Imagine lo productiva que sería su pequeña empresa si todos sus empleados pudieran concentrarse en el trabajo esencial, colaborar fácilmente y tener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Sin embargo, con más miembros de su equipo trabajando de forma remota, es posible que tenga que repensar cómo se ve la productividad. Según el Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, el 85 por ciento de los líderes empresariales dicen que el cambio al trabajo híbrido ha hecho que sea difícil tener confianza en que los empleados son productivos. [i]

El estudio señala que «los líderes deben pasar de preocuparse por si las personas están trabajando lo suficiente para ayudarlos a concentrarse en el trabajo que es más importante».

En otras palabras, la productividad no se trata de trabajar más horas. Se trata de priorizar tareas importantes. Comience con estos pasos simples y prácticos para ayudar a que su negocio avance, junto con sugerencias para medir el éxito y tecnologías para ayudar.

1. Establecer metas claras, específicas y alcanzables

Según el Índice de tendencias laborales de Microsoft, el 81 por ciento de los empleados quiere que los líderes les ayuden a priorizar su carga de trabajo, pero solo el 31 por ciento dice que los líderes brindan una orientación clara.

Una forma de garantizar que las personas prioricen de manera efectiva es establecer y compartir objetivos organizacionales claros. Los objetivos le permiten medir y comunicar el progreso fácilmente, y ajustar su enfoque si algo no funciona. Al revisar y ajustar regularmente sus objetivos, puede adaptarse a los cambios en las necesidades del cliente o las condiciones comerciales.

Aquí hay algunas maneras de hacer que el establecimiento de objetivos sea una herramienta efectiva para su negocio.

• Asegúrate de que tus objetivos sean SMART: Específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo. Seguir estos estándares ayuda a mantener las ideas fundamentadas y procesables.
• Involucre a su equipo en el proceso de establecimiento de objetivos: Cuando el personal ayuda a establecer las metas, tienen interés en alcanzarlas. Además, la colaboración aporta ideas nuevas y valiosas.
• Establezca metas a corto y largo plazo. Los objetivos a corto plazo ayudan a motivar al equipo con resultados rápidos. Los objetivos a largo plazo establecen la dirección estratégica y te ayudan a lograr grandes cosas.

Para evaluar su progreso en este aumento de la productividad, considere esta pregunta: ¿cuántos de sus empleados son conscientes de los objetivos críticos a corto y largo plazo de su negocio?

Para empezar, cree un canal en Microsoft Teams específicamente para discusiones sobre los objetivos de la organización. O bien, si tiene varios empleados, puede crear un equipo independiente en Microsoft Teams que sirva como grupo de trabajo para realizar un seguimiento de los objetivos.

2. Elimina las distracciones

El trabajador promedio tarda 23 minutos en reenfocarse después de una distracción. [iii] Es por eso que ayudar a las personas a mantenerse enfocadas puede contribuir significativamente a la productividad.

En términos más generales, el tiempo libre de distracciones para concentrarse y recargarse ayuda a los empleados a completar un trabajo desafiante, pensar creativamente y generar ideas innovadoras. Por ejemplo, la investigación muestra que los descansos entre tareas y reuniones ayudan a reducir el estrés. [iv] Aquí hay algunas ideas para reducir las distracciones.

• Implementar estrategias de gestión del tiempo: Entrene a su equipo en métodos efectivos de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro: trabaje durante 25 minutos y luego tome un descanso de 5 minutos. Después de cuatro períodos de trabajo, tome un descanso más largo de 15 a 20 minutos.
• Usa la tecnología para bloquear las distracciones: Capacite a los empleados para que usen configuraciones y software para reducir las distracciones mientras trabajan. Por ejemplo, pueden usar aplicaciones para administrar sitios de redes sociales o configurar un modo de «no molestar» en sus teléfonos para silenciar ciertas notificaciones durante las horas de trabajo.
• Fomentar y modelar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida: Al establecer límites claros en torno al tiempo de trabajo y el tiempo personal, el personal gana tiempo para recargarse y puede ser más productivo cuando está en el trabajo.

Para evaluar si tiene un negocio amigable con el enfoque, pregunte cuántos de sus empleados establecen al menos 30 minutos de tiempo de enfoque diario.

Para ayudarles a alcanzar ese objetivo, anímelos a actualizar su estado de presencia en Microsoft Teams. Al informar a los compañeros de equipo cuando están disponibles, ocupados o no necesitan ser molestados, pueden bloquear el tiempo para concentrarse en un trabajo significativo.

3. Manténgase organizado

Cuando se les preguntó cómo la tecnología apoyaría sus objetivos comerciales en los próximos dos o tres años, la eficiencia fue la razón principal dada por las pequeñas y medianas empresas. [v]

Una de las causas principales del fracaso de los pequeños y medianos negocios es el desorden administrativo y fiscal. Debido a que los emprendedores solemos enamorarnos de nuestros productos y servicios, por lo que dedicamos la mayor parte del día a su elaboración, a las ventas y a la atención a los clientes. Pero es una realidad que no podemos descuidar todos los procesos relacionados con la contabilidad y el pago de impuestos.

¿Por qué? Simplemente porque no hay negocio exitoso sin finanzas sanas: un buen historial crediticio y un cumplimiento fiscal al día. Así que, en este próximo inicio de año queremos advertirte acerca de cinco errores fiscales a evitar si estás decidido a hacer crecer tu empresa. ¡Sigue leyendo!

Error#1. Esperar hasta el último día para cumplir con las nuevas disposiciones de la autoridad fiscal

Hace algunas semanas, la autoridad fiscal comunicó dos prórrogas nuevas en materia fiscal: el uso obligatorio de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) hasta el 1 de marzo de 2023, y la Carta Porte sin el cumplimiento de todos sus requisitos, hasta julio del próximo año.

Por supuesto, estas noticias permiten que nos preparemos para los cambios con más tiempo, pero también pueden provocar que posterguemos demasiado la adopción de, por ejemplo, una plataforma de facturación nueva que nos permita recopilar con tiempo los nuevos datos de los clientes que debemos incorporar o hacer las primeras pruebas con un nuevo sistema.

Para evitar incurrir en este error, reúnete con tu contador y planifica con tiempo la adopción de plataformas administrativas nuevas y, en caso de ser necesario, la capacitación de tus colaboradores. Así evitarás errores en los procesos, quejas por parte de los clientes, demoras en los pagos y multas por incumplimiento por parte del fisco.

Error #2. Caer en el desorden contable y administrativo

Aunque cuentes con un equipo de contabilidad interno o contrates los servicios de un despacho, como dueño del negocio es clave que te asegures de que toda la documentación del negocio está en orden, perfectamente archivada y segura. Así como de haber revisado el pre-cierre fiscal del año para poder hacer las previsiones necesarias para la declaración anual de impuestos en marzo.

Lo mejor es que te reúnas una vez al mes con el contador para que te presente un informe sobre ingresos y gastos, el pago de impuestos y cuáles son los resultados de la estrategia fiscal en marcha. Por supuesto, también necesitas apoyarte en la tecnología con sistemas eficientes para el manejo de la nómina, la administración en general y el manejo y control de la contabilidad.

Error #3. Desentenderse del pago de los impuestos

Otro error recurrente entre los emprendedores es delegar absolutamente todas las tareas que tienen que ver con la contabilidad del negocio en su contador: desde la emisión de una factura o un CFDI de pago hasta la revisión y el pago de los impuestos. Hasta encontrarse un día, por ejemplo, con la sorpresa que de todos los CFDI de nómina anuales se emitieron mal o de que recibieron una notificación del fisco por la falta de pago del Impuesto sobre la Renta (ISR).

Por supuesto que, como emprendedores, tenemos que ocuparnos de la estrategia del negocio y siempre vamos a necesitar de los servicios de un contador. Pero es fundamental que no te desentiendas del todo de este proceso clave para la salud del negocio, así como de asegurarte de que todo marche en orden. Te sorprenderías de la cantidad de empresarios que se encargan personalmente del pago de los impuestos de su negocio y que se mantienen actualizados sobre las últimas novedades en materia fiscal a través de lecturas, seminarios y reuniones con especialistas.

Error #4. Tener deudas con el Seguro Social

No pagar los aportes de los colaboradores en tiempo y forma puede significar sanciones económicas, juicios laborales y, sobre todo, el desprestigio de la empresa y de sus marcas. Recuerda que tu equipo es tu mejor inversión, y que parte de tu compromiso con ellos es pagarles su salario y todas las prestaciones que les corresponden por ley.

En el caso de los colaboradores externos, es importante también establecer reglas claras para el pago de sus servicios, así como notificar a tiempo los cambios en los procesos para la recepción y liquidación de las facturas.

Error #5. Simular operaciones

Por último, ten en cuenta que la autoridad fiscal incrementa cada año sus esfuerzos para eliminar cualquier acto de simulación para ocultar ingresos o aumentar los gastos. Dentro de sus programas de fiscalización puede determinar la inexistencia de una operación, como la venta de un servicio o la adquisición de capital de trabajo; y pedir, en consecuencia, que el cliente presente los elementos probatorios de una operación, ya sea mediante una solicitud de reembolso de un saldo de IVA a favor, por ejemplo.

¿Cuál es la recomendación para tu planificación fiscal en 2023? Afinar los procesos internos de administración, control y administración de documentación que evidencie cada operación: a través de recibos por entrega de mercadería, órdenes de compra, correos electrónicos con clientes y proveedores, y contratos firmados. Todo esto soportará las transacciones y, de paso, será útil para incrementar el orden administrativo en el negocio.

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Con el inicio de un nuevo año, y después de meses complicados, los emprendedores renovamos nuestra energía y nos sentimos más positivos con respecto al crecimiento del negocio para el año nuevo. Sin embargo, la perspectiva de una inflación que se prevé al alza, ante una posible recesión, por lo que también debemos ser objetivos y fortalecer las bases de la empresa para enfrentar tales retos.

Como siempre decimos en Mi Propio Jefe: la clave es tener siempre información real y objetiva para poder tomar las acciones necesarias a tiempo. Por ello, estas son las cinco tendencias de negocios para pequeñas y medianas empresas (pymes) que no puedes ignorar durante el 2023.

#1. Una economía contraída e inestable

Cuando los precios de las materias primas y los servicios suben, la primera reacción de los dueños de negocios es aumentar sus propios precios; lo cual puede significar tanto perder a clientes leales como también la posibilidad de atraer a nuevos consumidores. ¿Qué hacer ante esta situación? En primer lugar, revisar la estructura de costos para asegurarnos de que no hay fugas de dinero en diferentes áreas del negocio (hay que prestar especial atención a los gastos hormiga).

Luego, si no queda más opción que el incremento en los precios, hay que comunicar claramente a los clientes cuáles son las razones. Y, en lo posible, con anticipación para que puedan preparar sus propios presupuestos para las próximas adquisiciones.

Por último, ante la posibilidad de una recesión, es fundamental que hagas un análisis del negocio y asegures un flujo saludable de efectivo para poder cumplir con compromisos como la nómina o el pago de servicios. Haz una reserva de dinero en efectivo para emergencias. Y si todavía no cuentas con una tarjeta de crédito corporativa, es el momento de solicitar una, ya que es muy útil para financiar compras de equipo y software a meses sin intereses.

#2. La tecnología como el gran aliado de negocios de las pymes

La gran ventaja de la tecnología para las pymes es que automatiza tareas repetitivas del día a día (como la captura de datos de clientes), promueve la eficiencia y la productividad, además de permitir la obtención de datos importantes en minutos para la toma inteligente de decisiones. Y lo mejor, a un precio conveniente para presupuestos más acotados.

Es muy importante que al invertir en tecnología para tu negocio hagas compras inteligentes y estratégicas, pensadas para el mediano y largo plazo. Piensa entonces, ¿qué necesita hoy mi negocio para dar el salto? Si quieres empezar a vender en línea, contrata a un desarrollador de tiendas en línea o compra una suscripción a plataformas como Shopify o Tienda Nube.

Si el número de tus colaboradores ha crecido en los últimos años y el pago de salarios y vacaciones se ha convertido en un verdadero dolor de cabeza, lo que necesitas es un sistema de nómina que automatice los cálculos de cada prestación y te permita registrar ordenadamente la actividad de cada colaborador. O si enfrentas problemas con cobros a clientes, pagos a proveedores y manejo de inventario, tu mejor opción será un sistema integral de administración empresarial.

En definitiva, no compres por comprar: invierte en tecnología que tenga un impacto directo sobre la operación diaria del negocio, los resultados (por ejemplo, el ahorro en los costos) y también el clima laboral. Hay pocas cosas que valoren más los colaboradores que contar con las herramientas que necesitan para trabajar con más comodidad y eficiencia.

#3. La nueva relación con los colaboradores

Los colaboradores son la columna vertebral de cualquier negocio, no importa cuál sea su tamaño. En el caso de las pymes, que tienen que aprovechar al máximo los recursos disponibles, su talento y compromiso se vuelven aún más relevantes. La tendencia que no puedes ignorar es el estado de agotamiento y desmotivación que hay en muchos colaboradores tras la contingencia sanitaria y un año complicado en términos económicos. Son muchos los que están buscando otras opciones laborales que les permitan trabajar desde casa o directamente una nueva actividad, como tener un negocio propio.

Lo que tienes que hacer es, ante todo, hablar con tus colaboradores y entender qué les pasa. Porque perder al talento valioso es muy costoso, sobre todo en estos tiempos en los que falta calidad y compromiso. Puedes hacerlo de modo directo o a través de un especialista externo en Recursos Humanos para que puedan expresarse más libremente. Pídeles sugerencias, pregúntales abiertamente qué les molesta de su empresa y qué necesitan para comprometerse más con los resultados.

Recuerda que hoy más que antes los colaboradores quieren una relación ganar-ganar, en la que su empleo los ayude a alcanzar sus objetivos laborales y personales, como capacitarse y tener más tiempo para disfrutar en familia.

#4. La sustentabilidad ya es mucho más que una estrategia de marketing

De acuerdo a las encuestas de las consultoras más importantes del mundo, en los últimos años hubo un aumento significativo en el consumo de productos y servicios sustentables en todo el mundo. Eso explica el boom de mercados como el de los alimentos orgánicos, los empaques biodegradables o los sellos de comercio justo.

Para este año venidero es imperativo que analices cómo aplicar tu base de clientes con líneas de negocios sustentables o incluso relacionadas con el apoyo a sectores vulnerables, como madres solteras o niños sin acceso a la educación. Esta estrategia, que necesita ser bien comunicada, no solo puede ayudarte a darle más visibilidad a tu marca, sino que también puede tener un impacto real en tus resultados.

#5. El video como la herramienta más potente de comunicación

En los últimos meses, el video se ha convertido en la herramienta de comunicación con mayor alcance en redes, como Instagram. Si todavía no la has incorporado a tu estrategia de comunicación, llegó el momento de que lo hagas. La clave es definir qué canales usarás, de acuerdo a las preferencias de tu audiencia y sus hábitos de comunicación.

Es un hecho que las personas pasan más tiempo en YouTube que en la televisión abierta, y este fenómeno es aún más palpable entre las generaciones más jóvenes. Así que piérdele el miedo a este formato y no dejes pasar enero sin publicar el primer reel en Instagram o sin abrir un canal de tu marca en YouTube.

El formato de video es ideal para condensar mucha información en pocos minutos, para darle un rostro a tu negocio… ¡Y para contar historias! No te desalientes con los primeros resultados, verás cómo la calidad de tus videos mejora con el tiempo. En algún momento, considera la contratación de los servicios de un experto para que alcances resultados más rápido.

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¿Qué es la automatización?

Básicamente, es la división de un proceso complejo en una secuencia de tareas, implementando la tecnología para realizar actividades repetitivas con la menor intervención humana posible. Puede aplicarse en las áreas más diversas de la empresa, desde Contabilidad y Finanzas hasta Marketing o Atención al Cliente. Por ejemplo, en el caso de una plataforma de facturación, algunas funciones automatizadas son el registro preciso de los ingresos, relacionar los CFDI y los comprobantes de pago, generar estadísticas de los clientes más frecuentes y los productos más vendidos, calcular impuestos y respaldar en la Nube los documentos creados. Si estás pensando en automatizar tu negocio o si has iniciado ese camino y estás enfrentando algunas dificultades, queremos contarte cuáles son las cinco etapas de la automatización de una empresa para que puedas iniciar este proyecto de manera ordenada. ¡Comenzamos!

Paso #1. Define qué procesos pueden automatizarse

Lo primero que tienes que hacer es analizar los procesos diarios de la empresa, idealmente junto a tu equipo, con base en estas preguntas:

• ¿Cuáles son los procesos más complejos?
• ¿Qué procesos demandan más tiempo y atención por parte del equipo?
• ¿Cuáles son los procesos que más impactan en los resultados del negocio?
• ¿En qué procesos hay una mayor incidencia del error humano?
• ¿Qué procesos exigen demasiadas horas de trabajo y no son esenciales para el logro de resultados?
• ¿Qué procesos influyen de manera directa en la satisfacción del cliente?

Paso #2. Establece prioridades de automatización, según la etapa del negocio

Algo que debes considerar es que hay procesos que son meramente transaccionales, es decir, que permiten realizar una operación sencilla o concreta. Por ejemplo, la emisión de una factura o el envío de un correo electrónico a una base de datos. Hay otros procesos que permiten tomar decisiones estratégicas, como emitir un reporte de ventas o analizar cuáles son los clientes más frecuentes del negocio. Al trabajar en un plan de automatización del negocio es importante definir cuáles son los procesos prioritarios, según la madurez de la empresa. Por ejemplo, si acabas de abrir una tienda de abarrotes, tu prioridad será la atención en el piso de ventas, y entonces necesitarás un sistema de punto de venta, que te permita hacer cobros y llevar la facturación al día. Pero conforme el negocio crece y aumenta el movimiento en el almacén, te hará falta un sistema de administración empresarial, con el que puedas controlar con más precisión el inventario y todo el ciclo de compraventa de la empresa.

Paso #3. Arma un plan de automatización

Lo que sigue es trabajar en una descripción detallada de los pasos a seguir: con objetivos claros y precisos, fechas de entrega y personal responsable. Un punto muy importante es definir cuáles son los proveedores de tecnología con que trabajarás, ya que se convertirán en tus grandes aliados de negocios durante esta etapa. ¿Qué debes buscar? En primer lugar, soluciones escalables que puedan integrar procesos más complejos a medida que el negocio crece. Por supuesto, seguridad y facilidad de uso. Y, claro, costos accesibles, actualización permanente y asesoría personalizada.

Paso #4. Involucra a todas las áreas

Para que logre sus objetivos, un plan de automatización necesita de los conocimientos, experiencias y aportes de todas las áreas críticas del negocio. Por eso, el peor error que puedas cometer como dueño del negocio es delegar este proyecto solo al área de Sistemas. ¿Qué otros departamentos deberían participar? De nuevo, esto dependerá del tamaño del negocio. Pero, en principio, no pueden faltar representantes de Piso de Ventas, Almacén, Contabilidad, Administración y Marketing. Todos ellos pueden darte información valiosa para decidir cuál es el mejor proveedor o qué procesos aún pueden realizarse manualmente.

Paso #5. Monitorea y analiza los resultados

Una vez integrada la tecnología es importante medir su impacto en la operación y en los resultados. Por ejemplo, puedes preguntarte:

• ¿En qué porcentaje han mejorado los tiempos de entrega de las facturas o el cobro de los CFDI?
• ¿Han disminuido las mermas en el almacén?
• ¿Cómo ha aumentado la generación de leads a través de las campañas de email marketing?

Con estas respuestas podrás validar la inversión en tecnología de automatización, hacer los ajustes necesarios y hallar nuevas áreas de oportunidad para el mediano y largo plazo.

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Tras pasar el pico de la pandemia ha quedado claro que vivimos en un mundo diferente. Eso incluye la manera en la que los consumidores ven el mundo, cómo se relacionan con las marcas y toman sus decisiones de compra. Por eso, las estrategias de marketing tan importantes como el posicionamiento de un producto necesitan considerar la “nueva normalidad”.

Las necesidades y hábitos de los clientes cambiaron; por lo que las mejores estrategias pre-pandemia podrían no dar los resultados esperados. Por tal razón, es el momento de hacer una pausa y analizar cómo lanzar un producto en el momento justo y de la forma más adecuada. Analicemos qué significa esta “nueva normalidad” para los consumidores.

¿Qué cambió?

Según los expertos, son muchos los cambios producidos en los hábitos de consumo durante los últimos dos años; pero hay tres que debemos tener principalmente en cuenta.

Los consumidores se han vuelto más conscientes. Aunque no es algo del pasado, el consumismo está bajando en intensidad. El golpe de la pandemia y de la crisis económica ha vuelto a las personas más cuidadosas con sus gastos, pero no se trata solo de eso. También se han vuelto más selectivas en cuanto al origen de los productos, sus métodos de producción o fabricación, así como de su impacto ambiental y social.

Se debilita la lealtad a las marcas. Durante los periodos de confinamiento obligatorio y del cierre de locales comerciales, los consumidores se vieron obligados a comprar por otros canales, como los digitales. Y muchas veces también se vieron obligados a cambiar de marcas, a probar algunas que en otro momento hubiesen rechazado.

El ecommerce sigue ganando lugares como el principal canal de compra. Para cada vez más personas comprar en línea se ha convertido en la opción número uno para adquirir productos no esenciales, como electrónicos y libros; pero también esenciales como alimentos o medicamentos. Desde emprendedores hasta grandes empresas han tomado nota de este fenómeno, por lo que han aumentado sus presupuestos en estrategias de ecommerce y de marketing digital.

Por supuesto, todos estos cambios significan retos; pero, ante todo, grandes oportunidades para hacer ajustes creativos, adelantarse a la competencia y lograr que los consumidores se atrevan a probar nuestros productos. ¿Cómo? Poniendo en práctica estos consejos.

1. Redefine tu propuesta de valor diferencial

Si lo que diferenciaba a tus productos era la calidad, quizá ese valor ya no es suficiente para tus consumidores. ¿Sabes qué les importa ahora? Por ejemplo, ¿preguntan por el origen de sus alimentos o por el tipo de envases que utilizas? ¿Se interesan por las medidas sanitarias de prevención que sigues aplicando en tus locales comerciales?

No te tomes este punto a la ligera: realiza encuestas y focus groups para escuchar de cerca a tus clientes. Analiza si vale la pena hacer cambios en tus métodos de fabricación o introducir nuevas líneas de productos adaptadas a las nuevas demandas. También es importante que revises tu estrategia de marketing y cómo vas a comunicar todos estos cambios a una audiencia objetivo más sensible y demandante.

2. Prioriza el posicionamiento digital

¿Qué es lo primero que haces cuando necesitas un nuevo producto? Buscar información en Internet. Lo mismo hacen tus clientes potenciales a través de buscadores, aplicaciones o redes sociales. También se apoyan en las recomendaciones o comentarios negativos de otros consumidores a fin de asegurarse de que están tomando la mejor decisión de compra.

Por lo tanto, necesitas ajustar tu estrategia de posicionamiento en los nuevos canales y herramientas digitales. En la mezcla, no puede faltar el email marketing, las listas de difusión de WhatsApp y las herramientas de shopping para redes sociales como Instagram.

3. No te olvides de la imagen y el packaging de los productos

Una buena estrategia de posicionamiento incluye una imagen y empaques llamativos que, sobre todo, comuniquen el mensaje actual de una marca. Si tus productos ahora son más sanos, más sustentables o más responsables su presentación tiene que transmitirlo claramente.

No se trata de deshacerse de empaques y bolsas ni de hacer cambios radicales en el diseño de un día para otro; pero sí de introducir novedades de forma paulatina para que tu audiencia objetivo entienda que tu marca se está adaptando a los nuevos tiempos; además, de sentirse cómoda con sus elecciones de compra.

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