Por las necesidades de información que tienen las empresas actualmente, aunado a los requisitos de la Contabilidad Electrónica en México, se requiere que se utilice un catálogo de cuentas departamental o por centro de costos, el catálogo tradicional no es práctico.

Debemos entender que la información que espera el empresario y cada una de las áreas del negocio es lo más importante, independientemente de los requisitos fiscales. No somos empleados del SAT, los Contadores debemos generar valor en la empresa.

Es conveniente tener un catálogo de cuentas departamental que se pueda utilizar en muchas empresas, lo que permitirá consolidar la información y tener guías contabilizadoras estandarizadas, como ya ocurre en muchos grupos empresariales.

El catálogo de cuentas departamental permite que disminuya el trabajo de registro, ya que las cuentas disminuyen, y en la operación es fácil de manejar, aun y cuando el convencer a nuestros colegas Contadores Públicos es el principal obstáculo.

El catálogo de cuentas tradicional puede tener hasta 9 niveles, pero no genera reportes el propio sistema, se deben generar con hojas de Excel interminables.

El catálogo de cuentas departamental permite tener 3 departamentos.

En una constructora con estos 3 niveles de departamentos podemos tener:

Con estas agrupaciones puedes hacer maravillas con la información.

¿Por qué debería cambiar una catalogo que me ha servido durante tantos años?

Porque es obsoleto, no podemos obtener información a detalle que requiere la empresa y no permite separar la información como lo requiere el código agrupador.

¿Puedo utilizar el mismo catálogo de cuentas para varios tipos de empresas?

Sí, cuando estamos hablando de empresas que persiguen obtener ganancias, ya que la mecánica de contabilización es muy similar, las diferencias importantes se tendrían en las cuentas de detalle.

En los grupos de empresas se tiene el mismo catálogo de cuentas, lo que permite que se pueda tener una consolidación de la información automática.

Es probable que algunas de las empresas se utilicen muy pocas cuentas del catálogo, pero se tiene un criterio unificado.

¿Se puede utilizar el código agrupador como base del catálogo de cuentas?

Sí, es lo más conveniente, aunque debiesen revisarse los niveles de las cuentas, para tener en un primer nivel la cuenta y subcuenta del código agrupador, o tener un catálogo con más subcuentas.

Si se tiene un catálogo de cuentas para todos, similar al código agrupador, lo que va a ocurrir es que muchas cuentas no se van a utilizar, pero los sistemas nos permiten emitir reportes con las cuentas que tienen movimientos, por lo que no parece haber problema.

¿Sabes lo que es un respaldo? La importancia de esta actividad es muy conocida en todas las empresas, ya que es necesaria para mitigar riesgos.

Existen muchos tipos de respaldos: de energía eléctrica, de información, de procesos, entre otros. Pero, ¿qué es un respaldo? La Real Academia Española lo define como: “Apoyo, protección, garantía”; por consiguiente, un respaldo de información sería una copia de los documentos electrónicos más importantes de un equipo de cómputo, con la finalidad de evitar cualquier pérdida de información en caso de algún incidente o desastre.

En una empresa, se recomienda que existan políticas y procedimientos para esta actividad, la cual se debiera aplicar a todos los usuarios clave de cada proceso de negocio, entre los cuales el área contable es una de las más importantes.

Por ser la información contable de alta criticidad para una empresa, es indispensable contar con procedimientos de respaldo para garantizar que ésta siempre estará disponible.

¿Qué pasaría si el día de mañana, al presentarte a tu trabajo, te dieras cuenta de que se perdió toda la información? Sin duda, esto sería una tragedia, pero si tienes un respaldo al día de la información, sería simplemente un pequeño problema que se arregla en poco tiempo.

¿Tienes dudas en relación con los respaldos? A continuación te respondo algunas preguntas frecuentes al respecto:

a) ¿Qué tipos de respaldos hay? Pueden ser de dos formas:

• Totales: Por lo regular es la copia de todos los archivos, o una copia integral del equipo en algún tipo de respaldo.
• Incrementales: De la copia de archivos, solamente se genera la actualización de las modificaciones realizadas entre respaldo y respaldo.

b) ¿Cuánto tiempo tarda en realizarse un respaldo? Esto puede variar dependiendo del tamaño y el tipo de archivos que se guardan, en el caso de respaldar multimedia (fotos, música y videos) el tiempo se incrementa, así que sólo respalda lo indispensable.

c) ¿De qué forma se pueden hacer los respaldos? Existen las siguientes formas:

• Automático: Realizado mediante herramientas adquiridas por parte de la empresa, de modo que el usuario por lo general no se da cuenta cuando es efectuado.
• Semiautomático: Realizado mediante herramientas adquiridas por parte de la empresa, las cuales deben ser ejecutadas por el usuario para que se genere el respaldo.
• Manual: Esto sucede cuando no existen herramientas adquiridas por parte de la empresa, de manera que el usuario necesita generar respaldos para mitigar el riesgo de forma personal.

d) ¿Cuánto tiempo debo guardar la información? Es indispensable considerar la normatividad nacional, dependiendo del giro de la empresa probablemente se tiene que cumplir con las normas locales. En caso del sector financiero, es recomendable tener respaldos de hasta 10 años de antigüedad. Para un área contable se recomienda guardar respaldos por ciclos contables;  cada ciclo es protegido mediante contraseñas guardadas por el encargado del área.

Recomendaciones para la generación de respaldos

En caso de que tu respaldo tenga que ser manual se aconseja lo siguiente:

• Realizar respaldos cruzados en el área: Por ejemplo, el analista respalda en el equipo del coordinador, el coordinador en el equipo del gerente y el gerente en el del analista.
• No olvides la confidencialidad, la información contable no debe estar al alcance de todos: Busca que sean respaldos de información con medidas de seguridad lógica y considerando la segregación de funciones.
• El área contable debe considerar en su agenda un espacio para generar respaldos.
• Al terminar el respaldo, comprime la información para administrar el espacio de almacenamiento

Miembro de Comité Técnico Nacional de Competitividad del IMEF. A partir de este 2015 las personas físicas y morales con ingresos acumulables arriba de cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013, están obligados a enviar su contabilidad a través de medios electrónicos. Esta nueva obligatoriedad fiscal ha generado diversas dudas entre los contribuyentes, razón por la cual se anotan las respuestas a tres preguntas: ¿por qué la SHCP implementó la contabilidad electrónica?, ¿por qué tantos requerimientos en el contenido de las pólizas contables?, ¿por qué quieren saber tantas cosas? 1-La economía y el número de empresas en el país están creciendo, el SAT cuenta con poco personal para atender las auditorías a nivel nacional y le cuesta capacitarlos para que tengan los mismos criterios de evaluación de la información de los contribuyentes. 2-El SAT ha encontrado discrepancias en relación a los pagos de impuestos de empresas del mismo giro con volúmenes de ventas similares. 3-Normalmente el SAT audita los ejercicios que están próximos a vencerse, por lo que se atrasa hasta seis años para cobrar impuestos mal calculados o evadidos. 4-El SAT invierte cantidades muy elevadas en herramientas tecnológicas e inteligencia fiscal y necesita aprovechar estas plataformas para agilizar sus procesos de auditoria 5-Se solicitan devoluciones de impuestos (especialmente IVA) asociadas a transacciones fraudulentas o a prácticas contables no adecuadas Actualmente casi todos los contribuyentes emiten sus facturas y nóminas en formato CFDI, permitiendo con ello que el SAT pueda estimar los estados de resultados de cada contribuyente basados en flujo de efectivo. Para un mayor control y debido a las carencias actuales de recursos humanos, el SAT decidió solicitar la información contable en formato electrónico (xml), así como cuentas y balanza de los contribuyentes. Adicionalmente pidió asociar dentro de las pólizas la información de los CFDIs de ingresos y gastos detallando la forma de pago y cobro de los mismos, con el objetivo de tener una imagen más clara de la salud fiscal de los contribuyentes. Dicha iniciativa es vanguardista a nivel mundial y coloca a México en un nivel tecnológico superior a la mayoría de los países miembros de la OCDE, al gozar de mucha información electrónica fiscal de los contribuyentes. Aunque toda esta pesquisa no refleja la realidad ni mucho menos exactitud sobre la situación financiera y fiscal de los contribuyentes, sí brinda la información necesaria para iniciar facultades fiscalizadoras de las mismas autoridades casi en tiempo real. No debemos olvidar que las auditorías serán de forma electrónica vía el buzón hacendario electrónico y como dice el SAT, las auditorías ya no serán globales sino selectivas en función de criterios tales como fechas, proveedores, clientes o alguna cuenta contable específica. Dichas medidas se reciben en el IMEF con beneplácito porque van en el sentido de la legalidad, el Estado de Derecho y la transparencia y ante ello los contribuyentes debemos de: 1- Revisar nuestros catálogos contables y cuidar que contamos con la estructura que pide el SAT para evitar que haya interpretaciones equivocadas de nuestra información contable. 2-Depurar los saldos de cuentas en función de la nueva estructura a diciembre 2014. 3-Los contadores tienen que cambiar su forma de contabilizar. Los profesionistas con transacciones de ingresos y gastos limitados deben cuidar que su Contador lleve el registro contable de forma ordenada con suficiente información en los comentarios para evitar requerimientos innecesarios. A las PYMES se les recomienda sistemas más avanzados donde sus operaciones de áreas se liguen a las contables de forma adecuada, asegurando su claridad. A las grandes empresas se les exhorta a revisar sus prácticas de costos de transferencia y precios, comparando utilidades con los promedios a nivel nacional y mundial de sus propios giros y/o de su casa matriz; de esta forma asegurarán menos interferencias del SAT ya que habrá más inteligencia de negocios sobre los datos directos de cada contribuyente. Esperamos que las autoridades sean sensatas y cautelosas en sus solicitudes de información para evitar a los contribuyentes cargas administrativas innecesarias al atender los requerimientos del SAT, pero lo más importante es aumentar la base de contribuyentes y que todos aportemos lo que nos corresponde a las arcas del gobierno.

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La clasificación de los inventarios en el Catálogo de Cuentas debe de proporcionar los datos que requiere el Código Agrupador (CA), que son los siguientes.

(1) El CA sólo incluye cuentas y subcuentas niveles 1 y 2, por lo que las cuentas de detalle nivel 3 sólo se incluyen en el Catálogo de Cuentas, pero no se incluyen en la balanza que se envía al SAT.

Recordemos que los inventarios se presentan al costo histórico original de las mercancías. El costo de ventas se valúa a través del método de valuación de inventarios elegido por la empresa.

A partir del 1 de enero de 2011, en la Norma de Información Financiera (NIF) C-4 Inventarios, desaparecieron las diferencias que existían entre las NIF mexicanas y las internacionales, al eliminar los siguientes puntos:

1. La fórmula de asignación del costo, anteriormente denominado método de valuación de inventarios, conocida como Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS).

2. El sistema de determinación del costo de producción sobre la base de costeo directo, por lo que el costo de producción deberá de incluir todos los elementos integrantes del costo de compra y conversión de un producto, conocido como costo absorbente.

Esto es aplicable a todos los inventarios, excepto los que cuentan con normas específicas:

a) Desde el punto de vista del constructor, las obras en proceso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados con ellos.

b) Los instrumentos financieros.

c) Los activos biológicos relativos a actividades agrícolas y productos agrícolas hasta el momento de su cosecha.

Recordemos también que los Anticipos a Proveedores ya no se consideran una cuenta complementaria de Inventarios, conforme a la NIF C-5 Pagos Anticipados. A partir del 1 de enero de 2011, se deben de considerar los siguientes cambios:

1. La NIF C-5 excluye de su alcance los pagos anticipados que se tratan en otras NIF.

2. Se establece como característica básica de los pagos anticipados el que éstos no le transfieran aún a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a los bienes que están por adquirirse o a los servicios por recibir. Por lo tanto, los anticipos para la compra de inventarios o inmuebles, entre otros, deben presentarse en el rubro de Pagos Anticipados y no en los rubros de Inventarios o Inmuebles, como se hacía hasta el 31 de diciembre de 2010.

Revisemos que nuestros Catálogos de Cuentas incluyan estos cambios en las NIF y que se presente la información de manera adecuada.

La factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un recibo digital utilizado o implantado por la autoridad fiscal del país. Sin embargo, ¿nos hemos dado a la tarea de revisar su contenido?, ¿estamos seguros de que los datos con que se realiza la operación se plasman de manera adecuada en el CFDI?

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Luego de la presentación de las declaraciones anuales, tanto de personas morales como de las personas físicas, nos hemos dado cuenta que, en el caso de las personas físicas que se encuentran dentro del régimen de asalariados, la razón principal por la que la autoridad no les devuelve o les regresa una cantidad menor de impuestos a la esperada es la forma de pago.

Considero que son 3 las razones principales por las que se da esta situación: la primera de ellas es el desconocimiento de las reglas. Por motivos culturales, en México tenemos poco interés por cumplir con el pago de los impuestos, alentado quizá por los escándalos de corrupción que desde hace algunas décadas se vienen observando de forma recurrente. Por otro lado, el cambio electrónico sucedido en los últimos años. Durante mucho tiempo se utilizaron facturas o recibos, o ambos, de los denominados hoy en día como “tradicionales”. Ha habido una transformación total en el esquema que para muchos fue el esquema de toda la vida.

Como ya mencioné, somos poco afectos a informarnos sobre los requisitos que deben incluirse en cada uno de los CFDI. El error más recurrente es en la forma de pago. Por mencionar sólo uno, al cubrir los honorarios médicos y hospitalarios, así como las colegiaturas, aun cuando la autoridad (Secretaría de Hacienda, a través del Sistema de Administración Tributaria) indica que para hacerlos deducibles deben ser pagados con: a) tarjeta de crédito, b) tarjeta de débito, c) cheque o d) transferencia electrónica, se sigue acudiendo a las ventanillas con efectivo a realizar el pago por el servicio recibido.

La segunda razón es no revisar el comprobante que se nos entrega. Si ya examinamos el contenido de la información del documento y cumplimos con los requisitos del SAT, justo es pedirle a la persona o entidad que nos está entregando un documento con errores que lo vuelva a emitir, en ese momento, sin dejar pasar más tiempo. Y es que en ocasiones nos hemos encontrado casos en los que ha pasado un año, sin realizarse la corrección.

La tercera y última razón: percibir el servicio de los Contadores como un gasto. Cierto es que en nuestras finanzas diarias no contemplamos la “inversión” en los servicios de un Contador. Sin embargo, es importante acercarse a uno de ellos para aclarar cualquier duda y saber cómo solicitar la información y qué debemos revisar cuando ésta nos ha sido entregada. También es importante que el especialista al que nos acerquemos esté actualizado y sentirse con la confianza de preguntar todas las dudas posibles y, sobre todo, entenderlas, ya que hay Contadores que hablan de manera muy técnica. Lo ideal es encontrar a un Contador con conocimientos, pero que también utilice un lenguaje sencillo de entender.

Ahora bien, estos son los requisitos que deben incluir las facturas o los CFDI:

1. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
2. Régimen fiscal en que tributan conforme a la Ley del ISR (en este caso, quien lo expide tendrá que revisar la información proporcionada, al momento de darnos de alta ante el SAT).
3. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o sitio en el que se expiden las facturas electrónicas.
4. El número de folio y el sello digital asignados por el SAT (trámite que se realiza desde el portal electrónico de la institución).
5. Sello digital del contribuyente que lo expide.
6. Lugar y fecha de expedición.
7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida (importante conocer la homoclave).
8. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
9. Valor unitario, consignado en número.
10. Importe total, señalado en número o en letra.
11. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
12. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
13. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada “monedero electrónico” que autorice el SAT).
14. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

Además debe contener los siguientes datos:

• Fecha y hora de certificación.
• Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Adenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “adenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le haya asignado el folio. Por último:

• Utilizar el estándar del comprobante fiscal digital a través de internet extensible [XML] (esquema-comprobante.xsd).
• Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las facturas electrónicas (CFDI).

Como te darás cuenta, son varios los puntos que hay que tener presentes. Y tú, ¿revisas que se incluyan correctamente en la información que emites y recibes?

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