2). A los equipos les gusta sugerir las 8 a.m. de mañana como un buen momento para enviar un mensaje, pero puede elegir cualquier momento con hasta siete días de anticipación.

Teams scheduled send - setting a time to send
Figura 2: Envío programado de equipos: establecer una hora para enviar

Los chats programados esperan a que llegue su momento. Los reconocerá por el banner y el icono estampados en los mensajes (Figura 3). Cuando Teams envía un mensaje programado, vuelve a parecerse a cualquier otro chat.

Teams delayed send message waits for the appointed time
Figura 3: Un mensaje programado de Teams espera la hora designada

Una cosa que noté es que el menú desplegable para el tiempo solo permite a los usuarios seleccionar intervalos de media hora. En otras palabras, puede elegir enviar a las 8 a.m., 8:30 a.m. o 9 a.m., pero no a las 8:35 a.m.

Esto probablemente no importa demasiado, pero sería bueno tener un control más preciso sobre cuándo van los mensajes. No sé por qué Microsoft optó por esta implementación, pero la razón podría no ser más compleja de lo que es más fácil tener un trabajo de temporizador ejecutado en el cliente cada 30 minutos en lugar de verificar los mensajes programados cada minuto.

Sin mensajes urgentes o importantes

Los chats programados no se pueden marcar como urgentes o importantes. Esto es lógico porque cuando marca un mensaje como urgente, Teams notifica al destinatario cada dos minutos durante 20 minutos hasta que lee el mensaje, que es algo opuesto a programar la entrega para un momento futuro. De todos modos, si un mensaje realmente es urgente o importante, ¿por qué lo programarías en una aplicación de chat?

Si marca un mensaje como importante o urgente y, a continuación, intenta programarlo, Teams quita las marcas importantes o urgentes y trata el mensaje como un chat normal.

Reprogramación de chats

Siempre existe la posibilidad de que la gente arruine la programación de un mensaje. Para mí, es seleccionar el momento correcto pero la fecha incorrecta. Afortunadamente, puede editar un mensaje y reprogramarlo para la hora correcta (Figura 4).

Rescheduling a Teams delayed send message
Figura 4: Reprogramación de un mensaje de envío programado de Teams

Programación federada

El chat federado es cuando los usuarios de Teams se comunican con usuarios de otros servicios como skype consumer en chats 1:1. El acceso externo es cuando uno o más participantes de otros inquilinos se unen a un chat. Los mensajes programados funcionan para chats de acceso externo (con usuarios de Teams en otros inquilinos de Microsoft 365). No funcionan para chats federados con usuarios de Skype. Puede programar un mensaje en estos chats, pero no puede editar el mensaje para actualizar su hora de envío, y cuando llega el momento de enviar el chat, Teams tiene problemas (Figura 5).

Problems sending a Teams delayed message to a federated external user
Figura 5: Problemas al enviar un mensaje programado de Teams a un usuario externo federado

El chat programado funciona para los mensajes enviados a los usuarios consumidores de Teams.

Meterse en un lío

Mientras jugaba con chats programados, descubrí lo fácil que es enviar un mensaje que tenía la intención de programar y programar otros mensajes en el momento equivocado. Pasar del modelo actual donde todos los chats van inmediatamente tomará un poco de tiempo para dominar. Al menos, lo hará para mí.

Aprender a usar el chat programado de manera efectiva tiene su lado humorístico. Si no prestas atención, o te distraes con otros acontecimientos durante un chat, podrías terminar como lo hice yo con una mezcla de chats enviados y programados (Figura 6). También observe que puede programar un chat para enviar antes de un mensaje programado previamente.

Teams delayed send messages get in a mess
Figura 6: Los mensajes de envío programados de equipos se meten en un lío

A partir de la captura de pantalla, parece que logré hacer que Teams programara el chat para las 12:23 en lugar de un marcador de media hora; No tengo idea de cómo hice esto, así que vamos a marcarlo como una falla de software (o error del usuario). Los mensajes llegaron debidamente según lo programado y confundieron al destinatario, para mi vergüenza.

Envío programado móvil

La interfaz de usuario de los clientes móviles de Teams es muy diferente a la del cliente de escritorio, por lo que se necesita otro mecanismo para programar un mensaje. En lugar de hacer clic con el botón derecho, presione prolongadamente el botón de envío y, a continuación, seleccione la hora y la fecha para programar el envío (Figura 7).

Scheduling a Teams delayed message on mobile (iOS)
Figura 7: Programación de un mensaje retrasado de Teams en dispositivos móviles (iOS)

Sin control de políticas

Microsoft considera el envío programado como una nueva extensión de las capacidades de chat principales. No hay ninguna configuración disponible en la directiva de mensajería de Teams para habilitar o deshabilitar la capacidad de usar el envío programado, y la característica está disponible para todos los usuarios de forma inmediata. Si no quieres que la gente use el envío programado, ¡no se lo cuentes!

La programación es útil

Agregar la capacidad de enviar chats a una hora programada es una buena mejora. La implementación es sólida y fácil de usar, incluso si a veces me confundí. Una crítica que creo que es justa es que es difícil para los usuarios encontrar que la opción de envío retrasado está disponible porque no existe ninguna indicación de que hacer clic derecho en el botón de envío exponga una funcionalidad adicional.

La aspiración de Microsoft de que esta característica ayude a los usuarios a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal es loable; la única pregunta es si la gente responderá. El tiempo lo dirá.

Cómo analizar a tu competencia a través de las redes sociales

Saca lo mejor de nosotros cuando a nuestros competidores les va bien, y eso sucede tanto en los deportes como en la academia y los negocios. Como emprendedores, no debemos temer a la competencia y mucho menos subestimarla: debemos prestarle mucha atención, analizarla y aprovechar todas las lecciones que nos puede ofrecer.

Pero, ¿cómo obtener información sobre el partido? Una de las herramientas más útiles que tenemos a mano son las redes sociales. Hoy, le diremos cómo usarlos para este propósito.

Antes de continuar, detallaremos qué datos brindan sus competidores que son valiosos para revisar y ajustar su estrategia comercial, lo mismo, tal vez no había considerado hasta ahora:

  • Cuáles son sus productos o servicios “estrella”
  • Cuáles son sus líneas adicionales de ingresos
  • Cuál es el perfil de sus clientes
  • Cómo comunican su propuesta de valor
  • Cómo interactúan con su audiencia objetivo
  • Qué tipo de ofertas y promociones ofrecen
  • Qué tipo de alianzas generan

Por supuesto, el objetivo de esta estrategia no es “espiar” a tus competidores, ni mucho menos copiarlos. La idea es tener claro “qué pasa allá afuera”, tomar las mejores ideas y adaptarlas a tu modelo de negocios. Esto es lo que tienes que hacer para identificarlas.

Paso #1. Identifica a tu verdadera competencia

Tus verdaderos competidores a veces no son tan obvios. Por un lado, están tus competidores directos: aquellos que venden lo mismo y tienen características similares a las tuyas. Luego están los competidores indirectos: aquellos que compiten en un mismo espacio físico o digital por la atención de clientes potenciales (por ejemplo, en una librería o en el anaquel de un supermercado).

Primero, enumere a sus tres competidores directos y tres competidores indirectos para seguir en las redes sociales. Identifique a sus verdaderos competidores buscando hashtags o creando un perfil para seguir a sus competidores y poder ver qué anuncios o sugerencias de contenido aparecen en el mismo producto o servicio.

Paso #2. Define qué datos analizarás

Para que esta estrategia resulte efectiva es fundamental concentrarte en los datos que realmente te servirán para potenciar tu ventaja competitiva. El mejor filtro es identificar primero cuáles son los puntos más débiles de tu negocio; por ejemplo, las ventas por Internet, el servicio al cliente o el número de interacciones con los seguidores de la marca en redes sociales.

Una vez que sepas qué quieres investigar, crea una planilla para dar seguimiento al tipo de publicaciones de tus competidores sobre esos temas como la “cantidad de tutoriales publicados por mes”, la “rapidez en las respuestas a preguntas, quejas u otros comentarios” o la “periodicidad de ofertas y promociones”. Ve más allá del tipo de contenido que publican tus competidores, no te quedes solamente con información relacionada con el marketing digital.

Paso #3. Utiliza una plataforma de administración y monitoreo de redes

Mirar los perfiles de tus competidores no será suficiente para conseguir toda la información necesaria. Pero también es cierto que en tu negocio son muchas las tareas que debes realizar; por lo tanto, no puedes pasar horas y horas navegando por Internet. La solución está en el uso de plataformas de administración de redes sociales que incluyan funciones de análisis de otros perfiles. Entre las más recomendadas están:

  • Sprout Social

Esta herramienta es ideal para comparar el desempeño de tu marca con el de sus principales competidores en Facebook y en Instagram, a través de la interpretación de datos como el crecimiento de seguidores por día, el engagement en general y por publicación, así como de los hashtags más populares.

  • Kompyte

Esta app permite mantenerse al tanto de cada actualización o cambio realizados en otras cuentas en Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y YouTube, así como medir el impacto de cada perfil a través de indicadores de desempeño (KPIs), como el número de comentarios, de compartidos o de menciones.

  • Rival IQ

Considerada como una de las mejores herramientas para realizar auditorías en redes sociales al ofrecer datos muy específicos, como la actividad orgánica y pagada de una cuenta o el posicionamiento de una marca en buscadores a través de las palabras clave (keywords) más buscadas.

Una vez que hayas recopilado toda la información útil sobre tu competencia, analízala y define qué ajustes tienes que implementar en tu estrategia actual de comunicación, de ventas y de atención al cliente; o bien, qué nuevas ideas quieres materializar. Por supuesto, no dejes de valorar aquello que en tu empresa se está haciendo mejor ni de compartir esas buenas noticias a tu equipo de colaboradores.

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Acciones preventivas para un ambiente laboral saludable en “nueva normalidad”

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 La pandemia provocada por el COVID-19 afectó negativamente el ambiente laboral, dando lugar a que los empresarios aplicaran medidas preventivas en su centro de trabajo, por los sentimientos de desconfianza e inseguridad en los colaboradores ante el temor de contagiarse por dicho virus.

A medida que regresamos a esta «nueva normalidad» es menester aplicar ciertas acciones para cuidar la salud de los subordinados tanto física, social y emocionalmente; por ello, en el curso CLIMSS “Bienestar psicosocial en el ambiente laboral y nueva normalidad” se sugiere implementar las siguientes gestiones de prevención para avalar la seguridad en el centro de trabajo:

  • respetar los derechos de los trabajadores de efectuar sus servicios en condiciones que aseguren su vida y salud
  • brindar información y capacitación oportuna sobre signos y síntomas del COVID-19 y medidas de prevención, se sugiere la lectura: Cómo prevenir y vigilar brotes de COVID-19 en el centro laboral
  • identificar al personal de mayor vulnerabilidad
  • mostrar flexibilidad para las personas con familiares con alto riesgo de contagio
  • promoción de la salud mediante difusión de medidas como: lavarse las manos, no escupir, no tocarse la cara, limpiar superficies de uso común y ventilar los espacios
  • establecer filtros al ingreso de los colaboradores al trabajo como la toma de temperatura y entrega de equipo de protección personal
  • disminuir la frecuencia y encuentros entre el personal
  • adecuar espacios de trabajo
  • resguardar en casa del personal con síntomas respiratorios, solicitando generen su incapacidad respectiva, y
  • aislar al asegurado que confirme el contagio de COVID-19 o que hubiese mantenido contacto con alguna persona con síntomas o ya enferma, se sugiere la lectura: ¿Qué es un contacto de trabajo COVID-19?

Cabe recordar que un lugar de trabajo seguro fomenta la confianza en el colaborador, favoreciendo su bienestar y compromiso, con lo cual se generará una mayor productividad dentro de la empresa.

7 diferencias entre almacenar archivos y trabajar en la nube

Todos oímos hablar de la nube y las ventajas que ofrece para mejorar la administración y la operación del negocio. Por ejemplo, el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar, o el ahorro en los costos de infraestructura y mantenimiento de la tecnología. ¿Pero qué tanto sabemos de esta herramienta? ¿Entendemos, por ejemplo, la diferencia entre almacenar y gestionar archivos en la nube?

Que tengas esta información es fundamental para que puedas tomar mejores decisiones al momento de adquirir el software que tu empresa necesita para escalar. Y de alinear sus necesidades actuales con las herramientas más adecuadas que están disponibles en el mercado.

Por eso hoy vamos a contarte cuáles son las siete diferencias más importantes entre almacenar archivos y trabajar en la nube. Vamos a empezar por clarificar qué significa almacenar a través del cloud computing y qué le aporta esta función al negocio

Almacenar archivos en la nube

Almacenar en la nube significa cargar documentos y todo tipo de archivos digitales a través de una plataforma que funciona en un servidor externo. Esto significa que la información ya no está alojada solamente en los discos duros de la computadora de la empresa, y en un servidor propio.

Es el caso por ejemplo de servicios como Dropbox, WeTransfer y Google Drive, que cuentan con versiones gratuitas y premium. Entre sus principales ventajas, debemos mencionar:

  • Que si tenemos que acceder a un archivo, ya no tenemos que estar necesariamente en la oficina, o debemos guardar una copia en un USB o disco duro.
  • Que la compañía puede generar ahorros significativos en hardware y software.
  • Que también se pueden lograr ahorros importantes en el mantenimiento técnico.
  • Que la información está protegida ante problemas de conexión de las computadoras y laptops utilizadas por los empleados, o de virus y ataques cibernéticos.
  • Que el espacio de almacenamiento puede crecer de manera escalonada, según las necesidades de la empresa y su ritmo de crecimiento.

Gestionar archivos en la nube

Trabajar en la nube es otra cosa. Significa, por ejemplo, editar documentos a través de una aplicación, compartirlos con otros miembros del equipo y llevar un registro de los avances de un proyecto. Para eso, se necesitan aplicaciones que no solo permitan subir archivos a la nube, sino gestionarlos de manera fácil y sobre todo segura.

Vamos a ver un ejemplo concreto y sencillo: un sistema de administración empresarial que permita, por ejemplo, facturar y manejar el stock desde la nube. Este tipo de herramientas no solo genera más orden en la operación, sino también más control y seguridad. Sobre todo cuando se trata de documentos sensibles, como el estado de resultados del negocio o un acta constitutiva.

Para que esto te quede un poco más claro, vamos a describir entonces cuáles son las siete cosas que una plataforma de gestión documental en la nube sí puede hacer, a diferencia de aquellas que solo sirven para almacenar.

  1. Permite establecer quiénes son los usuarios que pueden acceder a la plataforma.
  2. Permite definir los límites que tienen esos usuarios para acceder a los archivos, modificarlos y compartirlos.
  3. Permite realizar búsquedas más específicas de documentación, por ejemplo por tipos de contenidos o autor.
  4. Permite bloquear acciones que pueden causar conflictos en los procesos de trabajo, como hacer cambios en el archivo de otro director de área sin su autorización, o eliminar un documento.
  5. Permite dar seguimiento y realizar informes sobre los avances de un proyecto, o quiénes compartieron un documento y con quién. Esto es sumamente importante cuando se trata de información confidencial.
  6. Permite generar de manera automática copias de seguridad.
  7. Permite alcanzar una mayor productividad en los procesos de trabajo colaborativo y a distancia, sobre todo cuando se trata de plataformas que incluyen funciones de mensajería, como Slack.

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‎Los 7 hábitos de los empleados altamente resilientes‎

‎Este post es enviado por Alanna Fincke y Linda Natansohn de Kronos socio meQuilibrium.‎‎ ‎‎Ayudan a las organizaciones a tener más éxito mediante el desarrollo de empleados resilientes. Además de este artículo, puedes aprender más sobre su enfoque en este‎‎ podcast que hice con su CEO‎‎ Jan Bruce hace unos meses.‎

‎Sus empleados ‎‎son‎‎ su negocio. Saludan y sirven a sus clientes, abren y cierran la tienda, manejan el dinero, construyen sus productos, trabajan junto a usted para hacer crecer el negocio. Cada noche se van, y cada mañana esperas que vuelvan.‎

‎Tienes que asegurarte de que tus empleados estén contentos. De lo contrario, buscarán en otro lugar, llamarán a enfermos con más frecuencia. Entonces, ¿cuáles son los motivadores impulsores para que los empleados llamen o cambien de trabajo, y qué puede hacer para reducir la ausencia y la rotación? ‎

‎El agotamiento,‎‎la depresión y la ansiedad, la desconexión, el ausentismo y la rotación están en máximos históricos. ¿por qué? Porque vivimos en una era de rápida transformación e incertidumbre. En el mundo, en el trabajo, en nuestras vidas domésticas. Y es difícil para nosotros. También es difícil para las organizaciones, golpear directamente los KPI y el resultado final. Para una empresa de 10.000 empleados, los costos se acercan a los 70 millones de dólares al año.‎

‎Entonces, ¿qué hacemos como humanos y como organizaciones?‎

‎Si bien no podemos cambiar el mundo que nos rodea, ‎‎podemos‎‎ cambiar la forma en que respondemos, nos adaptamos y nos armamos para abordar desafíos y contratiempos y aparecer en la vida.‎

‎Esta capacidad se denomina ‎‎resiliencia.‎‎ Y es una capacidad clave necesaria no solo para sobrevivir, sino para prosperar en el mundo en el que vivimos hoy en día. La resiliencia se define como la capacidad de recuperarse del desafío, recuperarse del estrés y avanzar y prosperar. No solo llega a la causa raíz detrás de los problemas de las personas grandes, como la ausencia y la rotación, sino que también puede evitar que sucedan en primer lugar. Una encuesta de Harvard Business Review de 2016 identificó la capacidad de adaptación como ‎‎la habilidad más importante‎‎ para las empresas que se someten a una transformación digital, más importante que el conocimiento técnico, las habilidades de comunicación o incluso la resolución de problemas centrada en el cliente.‎

‎La ciencia es clara: las personas resilientes no tienen más suerte: construyen habilidades cognitivas y conductuales que las mantienen a flote mientras que otras pueden hundirse. Lo mejor de todo es que la resiliencia se puede aprender y la solución basada en la nube de meQuilibrium ofrece esto a escala. A continuación se presentan los siete factores probados de resiliencia:‎

‎1. Regulación de emociones:‎‎ La capacidad de controlar las emociones y mantener la calma bajo la adversidad. Es fácil entender cómo las habilidades de la regulación de emociones pueden ser esenciales para las personas que se enfrentan a los clientes todo el día y cómo eso afecta a Net Promoter Score y otras medidas de satisfacción del cliente. ‎

‎2. Control de impulsos:‎‎ La capacidad de moderar tu comportamiento cuando estás experimentando desafíos para que no quemes puentes. ¿Alguna vez presionó «enviar» en un momento de ira en un correo electrónico del que se arrepintió de inmediato?‎

‎3. Análisis causal:‎‎ Ser capaz de ver todas las causas de un problema en particular y averiguar lo que puedes controlar y lo que no, para que puedas canalizar energía hacia lo que puedes cambiar y perdonar lo que no puedes. ‎

‎4. Autoeficacia:‎‎ Una creencia en ti mismo de que eres competente y confiable. O la creencia de que se pueden resolver problemas y tener éxito. Esto es crítico y tan esencial, ya que afecta la forma en que las personas abordan el cambio y los contratiempos, o no, y piden ayuda cuando es necesario.‎

‎5. Optimismo realista:‎‎ La capacidad de ser optimista en la medida en que su realidad lo permita sin quedar ciego. Los empleados con esta habilidad equilibran la capacidad de ver la oportunidad mientras evalúan de manera realista lo que podría salir mal o disuadir el éxito.‎

‎6. Empatía:‎‎ Entender lo que motiva a otras personas, lo que piensan y sienten, y ser capaz de ponerse en sus zapatos. Es fundamental especialmente para los líderes y gerentes que necesitan construir una cultura de confianza.‎

‎7. Llegar:‎‎ Una voluntad y capacidad para asumir nuevas oportunidades incluso frente al cambio o la adversidad. Eso es agilidad y adaptabilidad en su núcleo. ‎

¿Trabajo híbrido o remoto? Estas 2 actividades basadas en datos le ayudarán a decidir

‎Muchas empresas están basando su estrategia de trabajo ‎‎híbrido‎‎ o ‎‎remoto‎‎ en el instinto. Sin embargo, es peligroso dejar que tus intuiciones o, peor aún, tus prejuicios impulsen tu estrategia. Las empresas que prosperarán a medida que hagan la transición a nuevos modelos híbridos y de trabajo remoto adoptarán un enfoque basado en datos. Como líder, aquí le indicamos cómo usar los datos, no su instinto, para tomar decisiones importantes sobre su estrategia de trabajo remoto o híbrido en el futuro.‎

‎1. Realizar un análisis de la red organizacional ‎

‎Una de las preguntas más comunes que me hacen los ejecutivos es: «¿Cómo debo medir la efectividad de mi estrategia de trabajo híbrido o remoto?» La mayoría de los ejecutivos se dan cuenta de que necesitan establecer métricas en torno a los resultados del trabajo, especialmente las métricas basadas en la productividad. Pero la mayoría no está pensando en, o priorizando, métricas basadas en equipos como la colaboración y la cohesión del equipo, métricas que sabemos por décadas de investigación son críticas para el éxito. ‎

‎Es un poco sorprendente que muchos ejecutivos no estén invirtiendo en medir métricas basadas en equipos como la colaboración y la cohesión del equipo. ‎‎La investigación‎‎ de Microsoft ha demostrado que, con el cambio al trabajo remoto, las empresas se han vuelto más silo. Cuando los líderes no son intencionales a la hora de medir la colaboración y la cohesión del equipo, rápidamente surgen silos dañinos.‎

‎La realización de un análisis de red organizacional (ONA) es clave para medir qué tan bien sus equipos están trabajando juntos. Los ONA pueden permitirle responder preguntas críticas sobre cómo su estrategia de trabajo remoto, híbrido o en la oficina está afectando a sus equipos: ‎

  • ‎¿Qué nivel de hybrididad es ideal para mantener altos niveles de cultura de equipo? ‎
  • ‎¿Quiénes son los súper conectores que más importan para la cohesión del equipo? ‎PUBLICIDAD
  • ‎¿Quiénes son los cuellos de botella que están inhibiendo la colaboración en equipo saludable, y están trabajando en el sitio o desde otra ubicación? ‎

‎2. Entienda el gráfico de trabajo de su empresa‎

‎La realización de una ONA puede mover las aguas para ayudarle a adoptar un enfoque basado en datos para desarrollar su estrategia híbrida. Pero no es suficiente. En esta nueva era de trabajo, los líderes están reconociendo el valor de construir y monitorear el «gráfico de trabajo» de su empresa. En Asana, donde trabajo, hemos pasado mucho tiempo desarrollando un modelo de gráfico de trabajo que conecta la siguiente información a menudo en silos:‎

  • ‎Las unidades de trabajo,‎‎ como las tareas individuales y las ideas en las que trabajan los empleados. ‎
  • ‎Información sobre ese trabajo,‎‎ como conversaciones y archivos relevantes, así como cómo se conecta esa información a cada unidad de trabajo. ‎
  • ‎Las personas involucradas con el trabajo,‎‎ incluyendo quién es responsable de qué y qué personas necesitan mantenerse al tanto. ‎

‎A diferencia de una red social que comienza con las personas como los nodos críticos en la red, un gráfico de trabajo comienza con unidades de trabajo –tareas, ideas, proyectos, objetivos, OKRs– como los nodos críticos.‎

‎Comprender el gráfico de trabajo de su empresa es fundamental para poder desarrollar una estrategia de trabajo híbrido o remoto. La mayoría de las empresas con las que hablo y aconsejo, sin importar cuán bien intencionadas sean, sufren de trabajo crítico y expansión de herramientas: la información vive en varias plataformas y estas plataformas no están conectadas. ‎

‎El resultado es una falta de claridad. Además, los empleados sufren de duplicación del trabajo y pasan demasiado tiempo en el «trabajo sobre el trabajo», buscando información y rastreando el estado del trabajo. Como regla general, cuanto más expansión de herramientas tenga, más cauteloso debe ser sobre la adopción de un modelo de trabajo híbrido o remoto porque el aumento de la distancia física entre sus empleados puede perpetuar la expansión. ‎

‎Comprender el gráfico de trabajo de su empresa ayuda a resolver estos problemas comunes en el lugar de trabajo, lo que le permite responder a preguntas como: ‎

  • ‎¿Cuál es el estado del Proyecto X y cuáles son las dependencias críticas en juego?‎
  • ‎¿Qué se cubrió en la reunión sobre el presupuesto, cuáles fueron los temas de acción de seguimiento y dónde se está haciendo un seguimiento de ellos?‎
  • ‎¿Quién es responsable de establecer las metas de esta iniciativa y cómo se conectan estas metas con el trabajo en curso actual? ‎

‎Adoptar una perspectiva basada en datos ‎

‎Vivimos en un mundo laboral basado en datos. Como líder, debe aprovechar los datos a su disposición. Su intuición no debe impulsar sus decisiones de estrategia de trabajo híbrido o remoto. Adopte un enfoque basado en datos. Al comprender la red y el gráfico de trabajo de su organización, puede tomar decisiones informadas sobre su estrategia y corregir el curso de manera efectiva y rápida a lo largo del tiempo. ‎

5 HERRAMIENTAS DIGITALES QUE ESTÁN TRANSFORMANDO A LOS DESPACHOS CONTABLES

5 herramientas digitales que están transformando a los despachos contables

Conoce las herramientas que necesita tu despacho contable para cumplir en tiempo y forma con tus clientes y con las obligaciones fiscales vigentes. 

El mayor acceso a Internet, así como la digitalización y automatización de procesos, están transformando de manera acelerada la forma de registrar las transacciones de las empresas, uno de los principales aliados para el éxito de un emprendedor. Lo que antes se calculaba a mano y se registraba en papel, hoy puede realizarse con solo pulsar algunas teclas, y en cuestión de minutos se tiene lista, por ejemplo, la facturación, el pago de la nómina o el pago de impuestos.

Las herramientas digitales no solo permiten ahorrar tiempo, o llevar un registro exacto de la información en tiempo real. También permiten generar reportes financieros valiosos y útiles, y eso convierte al contador en un aliado importante para la mejor toma de decisiones estratégicas. Su rol ya no se limita a controlar los ingresos y los gastos, o a encargarse del pago de los impuestos, por lo tanto se ha vuelto un asesor de negocios.

Así que en esta ocasión queremos contarte cuáles son las herramientas digitales que están transformando el día a día de la operación de un despacho contable y que deberías tener en cuenta al momento de contratar este tipo de servicios, o si eres Contador que quiere convertirse en su propio jefe.

#1 Las plataformas de facturación electrónica

Si bien el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ofrece una herramienta gratuita para poder generar facturas desde su portal, es mejor no depender de una plataforma de gobierno. A cambio del pago de un número determinado de folios, o de una iguala mensual, hoy los despachos contables pueden generar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) de sus clientes personalizados, enviar recordatorios de cobros vencidos y llevar un mejor control de pagos y saldos pendientes. Es importante que estas herramientas se mantengan actualizadas de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes, y que permitan generar complementos fiscales como los de pagos, retención o carta porte entre otros.

#2 Los Sistemas de Contabilidad Electrónica

El llamado “brazo derecho del contador” procesa, integra y mantiene actualizada toda la información contable y fiscal de una empresa. Con una buena herramienta tecnológica, tu contador podrá cumplir fácilmente con las disposiciones fiscales relativas al envío de la Contabilidad Electrónica y garantizar la seguridad de toda la información de tu negocio. Otro punto importante a tener en cuenta es que hoy los mejores sistemas de contabilidad permiten identificar en automático a las Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS) y validar su situación fiscal y así evitar que tu empresa pueda meterse en problemas por presentar facturas falsas entregadas por un proveedor. En el siguiente video puedes ver el caso de éxito de JAR Consultores Fiscal y Contable, un estudio contable que gracias a esta novedosa función pudo consolidar la credibilidad y confianza de su marca entre sus clientes.data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAAAAACH5BAEKAAEALAAAAAABAAEAAAICTAEAOw==

#3 Los sistemas de nómina

Estas plataformas digitales permiten realizar en minutos el cálculo exacto de las percepciones y deducciones de los trabajadores, de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes. Es decir, sueldos, horas extra, vacaciones y aguinaldos, fondo de ahorro, retenciones de impuestos, aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y otras contribuciones relacionadas con la nómina.

Además, y esta es una ventaja que no siempre tomamos en cuenta, las mejores herramientas de este tipo son útiles para una mejor administración del capital humano, ya que permiten realizar un control móvil de la asistencia y manejar un expediente por cada trabajador, con datos como los cambios de puesto o departamento, o capacitaciones.

#4. La banca electrónica

Los trámites bancarios que antes podían tomar toda una mañana, hoy pueden realizarse en pocos minutos desde una computadora o una aplicación en el celular. Y esto ha vuelto mucho más eficiente el trabajo de los despachos contables, que muchas veces se encargan de realizar los pagos referenciados del SAT, las aportaciones al IMSS, e incluso de la nómina de los empleados. En México, hay una gran oferta en cuanto al nivel de servicios, funciones y costo por mes de la banca electrónica, por lo que los contadores cuentan con una gran ventaja a la hora de elegir un proveedor.

#5. La nube

La disponibilidad e inmediatez de la información que dan los sistemas en la nube permite a los contadores acceder a la información de sus clientes desde cualquier lugar y durante las 24 horas del díaactualizar datos en tiempo real y conectar a todas las sucursales y colaboradores de un negocio a distancia. Una de las novedades más importantes del mercado en cloud computing son los sistemas de administración empresarial en la nube, que integran las plataformas de facturación, nómina y contabilidad para llevar un control más eficiente y seguro en la administración de la empresa.

5 ajustes ante una sobrecarga de información en nube

Durante el último año, los negocios que todavía no habían migrado a la nube tuvieron que hacerlo de manera forzosa, debido a la necesidad de que su personal, o al menos una parte de él, trabajara desde casa.

Bombilla De Luz Transparente Colocada En La Pizarra

Ese proceso, que al principio fue complicado, terminó siendo beneficioso, ya que demostró a los emprendedores y empresarios las ventajas del cloud computing. Por ejemplo para poder acceder a información en cualquier momento y desde cualquier lugar, o para mantener conectados a los integrantes de un proyecto.

Pero si hablamos de complicaciones, una de ellas fue la falta de orden y estrategia en la transición, lo que provocó en muchas empresas una sobrecarga de datos en la nube. Por ejemplo, porque en algunos negocios hay más aplicaciones en uso de las que realmente se necesitan, porque hay información duplicada, o incluso porque los empleados descargaron herramientas o contenidos sin autorización del departamento de Sistemas.

El problema con la sobrecarga de la nube es que no solo puede significar más costos (por ejemplo, en la suscripción a un servicio de almacenamiento), sino que también reduce la eficiencia en el intercambio de información y en la productividad de la operación. Si ya estás enfrentando algunas de estas dificultades, es el momento de hacer los ajustes necesarios. Y aquí te contamos cuáles son.

Paso #1. Haz una radiografía de todas las apps que están en uso en la empresa

Pide al departamento de IT que revise qué plataformas fueron descargadas en la nube de la empresa, qué espacio ocupan, si fueron autorizadas por la empresa o no, y cuál es el uso que se les da. Si esta situación se descontrola, no solo puede afectar el presupuesto, sino la productividad del equipo y la seguridad de la información.

Paso #2. Elimina todas las plataformas que no fueron autorizadas

Luego, hay que proceder a liberar espacio de almacenamiento en la nube, y descartar aquellas aplicaciones a las que los empleados acceden para su uso personal. Aunque no es obligatorio, es mejor informar al equipo estas medidas con anticipación, para mantener el buen clima laboral pero principalmente para que entiendan la importancia de no volver a caer en estas prácticas.

Paso #3. Define qué herramientas se van a usar

En conjunto con el responsable del área de Sistemas y de los directores de cada departamento, luego hay que definir cuáles van a ser las plataformas que se van a utilizar para la administración y operación de la empresa. La idea es mantener las que funcionan bien, y buscar nuevas opciones para aquellas que no están dando los mejores resultados. Por ejemplo, se podría optar por Zoom para video-conferencias, Skype para llamadas, Trello para la administración de proyectos y WeTransfer para el intercambio de archivos.

Paso #4. Busca opciones de plataformas integradas

Ten en cuenta que, para determinadas áreas de la empresa que utilizan información sensible, puede ser problemático usar apps con diferentes interfases, mecanismos de acceso, y passwords de seguridad. Una de ellas es Administración y Contabilidad, o Finanzas, y la novedad es que hoy pueden contar con sistemas integrados en la nube, que permiten realizar operaciones, acceder a información en tiempo real y tener todas las ventajas de la movilidad con la seguridad necesaria, y a un precio accesible.

Paso #5. Reorganiza la información

Por último, cuando ya cuentes con la estructura tecnológica que necesita la empresa, hay que ordenar la información, migrarla a las nuevas aplicaciones que se van a utilizar, y borrar los contenidos (por ejemplo, las bases de datos) que están duplicados y ocupando espacio valioso en la nube. Este debe ser un proceso ordenado y con un responsable a cargo, para evitar la pérdida de datos valiosos o incluso el robo de información.

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¿HOME OFFICE U OFICINAS? EL FUTURO DEL TRABAJO EN ERA POSTCOVID?

El trabajo remoto llegó para quedarse, pero ¿el home office significa la muerte de las oficinas?

Luis Sánchez, managing director en Cushman & Wakefield México, explica que en la nueva normalidad, las oficinas no desparecerán, seguirán siendo necesarias y sólo evolucionarán adaptándose a las nuevas necesidades y creando un modelo híbrido; trabajo desde casa y en oficinas.

“Se trata de optimizar el esquema de home office de forma inteligente y definir quién en la organización es candidato para hacerlo, cómo implementarlo y por cuánto tiempo. Esto permitirá que la oficina sea un híbrido”, afirmó Sánchez durante el webinar La evolución de las oficinas y los impactos en la cultura organizacional.

Explicó que las oficinas tienen cuatro razones de existir, por lo que es imposible que se eliminen por completo. Su primer propósito es la gestión, dirección y control, pues si no existiera una oficina o corporativo, “se podría caer en una anarquía” y perder identidad, así como el control de la organización.

El segundo objetivo es que permite aumentar la productividad y aprender de una mejor forma porque se tiene la comunicación cara a cara con los líderes y coaches. Aunque en línea es posible, no suele tener el mismo impacto que personalmente.

La tercera razón de existir es que ofrece el espacio ideal para trabajar, incluye todos los artículos a utilizar, tecnología e infraestructura cómoda y segura, algo que en casa a veces no se tiene. Asimismo se convierte en una sede centralizada donde se gestiona toda la administración y control de operaciones.

Finalmente, está la cultura que se genera, donde el contacto con los demás es mejor y permite desarrollar mejores estrategias y sinergias. Así se tienen ambientes productivos y amigables.

“Se necesitará un lugar dónde compartir esas experiencias. Por eso, se debe tener infraestructura amigable que brinde bienestar”.

Nueva cultura

Ante la nueva normalidad que vivimos es primordial que las empresas readapten su cultura en relación al trabajo remoto y el uso de oficinas, además de diseñar estrategias para elegir nuevas sedes.

Sánchez resaltó que primero, se debe valorar el teletrabajo. Laborar en casa tiene dos vertientes: aumentar la productividad y ser más efectivo o generar problemas como el síndrome de burnout o tener resultados negativos en las metas. En este sentido, hay que conocer en qué casos es mejor el home office o el trabajo en la oficina, o también dar la posibilidad de trabajar desde otros lugares, no sólo en casa.

En relación a la cultura organizacional, ésta debe enfocarse en lograr que a pesar de la distancia o de ir pocas veces a las oficinas, el empleado se siga sintiendo identificado con la empresa, ya que esto aumentará su compromiso y productividad.

A pesar de que 53% de los empleados se siente bien trabajando en casa, 36% dijo que se diluyó su posibilidad de ser capacitado, aprender y tener un líder que lo guiara en sus funciones de trabajo, por lo que las reuniones y capacitaciones no deben parar, resaltó Sánchez.

Para elegir la mejor sede de oficinas, se debe elegir una ubicación céntrica, con acceso a transporte público, amenidades, transportes alternativos (bicicletas, scooters, patines, entre otros), y tener todo a la mano.

Mayor talento

Tener estos cambios no sólo se reflejará en ahorro de costos, también en el bienestar de los colaboradores y la atracción de nuevo talento.

Ricardo M. Gutiérrez, director de facilities & property management en México y Centroamérica, explicó que actualmente 50% de los empleados está buscando trabajo y sólo 32% seguirá en la empresa, lo que puede revertirse con el rediseño cultural y un modelo híbrido de oficinas.

Si a esto se suma la compensación y buena ubicación, las personas determinarán en qué lugar trabajar, agregó África Rubio, directora de sustentabilidad y gestión del cambio en México y Centroamérica.

<p value="<amp-fit-text layout="fixed-height" min-font-size="6" max-font-size="72" height="80">“Los empleados están evaluando el ambiente de trabajo para tener un adecuado balance entre la vida laboral y personal. El trabajo remoto y los horarios flexibles son aspectos muy valorados. Lo importante es generar un plan que aumente el compromiso y uno de<strong> comunicación adecuado para cualquier modalidad”</strong>. #Subetealanube“Los empleados están evaluando el ambiente de trabajo para tener un adecuado balance entre la vida laboral y personal. El trabajo remoto y los horarios flexibles son aspectos muy valorados. Lo importante es generar un plan que aumente el compromiso y uno de comunicación adecuado para cualquier modalidad”. #Subetealanube

Productividad Personal

La productividad es personal.

 

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Quiénes somos como seres humanos influyen profundamente en la productividad como un proceso y un resultado. Nuestros valores y creencias, las necesidades de nuestras familias, nuestras personalidades y preferencias, cuán energizados o desinflados nos sentimos al ver nuestros Calendarios o To Dos , estas son facetas clave de la productividad.

Y debido a que nadie conoce sus circunstancias externas o estado emocional interno mejor que usted, el logro tiene que suceder en sus términos para ser sostenible. Esto es quizás más cierto que nunca porque, para muchos, 2020 se tragó por toda la proverbial división de trabajo/vida. Comprender esto nos impulsa a crear experiencias de Microsoft 365 que respaldan nuestras vidas en toda su complejidad única.

También estamos creando experiencias que reconocen el ecosistema más amplio en el que vive Microsoft 365. A medida que el mundo se despierta ante la injusticia racial, la brecha económica entre los trabajadores «esenciales» y «no esenciales» y el costo a largo plazo de una brecha de aprendizaje digital, estamos diseñando intencional y éticamente espacios digitales para apoyar una diversidad de experiencias vividas.

Como fabricantes de productos, vamos donde la necesidad humana nos lleva y nos esforzamos por navegar por el nexo de las necesidades atemporales y las realidades actuales. Hace tres años, lanzamos Microsoft 365 y comenzamos a repensar holísticamente cómo nuestros productos podían trabajar juntos como un conjunto inteligente y conectado de servicios. Implementamos diseños flexibles y con el tiempo evolucionamos nuestro ecosistema para facilitar no sólo el trabajo moderno, sino la vida moderna.

Ese ecosistema desacopla cada vez más las capacidades de las aplicaciones de las propias aplicaciones, lo que le permite usar la funcionalidad gratuita cuando, sin embargo, y donde la necesite. El abrazo de las nuevas generaciones a los dispositivos móviles por su facilidad, simplicidad y alegría nos ha inspirado a crear experiencias multiplataforma de Microsoft 365 que se escalan con elegancia y se sienten naturales para cualquier dispositivo que elija.

Hoy en día, el futuro de Microsoft 365 combina nuestra trayectoria planificada con cambios en tiempo real basados en las notables complejidades que 2020 cayó a los pies del mundo. Centramos nuestros esfuerzos en torno a cuatro pilares clave de la experiencia, y el trabajo que leerá a continuación es en sí mismo un híbrido. Mientras que algunos de estos cambios se implementarán dentro de uno o dos años, otros son todavía muy exploratorios.

 

Diseño para el enfoque

La mayoría de nosotros somos visceralmente conscientes del desafío moderno de encontrar el enfoque en medio de un mar de distracciones. Externamente, las notificaciones aparecen o su nuevo compañero de trabajo (también conocido como su hijo) busca su atención. Internamente, revisamos las redes sociales en piloto automático o nuestras mentes se alejan de las tareas porque, bueno, somos humanos.

Para reducir el estrés y la ansiedad que crean las distracciones, nos preguntamos como fabricantes de productos cómo podemos lanzar menos  tareas a su manera o reducir el número de notificaciones. ¿Cómo podemos ayudarle a sentirse bien al tomar un descanso del trabajo para que pueda regresar con una capacidad renovada de concentrarse? ¿Qué objetos visuales extraños podemos eliminar para que tu contenido, no la interfaz de usuario, se convierta en el único foco?

Hemos estado en un viaje de diseño de varios años para crear experiencias más enfocadas e inmersivas, desde la cinta de una sola línea,hasta el modo oscuro,pasando por Fluent. La próxima oleada de cambios de experiencia de usuario de Microsoft 365 irá aún más lejos al desvanecer los colores de marca de los encabezados de la aplicación y explorar el comando adaptable. Una cinta flexible que revela progresivamente comandos contextualmente relevantes en el momento justo donde los necesita.

Avanzaremos aún más nuestra búsqueda sin interrupciones y entre suites para llevar información relevante a su alcance, y una gran cantidad de experiencias próximas aprovecharán los marcos de fluidos. Microsoft 365 llevará el poder de Office a donde quiera que estés, lo que garantiza que no tendrás que interrumpir el proceso creativo para abrir una herramienta diferente.

A lo largo de todo, estamos fundando todo lo que construimos en una profunda investigación sobre los matices de la atención. A menudo se nos presenta una falsa dicotomía —ya sea enfocado y en flujo o distraído e improductivo— pero recorremos un amplio espectro de atención mientras logramos nuestros objetivos. Algunos momentos requieren una concentración prolongada y sostenida. Otros, como muchos escenarios móviles,son óptimos para la microtarea. Al diseñar para varios estados cognitivos, las experiencias enfocadas en todo el ecosistema de Microsoft 365 minimizan las distracciones externas, disminuyen las interrupciones automáticas y el flujo de inicio.

 

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