Mes: marzo 2013

En el marco de las acciones por el Día de la Privacidad de Datos 2013, celebrado el 28 de enero, te proponemos revisar los siguientes consejos para proteger tu equipo, información y privacidad mientras navegas en Internet.

 

Recuerda que una buena ciudadanía digital contempla acciones para salvaguardar tu seguridad online. ¡Sigue estos consejos de Microsoft!

 

1. Protege tu equipo. Mantén tu software actualizado, incluyendo el navegador web. ¿No sabes cómo hacerlo? Haz clic aquí.

 

2. Instala antivirus y antispyware legítimos. Microsoft cuenta con eficientes soluciones para este fin.

 

3. Asegúrate de que el firewall esté activado, no uses memorias flash cuyo origen desconozcas y protege tu enrutador inalámbrico con una contraseña.

 

4. Antes de ingresar información personal a una página web, asegúrate que comience con https o que tenga el ícono de un candado cerrado. Esta imagen indica que se trata de un sitio seguro.

 

5. Jamás proporciones números de cuenta, contraseñas o passwords.

 

6. Infórmate de cómo reconocer sitios web seguros y cómo reconocer mensajes de correos electrónicos de suplantación de identidad (phishing) o llamadas telefónicas.

 

7. Busca información sobre cómo crear contraseñas seguras. Se recomienda utilizar frases compuestas que incluyan mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. También se aconseja cambiarlas de manera periódica. Checa aquí qué tan segura puede ser una contraseña.

 

8. Al margen de las redes sociales de tu empresa, activa las opciones de privacidad en tus redes personales. Esto te ayudará a controlar quiénes accesan a tu información.

 

9. Elige bien a tus amigos y no publiques nada comprometedor.

 

10. Finalmente, haz conciencia de la importancia de salvaguardar tu privacidad en línea. Visita el siguiente vínculo y obtén más herramientas de seguridad en línea en Microsoft.

 

Efectos de la facturación electrónica en los procesos internos

Capital humano

• Reduce la carga administrativa de los operadores y las tareas de mensajería para hacer llegar al cliente las facturas.
• Facilita la resolución de conflictos relacionados con posibles errores en los datos de los clientes.
• Permite actualizar y desarrollar habilidades en el uso de las tecnologías, lo cual motiva al personal a digitalizar otros documentos a través de software reconocido.
• Crea conciencia en torno al cuidado del medio ambiente, pues hace frente a las necesidades en materia de facturación sin utilizar el papel de forma indiscriminada.

Logística

• Permite emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos.
• Reduce los retrasos en el tiempo de cobranza (pues evita los pretextos para programar los pagos).
• Genera archivos automatizados que sirven de apoyo a la gestión documental y agilizan las tareas de búsqueda y recuperación de un documento de forma electrónica.
• Facilita los procesos de auditoría.
• Optimiza el uso de espacios, pues no requiere que se asignen áreas destinadas al archivo de documentos.

Cliente

• Recibe la factura en su cuenta de correo electrónico en unos minutos.
• Obtiene mayor seguridad que con los comprobantes impresos, ya que las facturas electrónicas no se pueden duplicar ni falsificar.
• Se reducen los procesos, lo cual implica mayor tiempo para atenderlo.
• Mejora la imagen de la empresa ante sus ojos, pues disfruta los beneficios de un proceso moderno, ecológico y eficiente.

Además, la facturación electrónica reduce los gastos administrativos, pues los siguientes trámites se vuelven innecesarios:

a)      La preparación y el manejo del archivo en papel.

b)      Los gastos de mensajería en que se incurre con la entrega de las facturas.

c)       Los costos operativos relacionados con el manejo y la distribución de espacios dedicados al archivo.

d)      LLos costos de operación relacionados con la recepción de los productos, los servicios y las facturas correspondientes, etc.

Es evidente que cada vez más contribuyentes cambiarán al sistema de facturación electrónica, no sólo por los ahorros señalados sino también por la seguridad y las mejoras operativas que obtendrán las entidades, las cuales repercutirán en la confiabilidad del fisco, de los accionistas y los inversionistas.

No obstante, al hablar del efecto de este nuevo sistema, también debemos abordar sus limitantes. En estos momentos de transición, seguramente se tendrán que utilizar los 2 sistemas de facturación, el electrónico y el tradicional. En el paso del sistema tradicional de uso del papel (con sello y firma) al sistema de facturación electrónica se hará manifiesta la resistencia al cambio, tanto por factores culturales como por el desconocimiento de las razones por las que se debe cambiar de esquema. Sin embargo, es indispensable romper estos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a dar un mejor servicio al cliente y a ser un país sustentable y competitivo a nivel mundial, ¿no crees?

 

Con seguridad has escuchado hablar de los servicios de software en la nube. Se trata de una provisión de servicio informático en línea, que sustituye a las tradicionales licencias de software que requieren instalación directamente en la computadora.

 

Los servicios en la nube se proporcionan a través de la red. Esto significa que los usuarios tienen acceso a sus aplicaciones a través de un explorador web o una aplicación móvil, almacenando los datos en servidores remotos, los cuales son administrados por un proveedor del servicio.

 

Sus ventajas son varias: menor mantenimiento para el usuario, mayor facilidad de gestión y configuración más rápida, lo cual se traduce en ahorros económicos, mayor eficiencia y más competitividad.

 

La plataforma de cómputo en la nube de Microsoft ofrece herramientas rentables y fáciles de usar para satisfacer las necesidades de TI de tu empresa, con la ventaja de que resultará familiar y fácil de usar.

 

A continuación te presentamos un menú de opciones para acceder a pruebas sin costo de los servicios en la nube de Microsoft.

 

Office 365. Te permite compartir tus documentos sin importar el lugar o el tiempo; además puedes acceder más rápidamente y trabajar en forma colaborativa con tus compañeros. Por si fuera poco, puedes tener acceso al correo electrónico y a los calendarios desde cualquier lugar. También puedes utilizar Office Web Apps para obtener acceso a tus proyectos, documentos y calendarios y para compartirlos desde prácticamente cualquier sitio. Haz clic aquí para obtener una prueba sin costo.

 

Microsoft Dynamics CRM Online. ¿Quieres mejorar tu relación con los clientes? ¿Necesitas optimizar la información de quienes consumen tus productos o servicios? ¡Entonces necesitas Microsoft Dynamics CRM Online. Con esta magnífica plataforma de productividad obtén nuevas posibilidades de venta y da seguimiento a tus clientes; planifica campañas desde una plataforma central, automatiza tareas administrativas y eficienta la operación de tu departamento de ventas, todo utilizando una interfaz familiar al Outlook. Haz clic aquí para obtener una prueba sin costo.

 

Windows Intune. El software de gestión de PC Windows Intune simplifica tu plataforma de TI, al permitir la actualización de equipo de una manera rápida y directamente utilizando el acceso remoto al software de escritorio. Además, brinda seguridad y flexibilidad, amén de que puedes proteger equipos sin importar el lugar donde se encuentren mediante el acceso remoto al software de escritorio. Haz clic aquí para obtener una prueba sin costo.

 

Comprobado. La tecnología se ha convertido en el corazón de casi todos los negocios, convirtiéndose en un habilitador clave de su productividad, competitividad y de sus diferenciadores de mercado.

 

Frente a este planteamiento, la firma de consultoría Accenture preparó el reporte Visión Tecnológica 2013, el cual dio a conocer el pasado 27 de febrero y muestra las tendencias de Tecnologías de la Información (TI) para los siguientes cinco años, así como recomendaciones sobre el aprovechamiento de la tecnología para mejorar la competitividad, operaciones y resultados de negocios de las empresas.

 

Dicho reporte fue preparado en el departamento de inteligencia de Accenture y muestra por qué las organizaciones deben maximizar las innovaciones de TI para obtener aprendizajes que les permitan ser más competitivas. 

 

A continuación te presentamos cinco tendencias clave según el estudio:

 

1. Apalancarse en la tecnología para crear relaciones digitales a gran escala. Aunque las redes sociales y la movilidad sonherramientas básicas para cercarse a los clientes, muchas empresas no obtienen el máximo provecho. Para revertir el panorama, Accenture resalta la necesidad de valerse de la tecnología para crear relaciones digitales duraderas y productivas con los clientes.

 

2. Obtener ventaja de la «velocidad» de la Información. Ahora no basta con ser eficiente. ¡Hay que ser veloz! La movilidad y la consumerización de las TI promueven un acceso más rápido a la información. También son críticas la información y habilidades analíticas para convertir las perspectivas en acción.

 

3. Hacer el trabajo y los procesos más sociales. La penetración de tecnologías sociales basadas en Internet están cambiando la manera en que los usuarios se comunican entre sí. Al incorporarlas a sus procesos, las empresas mejorar su productividad. El trabajo y procesos tienen que ser más sociales.

 

4. Ser proactivo con la seguridad. Salvaguardar el negocio digital continúa siendo un desafío. Los puntos de entrada para un ataque se expanden continuamente a través de más dispositivos, sistemas, personas y una infraestructura más amplia. El principal desafío no es sólo permanecer actualizados con lo último en seguridad, sino ser más hábiles para entender y confrontar al enemigo y ser capaces de adaptar las defensas de la empresa para adecuarse a la amenaza. Las arquitecturas de seguridad necesitan permanecer flexibles e incorporar defensas «activas» para afrontar las cambiantes amenazas en la seguridad.

 

5. El cómputo en la nube ha llegado. Las tecnologías que apuntalan el Cloud llegaron para quedarse y los beneficios que se pueden obtener son numerosos: Ayudan a las empresas a diferenciar sus negocios, llevan sus productos y servicios al mercado más rápido, mejoran la eficiencia operativa y responden rápidamente a nuevas oportunidades y desafíos. La pregunta para las empresas no es «¿por qué deberíamos usar Cloud?», sino, «¿cómo debemos usar Cloud?»

¡ATENCIÓN! Marzo es el último mes para que las PyMEs envíen su declaración anual y es muy importante que ésta sea llenada de manera correcta. Nosotros te guiamos en el camino para cumplir con esta obligación y te recomendamos el uso de nuestro software contable Aspel-COI.

Aspel-COI proporciona todos los documentos de trabajo requeridos a partir de los cuales los contadores o empresarios pueden realizar un análisis contable y fiscal, y determinar los datos necesarios para presentar su declaración anual de una manera oportuna, eficiente, rápida y sencilla. Para más información, ve aquí: http://www.cade.com.mx/coi.htm

La puesta en marcha de un sistema informático requiere una metodología que se articula en 4 fases consecutivas.

Por: L.C. Erasto Rodríguez Sandoval, integrante de la Comisión Sector Empresarial del Colegio de Contadores Públicos de México.

Partiremos del punto de que no existe una varita mágica que nos permita elegir un sistema informático, cada empresa es diferente; aun cuando el giro sea el mismo, la necesidad y volumen de información no lo es. La metodología que aquí expongo está descrita de manera muy general y me ha funcionado. En cada una de las fases de la implementación se deben cuidar cada uno de los detalles y ver cómo afecta en los diferentes módulos.

1. Como en la mayoría de este tipo de proyectos, debemos tomar en cuenta como principio fundamental los siguientes factores: personal que participará, tiempo de implementación y el sistema informático a elegir; como verán, la elección del sistema es prácticamente el último escalón de la pirámide.

2. Todo proyecto o idea antes de integrarlo a un sistema informático debe plasmarse en papel. Es muy práctico hacerlo mediante organigramas de los diferentes departamentos o flujos de información de la compañía, así como las políticas y procedimientos que ya se tengan establecidos implementar, ya que este es el mejor momento para hacerlo, partiendo siempre de lo general a lo particular, por ejemplo, en base a la política de compras, ¿cuál es el flujo de la información y a qué departamentos afecta?

De aquí se desprenderán las siguientes dudas: ¿el flujo es correcto?, ¿las personas que intervienen son las adecuadas?, ¿el tiempo utilizado es excesivo?, ¿la documentación es completa y permite que el flujo avance sin pérdida de tiempo? Entre otras que resulten de lo general.

3. Este punto es muy importante en la implementación, comúnmente todas las áreas de la compañía se manejan por catálogos, como el de cuentas contables, inventarios, clientes, etc.

Es importante definirlos en papel antes de ingresarlos al sistema y tener una buena codificación como el caso del catálogo de inventarios, ya que de esto dependerá una mejor obtención de reportes y evitará la duplicidad de registros. Esto variará en gran medida de la necesidad de información de cada compañía y hago especial énfasis en este punto porque una vez colocado el sistema, es más complicado corregir bases de datos o crear nuevos códigos, ya que en muchos de los casos, cada registro lleva una historia que para fines estadísticos, administrativos y a veces fiscales, los debemos conservar.

Considero que en este punto es donde deben despejarse todas las dudas sobre reportes, flujos, etc. en los diferentes departamentos, de tal manera que los catálogos queden listos para subirse a la base de datos.

4. Por último, la elección del sistema y el personal para su implementación. Podemos empezar por asesorarnos con proveedores de sistemas comerciales comunes, en lo particular me ha funcionado bien y son muy pocas las adecuaciones que he tenido que hacer; lo importante es buscar un buen asesor, alguien que una vez que expusimos nuestras necesidades nos oriente sobre las diferentes formas para adecuar estas ideas al sistema que representa, no un técnico que solo haga las veces de instalador y no nos aporte nada en relación con la implementación.

Si estos sistemas nos resultan insuficientes, buscaremos algún ERP que nos permita llevar el control correcto y completo de nuestras operaciones. En lo personal, nunca he tenido la necesidad de optar por un desarrollo pero habrá empresas que sí lo requieran. Hay que despejar todas las dudas en cuanto a nuestra información, verificar con diferentes proveedores para tener la mejor opción al momento de elegir.

Con estos puntos espero abrir un poquito más el panorama y formar la idea de que los sistemas informáticos son sólo herramientas que nos permiten controlar nuestra información, los resultados esperados serán aquellos que deriven de los datos que previamente se ingresaron al sistema, por lo que si se mete mal el resultado será desorden.

*Artículo publicado en el periódico El Economista, Comunidad El Empresario.

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Publicado: mar 06 2013
Etiquetas: administración

¿Sabías que al no adoptar la Facturación Electrónica podrías incurrir en un delito fiscal? En enero de 2013 venció el plazo para que los contribuyentes con ingresos superiores a cuatro millones de pesos al año se rigieran bajo este esquema.

Pese a que la emisión de comprobantes físicos después de la fecha límite representa un delito fiscal, muchas empresas cometen esta infracción al Código Fiscal Federal, por no adoptar este esquema todavía. Así que si este es tu caso, te invitamos que leas esta información, para que pongas a tu empresa en regla.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), si tus ingresos son iguales o menores a cuatro millones de pesos al año, puedes continuar emitiendo comprobantes fiscales impresos con código de barras, pero si no es así, tienes que adoptar el esquema de Facturación Electrónica independientemente de que seas persona física o moral.

¿Cómo adoptar el esquema?

1.- Tramita la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) y obtén el Certificado de Sello Digital que otorga el SAT. A partir de ahí, puedes generar facturas electrónicas, quienes tienen ingresos por menos de 4 millones pueden emitir recibos con un Código de Barras Bidimensional.

2.- Acude con un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC) , estas son empresas con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI (Facturas Electrónicas) generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del SAT.

3.- Instala en tu computadora un software que opera en Internet mediante el cual podrás generar los comprobantes electrónicos y sus archivos codificados. Este te lo facilitará los PAC quienes deben ofrecer un producto básico gratuito.

4.- Recuerda que los PAC tienen como obligación enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes y resguardar la información durante 90 días. Los PAC ofrecen paquetes de timbrado y validación con servicios adicionales con costo apoyar la operación de las empresas, cada factura puede tener un costo de entre 40 centavos y 10 pesos según el número que se requiera, se trata de un precio competitivo si consideras que la impresión de facturas tiene un costo de entre 800 y 1,200 pesos al año para una pequeña empresa.