5 consejos de facturación para asegurar los cobros y mejorar el flujo de efectivo

Una buena gestión del proceso de facturación asegura buenas relaciones con los clientes, un flujo de caja saludable y ahorra tiempo y otros recursos de gestión. Sin embargo, muchos propietarios de pymes pasan por alto esta tarea por engorrosa, burocrática o incluso menor. Por eso, hoy queremos mostrarte cómo crear una estrategia para generar, enviar y monitorear facturas electrónicas para automatizar y facilitar el proceso. Hay cinco consejos prácticos que no deben ignorarse. ¡Empecemos!

#1. Usa una buena plataforma de facturación electrónica

El primer paso es contar con un software inteligente, fácil de usar y capaz de actualizarse de acuerdo con las últimas regulaciones de los Servicios de Administración Tributaria (SAT). Además, permite un seguimiento preciso de cada etapa del proceso. Además considera que hoy ya no necesitas adquirir una licencia de plataforma, puedes suscribirte a un pago fijo mensual. ¿Qué obtendrás? Facturación electrónica ilimitada, soporte técnico y actualizaciones sin costo adicional. Algunas características útiles que recomendamos al elegir entre diferentes proveedores son:

#2. Acuerda un protocolo de facturación y pagos con cada cliente

A menos que su industria sea una de las industrias de consumo masivo, no aplique el mismo proceso de facturación a todos los clientes, especialmente si brinda un servicio altamente especializado. Por eso, al momento de firmar un contrato y antes de generar tu primer CFDI, hazte las siguientes preguntas:

¿Necesito enviar órdenes de compra todos los meses? ¿En qué fecha?
¿Quién será responsable de firmar esta orden de compra?
¿A quién se debe enviar la factura?
¿Qué datos se deben incluir en el CFDI? (RFCs, claves de producto o servicio, uso de CFDI, etc.)
¿Qué datos se deben incluir en el complemento de pago de CFDI?
¿Cuánto tiempo llevará pagar la factura?
¿Se pagará la factura en un solo pago o en múltiples pagos?

Ten presente que puedes acordar un protocolo de facturación para cada cliente; pero nunca vayas en contra de los intereses del negocio ni aceptes, por ejemplo, pagos a 90 días si eso repercutirá en el flujo de efectivo y en la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos.

#3. Evita demoras comunes

El primer paso para eliminar los obstáculos del flujo de efectivo es enviar las facturas a tiempo. Por lo tanto, una vez establecido un cronograma con cada cliente, asegurar que la generación y despacho de órdenes de compra, CFDIs y complementos de pago se cumplan cada mes según lo pactado.

Si no procesa las facturas usted mismo, pídale a su contador que:

La información correcta para cada cliente se carga en el sistema y se guarda para generarse automáticamente cada vez que se realiza CFDI.
Enviar la factura a la persona designada.
Asegúrese de recibir un correo electrónico o notificación confirmando la recepción y aceptación del CFDI.
Genera y envía el CFDI de pago correspondiente para evitar futuros problemas contables.

#4. Aprovecha las ventajas de la movilidad

Los errores pueden suceder: quizás un cliente te avise de un problema mientras estás en la calle visitando a un cliente o durante tus vacaciones. Afortunadamente, existen plataformas móviles de facturación, incluso por 30 días sin costo, que te permiten cancelar un CFDI y enviar el nuevo comprobante desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de una aplicación instalada en un celular inteligente o una tableta.

5. Ofrece varias opciones de pago

Finalmente, facilitarle la vida a los clientes brindándoles una variedad de opciones para pagar sus facturas, por ejemplo, depósitos y transferencias bancarias, tarjetas de crédito y débito, y enlaces de pago a través de plataformas como Mercado Pago o Paypal.

A medida que tu negocio crece y obtiene más apoyo financiero, también ofrece la opción de pagar en cuotas sin interés, por lo que mejorarás significativamente las decisiones de compra de tus clientes.

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