actualizaciones de Microsoft Cloud App Security, PowerPoint, Outlook y más

 

Proteja su organización

Las nuevas capacidades le ayudan a proteger los datos de su empresa, supervisar el acceso y mejorar su postura de seguridad.

Descubra Shadow IT con Cloud App Security:descubralas aplicaciones y los servicios que se ejecutan encima de sus suscripciones de IaaS y PaaS, tanto si se ejecutan en Microsoft Azure, Amazon Web Services o Google Cloud Platform. Obtenga visibilidad de esas aplicaciones y servicios, incluidos los usuarios que acceden a ellas, las transacciones, las direcciones IP y la cantidad de tráfico que se transmite. Para empezar, haga clic en la pestaña Recursos detectados en el portal de Cloud App Security o inicie una prueba gratuita hoy mismo.

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Administrar cómo se tiene acceso a los recursos de la empresa:este mes, anunciamos la disponibilidad de las directivas de acceso condicional de Azure AD para Microsoft 365 Empresa, diseñadas para suscriptores empresariales pequeños y medianos. Estas directivas le ayudan a mantener el control sobre el entorno de Office 365 y cómo se tiene acceso a los recursos de la empresa. Por ejemplo, puede definir una directiva de acceso condicional que evalúe las conexiones de inicio de sesión desde dispositivos móviles a Exchange Online y requiera que los empleados usen Outlook para iOS o Android para tener acceso correctamente a su correo electrónico y calendario de trabajo. Los clientes empresariales de Microsoft 365 pueden habilitar directivas de acceso condicional a través de Azure AD.

Mejore la seguridad de identidad desu organización con recomendaciones personalizadas:Identity SecureScore, ahora disponible de forma general, le ayuda a descubrir oportunidades para mejorar la seguridad de identidad de su organización. Las recomendaciones se combinan con la orientación y los flujos de trabajo necesarios para ayudar a los administradores de seguridad a implementar las recomendaciones. Vaya a Identity Secure Score en Azure Portal para empezar.

 

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Afronte las duras obligaciones de cumplimiento con nuevas y potentes capacidades

Las nuevas características de Microsoft 365 le ayudan a cumplir los requisitos de cumplimiento.

Evitar conflictos de intereses con barreras de información en los equipos: ahora puede limitar la divulgación de información mediante la restricción delas comunicaciones entre grupos de usuarios en los equipos con barreras de información. Esto es particularmente útil para las organizaciones que necesitan adherirse a los requisitos éticos de la pared y otros estándares y regulaciones relacionados con la industria, como impedir que el departamento de ventas hable con los equipos de investigación. Consulte la documentación sobre cómo definir políticas para las barreras de información para comenzar hoy mismo.

3

Cumpla los requisitos de residencia de datos con Yammer—Yammer ahora ofrece residencia de datos local para ayudar a las organizaciones de la UE a cumplir los requisitos de residencia de datos. Esta característica está disponible para todos los nuevos clientes de Office 365 asociados a un inquilino en la UE. En los próximos meses, el contenido de Yammer también se mostrará en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos, con capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento a los grupos de Yammer conectados a grupos de Office 365.

Abordar las necesidades de residencia de datos con capacidades multigeográficas de Office 365: a partir deeste mes, el requisito mínimo de asiento para capacidades multigeográficas en Office 365 se reducirá de 2.500 asientos a 500 puestos. Esta actualización de licencias lleva capacidades multigeográficas a una gama más amplia de organizaciones que buscan abordar sus requisitos de residencia de datos regionales, específicos del sector u organización.

Mejore su flujo de trabajo

Las nuevas características de Microsoft 365 le ayudan a optimizar la colaboración y la creación de documentos para que pueda ahorrar tiempo.

Cree presentaciones profesionales utilizando las plantillas de marca de su empresa con Designer en PowerPoint —a principios deeste mes, anunciamos varias actualizaciones nuevas de PowerPoint. Designer ahora trabaja con plantillas de marca de empresa, ayudando a las personas a crear presentaciones en la marca con facilidad. Además, con solo agregar texto en una diapositiva, Designer ahora recomienda fondos fotográficos de alta calidad que tienen licencia completa para uso comercial, junto con estilos de tema y colores complementarios para su presentación. La compatibilidad con plantillas de marca está disponible para Office 365 Insiders en Windows 10 y Mac, y las actualizaciones de tema se están implementando para todos los suscriptores de Office 365.

Encuentre rápidamente documentos y vea versiones anteriores sin problemas en sus dispositivos— Este mes, anunciamos que nuestras aplicaciones de escritorio de Microsoft Office ahora admiten Documentos recomendados,lo que le proporciona un conjunto de documentos seleccionados para ayudarle a encontrar archivos y volver al trabajo rápidamente. Documentos recomendados ya está disponible en iOS y Mac con Win32 implementando ahora. También anunciamos que vamos a traer el historialde versionesa Office para la web, lo que le permite ver qué cambios se han producido y volver a una versión anterior si es necesario. El historial de versiones se está implementando ahora, empezando por PowerPoint en la web.

Permanezca en el flujo creativo con la entrada manuscrita en Outlook—Estamos trayendo la capacidad de entrada manuscrita de Word, Excel, PowerPoint y OneNote a Outlook para Windows. La entrada manuscrita en Outlook le permite usar su lápiz digital o dedo para anotar y tomar notas. También puede marcar fácilmente fotos e imágenes directamente en sus correos electrónicos. Para empezar, seleccione la pestaña Dibujar en la cinta de opciones para ver todos los rotuladores nuevos y empezar a entintar.

 

4

Comparte tus archivos usados más recientemente en Outlook para iOS—Ahora puedes compartir tus archivos usados más recientemente en Outlook para iOS, creando una experiencia coherente con los archivos en tus aplicaciones y servicios de Office 365, tus archivos usados más recientemente de SharePoint e iCloud, y locales en su dispositivo iOS. Puedes seguir compartiendo archivos a través del correo electrónico de OneDrive para la Empresa, OneDrive, Google Drive, Box y el almacenamiento en la nube de Dropbox. Además, si decide agregar un enlace a su correo electrónico en lugar de adjuntar un archivo, los permisos para acceder a él se alinearán automáticamente con los establecidos por su empresa. Esta característica se está implementando para los usuarios de iOS ahora.

 

Administrar cómo se tiene acceso a los recursos de la empresa:este mes, anunciamos la disponibilidad de las directivas de acceso condicional de Azure AD para Microsoft 365 Empresa, diseñadas para suscriptores empresariales pequeños y medianos. Estas directivas le ayudan a mantener el control sobre el entorno de Office 365 y cómo se tiene acceso a los recursos de la empresa. Por ejemplo, puede definir una directiva de acceso condicional que evalúe las conexiones de inicio de sesión desde dispositivos móviles a Exchange Online y requiera que los empleados usen Outlook para iOS o Android para tener acceso correctamente a su correo electrónico y calendario de trabajo. Los clientes empresariales de Microsoft 365 pueden habilitar directivas de acceso condicional a través de Azure AD.

Mejore la seguridad de identidad desu organización con recomendaciones personalizadas:Identity SecureScore, ahora disponible de forma general, le ayuda a descubrir oportunidades para mejorar la seguridad de identidad de su organización. Las recomendaciones se combinan con la orientación y los flujos de trabajo necesarios para ayudar a los administradores de seguridad a implementar las recomendaciones. Vaya a Identity Secure Score en Azure Portal para empezar.

Afronte las duras obligaciones de cumplimiento con nuevas y potentes capacidades

Las nuevas características de Microsoft 365 le ayudan a cumplir los requisitos de cumplimiento.

Evitar conflictos de intereses con barreras de información en los equipos: ahora puede limitar la divulgación de información mediante la restricción delas comunicaciones entre grupos de usuarios en los equipos con barreras de información. Esto es particularmente útil para las organizaciones que necesitan adherirse a los requisitos éticos de la pared y otros estándares y regulaciones relacionados con la industria, como impedir que el departamento de ventas hable con los equipos de investigación. Consulte la documentación sobre cómo definir políticas para las barreras de información para comenzar hoy mismo.

Cumpla los requisitos de residencia de datos con Yammer—Yammer ahora ofrece residencia de datos local para ayudar a las organizaciones de la UE a cumplir los requisitos de residencia de datos. Esta característica está disponible para todos los nuevos clientes de Office 365 asociados a un inquilino en la UE. En los próximos meses, el contenido de Yammer también se mostrará en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos, con capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento a los grupos de Yammer conectados a grupos de Office 365.

Abordar las necesidades de residencia de datos con capacidades multigeográficas de Office 365: a partir deeste mes, el requisito mínimo de asiento para capacidades multigeográficas en Office 365 se reducirá de 2.500 asientos a 500 puestos. Esta actualización de licencias lleva capacidades multigeográficas a una gama más amplia de organizaciones que buscan abordar sus requisitos de residencia de datos regionales, específicos del sector u organización.

Mejore su flujo de trabajo

Las nuevas características de Microsoft 365 le ayudan a optimizar la colaboración y la creación de documentos para que pueda ahorrar tiempo.

Cree presentaciones profesionales utilizando las plantillas de marca de su empresa con Designer en PowerPoint —a principios deeste mes, anunciamos varias actualizaciones nuevas de PowerPoint. Designer ahora trabaja con plantillas de marca de empresa, ayudando a las personas a crear presentaciones en la marca con facilidad. Además, con solo agregar texto en una diapositiva, Designer ahora recomienda fondos fotográficos de alta calidad que tienen licencia completa para uso comercial, junto con estilos de tema y colores complementarios para su presentación. La compatibilidad con plantillas de marca está disponible para Office 365 Insiders en Windows 10 y Mac, y las actualizaciones de tema se están implementando para todos los suscriptores de Office 365.

Encuentre rápidamente documentos y vea versiones anteriores sin problemas en sus dispositivos— Este mes, anunciamos que nuestras aplicaciones de escritorio de Microsoft Office ahora admiten Documentos recomendados,lo que le proporciona un conjunto de documentos seleccionados para ayudarle a encontrar archivos y volver al trabajo rápidamente. Documentos recomendados ya está disponible en iOS y Mac con Win32 implementando ahora. También anunciamos que vamos a traer el historialde versionesa Office para la web, lo que le permite ver qué cambios se han producido y volver a una versión anterior si es necesario. El historial de versiones se está implementando ahora, empezando por PowerPoint en la web.

Permanezca en el flujo creativo con la entrada manuscrita en Outlook—Estamos trayendo la capacidad de entrada manuscrita de Word, Excel, PowerPoint y OneNote a Outlook para Windows. La entrada manuscrita en Outlook le permite usar su lápiz digital o dedo para anotar y tomar notas. También puede marcar fácilmente fotos e imágenes directamente en sus correos electrónicos. Para empezar, seleccione la pestaña Dibujar en la cinta de opciones para ver todos los rotuladores nuevos y empezar a entintar.

Comparte tus archivos usados más recientemente en Outlook para iOS—Ahora puedes compartir tus archivos usados más recientemente en Outlook para iOS, creando una experiencia coherente con los archivos en tus aplicaciones y servicios de Office 365, tus archivos usados más recientemente de SharePoint e iCloud, y locales en su dispositivo iOS. Puedes seguir compartiendo archivos a través del correo electrónico de OneDrive para la Empresa, OneDrive, Google Drive, Box y el almacenamiento en la nube de Dropbox. Además, si decide agregar un enlace a su correo electrónico en lugar de adjuntar un archivo, los permisos para acceder a él se alinearán automáticamente con los establecidos por su empresa. Esta característica se está implementando para los usuarios de iOS ahora.

 

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Por qué su empresa debe migrar a SharePoint Online y Office 365: la oferta de valor

Microsoft 365

¡Lo primero es lo primero! ¿Qué es Microsoft 365?

Una de las principales preocupaciones de las empresas a la hora de elegir una plataforma de colaboración en la nube, en la que Office 365 es un ejemplo y una plataforma líder, es la seguridad de su información. Uno de los mayores desafíos de Office 365 está relacionado con la desmitificación de que tener la información en la nube es menos seguro que si reside en las instalaciones de las propias organizaciones.

Microsoft ha lanzado un modelo de licencias que incluye un impresionante conjunto de características de seguridad llamado Microsoft 365. Este es un paquete que incluye:

  • Windows 10
  • Office 365
  • Movilidad empresarial + Seguridad

Este paquete viene en tres sabores diferentes:

  • Microsoft 365 Empresa
  • Microsoft 365 Enterprise
  • Microsoft 365 Educación

Como yo lo veo, Microsoft 365, en el que Office 365 es una gran parte tiene dos ramas principales que están estrechamente vinculadas:

  • Colaboración
  • Seguridad

El propósito principal de Microsoft 365, es capacitar a las empresas para colaborarde una manerasegura.

 

A continuación, se muestra un resumen de las principales razones por las que debe pasar a la nube y empezar a usar Microsoft 365. El resumen se centra principalmente en las características de Office 365.

Colaboración con SharePoint y OneDrive

Además del correo electrónico, con Office 365, la información se almacenará en SharePoint Online o OneDrive:

  • SharePoint Online: el corazón de la colaboración en Office 365 y donde debe residir la información compartida en su organización
  • OneDrive: basado en la misma tecnología que SharePoint, es un espacio privado que permite a cada empleado de la organización almacenar sus documentos personales. Cada empleado obtiene de 1 TB a 5 TB dependiendo de su modelo de licencia

Aplicaciones web de Office (SharePoint y OneDrive)

Con Office 365, cada aplicación de Office tiene una aplicación web correspondiente que le permite colaborar en documentos directamente desde el explorador sin la necesidad de sus aplicaciones cliente de Office correspondientes. Estas son las aplicaciones web de Office disponibles en Office 365:

  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • Visio Online
  • OneNote Online

Cada una de estas aplicaciones web le permite abrir y editar documentos directamente desde el navegador. La experiencia es similar a las aplicaciones cliente de Office y solo hay algunas restricciones en la experiencia de edición (por ejemplo: puede abrir pero no editar archivos de Excel habilitados para macros).

Colaboración en tiempo real y coautoría (SharePoint y OneDrive)

¿Está cansado de revisar documentos que envían copias sucesivas del mismo documento de ida y vuelta por correo electrónico y no saber cuál es la última versión del documento? yo también y aquí es donde la co-autoría es una gran ayuda!

Cuando los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive, la coautoría le permite compartir un documento con usuarios dentro o fuera de su organización y hacer que colaboren en el documento en tiempo real sin la necesidad de guardar varias versiones del mismo documento y seguimiento de los cambios realizados por cada contribuyente. Todas las contribuciones se combinan en el mismo documento y puede ver quién más está editando el documento y ver qué cambios ha realizado cada colaborador en el documento.

Colaboración con SharePoint y OneDrive

Además del correo electrónico, con Office 365, la información se almacenará en SharePoint Online o OneDrive:

  • SharePoint Online: el corazón de la colaboración en Office 365 y donde debe residir la información compartida en su organización
  • OneDrive: basado en la misma tecnología que SharePoint, es un espacio privado que permite a cada empleado de la organización almacenar sus documentos personales. Cada empleado obtiene de 1 TB a 5 TB dependiendo de su modelo de licencia

Aplicaciones web de Office (SharePoint y OneDrive)

Con Office 365, cada aplicación de Office tiene una aplicación web correspondiente que le permite colaborar en documentos directamente desde el explorador sin la necesidad de sus aplicaciones cliente de Office correspondientes. Estas son las aplicaciones web de Office disponibles en Office 365:

  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • Visio Online
  • OneNote Online

Cada una de estas aplicaciones web le permite abrir y editar documentos directamente desde el navegador. La experiencia es similar a las aplicaciones cliente de Office y solo hay algunas restricciones en la experiencia de edición (por ejemplo: puede abrir pero no editar archivos de Excel habilitados para macros).

Colaboración en tiempo real y coautoría (SharePoint y OneDrive)

¿Está cansado de revisar documentos que envían copias sucesivas del mismo documento de ida y vuelta por correo electrónico y no saber cuál es la última versión del documento? yo también y aquí es donde la co-autoría es una gran ayuda!

Cuando los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive, la coautoría le permite compartir un documento con usuarios dentro o fuera de su organización y hacer que colaboren en el documento en tiempo real sin la necesidad de guardar varias versiones del mismo documento y seguimiento de los cambios realizados por cada contribuyente. Todas las contribuciones se combinan en el mismo documento y puede ver quién más está editando el documento y ver qué cambios ha realizado cada colaborador en el documento.

 

Colaboración en tiempo real (co-Autor de un documento de Word en SharePoint o OneDrive)

Esto le permite tener una colaboración completa en tiempo real sobre el mismo documento en lugar de tener varias copias de ida y vuelta por correo electrónico, teniendo las ventajas añadidas para reducir significativamente el tamaño de su buzón de correo y lo que le hace mucho más productivo.

SharePoint y OneDrive aprovechan las ventajas del uso compartido seguro, lo que le permite elegir quién puede acceder y editar el documento.

Para obtener más información sobre la colaboración en tiempo real y la coautoría, haga clic aquí.

Dejar de enviar archivos adjuntos por correo electrónico

 

adjuntos como vínculo a sharepoint o archivo OneDrive en Outlook

Para los usuarios, el archivo adjunto tiene exactamente el mismo aspecto que un archivo adjunto normal con la diferencia de que un símbolo de “nube” pequeño cerca del icono del documento.

De esta manera, también reducimos significativamente el tamaño de los buzones de correo del usuario, ya que lo que compartimos es el vínculo hacer el documento en SharePoint o OneDrive y no una copia del archivo. Compartir documentos de esta manera también permite a los usuarios utilizar la colaboración en tiempo real permitiéndoles co-editar el documento “adjunto”. El documento se puede editar en el explorador o mediante la aplicación cliente de Office adecuada.

Para obtener más información sobre los archivos adjuntos en la nube, haga clic aquí.

Acceso sin conexión

Los documentos de SharePoint y OneDrive se almacenan en bibliotecas de documentos. Puede sincronizar cualquier archivo de SharePoint o OneDrive con una carpeta del equipo donde pueda trabajar directamente en los archivos mediante el Explorador de archivos e incluso puede acceder y trabajar en los archivos cuando está sin conexión.

Sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint para el acceso sin conexión

 


Acceda a archivos de SharePoint mediante el Explorador de archivos

Una vez que vuelvas a estar en línea, cualquier cambio que tú u otros usuarios realicen se sincronizarán automáticamente.

Para obtener más información sobre cómo sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint o OneDrive, haga clic aquí.

Grupos de Office 365

Los grupos de Office 365 son el método preferido para la colaboración en equipo en Office 365. Cuando se crea, un grupo de Office 365 proporciona lo siguiente para sus miembros:

  • Un grupo de seguridad (Azure AD)
  • Un buzón de grupo compartido (Exchange)
  • Un sitio de grupo compartido (SharePoint)
  • Un bloc de notas compartido (OneNote)
  • Un equipo en Microsoft Teams (si se crea a través de los equipos o si más adelante un equipo en Microsoft Teams está asociado a un grupo de Office 365 existente)
  • Un espacio de planificación de trabajo en equipo (Microsoft Planner)

Grupos de Office 365 se pueden crear a partir de una variedad de maneras en Office 365 (entre otras: SharePoint, Outlook y Microsoft Teams) y su propósito principal es facilitar a los equipos dentro de las organizaciones para colaborar. Por ejemplo, el buzón de grupo compartido que se crea no es una lista de distribución, sino un buzón compartido en Exchange Online y permite que un nuevo miembro del grupo tenga acceso instantáneo a todos los correos electrónicos enviados al buzón compartido antes de su adición al grupo!

Para obtener más información sobre los grupos de Office 365, haga clic aquí.

Movilidad

Una de las ventajas más fuertes de Office 365 es la movilidad. Podrás acceder a tus documentos, correos electrónicos, procesos empresariales desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.

A continuación, hay algunos ejemplos de lo que puede hacer directamente desde su teléfono móvil o tableta:

  • Acceda a su correo electrónico y contactos mediante Exchange Online y Outlook Mobile App
  • Abrir y colaborar en documentos compartidos en SharePoint Team Sites mediante aplicaciones móviles de Office (hay una versión móvil para Word, Excel, PowerPoint, etc.)
  • Comparta y acceda a noticias importantes con su equipo mediante sitios de comunicación de SharePoint
  • Acceda a los paneles de su sistema mediante Power BI
  • Acceda a procesos empresariales importantes (por ejemplo, aprobar los gastos de su equipo) mediante PowerApps
  • Unirse a una reunión directamente desde su teléfono utilizando la aplicación móvil de Microsoft Teams
  • Acceda a la información corporativa relevante mediante la aplicación móvil de SharePoint

Aplicación móvil de SharePoint

Todo esto se puede lograr de una manera segura. Hablaré un poco más sobre seguridad más adelante en la segunda parte de la entrada del blog.

Usa Microsoft Teams como centro de trabajo

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que se lanzó el 14 de marzo de 2017 y combina chat en el lugar de trabajo, reuniones de conferencias basadas en audio y vídeo, notas, archivos adjuntos y todo lo relacionado con el trabajo en equipo digital. Este servicio se integra perfectamente con Office 365, incluido Microsoft Office, SharePoint Online y también se puede integrar con productos que no son de Microsoft.

 

  • Microsoft Teams ya es la aplicación empresarial de más rápido crecimiento en la historia de Microsoft y está creciendo rápidamente hasta convertirse en el centro de trabajo para la colaboración en Office 365. En resumen, Microsoft Teams proporciona:
    • 1-to-1 y Chats de equipo: Puede chatear con cualquier usuario interno en su inquilino de Office 365 y también con los usuarios invitados (para obtener más detalles, sobre los usuarios internos y los usuarios externos y Pros and Cons of Single Tenant vs Multiple Tenants in Office 365, haga clic aquí )
    • Canales: De forma predeterminada, se crea un único canal llamado “General” para cada equipo, pero se pueden crear nuevos canales. El enfoque más común es crear algunos canales, uno para cada tema relevante dentro del equipo. Por ahora, todos los canales comparten la misma configuración de seguridad que el equipo, pero en un futuro próximo será posible tener canales privados (con permisos específicos)
    • Reuniones: Puede organizar y asistir a reuniones en línea (audio y vídeo) e incluso puede comenzar su reunión utilizando su PC y seguir asistiendo a ella utilizando su dispositivo móvil. Todo lo que necesita es una conexión a Internet estable!
    • Archivos: puede abrir los archivos directamente en los equipos sin necesidad de ir a SharePoint donde se almacenan los archivos. Pronto, los equipos tendrán la experiencia completa de archivos de SharePoint y la experiencia del usuario para interactuar con los archivos será incluso mejor de lo que es hoy.

    Pestañas: Las pestañas son una excelente manera de agregar contenido a tu equipo o canal. Le permite agregar nuevas pestañas que muestran contenido de Office 365 (por ejemplo: un calendario de particiones, el planificador de equipos, un panel de PowerBI) o contenido externo relevante (por ejemplo, una página web externa)

 

 

  • Conectores: Similar a las pestañas, pero le permite obtener contenido de una variedad de fuentes de contenido directamente en un canal (por ejemplo: una fuente RSS relevante, actividad de la cuenta de Twitter, etc.)

  • Bots: Microsoft Teams también tiene la capacidad de comunicarse con Bots que son aplicaciones de inteligencia artificial que pueden completar tareas simples o complejas mediante comandos basados en chat
  • Aplicación móvil: Todo lo anterior se puede hacer utilizando la aplicación móvil de los equipos, que es una aplicación de conjunto de características rica, disponible para IOS y Android

 

Uso compartido externo fácil y seguro

Para que las organizaciones puedan compartir contenido de una instalación de SharePoint local, implica algunas configuraciones de TI complejas que se establecerán en su lugar. Office 365 y principalmente SharePoint Online hace que sea fácil compartir información con usuarios externos, lo que permite compartir fácilmente la información de forma segura.

SharePoint Online permite compartir fácilmente:

  • Sitios: Comparte un sitio completo con un usuario externo
  • Bibliotecas de documentos: Comparta solo el contenido de una biblioteca de documentos específica
  • Carpetas: Comparte solo el contenido de una carpeta específica
  • Documentos: Compartir solo el contenido de un documento específico

Para poder compartir con usuarios externos, el uso compartido externo debe estar habilitado en el Centro de administración de Office 365 y desde una perspectiva de seguridad es posible controlar para qué dominios se permite el uso compartido externo (ya sea mediante listas blancas o negras).

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OneDrive: 21 trucos para exprimir la nube de Microsoft tanto en móvil como en PC

OneDrive es uno de los principales servicios en la nube que puedes contratar hoy en día, ese que viene preinstalado en todos los ordenadores de Windows 10. Por eso, te traemos 21 trucos de Microsoft OneDrive para que puedas sacarle el máximo provecho y dominarlo tanto en el móvil como en el escritorio.

Vamos a intentar tener un repertorio lo más amplio posible, tanto con trucos un poco más básicos como otros que están más escondidos, e incluso algunos que son meras sugerencias a la hora de utilizarlo. El objetivo es que en este artículo te pueda ser útil tanto si eres un usuario primerizo como si ya llevas tiempo utilizándolo.

Como siempre puede pasar en este tipo de artículos, es posible que los usuarios con más experiencia conozcan algún truco algo más escondido que podamos haber pasado por alto. Si se da el caso y conoces alguno, no tengas reparos en dejarlo en los comentarios para crear entre todos la guía más completa posible.

1. Elige dónde se descargan los archivos

Cambiar Ubicacion

En el proceso de instalación en Windows 10 de la aplicación de OneDrive, hay un momento en el que tienes la opción de cambiar la ubicación de la carpeta a donde se van a descargar los archivos. Esto puede ser útil, por ejemplo, si tienes un disco duro secundario con más espacio de almacenamiento y prefieras tenerla en él en lugar de en el disco duro principal.

Si no has visto esta opción en el proceso y has dejado la carpeta por defecto, o si OneDrive ya te venía preinstalado, puedes cambiar de nuevo la carpeta con este proceso que ya te explicamos. En resumen, lo que debes hacer es desvincular OneDrive del equipo y volver a iniciar sesión y configurarlo, fijándote esta vez en la opción para cambiar esta carpeta.

2. Elige las carpetas que se sincronizan en el PC

Sincronizadas

OneDrive también permite elegir cuáles de las carpetas que tienes en la nube quieres tener sincronizadas en el PC. La elección se te presenta por lo general cuando configuras tu cuenta por primera vez, aunque también hay un método con el que cambiar este parámetro cuando quieras.

  • Haz clic sobre el icono de OneDrive en la barra de tareas
  • Cuando se te abra la ventana de OneDrive, pulsa en más
  • Se abrirá un menú de opciones, donde debes pulsar en Configuración
  • Cuando por fin entres en la configuración, pulsa en la pestaña Cuenta
  • Ahora, pulsa en el botón Elegir carpetas para que puedas elegir las carpetas que quieres tener descargadas en el PC.
Google One vs OneDrive, iCloud, Amazon Drive, Dropbox, Mega y Box: quién ofrece más datos por menos

3. Que sólo los archivos que uses ocupen espacio

Simbolos

Una vez sincronizadas las carpetas, pueden gestionarse de tres maneras. Por una parte están las carpetas en la nube, pero por otra están también las que tienen descargas parciales o todo su contenido actualizado en el PC. Esto es algo que tú vas a poder gestionar en el caso de que tengas límites de espacio y sólo quieras tener descargados los archivos que utilices.

Para controlarlo, tienes que hacer clic derecho sobre las carpetas dentro de OneDrive en el explorador de archivos. En el menú contextual aparecerán opciones como Mantenerlo siempre en este dispositivo para que el contenido de la carpeta siempre esté descargado y actualizado, o Liberar espacio para borrarlo del disco duro. Si una carpeta tiene el contenido en la nube, los archivos se bajarán cuando hagas clic sobre ellos para que puedas abrirlos.

4. Descarga carpetas sin conexión en tu móvil

Sin Conexion

Al igual que en el PC puedes decidir qué carpetas pueden estar ocupando espacio en el disco duro o cuáles no, en la versión móvil de OneDrive puedes hacer que determinadas carpetas se descarguen para que el contenido sea siempre accesible sin conexión. Algo práctico para tener siempre cerca los archivos más importantes.

  • Mantén pulsado el dedo sobre la carpeta o archivo que quieras descargar
  • Una vez seleccionado, pulsa sobre el icono con la nube y la flecha hacia abajo que aparecerá en la barra superior
  • El archivo o carpeta se añadirán a la lista de accesibles sin conexión y se bajarán a la memoria de tu dispositivo
  • Ahora, en la app pulsa sobre la sección Yo de la barra inferior
  • En el menú al que llegas, pulsa sobre la opción Archivos disponibles sin conexión
  • Accederás a una sección donde estarán todos los que has descargado

5. Haz copias de los archivos importantes de tu PC

Administrar Copias

Otra de las opciones que te ofrece este servicio en la nube es la de hacer copias de seguridad de las carpetas de escritorio, documentos e imágenes de tu PC. Además, también podrás guardar automáticamente las fotos y vídeos de dispositivos que conectes físicamente al PC, o las capturas de pantalla que realices.

  • Haz clic sobre el icono de OneDrive en la barra de tareas
  • Cuando se te abra la ventana de OneDrive, pulsa en más
  • Se abrirá un menú de opciones, donde debes pulsar en Configuración
  • Cuando por fin entres en la configuración, pulsa en la pestaña Copia de seguridad
  • Pulsa en Administrar copias de seguridad para configurar las tres carpetas del PC que puedes sincronizar
  • Las opciones de subir fotos de dispositivos o guardar capturas de pantalla las puedes activar un poco más abajo

6. Comparte tus archivos con apenas dos clics

Compartir Vinculo

Una de las cosas que OneDrive hace muy bien es el simplificar al máximo lo que tienes que hacer para crear un enlace con el que compartir un archivo de tu PC. Sólo tienes que hacer clic derecho sobre él en el explorador de archivos, elegir la opción de compartir y ya está, automáticamente se generará el archivo y se copiará en tu portapapeles.

  • En el explorador de archivos del PC, haz clic derecho sobre el archivo que quieras compartir
  • En el menú emergente, pulsa en la opción Compartir un vínculo de OneDrive
  • Y ya está, verás una notificación en Windows en la que se te dice que se ha generado un enlace y guardado en el portapapeles
  • Ahora sólo pulsa Control + V donde quieras copiar ese enlace que se ha generado

7. También hay opciones más avanzadas para compartir

Compartir Avanzado

Pero claro a la hora de compartir un archivo también tienes opciones más avanzadas en las que decidir si se puede editar o sólo ver, o si se quiere poner una contraseña o fecha de expiración para el enlace. Estas opciones las tienes disponibles en móvil y PC, de manera que no estés limitado a poder usarlas en ningún dispositivo concreto.

  • En el PC, ve al explorador de archivos y haz clic derecho sobre el archivo que quieras compartir
  • En el menú emergente, pulsa en la opción Más opciones de uso compartido de OneDrive
  • Se te abrirá OneDrive en tu navegador, donde podrás configurar las opciones de compartir como ves en la captura
  • En la app móvil, selecciona un archivo y pulsa en el icono de compartir
  • Se te abrirá una ventana donde ya puedes ver directamente todas las opciones
  • La posibilidad de proteger con contraseña no está en el menú del móvil

8. Crea carpetas especiales para ser compartidas

Carpeta

Hay un pequeño truco o sugerencia al que seguro le puedes sacar partido, tanto en esta como en cualquier otra aplicación en la nube. Se trata de crear una carpeta especial para ser compartida. Por ejemplo, si quieres tener una carpeta donde tú y tu familia compartáis cosas, crea una en la nube y pone un nombre que la haga distinguible.

Entonces, compártela con tus familiares asegurándote de permitirles editar su contenido. Cuando ellos accedan, verán el botón para añadir la carpeta a su OneDrive, y al hacerlo ya tendrás una carpeta compartida con tus familiares, amigos o compañeros de trabajo.

9. También puedes compartir fácilmente en redes sociales

Compartir App

Otra de las cosas que puedes hacer es compartir tus carpetas o archivos directamente en otras aplicaciones como redes sociales. Lo único que tienes que hacer es pulsar en el botón de compartir de la app móvil, y se abrirá el menú contextual dejándote elegir la app.

La peculiaridad es que en este menú podrás configurar si el enlace que vas a generar para Facebook o la aplicación que elijas tiene una fecha de expiración o si los usuarios se limitan a poder ver el contenido o también pueden editarlo. Una buena interesante opción para compartir las carpetas o archivos directamente desde el móvil.

10. OneDrive etiqueta tus fotos por ti

Etiquetas Onedrive

OneDrive tiene un sistema de etiquetado automático para tus fotos. Puedes acceder a estas fotos y las etiquetas directamente desde la web o la app móvil, y con este sistema no necesitarás preocuparte por añadir manualmente ningún tipo de etiqueta. Además, hay que decir que la herramienta distingue bastante bien los contenidos de las fotos, aunque de vez en cuando también verás algún error gracioso.

Lo bueno, es que para esos casos en los que haya algún error también podrás editar las etiquetas de una foto. Sólo haz clic derecho en la foto desde la galería sin entrar a ella, y elige la opción Editar etiquetas del menú emergente. Podrás cambiarlas y se te mostrarán las recomendadas.

11. Aprovecha los álbumes creados automáticamente

Albumes

Otra función automática que realiza OneDrive cuando subes fotos a su nube es crear álbumes automáticos agrupando las fotografías. Por ejemplo, si subes todas las de un fin de semana creará un álbum con “Resumen del fin de semana”. Esto en muchos casos puede ser una molestia, pero si te vas de viaje puede ayudarte a compartir rápidamente las fotos que has hecho con otras personas.

12. Sincroniza OneDrive en la app Fotos de Windows

Onedrive Fotos

Una de las aplicaciones nativas de Windows 10 se llama Fotos, y es un visualizador de imágenes donde también puedes crear álbumes y ver todas las fotos de determinadas carpetas. Pues bien, esta aplicación tiene la posibilidad de acceder a tus fotos de OneDrive para poder visualizarlas también. Todo está en la configuración.

  • Abre la aplicación Fotos de Windows 10
  • Pulsa en el botón de tres puntos arriba a la derecha
  • En el menú que se despliega, dale a Configuración
  • Verás una sección llamada OneDrive, donde puedes activar la opción Mostrar mis contenidos exclusivos de la nube de Microsoft
  • Al activarlo, podrás elegir entre ver las fotos de todas las carpetas o sólo las de la carpeta Imágenes

13. Añade los archivos de OneDrive a tus correos

Nube Correo

La nube de OneDrive también te va a beneficiar a la hora de utilizar los archivos que tengas subidos en tus correos electrónicos. Outlook tiene una función para adjuntar los archivos al correo directamente desde la nube sin tener que descargarlos ni interactuar con ellos en tu disco duro. Además, podrás decidir entre enviarlos con un enlace o adjuntar una copia.

  • Cuando estés escribiendo un correo en la web de Outlook, pulsa en Adjuntar
  • Se abrirá un pequeño menú, en el que debes pulsar la opción Examinar las ubicaciones de la nube
  • Se abrirá una ventana donde podrás navegar por tu nube y sus archivos y carpetas
  • Simplemente selecciona lo que quieras adjuntar, y pulsa Siguiente abajo
  • Podrás decidir entre enviar un enlace a los archivos o adjuntar una copia en el correo

14. OneDrive extrae textos de las fotos

Texto Extraido

OneDrive integra lo que se conoce como OCR, el reconocimiento óptico de caracteres dentro de una fotografía. Esto quiere decir que si subes una foto en la que aparezca el texto, ese texto de la foto será procesado e indexado. Esto te permitirá poder buscar palabras de ese texto y que en los resultados de la búsqueda aparezca la foto.

Pero hay más y es que si entras en esa foto y pulsas en el botón de información podrás ver el texto que se ha extraído de ella. Aparece en la columna que te saldrá a la derecha abajo del todo, en un apartado llamado Texto extraído. Esto te puede servir para que OneDrive haga las veces de escáner cuando fotografíes documentos.

15. Trabaja en equipo con las aplicaciones de Office

Office Sync

Con Office y OneDrive, puedes editar y compartir archivos directamente en las aplicaciones de Office, como Word, Excel o PowerPoint. Los documentos Office, incluso los de escritorio, se sincronizan utilizando OneDrive, y esto es algo que puedes administrar desde la aplicación que tienes en tu escritorio.

  • Haz clic sobre el icono de OneDrive en la barra de tareas
  • Cuando se te abra la ventana de OneDrive, pulsa en más
  • Se abrirá un menú de opciones, donde debes pulsar en Configuración
  • Cuando por fin entres en la configuración, pulsa en la pestaña Office
  • Activa o desactiva la opción de sincronización
  • También puedes decir qué hacer en los conflictos de sincronización, si hacer una copia de cada versión de un archivo o preguntarte

16. OneDrive para las copias de seguridad de tus redes sociales

Copias De Seguridad

Gracias a herramientas como IFTTT puedes ampliar todavía más las funciones de OneDrive. No vamos a acaparar todo este artículo con todas las opciones que hay disponibles, pero sí que te diremos que puedes usarlo para hacer copias de seguridad de las fotos de tus redes sociales como por ejemplo las de Instagram o Facebook.

17. Si tienes una Xbox puedes ver el contenido de tu nube

Xbox

Como es normal en este caso, los servicios de una misma empresa se llevan bien entre ellos. En el caso de Microsoft no es diferente, y por eso OneDrive tiene su propia aplicación para la Xbox One. Con ella podrás acceder desde tu consola a todas tus fotografías y documentos, e incluso tendrás opciones para compartirlo todo en redes sociales. También podrás escuchar tu música en la consola con este método.

Otra de las ventajas es que vas a poder guardar capturas de pantalla de tu gameplay en OneDrive en la Xbox One, lo que te ayudará a poder verlas luego desde otros dispositivos sin tener que complicarte la vida compartiéndolas.

18. La app de OneDrive incluye Office Lens

Onedrive Lens

Microsoft ha desarrollado una aplicación llamada Office Lens, que te permite escanear documentos con la cámara de fotos y guardarlos como texto, una foto o un PDF. Pues bien, a parte de la app independiente esta función también está implementada en OneDrive para escanear documentos y guardarlos automáticamente.

  • En la app de OneDrive, ve a la carpeta donde guardarás el documento
  • Pulsa en el icono de la cámara de fotos que hay en una de las esquinas de la app
  • Se abrirá la función de escaneo, donde en la parte inferior debes elegir si vas a escanear documento, tarjeta de presentación o una foto
  • Cuando escanees, podrás cambiar la carpeta donde guardarla (por defecto será desde la que abres la función) y el nombre del archivo

19. Limita la velocidad de descarga y subida en el PC

Limites

La aplicación de OneDrive para PC tiene una curiosa opción de configuración. Con ella puedes limitar la velocidad de descarga y de subida, igual que si fuera una aplicación P2P, para no sobrecargar la conexión cuando estés sincronizando archivos o bajándolos al ordenador.

  • Haz clic sobre el icono de OneDrive en la barra de tareas
  • Cuando se te abra la ventana de OneDrive, pulsa en más
  • Se abrirá un menú de opciones, donde debes pulsar en Configuración
  • Cuando por fin entres en la configuración, pulsa en la pestaña Red
  • Aquí podrás establecer los límites en la descarga y la subida de archivos
Cómo sincronizar tus post-it de Windows 10 en la nube para verlos desde cualquier sitio

20. Protege la app móvil con un PIN de acceso

Pin Onedrive

A veces, si se te pierde o te roban el móvil lo que más duele no es el valor del dispositivo en sí, sino a los archivos a los que tiene acceso quien lo obtenga. Por eso, la app de OneDrive te permite establecer un PIN de seguridad para desbloquearla cada vez que quieras utilizarla. Tiene que ser un PIN de cuatro dígitos.

  • Abre la app móvil de OneDrive
  • Pulsa en Configuración
  • Ahora, entra en Código de acceso
  • Activa la opción Solicitar el código y podrás escribir el PIN de 4 dígitos que quieres usar

21. Obtén más almacenamiento con referidos

Referidos
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Pilares en que se sustentan los beneficios de office 365

 

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1

 

Ventajas cuantificadas. La organización combinada obtuvo los siguientes beneficios ajustados al riesgo, que reflejan los que obtuvieron las empresas entrevistadas:
• Tecnología:
o Mejora de la continuidad empresarial y reducción de horas facturables perdidas por valor de 15.000 USD anuales. La organización combinada trabaja en proyectos cuyo alcance se delimita y factura conforme a una tarifa de proyecto por hora. La organización consta, en parte, de profesionales consultores que trabajan en las dependencias del cliente y cuyas horas facturables se pierden cuando la actividad empresarial se detiene. Con Office 365, la organización puede comprobar los ingresos que se habrían perdido porque la actividad no se interrumpe a causa de los problemas habituales de infraestructura back-end y redes. En palabras de uno de los fundadores de una empresa de servicios de consultoría: “Cuando utilizábamos una solución basada en servidor, si se venía abajo, no funcionaba nada. En cambio, ahora, la falta de actividad no tiene nada que ver con Office 365 ni con el hardware. El único tiempo de inactividad sucede cuando hay problemas en la conexión a Internet y, en ese caso, podemos utilizar el teléfono para conectarnos a la red”.

Gastos evitados por valor de 18.000 USD en actualizaciones de hardware, tales como servidores y portátiles. Los clientes afirman que Microsoft Office 365 les ayuda a instaurar una política de uso de dispositivos propios (BYOD) que permite reducir la cantidad de portátiles que se renuevan al año. Esto se debe en parte al hecho de que algunos empleados utilizan su propio hardware y, por otro lado, a que Office 365 funciona también con los portátiles más antiguos, puesto que las herramientas de productividad se encuentran en la nube y no es preciso que sean compatibles con el equipo en que se ejecutan. También los clientes podrían evitar la necesidad de actualizar su servidor de oficina al cambiar a una solución en la nube. Como explica el director de TI de una pequeña empresa dedicada a la energía: “Los empleados traen sus propios dispositivos, que eligen según sus preferencias particulares que pueden ser muy marcadas. Tenemos una mezcla de equipos Mac y PC; estos últimos, no son todos de la misma marca. Además, hay usuarios de Apple, iPhone y Android. No me preocupa, porque Microsoft tiene buena reputación de asegurarse de que todo funcione correctamente”.

Eliminación de 8.100 USD en costes anuales de servicios y software de terceros. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas han ido adquiriendo una variopinta mezcla de software de terceros, tanto interno como web, a la que se suman diversos acuerdos de licencia de proveedores de soluciones puntuales. Con Office 365, pueden combinar todas estas licencias en una sola y disponer de una mayor cantidad de funcionalidades que antes, a la vez que ahorran en los costes. Así lo plantea uno de los fundadores de una firma de consultoría: “Teníamos una cuenta de uso compartido de archivos empresarial que utilizábamos para guardar documentos que otros usuarios podían recuperar desde otra ubicación. Algunas personas también tenían cuentas de uso compartido de archivos de consumo. Ahora, con SharePoint y OneDrive, no necesitamos ninguna de estas herramientas”.

Reducción del esfuerzo de soporte de TI del 19 %. Normalmente, las responsabilidades de soporte de TI de las pymes suelen recaer en un fundador con buena disposición para los temas técnicos o en un único empleado de TI. En ambos casos, sus funciones laborales abarcan muchas áreas de la empresa, no se limitan tan solo a prestar servicios de soporte y mantenimiento del conjunto de aplicaciones de productividad. Office 365, en cambio, es un producto en la nube y la mayoría de las pymes optan por subcontratar su implementación y gestión. De este modo, es posible reducir el esfuerzo de soporte de TI.

Movilidad:
o Aumento de la productividad de los trabajadores móviles, con un ahorro de 45 horas por trabajador móvil medio. Cada uno de ellos ahorró en torno a 15 minutos al día en tiempo de abrir archivos, compartirlos y sincronizarlos fuera de la oficina. Esto afectó especialmente a los profesionales de ventas y consultoría que tienen que elaborar propuestas para sus clientes. En palabras del propietario de una pequeña firma de consultoría: “El aumento de la productividad es, en mi opinión, la mayor ventaja de Office 365. Ha permitido que todos seamos más productivos y, si cualquier elemento de hardware falla, solo hay que trasladarse, ya sea a la mesa de al lado, a otro despacho… o a la cafetería”.

Nueva definición de “mesa de oficina”: cualquier lugar del mundo donde sirvan café o haya cobertura de telefonía móvil. Varios clientes se han referido a la posibilidad de seguir siendo productivos fuera de la oficina, ya sea en una ubicación remota, en las instalaciones del cliente o en cualquier otro lugar. Al poder obtener acceso a Office 365 desde seis dispositivos distintos, mantienen la productividad independientemente de dónde se encuentren físicamente. Además, el “indicador de presencia” les sigue allá donde vayan, de tal forma que siempre están conectados y localizables por sus compañeros y clientes mientras se desplazan. Un director de TI lo corrobora: “Nos gusta que la mensajería unificada de Skype for Business esté vinculada a Outlook y ofrezca el indicador de presencia. En este momento, mientras hablo con usted, mi indicador de presencia dice que estoy ocupado y no puedo atender a nadie más. O, si alguien me quiere enviar un mensaje instantáneo o electrónico, o pasarse a verme, sabe que ahora mismo estoy en una reunión. Esto ocurre cada vez que hablo por teléfono: mi estado de presencia se actualiza automáticamente”.

Control y conformidad:
o Reducción de los costes de seguridad, riesgos y conformidad de 4.929 USD en tres años. Los clientes de pymes suelen iniciar su andadura sin grandes necesidades ni preocupaciones respecto a la protección de datos o al cumplimiento de determinadas políticas. Sin embargo, a medida que crecen, las carencias de seguridad pueden socavar rápidamente su desarrollo satisfactorio. Valoran la seguridad y fiabilidad de la marca Microsoft, que les permite evitar varios miles de dólares al año en costes de infracciones de seguridad y conformidad. Como manifiesta un socio de Microsoft: “Las pymes buscan almacenamiento de datos y documentos para agilizar su actividad empresarial [y] ser más productivas y eficientes. Y no lo quieren en un servidor local, sino que se realicen copias de seguridad externas y se sometan a la vigilancia de Microsoft. Desean un nuevo diseño de red y adoptar la nube porque les aporta continuidad del negocio y la posibilidad de colaborar en el trabajo”.

Inteligencia empresarial:
o Reducción del tiempo dedicado a la toma de decisiones en un 17 %. Se ha debido principalmente al uso de SharePoint por parte de los clientes para almacenar, gestionar y actualizar documentos esenciales de la organización en un lugar fiable, centralizado y con los permisos adecuados. Esto incluye documentación de RR. HH., informes de análisis de pérdidas y ganancias, hojas de cálculo de gestión de inventarios y materiales oficiales de tipo comercial y contractual. Uno de los fundadores de una pequeña empresa de venta minorista comenta el uso de SharePoint para la gestión de inventarios: “Utilizamos SharePoint para almacenar, controlar y gestionar nuestras hojas de Excel de inventario cada semana. Cuando los responsables entran a trabajar los domingos, lo primero que hacen es abrir SharePoint”. Uno de los encuestados, cliente también de Office 365, añade: “El tiempo de elaboración de presupuestos y precios para nuestros clientes se ha acortado considerablemente. Además, si alguna variable cambia, podemos ofrecer al cliente un cálculo más preciso”.

Comunicación en tiempo real:
o Colaboración mejorada con segregación de la información confidencial. Los clientes citaron la plataforma de comunicación integrada de Office 365 (que incluye voz, mensajería instantánea y vídeo) como una mejora fundamental para su colaboración y cultura. Un cliente lo explica de este modo: “Las reuniones virtuales y el intercambio sin problemas ayudan a las personas a mantenerse al día, tanto si han asistido a una reunión como si no”. Otro, comenta: “Los datos, las reuniones, el correo electrónico y el chat están en el mismo lugar, lo que, literalmente, acerca a los miembros del grupo”. Además, SharePoint permite el uso compartido de archivos, control de versiones y actualizaciones automáticas, pero con permisos de control de acceso que permiten a los propietarios de las empresas segregar la información de forma eficiente. Esto resulta de especial utilidad cuando se trabaja en estrecha colaboración con clientes y consultores externos, algo que hacen muchas pymes. Como indica un director de TI: “Tenemos socios de consultoría que venden nuestros productos. Como no deseamos que, necesariamente, tengan toda la información, la segregamos en silos. Esto es posible con la infraestructura de SharePoint”.

Costes. La organización combinada incurrió en los siguientes costes ajustados al riesgo:
• Tarifas de licencias de software por valor de 12,50 USD por cada licencia Business Premium. Se trata de tarifas que se pagan a Microsoft o al socio con periodicidad mensual por el acceso a Office 365.
• Costes de gestión continua de la nube de alrededor de 10.000 USD al año. Se trata de tarifas que se pagan a Microsoft o al socio con periodicidad anual por la prestación de soporte continuo del entorno de Microsoft Office 365 en la nube.
• Costes de mano de obra de implementación de alrededor de 17.000 USD iniciales. Incluyen los costes internos de configuración de licencias, formación de empleados y planificación del despliegue del entorno de SharePoint con el socio de Microsoft.

Costes de configuración iniciales de unos 9.000 USD. Estos costes incluyen la tarifa única de consultoría abonada al socio de Microsoft por la configuración de SharePoint, la migración de datos de correo electrónico y archivos, así como un servidor interno para sincronizar los inicios de sesión a la nube.

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Estrategia empresarial en la nube

La mayoría de la gente ahora está de acuerdo en que la nube tiene convertirse en un elemento central de cualquier empresa estrategia tecnológica. De hecho, en los últimos pocos años hemos visto la conversación alrededor adopción de la nube pasar de “si” a “cuando” y cómo.” Sin embargo, sigue siendo uno de los cambios más disruptivos en computación en años, y vale la pena revisar lo que hace que el Nube tan convincente para la TI empresarial.

 

logo nubes

Su propuesta de valor es muy variada, y va desde ahorros de costos significativos a un costo tradicional. enfoque del centro de datos, a la capacidad de construir rápidamente, robusto y resistente aplicaciones que pueden escalarse como picos de tráfico y escalar como retrocede. Informática empresarial antes de la nube Durante casi medio siglo, la economía de la informática empresarial se mantuvo relativamente constante. Empresas compradas computacion equipos y software de los proveedores y los alojó en su Centros de datos propios. Las computadoras eran como cualquier otro gasto de capital: una compra única (generalmente grande) seguida de varios años de depreciación. A medida que las empresas crecieron, también lo hizo el número de centros de datos, para varios razones.

A menudo, a medida que se construían nuevas instalaciones o plantas, se Centro de computación se construiría cerca. A medida que crecieron en otros países, se requeriría un centro de datos en esa ubicación tanto para razones técnicas (para reducir los costos de red) y quizás también Cumplir con la normativa local. Y, finalmente, a medida que la informática se convirtió. Misión crítica para las operaciones del negocio, nuevos centros de datos. Fueron construidos únicamente para soportar la continuidad del negocio y el desastre. requisitos de recuperación

Para el CIO, toda esta expansión significó una organización de TI que tal vez abarcó todo el mundo, pero también
uno que requería un gran número de personas capacitadas para mantener todos los sistemas. No era Es raro que un tercio del personal de TI se dedicara a las “operaciones”, es decir, mantener el centros de datos; adquisición de nuevo hardware; Despliegue de nuevos servidores, software y retiro de hardware depreciado; administración de redes; Asegurando que los parches de software del sistema fueron aplicados en
una manera oportuna; depuración de bucles de enrutador; y otras cuestiones arcanas similares.

Además, la mayoría de los CIO entendieron intuitivamente que, entonces como ahora, la demanda de aplicaciones empresariales

Es, en general, estacional. Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) que gestionan las empresas.

El libro mayor está bajo el uso más intenso hacia el final del trimestre y el final del año fiscal.

Los sistemas de gestión del rendimiento para las revisiones de los empleados son los más utilizados durante la revisión .

Período pero están prácticamente inactivos durante el resto del año. Muchos gerentes de TI tenían “reglas de oro” para compre tres o cuatro veces la cantidad de hardware que se espera para la carga, para garantizar que Las aplicaciones nunca fallaron durante el uso máximo.

Por supuesto, la consecuencia fue que la utilización promedio de la CPU en el centro de datos fue, sorprendentemente, a veces en un solo dígito. La virtualización (poner múltiples cargas de trabajo en un solo servidor) fue un poco distancia en la mejora de la utilización, pero en general se mantuvo baja, lo que sugiere que el dinero estaba siendo
desperdiciado en activos de TI que todavía no se estaban utilizando plenamente.
Entre el personal de operaciones, la administración de equipos de capital y el mantenimiento del software, un equipo de TI.

El departamento podría gastar fácilmente el 80 por ciento o más de su presupuesto, con solo una pequeña cantidad restante para la innovación. No es de extrañar, entonces, que los CEO y CFO buscaron constantemente formas de recortar la TI presupuesto, dado que cualquier dinero desembolsado a TI era generalmente dinero perdido para hacer crecer el negocio.

Algo tenía que cambiar.

Economia de la nube Poco después del cambio de siglo, varios proveedores de tecnología comenzaron a ofrecer servicios de computación, en efecto para el alquiler, el nacimiento de la nube. Pronto se hizo evidente que este modelo rindió importantes.
Ventajas para clientes empresariales.

En la computación en la nube, las empresas pagan por lo que usan, como lo harían con un proveedor de telecomunicaciones. Si la demanda disminuye y ya no necesita capacidad, puede apagar los sistemas y no está cargado. Este modelo simple contrasta con el modelo tradicional de capital intensivo de La computación empresarial recién descrita.

La nube, al estar basada en suscripciones, es un modelo de gastos operativos. En la nube, la informática se convierte en Un servicio por el cual a los clientes se les cobra un cargo mensual. Al igual que otros servicios de este tipo, se mide por uso. Cuantos más recursos de cómputo, red y almacenamiento utilice, mayor será la factura. Por supuesto,
lo contrario también es cierto: cuanto menos use, menos se le cobrará. De hecho, la mayoría de las organizaciones de TI encuentran amplias variaciones en la utilización del sistema: algunas aplicaciones (por ejemplo, compras minoristas) son estacionales; otro
las aplicaciones (por ejemplo, las aplicaciones de entrenamiento) se ejecutan durante un corto período de tiempo antes de ser cerradas; otros son simplemente impredecibles. La nube aborda esta variabilidad, como se ilustra en la Figura 1-1, perfectamente por
Es el modelo de “paga por lo que usas”.

Pero hay más que eso. Operar en la nube libera a las empresas de las tareas mundanas del sistema.

copias de seguridad, mantenimiento de red, parches y actualizaciones de software, ya que el proveedor de la nube puede  Manejar estas tareas en su totalidad. El proveedor de la nube a su vez está fuertemente incentivado a utilizar y, en muchos casos, pionero en buenas prácticas para el mantenimiento del sistema; Los beneficios se pasan a la
cliente.

Además, los proveedores de nube como Microsoft pueden lograr economías de escala comprando hardware en masa masiva, decenas de miles de servidores a la vez, por ejemplo. Centros de datos muy grandes que alojan.

Las nubes públicas también pueden lograr economías en la compra de otros recursos; los centros de datos en la nube pagan sólo una Cuarta parte del costo promedio de la electricidad en los Estados Unidos. En muchos casos, los centros de datos en la nube toman aprovechamiento de las energías renovables locales; por ejemplo, el centro de datos de Microsoft en Quincy, Washington, es ubicados cerca de una instalación hidroeléctrica, y otros centros de datos utilizan electricidad generada por el viento, así como otras fuentes verdes.

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Ventajas y desventajas de la informática en la nube para las pequeñas empresas

 

Como hemos visto, usar la informática en la nube tiene muchas ventajas para las empresas pequeñas. Permite hacer más con menos, al obtener acceso a aplicaciones empresariales críticas sin la necesidad de pagar mantenimiento o actualizaciones constantes. Además, permite que existan servicios como Facebook, LinkedIn y Twitter, que le ofrecen formas exclusivas de llegar a clientes y posibles empleados.

Nada de esto realmente responde a la pregunta fundamental: ¿es la informática en la nube segura para las pequeñas empresas? La respuesta, como siempre, no es tan clara como un sí o un no. Analicemos las ventajas y las desventajas, y algunas formas de mantener sus datos más seguros en la nube.

la-nube

Ventajas y desventajas de la informática en la nube respecto de la seguridad

Ventajas:

  • Es probable que los estándares de seguridad de datos sean más altos en el entorno de su proveedor que en su empresa, especialmente si el proveedor de la nube cuenta con las normas ISO y otros estándares clave de la industria.
  • Posiblemente, su proveedor de la nube tenga mejores recursos físicos y financieros que usted, para contrarrestar las amenazas a la seguridad de los datos a las que se enfrenta su infraestructura.
  • Sus datos aún estarán disponibles, incluso si pierde una laptop.

Desventajas:

  • Sus datos estarán almacenados fuera de la red empresarial, y posiblemente en el exterior, lo que puede infringir las leyes y las normas de protección de datos. Si su conexión a Internet es inestable, puede tener problemas para obtener acceso a sus servicios.
  • Los sitios como Facebook y Twitter son muy propensos a los ataques. Una cuenta corporativa pirateada puede hacer más daño que bien desde el punto de vista de la reputación, mientras que el uso descuidado de los sitios por parte de un empleado puede ofrecer a los delincuentes una puerta de acceso a la red y una oportunidad para explotar la información de los clientes.
  • Los respaldos de datos automáticos y los altos niveles de seguridad no están garantizados: debe implementarse la diligencia debida.

Cómo estar más seguro en la nube

  • Asegúrese de verificar dónde su proveedor almacena sus datos y cuáles son sus medidas de seguridad vigentes.
  • Considere contar con un servicio de sincronización en línea y de respaldo seguro basado en la nube para todos los datos que actualmente residen en sus instalaciones. La pérdida de dispositivos puede ser un dolor de cabeza, pero en última instancia estos se pueden reemplazar; la información de sus cliente no.
  • Invierta en un software de seguridad que optimice el uso de una red de protección contra amenazas basada en la nube, lo que evita las amenazas de malware de correo electrónico y originadas en Internet antes de que lleguen a su computadora, su laptop, su dispositivo móvil o su red, y permite disfrutar de los beneficios de la informática en la nube y minimizar los riesgos al mismo tiempo.
  • Para los dispositivos móviles, esta combinación de software cliente local con protección en la nube significa que la mayor parte de la carga de trabajo se puede abordar dentro de la red, lo que deja liberada la potencia de procesamiento del teléfono para otras tareas.
  • Cifre los datos siempre que sea posible para minimizar los riesgos asociados con la pérdida de datos.
  • En los sitios de redes sociales, cerciórese de proteger su cuenta con una contraseña segura y de tener diferentes contraseñas para cada cuenta. Asegúrese también de que el personal esté capacitado en navegación segura. Para una persona sin experiencia en el tema, puede ser difícil mantener la seguridad de la TI como prioridad. Una opción sería subcontratar a un revendedor de valor agregado (VAR) o a un proveedor de servicios administrados que actúe como el verdadero Departamento de TI de su empresa para administrar todo esto. De esta forma, este socio puede usar los servicios en la nube para encargarse de toda su seguridad.

La informática en la nube, según lo visto, puede ser un maravilloso habilitador de negocios. Sin embargo, corre por su cuenta como propietario de una pequeña empresa determinar si es la solución adecuada para su entorno actual. No obstante, si los riesgos limitados pueden administrarse correctamente, promete formas más económicas, más rápidas y más eficientes de trabajar que podrían ayudar a su empresa a lograr un desempeño estelar.

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Llega a México una aplicación para la digitalización de flujos de trabajo basado en chat

Microsoft Kaizala te permite de manera fácil agilizar flujos de trabajo con sondeos, encuestas, tareas, votaciones; así como envío de fotografías y ubicación en tiempo real.

Ciudad de México, 27 de septiembre de 2018 – Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen la necesidad de adoptar prácticas o procesos digitales en sus flujos de trabajo para mejorar el rendimiento de sus empleados. En vista de esta necesidad tan crucial, Microsoft lanza en México la aplicación Microsoft Kaizala. Esta nueva aplicación facilita de forma segura el trabajo en equipo, tanto de empleados internos como de externos: proveedores, socios y clientes.

En el corazón de Microsoft Kaizala se destaca la integración con los servicios de Office 365, Azure, y terceros en el diseño digital de flujos de información e inteligencia artificial.  El objetivo es que las personas utilicen esta aplicación basada en chat para el trabajo debido a la seguridad que ofrece, así como para la optimización específica para manejar temas laborales.

Microsoft Kaizala cuenta con una interfaz de chat intuitiva y promueve la comunicación entre los participantes a través de acciones sencillas, de forma simple y organizada como:

  • Cuestionarios
  • Sondeos
  • Asignación de tareas
  • Votaciones rápidas
  • Solicitudes de geolocalización
  • Convocatorias de reunión

Microsoft Kaizala permite a los administradores elegir quien puede ver y responder estas acciones y mensajes de modo que cuando se manda algún comunicado, la cantidad de respuestas no satura a los usuarios que no están involucrados en ese proyecto.

Además de posibilitar la comunicación, Microsoft Kaizala hace viable la gestión laboral de grandes grupos, todo integrado con Office 365, el conjunto de herramientas de productividad de Microsoft. “El ADN de Kaizala es brindar la conexión fácil y rápida entre los miembros de una organización, así como con sus socios, para agilizar la comunicación de la información”, explicó José Ramón Diaz, Director de Kaizala para Latinoamérica.

La herramienta posibilita el intercambio de documentos, así como la realización de acciones internas para búsquedas y anuncios, gestión del trabajo y soporte. Además, se pueden aplicar reglas para estructurar aún más la comunicación en los grupos. Esto permite un intercambio de información más fluido, ya que ahora las personas se pueden ahorrar mucho tiempo sin tener que leer mensajes que no están destinados para ellos.

Esta aplicación es especialmente segura cuando se trata de proteger datos confidenciales. Cuando un empleado deja la empresa, el administrador puede eliminarlo de manera fácil y rápida de todos los grupos que están involucrados con la compañía para proteger la fuga de información confidencial.

Para el uso de Microsoft Kaizala el usuario puede conectarse al utilizar su número de teléfono móvil.

Microsoft apoya la transformación digital, por esa razón Microsoft Kaizala fue creada para ocupar poco espacio en la memoria del dispositivo, así como para funcionar en redes 2G.

La aplicación está disponible para iOS y Android. Para más información visita este enlace.

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Diferencias entre Office 365 y Microsoft Office 2016

Office 365 vs Microsoft Office 2016

Ambas opciones gozan de enorme popularidad, aunque tienen sus diferencias, a pesar de que ambas son suites ofimáticas. Aunque ambas tienen cosas en común, hay otros aspectos que las diferencian y hay que tener en cuenta. Os contamos más a continuación.

Todo ordenador necesita hacer uso de una suite ofimática. En la actualidad la selección de este tipo de programas es mucho más amplia que hace un tiempo. Aunque una gran parte de los usuarios sigue haciendo uso de la suite ofimática de Microsoft, cuya versión más reciente es Microsoft Office 2016. También tenemos otras opciones como Office 365. Pero, ¿en qué se diferencian?

Office-365-Office-2016

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

 

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

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Transformación digital: prioridad para pequeñas y medianas empresas

La transformación digital se ha vuelto imprescindible para cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Ya no solo porque alienta nuevos modelos de negocio, sino también porque impulsa la innovación y mejora la experiencia de clientes y empleados.

Microsoft-Teams

En pocas palabras, la transformación digital es capaz de mejorar la rentabilidad y la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que aumenta la velocidad de salida al mercado de cualquier negocio. De ahí que sea tan importante que las PYMES participen de este proceso.

El problema está en que muchos pequeños empresarios son todavía reacios a adoptar la tecnología digital porque están preocupados por los costos que eso pueda llegar a suponer, pero no podrían estar más equivocados. La transformación digital no es un gasto; es una inversión clave para el éxito de cualquier negocio.

En este sentido, el problema no está tanto en cuánto gasto puede suponer, sino en cómo ese pequeño negocio es capaz de maximizar la tecnología digital sin interrumpir sus funciones empresariales existentes. Si esto se hace bien, los beneficios pasan a ser enormes al aumentar drásticamente la productividad y ofrecer la ventaja competitiva necesaria para ofrecer una experiencia excepcional al cliente.

Trabajar mejor y de forma más rápida

Toda empresa desea que su equipo sea día a día más rápido y más productivo. Para lograrlo, es necesario recurrir a soluciones innovadoras que faciliten a los empleados nuevos y mejores métodos de colaboración y comunicación. En este sentido, la transformación digital ayuda a los empleados a trabajar de forma más rápida y más inteligente.

Las soluciones de la nube, como Office 365, impulsan la colaboración y permiten cumplir con las tareas de forma mucho más eficaz. Contar con herramientas como Microsoft Teams –el nuevo espacio de trabajo basado en chat de Office 365–, también ayuda a lograrlo.

Por si fuera poco, Microsoft Power BI permite adoptar capacidades analíticas y de generación de informes. Es decir, transformar los datos de tu empresa en algo mucho más visual, para que puedas organizarte y concentrarte en lo que realmente importa de la mejor manera posible.

Microsoft: clave para la transformación de tu negocio

En definitiva, la transformación digital ha dejado de ser una opción. Si quieres ser un fuerte competidor en el mercado y que tu negocio sobreviva en el tiempo, deberás adoptar nuevas estrategias que te permitan aprovecharte de los muchos beneficios que ofrece la tecnología digital. En CADE Soluciones podemos ayudarte a lograrlo. ¡Consúltanos!

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Como mover mensajes entre Grupos de Office 365

Como siempre suelo decir, Office 365 es una plataforma tan grande que cada día aprendes algo nuevo. En esta ocasión, y a raíz de una pregunta de un cliente, os voy a mostrar como podemos mover fácilmente mensajes entre Grupos de Office 365 a través de la interfaz de Outlook en el navegador:

o365cloud

  • Lo primero que tendremos que hacer es añadiros los Grupos origen y destino en nuestro Outlook como si se tratase de buzones de correo convencionales:

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  • A continuación, para mover mensajes entre los Grupos tenemos dos opciones. La primera es seleccionar los mensajes a moer desde el Grupo origen y arrastrarlos a destino:

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  • Como resultado, veremos que hemos movido los mensajes seleccionados al Grupo de destino:

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  • La segunda de las opciones es a través de la accion de Mover de Outlook:

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Nota Importante: Esta forma de mover mensajes entre Grupos de Office 365 no esta¡ soportada oficialmente por Microsoft y puede tener efectos no esperados. Este Feedback ha sido proporcionado el equipo de Grupos de Office 365 en Microsoft.