7 diferencias entre almacenar archivos y trabajar en la nube

Todos oímos hablar de la nube y las ventajas que ofrece para mejorar la administración y la operación del negocio. Por ejemplo, el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar, o el ahorro en los costos de infraestructura y mantenimiento de la tecnología. ¿Pero qué tanto sabemos de esta herramienta? ¿Entendemos, por ejemplo, la diferencia entre almacenar y gestionar archivos en la nube?

Que tengas esta información es fundamental para que puedas tomar mejores decisiones al momento de adquirir el software que tu empresa necesita para escalar. Y de alinear sus necesidades actuales con las herramientas más adecuadas que están disponibles en el mercado.

Por eso hoy vamos a contarte cuáles son las siete diferencias más importantes entre almacenar archivos y trabajar en la nube. Vamos a empezar por clarificar qué significa almacenar a través del cloud computing y qué le aporta esta función al negocio

Almacenar archivos en la nube

Almacenar en la nube significa cargar documentos y todo tipo de archivos digitales a través de una plataforma que funciona en un servidor externo. Esto significa que la información ya no está alojada solamente en los discos duros de la computadora de la empresa, y en un servidor propio.

Es el caso por ejemplo de servicios como Dropbox, WeTransfer y Google Drive, que cuentan con versiones gratuitas y premium. Entre sus principales ventajas, debemos mencionar:

  • Que si tenemos que acceder a un archivo, ya no tenemos que estar necesariamente en la oficina, o debemos guardar una copia en un USB o disco duro.
  • Que la compañía puede generar ahorros significativos en hardware y software.
  • Que también se pueden lograr ahorros importantes en el mantenimiento técnico.
  • Que la información está protegida ante problemas de conexión de las computadoras y laptops utilizadas por los empleados, o de virus y ataques cibernéticos.
  • Que el espacio de almacenamiento puede crecer de manera escalonada, según las necesidades de la empresa y su ritmo de crecimiento.

Gestionar archivos en la nube

Trabajar en la nube es otra cosa. Significa, por ejemplo, editar documentos a través de una aplicación, compartirlos con otros miembros del equipo y llevar un registro de los avances de un proyecto. Para eso, se necesitan aplicaciones que no solo permitan subir archivos a la nube, sino gestionarlos de manera fácil y sobre todo segura.

Vamos a ver un ejemplo concreto y sencillo: un sistema de administración empresarial que permita, por ejemplo, facturar y manejar el stock desde la nube. Este tipo de herramientas no solo genera más orden en la operación, sino también más control y seguridad. Sobre todo cuando se trata de documentos sensibles, como el estado de resultados del negocio o un acta constitutiva.

Para que esto te quede un poco más claro, vamos a describir entonces cuáles son las siete cosas que una plataforma de gestión documental en la nube sí puede hacer, a diferencia de aquellas que solo sirven para almacenar.

  1. Permite establecer quiénes son los usuarios que pueden acceder a la plataforma.
  2. Permite definir los límites que tienen esos usuarios para acceder a los archivos, modificarlos y compartirlos.
  3. Permite realizar búsquedas más específicas de documentación, por ejemplo por tipos de contenidos o autor.
  4. Permite bloquear acciones que pueden causar conflictos en los procesos de trabajo, como hacer cambios en el archivo de otro director de área sin su autorización, o eliminar un documento.
  5. Permite dar seguimiento y realizar informes sobre los avances de un proyecto, o quiénes compartieron un documento y con quién. Esto es sumamente importante cuando se trata de información confidencial.
  6. Permite generar de manera automática copias de seguridad.
  7. Permite alcanzar una mayor productividad en los procesos de trabajo colaborativo y a distancia, sobre todo cuando se trata de plataformas que incluyen funciones de mensajería, como Slack.

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