El crecimiento de Office 365 de Microsoft se está haciendo a costa, en gran parte, de Google Apps. Muchas compañías que han estado utilizando Google Apps están cambiando a Office 365. No es sólo que Microsoft diga que Office 365 está creciendo (su COO Kevin Turner afirma que cuatro de cada cinco compañías del Fortune 500 utilizan este servicio). Google puede tener una ligera ventaja en los pequeños negocios, con un 22,8% de cuota frente al 21,4% de Microsoft, pero en las empresas de más de 1000 empleados la cuota de Microsoft es del 30%, el doble que Google, y creciendo rápidamente.
Office 365 por ejemplo es enormemente popular entre los 21 millones de clientes de servicios de seguridad de Skyhigh Network, donde el 87,3% utilizan los servicios de Office 365, donde cada organización está cargando de media 1,37 terabytes de datos al servicio cada mes.
La mayoría de los nuevos clientes de Office 365 provienen de la aplicación en sus instalaciones, pero muchas compañías que habían adoptado Google Apps for Business están cambiando a Office. 
Microsoft afirma que ganaron 440 grandes clientes en 2013, incluyendo nombres como Burger King y Campbell’s, y que la tendencia continúa. Algo pude provenir del efecto halo de que el crecimiento de Office 365 haga que las compañías que eligieron Google Apps se cuestionen si tomaron la decisión correcta. Pero a menudo es por insatisfacción con Google Apps.
La simplicidad de Gmail y Google Docs atrae a muchos usuarios, pero como una de las aplicaciones más utilizadas del mundo, el software de Office es un software conocido y familiar para casi todos. Según Todd McKinnon, CEO de la compañía de gestión de identidades Okta, “la interfase de usuario es realmente importante, y en este sentido Google Apps es radicalmente diferente a Office, y es decepcionante para gente acostumbrada a trabajar con Outlook. Hay que usar un navegador, la forma en que hace las conversaciones, con etiquetas en vez de carpetas, es totalmente diferente”. Y es difícil utilizar Outlook con Google, según muchos clientes. “Algunas compañías van a Google y creen que lo van a hacer funcionar con Outlook, y cuando empiezan descubren que la utilización del calendario no va tan bien con Google Apps como con Office. Y además puedes tener a cientos o miles de usuarios preguntando ¿dónde están mis carpetas?”.
Nick Espinosa, CIO de la consultora de TI BSSSi2, ha ayudado a varias compañías a cambiar Google Apps por Office 365. “Francamente, Google está absolutamente superado por Office 365, y a pesar de la diferencia de precio, las corporaciones que han cambiado a Google Apps para ahorrar dinero generalmente vuelven al cabo de un año. El principal factor es la integración con Outlook, seguido por la incapacidad de Google Apps de hacer cosas avanzadas que Microsoft Office hace perfectamente bien”.
Características de Outlook y Excel aparecen una y otra vez como ventajas para las compañías que han cambiado de Google Apps a Office. Erik Jewett de Skykick, que ofrece servicios para migrar clientes a Office 365, lo escucha repetidamente sobre todo en usuarios avanzados. “En Excel hay características que no incluye Google Apps ni de lejos”. En Outlook, compartir el calendario es importante, como es la delegación del mismo. “Secretarias y asistentes administrativos pueden gestionar el calendario y la agenda de sus jefes, y no tienen ese tipo de delegación con Google Apps”.
Ventajas para la empresa
No todas las compañías que han cambiado a Office 365 lo han hecho solo como un acuerdo de licencia más económica para las aplicaciones de Office. También valoran el conocimiento empresarial de Microsoft.
Como CIO, el objetivo es llegar a un balance entre tener a todos los empleados contentos y que el equipo de TI no se tire de los pelos gestionándolo todo centralmente”, sostiene Nick Espinosa. “La mayoría del personal de TI conoce perfectamente la infraestructura de Microsoft. La plataforma de Office 365 está construida esencialmente sobre Active Directory (AD), que está integrado en la mayoría de las redes. Cualquiera que haya tenido un servidor Exchange sabe cómo crear grupos, rutas, calendarios, colaboración…”
Para muchos clientes, Office 365 gestiona mejor la escala y complejidad de una empresa multinacional que Google Apps. La escala global de Office 365 es una ventaja para clientes de gobierno, educación y negocios regulados que necesitan saber dónde están sus datos y quién puede acceder a los mismos. Mary Davis, CIO de la Universidad de Macquarie de Australia, explica la razón de su reciente cambio de Google Apps a Office 365, “debido a una decisión de Google de mover sus datos almacenados de Europa a Estados Unidos”. Los centros de datos de Microsoft en Victoria y Nueva Gales del Sur se ajustan mucho mejor a sus preocupaciones de seguridad y privacidad, afirma Davis. También destaca que la mayoría de las otras universidades australianas utilizan Office 365 o Exchange, que permite mejor la colaboración.
Por su parte Todd McKinnon, de Okta, considera que el tema va más allá de prestaciones, es la forma en que Google trata con los negocios. “Cuando desarrollaron Google Apps era para consumidores, el email contenía publicidad. Para tener éxito en la empresa hay que tener una cultura muy diferente. Tienes que tener una organización de ventas, una organización de soporte, diferentes contratos legales para clientes que tienes que poder adaptar. No es que Google no sea capaz de hacerlo, es que es una cultura completamente diferente”.
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