La tecnología está poniendo al alcance de las PyMEs herramientas para elevar su eficiencia y su productividad, que les permiten competir con las grandes compañías.
Las pequeñas y medianas empresas son el motor de la economía nacional al representar más del 99% de la planta productiva y generar el 72% de los empleos.
Sin embargo, el piso de la competencia no está parejo cuando estas enfrentaban a grandes y medianas empresas alrededor de 2.5 veces más productivas.
¿Qué ventajas les ofrece la digitalización?
La tecnología ha venido a emparejar el terreno. Entre las ventajas de integrar la tecnología a las PyMEs están:
Impulsar la eficiencia.
Agilizar procesos.
Eliminar errores humanos.
Estimular la productividad.
Reducir costos.
Mejorar el servicio al cliente.
Abrirse a nuevos mercados.
¿Cómo elegir las tecnologías adecuadas para su crecimiento?
No se trata de subirse a la ola tecnológica adoptando las más recientes innovaciones, sino de analizar las necesidades de la empresa y decidir qué es lo que ayudará a desarrollar todo su potencial.
Entre algunos factores a tomar en cuenta al momento de este análisis se encuentran:
Facilidad de uso. Además de no ser complicadas, deben ofrecer beneficios concretos que convenzan a los empleados de su utilidad, lo cual derribará fácilmente las barreras de resistencia al cambio.
Comparación de precios. La oferta de tecnologías es muy amplia y siempre habrá un software o sistema que se adapte mejor a tus necesidades y a un costo más adecuado para los recursos disponibles.
Adaptabilidad y flexibilidad. Las funciones que ofrezca una tecnología deben poder adaptarse a las necesidades de la empresa y escalar conforme estas necesidades cambien.
¿Cómo te ayudan a aumentar tus ventas?
Entre los beneficios de las TI en las PyMEs están que no solo ayudan a automatizar procesos productivos y administrativos, sino también a acceder a un nuevo mercado de consumidores que prefieren hacer sus compras por internet.
Las plataformas colaborativas que enlazan a productores de bienes y servicios con compradores son una forma muy efectiva de acceder a nuevos mercados.
Así lo demostró Uber con su esquema de ofertar un servicio de transporte privado con los usuarios, y el plan de negocios se ha replicado en muchas otras industrias.
Tener presencia en el mundo digital puede impulsar tus ventas. Existen plataformas de comercio electrónico que ponen en contacto a fabricantes con consumidores, como aquellas que enlazan a restaurantes con comensales o a prestadores de servicios de plomería o electricidad, con quienes los requieren en sus casas u oficinas.
Todas estas plataformas requieren de la adquisición de ciertas tecnologías que ayude a tu empresa a comunicarse con sus clientes y a atender de manera automatizada sus pedidos.
¿Qué herramientas tecnológicas son más útiles?
Entre los ejemplos de la tecnología que te puede ayudar a impulsar la productividad de tu PyME están los ERP para gestionar de manera óptima los recursos disponibles de la empresa y los CRM para dar seguimiento a los contactos con el cliente y mejorar su satisfacción.
También los programas de contabilidad electrónica, reporte de gastos de representación y de gestión de flotas, por ejemplo, sirven para mejorar la eficiencia, eliminar errores humanos, liberar el tiempo del personal para que lo dediquen a actividades más productivas y detectar dispendios que afecten a la rentabilidad.
No se puede olvidar el uso de herramientas tecnológicas para las acciones de marketing digital que mejoran tu presencia en internet, te acercan a prospectos, personalizan tu comunicación con ellos y mejoran las tasas de conversión.
La tecnología en las PyMEs no es solo una inversión en automatización, es un aliado para mejorar la eficiencia, la rentabilidad y la competitividad de tu empresa.
Atrévete a incorporarla en tus actividades y a sacarle el máximo provecho. Los resultados los verás en la ampliación de tu base de clientes y el aumento de tus ingresos.
Imagine lo productiva que sería su pequeña empresa si todos sus empleados pudieran concentrarse en el trabajo esencial, colaborar fácilmente y tener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Sin embargo, con más miembros de su equipo trabajando de forma remota, es posible que tenga que repensar cómo se ve la productividad. Según el Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, el 85 por ciento de los líderes empresariales dicen que el cambio al trabajo híbrido ha hecho que sea difícil tener confianza en que los empleados son productivos. [i]
El estudio señala que «los líderes deben pasar de preocuparse por si las personas están trabajando lo suficiente para ayudarlos a concentrarse en el trabajo que es más importante».
En otras palabras, la productividad no se trata de trabajar más horas. Se trata de priorizar tareas importantes. Comience con estos pasos simples y prácticos para ayudar a que su negocio avance, junto con sugerencias para medir el éxito y tecnologías para ayudar.
Establecer metas claras, específicas y alcanzables
Según el Índice de tendencias laborales de Microsoft, el 81 por ciento de los empleados quiere que los líderes les ayuden a priorizar su carga de trabajo, pero solo el 31 por ciento dice que los líderes brindan una orientación clara.
Una forma de garantizar que las personas prioricen de manera efectiva es establecer y compartir objetivos organizacionales claros. Los objetivos le permiten medir y comunicar el progreso fácilmente, y ajustar su enfoque si algo no funciona. Al revisar y ajustar regularmente sus objetivos, puede adaptarse a los cambios en las necesidades del cliente o las condiciones comerciales.
Aquí hay algunas maneras de hacer que el establecimiento de objetivos sea una herramienta efectiva para su negocio.
Asegúrate de que tus objetivos sean SMART: Específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo. Seguir estos estándares ayuda a mantener las ideas fundamentadas y procesables.
Involucre a su equipo en el proceso de establecimiento de objetivos: Cuando el personal ayuda a establecer las metas, tienen interés en alcanzarlas. Además, la colaboración aporta ideas nuevas y valiosas.
Establezca metas a corto y largo plazo. Los objetivos a corto plazo ayudan a motivar al equipo con resultados rápidos. Los objetivos a largo plazo establecen la dirección estratégica y te ayudan a lograr grandes cosas.
Para evaluar su progreso en este aumento de la productividad, considere esta pregunta: ¿cuántos de sus empleados son conscientes de los objetivos críticos a corto y largo plazo de su negocio?
Para empezar, cree un canal en Microsoft Teams específicamente para discusiones sobre los objetivos de la organización. O bien, si tiene varios empleados, puede crear un equipo independiente en Microsoft Teams que sirva como grupo de trabajo para realizar un seguimiento de los objetivos.
Elimina las distracciones
El trabajador promedio tarda 23 minutos en reenfocarse después de una distracción. [iii] Es por eso que ayudar a las personas a mantenerse enfocadas puede contribuir significativamente a la productividad.
En términos más generales, el tiempo libre de distracciones para concentrarse y recargarse ayuda a los empleados a completar un trabajo desafiante, pensar creativamente y generar ideas innovadoras. Por ejemplo, la investigación muestra que los descansos entre tareas y reuniones ayudan a reducir el estrés. [iv] Aquí hay algunas ideas para reducir las distracciones.
Implementar estrategias de gestión del tiempo: Entrene a su equipo en métodos efectivos de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro: trabaje durante 25 minutos y luego tome un descanso de 5 minutos. Después de cuatro períodos de trabajo, tome un descanso más largo de 15 a 20 minutos.
Usa la tecnología para bloquear las distracciones: Capacite a los empleados para que usen configuraciones y software para reducir las distracciones mientras trabajan. Por ejemplo, pueden usar aplicaciones para administrar sitios de redes sociales o configurar un modo de «no molestar» en sus teléfonos para silenciar ciertas notificaciones durante las horas de trabajo.
Fomentar y modelar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida: Al establecer límites claros en torno al tiempo de trabajo y el tiempo personal, el personal gana tiempo para recargarse y puede ser más productivo cuando está en el trabajo.
Para evaluar si tiene un negocio amigable con el enfoque, pregunte cuántos de sus empleados establecen al menos 30 minutos de tiempo de enfoque diario.
Para ayudarles a alcanzar ese objetivo, anímelos a actualizar su estado de presencia en Microsoft Teams. Al informar a los compañeros de equipo cuando están disponibles, ocupados o no necesitan ser molestados, pueden bloquear el tiempo para concentrarse en un trabajo significativo.
Manténgase organizado
Cuando se les preguntó cómo la tecnología apoyaría sus objetivos comerciales en los próximos dos o tres años, la eficiencia fue la razón principal dada por las pequeñas y medianas empresas. [v]
Power BI y PowerPoint ahora están mejor juntos que nunca. Nos complace anunciar la disponibilidad general de la integración de Power BI con PowerPoint, que trae la herramienta de visualización de datos más potente del mundo al programa de presentación más popular del mundo. El valor de esta integración es claro: permite a las personas agregar fácilmente visualizaciones interactivas de datos de Power BI a sus presentaciones de PowerPoint, haciéndolas más interactivas, más informativas y más atractivas.
Con Power BI, los usuarios pueden crear visualizaciones enriquecidas e interactivas que se pueden incrustar fácilmente en diapositivas de PowerPoint. Esto significa que ahora cualquiera puede crear presentaciones dinámicas y basadas en datos que seguramente impresionarán a sus audiencias.
¿Qué más hay de nuevo?
Hoy, también estamos enviando nuevas y emocionantes capacidades para que sea aún más fácil para usted mejorar sus presentaciones con datos e información:
Ahora puede pegar un único objeto visual de Power BI en el complemento de PowerPoint. Durante el período de vista previa, nos dijo que a veces desea agregar un solo gráfico a una diapositiva. Bueno, estoy feliz de compartir que ahora lo hemos hecho posible. Y no solo eso, todas las capacidades disponibles actualmente para informes también están disponibles para objetos visuales individuales.
En Power BI, simplemente haga clic con el botón secundario en el objeto visual o abra Más opciones del objeto visual (…) , elija Compartir y, a continuación, utilice elnuevo Abrir en PowerPoint para obtener un vínculo. El enlace que se genera apunta al visual e incluye todos los filtros que se aplican actualmente.
Otra característica que estamos enviando hoy es Smart insights. La información inteligente le brinda la capacidad de generar rápidamente texto que resume los datos de su diapositiva, lo que facilita la comunicación de información y hallazgos clave. Con Smart Insights, puede crear rápida y fácilmente historias atractivas a partir de sus datos sin ningún análisis o escritura manual de datos. Puede generar información inteligente desde el menú Acciones de datos del pie de página del complemento. La opción está disponible para toda la página del informe y el objeto visual individual. El texto generado por Smart insight se puede agregar fácilmente a su diapositiva, lo que le ayuda a explicar claramente los datos y resaltar los conocimientos relevantes.
Si se pregunta qué más planeamos agregar en el futuro y cómo lo descubrirá, un nuevo banner «Novedades» que estamos lanzando le informa sobre todas las características más recientes que llegarán al complemento. Al seleccionar el enlace «Más información», se abre una página de aprendizaje «Características» para informarle más. Nunca tendrá que perderse nuevas capacidades para ayudarlo a crear impresionantes presentaciones basadas en datos.
La integración de Power BI con PowerPoint ya está disponible en las nubes nacionales
Tener Power BI Storytelling disponible con carácter general significa que la integración de Power BI con PowerPoint ahora está disponible en las nubes nacionales. Los usuarios en nubes nacionales también podrán aprovechar la poderosa combinación de Power BI y PowerPoint. Dado que no se puede acceder al almacén de complementos de Office desde nubes nacionales, hemos hecho posible que los administradores de Power BI obtengan el complemento directamente desde el sitio web de Power BI, después de lo cual pueden ir al centro de administración de M365 y distribuirlo por toda la organización mediante la herramienta de implementación centralizada.
Lea este artículo para obtener más información sobre cómo obtener e implementar el complemento en nubes nacionales.
En resumen
La integración de Power BI con PowerPoint es un cambio de juego para la visualización y presentación de datos. Con la capacidad de agregar fácilmente imágenes interactivas y generar narrativas de texto, los usuarios pueden crear presentaciones dinámicas basadas en datos que seguramente atraerán a sus audiencias. Estaremos emocionados de ver cómo los usuarios aprovechan esta poderosa asociación en su trabajo para impulsar decisiones basadas en datos.
Ten en cuenta que estamos implementando estos cambios de forma incremental, por lo que es posible que debas esperar unos días antes de que todos estén disponibles en tu región.
Una de las causas principales del fracaso de los pequeños y medianos negocios es el desorden administrativo y fiscal. Debido a que los emprendedores solemos enamorarnos de nuestros productos y servicios, por lo que dedicamos la mayor parte del día a su elaboración, a las ventas y a la atención a los clientes. Pero es una realidad que no podemos descuidar todos los procesos relacionados con la contabilidad y el pago de impuestos.
¿Por qué? Simplemente porque no hay negocio exitoso sin finanzas sanas: un buen historial crediticio y un cumplimiento fiscal al día. Así que, en este próximo inicio de año queremos advertirte acerca de cinco errores fiscales a evitar si estás decidido a hacer crecer tu empresa. ¡Sigue leyendo!
Error#1. Esperar hasta el último día para cumplir con las nuevas disposiciones de la autoridad fiscal
Hace algunas semanas, la autoridad fiscal comunicó dos prórrogas nuevas en materia fiscal: el uso obligatorio de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) hasta el 1 de marzo de 2023, y la Carta Porte sin el cumplimiento de todos sus requisitos, hasta julio del próximo año.
Por supuesto, estas noticias permiten que nos preparemos para los cambios con más tiempo, pero también pueden provocar que posterguemos demasiado la adopción de, por ejemplo, una plataforma de facturación nueva que nos permita recopilar con tiempo los nuevos datos de los clientes que debemos incorporar o hacer las primeras pruebas con un nuevo sistema.
Para evitar incurrir en este error, reúnete con tu contador y planifica con tiempo la adopción de plataformas administrativas nuevas y, en caso de ser necesario, la capacitación de tus colaboradores. Así evitarás errores en los procesos, quejas por parte de los clientes, demoras en los pagos y multas por incumplimiento por parte del fisco.
Error #2. Caer en el desorden contable y administrativo
Aunque cuentes con un equipo de contabilidad interno o contrates los servicios de un despacho, como dueño del negocio es clave que te asegures de que toda la documentación del negocio está en orden, perfectamente archivada y segura. Así como de haber revisado el pre-cierre fiscal del año para poder hacer las previsiones necesarias para la declaración anual de impuestos en marzo.
Otro error recurrente entre los emprendedores es delegar absolutamente todas las tareas que tienen que ver con la contabilidad del negocio en su contador: desde la emisión de una factura o un CFDI de pago hasta la revisión y el pago de los impuestos. Hasta encontrarse un día, por ejemplo, con la sorpresa que de todos los CFDI de nómina anuales se emitieron mal o de que recibieron una notificación del fisco por la falta de pago del Impuesto sobre la Renta (ISR).
Por supuesto que, como emprendedores, tenemos que ocuparnos de la estrategia del negocio y siempre vamos a necesitar de los servicios de un contador. Pero es fundamental que no te desentiendas del todo de este proceso clave para la salud del negocio, así como de asegurarte de que todo marche en orden. Te sorprenderías de la cantidad de empresarios que se encargan personalmente del pago de los impuestos de su negocio y que se mantienen actualizados sobre las últimas novedades en materia fiscal a través de lecturas, seminarios y reuniones con especialistas.
Error #4. Tener deudas con el Seguro Social
No pagar los aportes de los colaboradores en tiempo y forma puede significar sanciones económicas, juicios laborales y, sobre todo, el desprestigio de la empresa y de sus marcas. Recuerda que tu equipo es tu mejor inversión, y que parte de tu compromiso con ellos es pagarles su salario y todas las prestaciones que les corresponden por ley.
En el caso de los colaboradores externos, es importante también establecer reglas claras para el pago de sus servicios, así como notificar a tiempo los cambios en los procesos para la recepción y liquidación de las facturas.
Error #5. Simular operaciones
Por último, ten en cuenta que la autoridad fiscal incrementa cada año sus esfuerzos para eliminar cualquier acto de simulación para ocultar ingresos o aumentar los gastos. Dentro de sus programas de fiscalización puede determinar la inexistencia de una operación, como la venta de un servicio o la adquisición de capital de trabajo; y pedir, en consecuencia, que el cliente presente los elementos probatorios de una operación, ya sea mediante una solicitud de reembolso de un saldo de IVA a favor, por ejemplo.
¿Cuál es la recomendación para tu planificación fiscal en 2023? Afinar los procesos internos de administración, control y administración de documentación que evidencie cada operación: a través de recibos por entrega de mercadería, órdenes de compra, correos electrónicos con clientes y proveedores, y contratos firmados. Todo esto soportará las transacciones y, de paso, será útil para incrementar el orden administrativo en el negocio.
Con el inicio de un nuevo año, y después de meses complicados, los emprendedores renovamos nuestra energía y nos sentimos más positivos con respecto al crecimiento del negocio para el año nuevo. Sin embargo, la perspectiva de una inflación que se prevé al alza, ante una posible recesión, por lo que también debemos ser objetivos y fortalecer las bases de la empresa para enfrentar tales retos.
Como siempre decimos en Mi Propio Jefe: la clave es tener siempre información real y objetiva para poder tomar las acciones necesarias a tiempo. Por ello, estas son las cinco tendencias de negocios para pequeñas y medianas empresas (pymes) que no puedes ignorar durante el 2023.
#1. Una economía contraída e inestable
Cuando los precios de las materias primas y los servicios suben, la primera reacción de los dueños de negocios es aumentar sus propios precios; lo cual puede significar tanto perder a clientes leales como también la posibilidad de atraer a nuevos consumidores. ¿Qué hacer ante esta situación? En primer lugar, revisar la estructura de costos para asegurarnos de que no hay fugas de dinero en diferentes áreas del negocio (hay que prestar especial atención a los gastos hormiga).
Luego, si no queda más opción que el incremento en los precios, hay que comunicar claramente a los clientes cuáles son las razones. Y, en lo posible, con anticipación para que puedan preparar sus propios presupuestos para las próximas adquisiciones.
Por último, ante la posibilidad de una recesión, es fundamental que hagas un análisis del negocio y asegures un flujo saludable de efectivo para poder cumplir con compromisos como la nómina o el pago de servicios. Haz una reserva de dinero en efectivo para emergencias. Y si todavía no cuentas con una tarjeta de crédito corporativa, es el momento de solicitar una, ya que es muy útil para financiar compras de equipo y software a meses sin intereses.
#2. La tecnología como el gran aliado de negocios de las pymes
La gran ventaja de la tecnología para las pymes es que automatiza tareas repetitivas del día a día (como la captura de datos de clientes), promueve la eficiencia y la productividad, además de permitir la obtención de datos importantes en minutos para la toma inteligente de decisiones. Y lo mejor, a un precio conveniente para presupuestos más acotados.
Es muy importante que al invertir en tecnología para tu negocio hagas compras inteligentes y estratégicas, pensadas para el mediano y largo plazo. Piensa entonces, ¿qué necesita hoy mi negocio para dar el salto? Si quieres empezar a vender en línea, contrata a un desarrollador de tiendas en línea o compra una suscripción a plataformas como Shopify o Tienda Nube.
Si el número de tus colaboradores ha crecido en los últimos años y el pago de salarios y vacaciones se ha convertido en un verdadero dolor de cabeza, lo que necesitas es un sistema de nómina que automatice los cálculos de cada prestación y te permita registrar ordenadamente la actividad de cada colaborador. O si enfrentas problemas con cobros a clientes, pagos a proveedores y manejo de inventario, tu mejor opción será un sistema integral de administración empresarial.
En definitiva, no compres por comprar: invierte en tecnología que tenga un impacto directo sobre la operación diaria del negocio, los resultados (por ejemplo, el ahorro en los costos) y también el clima laboral. Hay pocas cosas que valoren más los colaboradores que contar con las herramientas que necesitan para trabajar con más comodidad y eficiencia.
#3. La nueva relación con los colaboradores
Los colaboradores son la columna vertebral de cualquier negocio, no importa cuál sea su tamaño. En el caso de las pymes, que tienen que aprovechar al máximo los recursos disponibles, su talento y compromiso se vuelven aún más relevantes. La tendencia que no puedes ignorar es el estado de agotamiento y desmotivación que hay en muchos colaboradores tras la contingencia sanitaria y un año complicado en términos económicos. Son muchos los que están buscando otras opciones laborales que les permitan trabajar desde casa o directamente una nueva actividad, como tener un negocio propio.
Lo que tienes que hacer es, ante todo, hablar con tus colaboradores y entender qué les pasa. Porque perder al talento valioso es muy costoso, sobre todo en estos tiempos en los que falta calidad y compromiso. Puedes hacerlo de modo directo o a través de un especialista externo en Recursos Humanos para que puedan expresarse más libremente. Pídeles sugerencias, pregúntales abiertamente qué les molesta de su empresa y qué necesitan para comprometerse más con los resultados.
Recuerda que hoy más que antes los colaboradores quieren una relación ganar-ganar, en la que su empleo los ayude a alcanzar sus objetivos laborales y personales, como capacitarse y tener más tiempo para disfrutar en familia.
#4. La sustentabilidad ya es mucho más que una estrategia de marketing
De acuerdo a las encuestas de las consultoras más importantes del mundo, en los últimos años hubo un aumento significativo en el consumo de productos y servicios sustentables en todo el mundo. Eso explica el boom de mercados como el de los alimentos orgánicos, los empaques biodegradables o los sellos de comercio justo.
Para este año venidero es imperativo que analices cómo aplicar tu base de clientes con líneas de negocios sustentables o incluso relacionadas con el apoyo a sectores vulnerables, como madres solteras o niños sin acceso a la educación. Esta estrategia, que necesita ser bien comunicada, no solo puede ayudarte a darle más visibilidad a tu marca, sino que también puede tener un impacto real en tus resultados.
#5. El video como la herramienta más potente de comunicación
En los últimos meses, el video se ha convertido en la herramienta de comunicación con mayor alcance en redes, como Instagram. Si todavía no la has incorporado a tu estrategia de comunicación, llegó el momento de que lo hagas. La clave es definir qué canales usarás, de acuerdo a las preferencias de tu audiencia y sus hábitos de comunicación.
Es un hecho que las personas pasan más tiempo en YouTube que en la televisión abierta, y este fenómeno es aún más palpable entre las generaciones más jóvenes. Así que piérdele el miedo a este formato y no dejes pasar enero sin publicar el primer reel en Instagram o sin abrir un canal de tu marca en YouTube.
El formato de video es ideal para condensar mucha información en pocos minutos, para darle un rostro a tu negocio… ¡Y para contar historias! No te desalientes con los primeros resultados, verás cómo la calidad de tus videos mejora con el tiempo. En algún momento, considera la contratación de los servicios de un experto para que alcances resultados más rápido.
Si tu empresa ya cuenta con empleados, el aguinaldo anual es una prestación que debes otorgar de forma obligatoria. Esto incluye a los trabajadores de planta, de confianza, eventuales; y contratados por una obra o tiempo determinado. ¿El pago de aguinaldo es para todos? Las únicas que no tienen derecho a este beneficio son aquellas personas que han prestado un servicio a la empresa a través del régimen de honorarios.
El cálculo mínimo de un aguinaldo en el sector privado es de 15 días de salario, siempre que el empleado haya cumplido un año en la empresa (en el caso de trabajadores al servicio del Estado, se pagan 40 días). Hay empresas que otorgan una prestación mayor a algunos trabajadores, dependiendo por ejemplo de su antigüedad en el puesto, por su jerarquía o por un tipo de contrato especial.
Ten en cuenta además que, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo (LFT), el aguinaldo se tiene que pagar en el sector privado antes del día 20 de diciembre de cada año; de parte del Estado, se deberá pagar un 50% antes del 15 de diciembre y el otro 50% a más tardar el 15 de enero.
Para calcular el aguinaldo, el primer paso es conocer cuál es el sueldo diario del trabajador. Además, debes considerar lo siguiente: si una persona recibo su pago en forma mensual, hay que dividirlo entre 30 días. Si es quincenal, entre 15; y si es semanal, entre siete.
Hacemos un ejemplo práctico:
Si un empleado percibe $10,000 de salario mensual:
10,000/ 30 días= 333.33 como sueldo diario.
333.33 de sueldo diario x 15 días de aguinaldo = 4,999.95
El trabajador recibirá 4,999.95 por concepto de aguinaldo.
Salarios variables e impuestos
En cuanto a aquellos empleados de reciente ingreso, que todavía no hayan alcanzado los 12 meses en su puesto, hay que abonarles la parte proporcional. Por ejemplo, si alguien gana $500 pesos diarios y trabajó seis meses, le corresponde un aguinaldo de $3750 pesos.
Para los trabajadores que tengan salarios variables (por ejemplo, porque reciben bonos o comisiones), el aguinaldo debe calcularse teniendo en cuenta el promedio de ingresos que obtuvieron en los últimos 30 días en la empresa.
Hay otro dato importante a tener en cuenta: debido a que para fines fiscales aguinaldo es un ingreso, a la hora de calcularlo la empresa debe considerar el pago del Impuesto sobre la Renta (ISR) y retener esa cifra para hacer el pago correspondiente al Servicio de Administración Tributaria (SAT). La única excepción es cuando el aguinaldo es equivalente de 30 días de Unidad de Medidas y Actuallización (UMA) o menos.
Por último, ten en cuenta que los patrones que incumplan con esta obligación paguen aguinaldos incompletos o fuera de término, pueden recibir multas de entre 50 y 5,000 UMA (es decir, aproximadamente desde $4,000 hasta más de $400.000 pesos), de acuerdo con el artículo 1002 de la LFT.
Recuerda que para cumplir con esta obligación, cuentas con Sistemas especializados en Nómina para el correcto cálculo y automatización del pago de aguinaldo como Aspel NOI, conócelo.
Básicamente, es la división de un proceso complejo en una secuencia de tareas, implementando la tecnología para realizar actividades repetitivas con la menor intervención humana posible. Puede aplicarse en las áreas más diversas de la empresa, desde Contabilidad y Finanzas hasta Marketing o Atención al Cliente. Por ejemplo, en el caso de una plataforma de facturación, algunas funciones automatizadas son el registro preciso de los ingresos, relacionar los CFDI y los comprobantes de pago, generar estadísticas de los clientes más frecuentes y los productos más vendidos, calcular impuestos y respaldar en la Nube los documentos creados. Si estás pensando en automatizar tu negocio o si has iniciado ese camino y estás enfrentando algunas dificultades, queremos contarte cuáles son las cinco etapas de la automatización de una empresa para que puedas iniciar este proyecto de manera ordenada. ¡Comenzamos!
Paso #1. Define qué procesos pueden automatizarse
Lo primero que tienes que hacer es analizar los procesos diarios de la empresa, idealmente junto a tu equipo, con base en estas preguntas:
¿Cuáles son los procesos más complejos?
¿Qué procesos demandan más tiempo y atención por parte del equipo?
¿Cuáles son los procesos que más impactan en los resultados del negocio?
¿En qué procesos hay una mayor incidencia del error humano?
¿Qué procesos exigen demasiadas horas de trabajo y no son esenciales para el logro de resultados?
¿Qué procesos influyen de manera directa en la satisfacción del cliente?
Paso #2. Establece prioridades de automatización, según la etapa del negocio
Algo que debes considerar es que hay procesos que son meramente transaccionales, es decir, que permiten realizar una operación sencilla o concreta. Por ejemplo, la emisión de una factura o el envío de un correo electrónico a una base de datos. Hay otros procesos que permiten tomar decisiones estratégicas, como emitir un reporte de ventas o analizar cuáles son los clientes más frecuentes del negocio. Al trabajar en un plan de automatización del negocio es importante definir cuáles son los procesos prioritarios, según la madurez de la empresa. Por ejemplo, si acabas de abrir una tienda de abarrotes, tu prioridad será la atención en el piso de ventas, y entonces necesitarás un sistema de punto de venta, que te permita hacer cobros y llevar la facturación al día. Pero conforme el negocio crece y aumenta el movimiento en el almacén, te hará falta un sistema de administración empresarial, con el que puedas controlar con más precisión el inventario y todo el ciclo de compraventa de la empresa.
Paso #3. Arma un plan de automatización
Lo que sigue es trabajar en una descripción detallada de los pasos a seguir: con objetivos claros y precisos, fechas de entrega y personal responsable. Un punto muy importante es definir cuáles son los proveedores de tecnología con que trabajarás, ya que se convertirán en tus grandes aliados de negocios durante esta etapa. ¿Qué debes buscar? En primer lugar, soluciones escalables que puedan integrar procesos más complejos a medida que el negocio crece. Por supuesto, seguridad y facilidad de uso. Y, claro, costos accesibles, actualización permanente y asesoría personalizada.
Paso #4. Involucra a todas las áreas
Para que logre sus objetivos, un plan de automatización necesita de los conocimientos, experiencias y aportes de todas las áreas críticas del negocio. Por eso, el peor error que puedas cometer como dueño del negocio es delegar este proyecto solo al área de Sistemas. ¿Qué otros departamentos deberían participar? De nuevo, esto dependerá del tamaño del negocio. Pero, en principio, no pueden faltar representantes de Piso de Ventas, Almacén, Contabilidad, Administración y Marketing. Todos ellos pueden darte información valiosa para decidir cuál es el mejor proveedor o qué procesos aún pueden realizarse manualmente.
Paso #5. Monitorea y analiza los resultados
Una vez integrada la tecnología es importante medir su impacto en la operación y en los resultados. Por ejemplo, puedes preguntarte:
¿En qué porcentaje han mejorado los tiempos de entrega de las facturas o el cobro de los CFDI?
¿Han disminuido las mermas en el almacén?
¿Cómo ha aumentado la generación de leads a través de las campañas de email marketing?
Con estas respuestas podrás validar la inversión en tecnología de automatización, hacer los ajustes necesarios y hallar nuevas áreas de oportunidad para el mediano y largo plazo.
Los líderes de hoy buscan no solo crear impacto más rápido, sino priorizar las inversiones que impulsarán los resultados comerciales más importantes y significativos para sus organizaciones. Están optimizando y racionalizando para que puedan tener éxito donde más importa. Al mismo tiempo, las presiones de la economía global en evolución requieren que las organizaciones reduzcan los costos y optimicen las operaciones a medida que continúan cambiando a un mundo de trabajo híbrido. Las múltiples capacidades necesarias para habilitar el trabajo híbrido (reuniones, chat, teléfono, programación, gestión de proyectos, almacenamiento en la nube, análisis y automatización, seguridad) pueden aumentar el costo total de propiedad de una organización y la complejidad administrativa que acompaña a agregar, implementar y administrar cada solución por separado.
Microsoft 365 reúne estas capacidades en una experiencia integrada que hace que el trabajo híbrido sea más fácil e inteligente para los empleados. Con Microsoft 365, puedes ayudar a tus clientes a hacer más con menos permitiéndoles consolidar y eliminar los costos operativos, optimizar el rendimiento empresarial y crear una base para una estrategia de seguridad de confianza cero para reducir las brechas de seguridad y su impacto.
Conéctate con tus clientes hoy mismo y ayúdales a resolver sus desafíos empresariales más acuciantes con la ayuda de Microsoft 365.
Comience hoy mismo
Las conversaciones de ahorro de costos deben realizarse con frecuencia y temprano durante las interacciones con los clientes para ayudar a los clientes a obtener los beneficios tecnológicos y de costos asociados con los productos de Microsoft. Los mensajes y recursos proporcionados a través de nuestra campaña Haz más con menos pueden ayudarte a analizar con confianza las oportunidades de ahorro de costos de las soluciones de Microsoft 365 con tus clientes.
Explore los recursos que puede usar para interactuar con organizaciones de clientes de cualquier tamaño sobre cómo Microsoft 365 puede ayudarlos a hacer más con menos.
Áreas clave de impacto
Hacer más con menos significa maximizar el impacto de las soluciones de Microsoft 365. Aproveche el taller Hacer más con menos para interactuar con sus clientes y ayudarlos a identificar ahorros de costos, al tiempo que obtiene valor adicional, con un enfoque en las siguientes tres áreas clave de impacto.
Elimine las soluciones redundantes
La consolidación de proveedores puede generar ahorros de costos en cascada en todas las organizaciones de sus clientes. El taller Hacer más con menos te ayudará a trabajar con tus clientes para identificar las funcionalidades de Microsoft 365 que podrían costarles más con otros proveedores.
Simplifique la gestión de TI
Con una única solución integrada, sus clientes pueden optimizar el tiempo de sus equipos de TI. Un entorno de TI simplificado con Microsoft 365 automatiza las tareas laboriosas y libera a los administradores de TI y seguridad para que hagan la transición a actividades de mayor valor.
Proteger al trabajador digital
Las mejoras de seguridad no se limitan a la consolidación de proveedores y la reducción de la administración de TI. Microsoft 365 ayuda a las organizaciones a mejorar su pila de seguridad, creando una base para una estrategia de confianza cero que puede permitirles obtener ahorros de costos al tener menos infracciones de seguridad y una mejor administración de identidades.
Así que se sorprendió cuando, hace casi 20 años, ella se acercó a él con una pregunta: «Entonces… ¿Cuándo vas a solicitar el divorcio?»
Había estado ascendiendo a través de las filas de una floreciente compañía de software, trabajando en un negocio de gestión de contenido colaborativo de rápido crecimiento. Era lo más grande que había hecho, y estaba luchando por mantenerse al día con el ritmo implacable. Comenzó a despertarse cada vez más temprano, pensando si podía comenzar a trabajar a las 3 a.m., ¡está bien, a las 2 a.m.! —podía hacerlo todo.
Su esposa y sus cuatro hijos pequeños estaban pagando el precio. «No pasas tiempo conmigo», le dijo su esposa. «Si soy importante para ti, seguro que no puedo decirlo». Fue entonces cuando lo golpeó. «Siempre iba a haber más demandas del negocio, y tuve que trazar las líneas», dice Spataro.
Después de hablar con un mentor en su empresa y leer Managing Management Time de William Oncken, comenzó una práctica que organiza su vida hasta el día de hoy. El «Timeboxing» es el principio de elegir las áreas más importantes de su vida, desde la familia hasta el ejercicio, la comunidad y, sí, el trabajo, y establecerlas en su calendario con horarios precisos de inicio y parada. «Hay 10.080 minutos en una semana», dice Spataro, quien ahora es vicepresidente corporativo de Modern Work en Microsoft. «Puedes ser el jefe de todos esos minutos si tomas el control».
En un mundo de trabajo flexible, donde las personas tienen la agencia para trabajar desde diferentes lugares en diferentes momentos, las líneas entre el trabajo y la vida son más borrosas que nunca. El trabajo se cuela en el tiempo que solíamos pasar relajándonos con un vaso de Malbec o leyendo cuentos antes de acostarnos a nuestros hijos. Y cuando trabajas desde casa, es fácil abrir tu computadora portátil tan pronto como te despiertas porque no necesitas ducharte, ponerte pantalones reales o tomar un autobús a la oficina. Depende de cada uno de nosotros, sostiene Spataro, definir esas líneas por nosotros mismos. «Cuando tienes limitaciones, en realidad resuelves problemas», dice. «Timeboxing impone esas restricciones para ti». Es un método probado: según un análisis de consejos de productividad, el timeboxing es el más útil.
» Cuando tienes restricciones, en realidad resuelves problemas. Timeboxing aplica esas restricciones por usted. «
El centro de la práctica es la comprensión de que no se puede tener todo, todos tenemos que decidir dónde pasar nuestros minutos. El primer paso, entonces, es elegir sus prioridades, que se convierten en la base de sus cajas. (Spataro recomienda no más de cinco, ya que más que eso se vuelve difícil de hacer malabares). ¿Sus cajas? Dios, la familia, la salud, el sueño y el trabajo.
Toma un lunes al azar. Spataro se despierta a las 4 a.m. y pasa tres horas haciendo adoración diaria y haciendo ejercicio. A las 7 a.m., comienza la caja de trabajo. Esa caja contiene cajas más pequeñas, estilo muñeca rusa de anidación, que designan lo que necesita hacer para el día: su lista de tareas injertadas en su calendario. Por ejemplo, de 1:30 a 2:15 p.m., puede haber una casilla bloqueada para prepararse para una reunión con el cliente.
«Me obliga a mirar cada día y decir: ‘¿Qué tengo que hacer? ¿Cómo estoy usando mi tiempo?'» Si necesita trabajar en los presupuestos del próximo año pero no tiene minutos reservados para hacerlo, tiene que hacer espacio en su agenda. «Puedo decir: ‘Me encantaría ir a esta reunión, pero no puedo porque tengo que hacer ese trabajo'». No puedes tenerlo todo.
La caja de trabajo tiene una parada dura todos los días a las 6 p.m., cuando comienza su caja familiar. Es estricto en cuanto a no dejar que los plazos o las llamadas de última hora se derramen en esa caja, donde pasa tiempo con sus hijos y su esposa (con quien todavía está felizmente casado). Y a las 10 p.m., es hora de acostarse. Se podría decir que es como un reloj.
Se necesita resolución para crear cajas y apegarse a ellas. Timeboxing requiere tener que decir que no a menudo y mantenerse firme bajo presión. Y, por supuesto, la vida no siempre puede caber en una caja. Hay momentos en que limitar el trabajo a horas predeterminadas simplemente no es posible, y para los cuidadores y otras personas que tienen vidas menos predecibles, este método puede ser más desafiante. Pero usando los principios del timeboxing, cualquiera puede construir muros alrededor de su horario (incluso si esos muros son necesariamente ajustables). Si su hijo se va a dormir a las 8, programe tiempo con su pareja para después de acostarse. Si un pariente anciano recibe fisioterapia todos los martes a las 3, eso puede duplicarse como su caja de Pilates. El truco es tomar el control de lo que puedas, cuando puedas, en lugar de dejar que tus responsabilidades te inunden como un río que se inunda.
El truco es tomar el control de lo que puedas, cuando puedas, en lugar de dejar que tus responsabilidades te inunden como un río que se inunda.
Esta práctica mantiene la noción de que usted está a cargo de su propia felicidad, que mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida, evitar el agotamiento y encontrar el tiempo para hacer todo su trabajo es su trabajo, no el de su empresa. Aún así, es esencial que los líderes entiendan y acepten que los trabajadores hasta el punto de agotamiento rara vez significan que harán un mejor trabajo (y, de hecho, a menudo significa que serán menos productivos). Spataro dice que los gerentes y ejecutivos deben alentar a los empleados a apropiarse de sus horarios y respetar las cajas que erigen. «Hay que establecer la cultura para eso a nivel corporativo», dice. «Tienes que hacer que los líderes más veteranos pinten esa imagen y ayuden a la gente a entender que, no solo está bien, sino que esto es lo que queremos». Satya Nadella ha fomentado esa cultura como CEO de Microsoft, diciéndole a sus empleados, como Spataro, que está bien ignorar un correo electrónico durante el fin de semana. «Una de las cosas en las que al menos estoy mejorando», dice Nadella, «es poder establecer esa expectativa».
En última instancia, se trata de control y de ser disciplinado sobre el tiempo que tienes que dedicar a lo que es importante para ti. Cuando solo tiene una ventana de 30 minutos para revisar un documento técnico y se contabiliza el resto de su tiempo, es menos probable que se distraiga con pings no pertinentes. Si solo tiene una hora y media reservada para cenar con un viejo amigo de la universidad, puede permitirse silenciar Outlook y dejar su teléfono en su bolsillo. Después de todo, cuando la caja termina, también lo hace ese tiempo, por lo que depende de usted aprovecharla al máximo.
5 formas de iniciar Timeboxing ahora mismo:
1. Acepta que no puedes tenerlo todo.
Todos estamos limitados por el tiempo y el espacio, y es imposible hacer todo lo que queremos. Cuanto antes lo aceptes, antes podrás usar el tiempo que tienes en lo que es más importante para ti.
2. Elige 5.
Divide tu vida en tres a cinco áreas en las que quieres pasar tu tiempo. Deben ser amplios, como la familia, la comunidad, la salud / bienestar y el trabajo. Y no te olvides de la fundación. «Todo esto se desmorona si no duermes lo suficiente», dice Spataro.
3. Haz tu horario…
Anote cuántos minutos a la semana está dispuesto a dar a cada área, luego dispóngalos en un horario semanal con tantos horarios precisos de inicio y parada como pueda. Algunos fáciles para empezar: ¿Cuánto necesita presupuestar para dormir cada noche? ¿Cuánto tiempo necesitas dedicar al trabajo? Llene los vacíos con sus otras prioridades.
4. … y apéguese a ella.
Las cajas están cerradas por una razón. Para aprovechar al máximo el timeboxing, sé riguroso a la hora de mantenerte dentro del tuyo. Puede que no parezca un gran problema trabajar 10 minutos después del final de su caja de trabajo, pero hacer cumplir sus restricciones cristalizará el hábito de aprovechar al máximo el tiempo que ha asignado.
5. Saber cuándo hacer excepciones.
La vida sucede, y no siempre será posible apegarse a un horario exacto. Tal vez tenga una presentación de fin de año debido a un cliente, y durante las próximas tres semanas necesita pedir prestado tiempo de la caja de senderismo después del trabajo para compensar. La clave aquí es decidir conscientemente si vale la pena hacer una excepción y asegurarse de que sea una desviación, no la norma.
Una buena gestión del proceso de facturación asegura buenas relaciones con los clientes, un flujo de caja saludable y ahorra tiempo y otros recursos de gestión. Sin embargo, muchos propietarios de pymes pasan por alto esta tarea por engorrosa, burocrática o incluso menor. Por eso, hoy queremos mostrarte cómo crear una estrategia para generar, enviar y monitorear facturas electrónicas para automatizar y facilitar el proceso. Hay cinco consejos prácticos que no deben ignorarse. ¡Empecemos!
#1. Usa una buena plataforma de facturación electrónica
El primer paso es contar con un software inteligente, fácil de usar y capaz de actualizarse de acuerdo con las últimas regulaciones de los Servicios de Administración Tributaria (SAT). Además, permite un seguimiento preciso de cada etapa del proceso. Además considera que hoy ya no necesitas adquirir una licencia de plataforma, puedes suscribirte a un pago fijo mensual. ¿Qué obtendrás? Facturación electrónica ilimitada, soporte técnico y actualizaciones sin costo adicional. Algunas características útiles que recomendamos al elegir entre diferentes proveedores son:
#2. Acuerda un protocolo de facturación y pagos con cada cliente
A menos que su industria sea una de las industrias de consumo masivo, no aplique el mismo proceso de facturación a todos los clientes, especialmente si brinda un servicio altamente especializado. Por eso, al momento de firmar un contrato y antes de generar tu primer CFDI, hazte las siguientes preguntas:
¿Necesito enviar órdenes de compra todos los meses? ¿En qué fecha? ¿Quién será responsable de firmar esta orden de compra? ¿A quién se debe enviar la factura? ¿Qué datos se deben incluir en el CFDI? (RFCs, claves de producto o servicio, uso de CFDI, etc.) ¿Qué datos se deben incluir en el complemento de pago de CFDI? ¿Cuánto tiempo llevará pagar la factura? ¿Se pagará la factura en un solo pago o en múltiples pagos?
Ten presente que puedes acordar un protocolo de facturación para cada cliente; pero nunca vayas en contra de los intereses del negocio ni aceptes, por ejemplo, pagos a 90 días si eso repercutirá en el flujo de efectivo y en la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos.
#3. Evita demoras comunes
El primer paso para eliminar los obstáculos del flujo de efectivo es enviar las facturas a tiempo. Por lo tanto, una vez establecido un cronograma con cada cliente, asegurar que la generación y despacho de órdenes de compra, CFDIs y complementos de pago se cumplan cada mes según lo pactado.
Si no procesa las facturas usted mismo, pídale a su contador que:
La información correcta para cada cliente se carga en el sistema y se guarda para generarse automáticamente cada vez que se realiza CFDI. Enviar la factura a la persona designada. Asegúrese de recibir un correo electrónico o notificación confirmando la recepción y aceptación del CFDI. Genera y envía el CFDI de pago correspondiente para evitar futuros problemas contables.
#4. Aprovecha las ventajas de la movilidad
Los errores pueden suceder: quizás un cliente te avise de un problema mientras estás en la calle visitando a un cliente o durante tus vacaciones. Afortunadamente, existen plataformas móviles de facturación, incluso por 30 días sin costo, que te permiten cancelar un CFDI y enviar el nuevo comprobante desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de una aplicación instalada en un celular inteligente o una tableta.
5. Ofrece varias opciones de pago
Finalmente, facilitarle la vida a los clientes brindándoles una variedad de opciones para pagar sus facturas, por ejemplo, depósitos y transferencias bancarias, tarjetas de crédito y débito, y enlaces de pago a través de plataformas como Mercado Pago o Paypal.
A medida que tu negocio crece y obtiene más apoyo financiero, también ofrece la opción de pagar en cuotas sin interés, por lo que mejorarás significativamente las decisiones de compra de tus clientes.
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