Office 365 cambiará de nombre a Microsoft 365 y llegará más inteligente, útil y familiar que nunca

Este lunes, Microsoft anunció por medio de una transmisión en línea que Office 365 se llamará, a partir del 21 de abril, Microsoft 365.

 

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Microsoft 365 contará también con un plan personal y familiar, cuyo precio en Estados Unidos será de $6.99 / mes y de $9.99 / mes para hasta 6 personas, respectivamente.

Es el mismo precio de Office 365, así que es probable que el precio en México será de $129.99 MXN /mes y $169.99 MXN / mes.

Pero eso no es todo. Con el cambio de nombre llegarán, a lo largo del año, nuevas funciones que te harán un mejor redactor, te conectarán con la familia y hasta te enseñarán si el adolescente de la familia maneja muy rápido. Te las explicamos:

Microsoft Editor para crear textos brillantes

El editor de textos de Microsoft mostrará a los usuarios de Word y Outlook algunas alternativas para que sus textos sean más concretos, claros o formales. También contará con un detector de citas textuales que evitará plagios al recordarle al usuario cómo debe citar la fuente.

Microsoft lanzará también una extención para navegador de su Editor, mismo que ayudará a los usuarios a escribir mejor al usar otras herramientas o sitios web.

Presentaciones Inteligentes

PowerPoint detectará el tipo de contenido que se está escribiendo en las plantillas y recomendará al usuario algunas opciones más atractivas. Por ejemplo, al añadir una lista de fecha, mostrará una gráfica de línea del tiempo.

Además, los usuarios tendrán acceso a más de 150 diseños con ‘loops’ de video. Y si sienten miedo al momento de hablar frente al público, Microsoft Presenter Coach detectará su voz por medio del micrófono del equipo con el que estén trabajando y les indicará si están hablando muy rápido, si están repitiendo muletillas o si su tono de voz es monótono.

Mide tus gastos con Excel

Microsoft anunció la platilla dinámica Money in Excel, con la que los usuarios pueden conectar sus cuentas bancarias (siempre con un alto nivel de seguridad) para llevar a la mano un control de sus gastos, presupuestos y transacciones entre una o más de sus cuentas dentro las 10 mil instituciones financieras compatibles.

Excel incluso puede detectar la información que estás buscando dentro de tu cuenta bancaria y crear nuevos módulos para así ahorrarte tiempo. Por ejemplo, puedes crear un gráfico con tus inversiones.

Múltiples calendarios en Outlook

Los usuarios de Microsoft 365 podrán crear diversas capas en su calendario de Outlook con eventos laborales y pesonales, para luego compartirlas con otros usuarios, ya sea del trabajo o de la familia.

Esto facilitará que todos tengan un mejor panorama de la agenda de sus colegas o seres queridos, y así evitar que los planes se empalmen.

Microsoft Edge

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Ahora los usuarios podrán acomodar las multiples pestañas que invaden su navegador en un formato vertical para así poder estudiarlas con mayor facilidad e incluso agruparlas para casos específicos, como hacer comparativos de precios.

Además, la función de colecciones para guardar contenidos especiales como una lista de recetas o manualidades para niños, llegará a la versión para iOS y Android. Sólo será necesario seleccionar el botón de signo de más en el navegador para incorporarlo en alguna de las colecciones.

Y para proteger a los usuarios, Edge tiene una nueva función que, tras almacenar tus contraseñas en el llavero, detecta si ésta está disponible en la Dark Web y te manda una alerta con una liga para modificar tu contraseña a la mayor brevedad posible.

Familiy Safety: la app que genera conversaciones familiares

Esta aplicación tiene todo aquellos que los padres pedían… y que quizás los hijos temían.

Se trata de una herramienta con la que los jefes de familia pueden conocer la ubicación de los demás parientes, sus hábitos de uso de pantalla y gaming, e incluso establecer límites de contenido para evitar que los niños jueguen títulos maduros en Xbox o vean series no aptas para ellos.

También registran cuándo y cómo maneja el adolescente de la familia. Si está acelerando de más o simplemente se detecta que está viendo el teléfono mientras sostiene el volante, los padres o tutores pueden saberlo y así hablar con él o ella sobre cuidados apropiados al conducir. Ojo: los hijos pueden optar por no compartir la información.

Estará disponible más adelante del año y por ahora se harán pruebas limitadas a un número pequeño de usuarios.

Teams para el consumidor

La herramienta colaborativa de Microsoft para empresas tendrá una actualización con la que los usuarios tendrán una pestaña familiar para intercambiar calendarios, agendas y documentos con sus seres queridos.

Así podrán planear eventos y definer quién llevará qué a la fiesta o compartir boletos de avión o información de viajes. Teams para familias tiene además un acceso rápido a documentos compartidos y hasta una tabla para designar tareas en casa.

La información, asegura Microsoft, no se vende ni se comparte con terceros, y además está cifrada y protegida con autenticación de 2 pasos.

La vista previa de Teams para familias llegará en Verano de 2020 y estará disponible en otoño.

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Cómputo en la nube simplifica estructura de empresa

El mercado del cómputo en la nube ha experimentado un gran crecimiento durante los últimos años, pues los proveedores están aumentando la cantidad de servicios que brindan a través de esta tecnología. Además, se prevé que el mercado de servicios en la nube crezca un 17% este 2020, pasando de los 227 mil 800 millones de dólares registrados en 2019, a una previsión de 266 mil 400 millones este  año, según un estudio realizado por la empresa consultora Gartner.

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Las empresas están reconociendo cada vez más las capacidades que ofrece la nube, por lo que gran parte de ellas las han adoptado de alguna forma, ya sea como software comercial, servicio de almacenamiento o para partes vitales de su infraestructura, sin importar su tamaño”, comenta Gustavo Parés, director general de la empresa especializada en Inteligencia Artificial, NDS Cognitive Labs.

 

Un estudio realizado por la firma Brother International, indica que las pequeñas empresas están mirando hacia el futuro, ya que el 21% de los encuestados planea invertir la mayor parte de su presupuesto de TI en la sincronización de archivos basada en la nube y compartir información entre los diferentes departamentos internos. Esto nos indica que hay más interés por parte de las empresas en adquirir tecnologías que les permita tener una fuerza de trabajo que pueda laborar desde cualquier parte y con cualquier dispositivo, con la capacidad de compartir archivos y recursos de manera más eficiente.

 

“Debido a los beneficios que tiene el cómputo en la nube y su flexibilidad, puede hacer un gran cambio en la infraestructura de la empresa, ya que al no contar con servidores físicos, los proveedores son quienes se encargan del mantenimiento y la actualización de los mismos”, señala Parés.

 

Por ello, NDS  muestra 4 formas en que el cómputo en la nube puede simplificar la infraestructura de tu empresa:

 

Reducir el riesgo

El cómputo en la nube puede reducir significativamente el riesgo, tanto de seguridad como de cumplimiento, al efectuar los protocolos de seguridad integrados en la nube y las normativas de protección de datos. Con esto, se obtiene toda la seguridad de los centros de datos locales sin el costo de ejecutar el hardware, pues son los proveedores de servicios en la nube quienes cuentan con ello.

También se puede escalar la seguridad en función de las necesidades de tu negocio, pues una empresa pequeña no necesitará el mismo nivel de seguridad que un gran corporativo. Esto facilita a las compañías cumplir con los protocolos en este ámbito, así como con su debida diligencia en torno a las auditorías.

 

Evitar errores costosos

Los errores y las fallas siempre tienen un precio. No importa si es por culpa del sobrecalentamiento de un equipo, un café derramado sobre alguna computadora o algún celular robado, pues los datos guardados en estos dispositivos corren el riesgo de perderse. Cuando estos datos no pueden recuperarse rápidamente, las empresas enfrentan problemas graves y, a su vez, les puede causar una gran pérdida de dinero.

 

Con el cómputo en la la nube puedes prevenir errores comunes, como tener un viaje de trabajo inesperado o incluso algún desastre natural, además de evitar  utilizar costosos gastos en software innecesario. Y si bien sólo el 20% de los usuarios en la nube utilizan el servicio de recuperación de datos en caso desastres, solo el 9% de las personas que no utilizan el servicios de la nube podrían recuperar su información en caso de un infortunio, de acuerdo con RapidScale. El cómputo en la nube te brinda la flexibilidad de acceder a los datos que necesitas, cuándo y en dónde desees, ya que todos los archivos y documentos estarán en la nube y serán accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

 

Trabajo remoto

En la actualidad, el 63%  de las empresas considera que la movilidad de aplicaciones entre la nube es esencial, de acuerdo con el estudio de Vanson Bourne para Nutanix. Por lo que el reto es llevar a cabo el plan a la vez que se conserva la comunicación de los empleados, fuerza y ??la seguridad de la red.

En este sentido, las opciones de nube pública son la solución. Estas herramientas mantienen a tu equipo de una manera productiva y a tus datos de una manera segura, para que puedas trabajar de forma normal, independientemente en dónde te encuentres.

 

Ahorro en costos y mejora de eficiencia

Uno de los principales beneficios del cómputo en la nube es el ahorro de gastos en capital, gracias al modelo de pago “Pay as you go”, que garantiza que las empresas paguen solo por los recursos que utilizan, lo que permite adquirir más recursos fácilmente, lo que ayuda a las empresas llevar sus productos al mercado de manera rápida en lugar de esperar a que se compre, implemente, instale y configure el hardware.

 

Además, en lugar de que una empresa sufra tiempo de inactividad y una posible pérdida de datos debido a una falla de hardware, los servicios en la nube están disponibles el 99.99% del tiempo, con copias de seguridad en red en múltiples zonas de disponibilidad que garanticen la accesibilidad e integridad de los datos.

Trabajando de Forma Remota – Todo Lo que Usted Necesita Saber Antes de Hacerlo

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Sea por los costos de transporte incrementándose, o por la habilidad de controlar el tiempo de uno, o por el deseo de seguir una pasión, más y más gente está creando oportunidades para trabajar de forma remota. Y sin duda alguna es un buen momento para este movimiento, ya que está siendo respaldado por avances tecnológicos como herramientas de computación en la nube, colaboración y herramientas de comunicación mejores.

Desde el 2016, cerca de un 25% de la fuerza laboral Norte americana ha trabajado de forma remota de cierta capacidad, y este número incrementó más del doble desde el 2005. Garantizar que esta tendencia no disminuirá pronto. Para muchos, la vida en una oficina es algo del pasado.

  • Los Beneficios de Trabajar de Forma Remota
  • Las Desventajas de Trabajar de Forma Remota
  • ¿Dónde Encontrar Trabajo Remoto?
  • Consejos de Productividad para Trabajar de Forma Remota
  • Consejos para Ahorrar Tiempo al Trabajar de Forma Remota
  • Herramientas para Trabajo Remoto
  • No Se Olvide del Autocuidado

Los Beneficios de Trabajar de Forma Remota

Crear una separación física de un jefe que micro controla todo es tan sólo uno de los beneficios que van mano a mano con el trabajo remoto.

Aquí hay otros que valen la pena mencionar:

  • La ventaja de las horas laborales flexibles. Antes del internet, los nuevos padres no tenían mucha elección cuando se trataba de estar con sus bebés durante el día o mantener un trabajo de tiempo completo. Ahora, los padres pueden pasar más tiempo con sus hijos, mientras cumplen con sus trabajos desde casa – y no tiene que dar nada a cambio. Para aquellos que no tienen hijos, la flexibilidad de las horas laborales flexibles quiere decir que podrá dormir un poco más si no es una persona mañanera, o prefiere trabajar tarde por la noche si así lo prefiere. Sólo asegúrese de marcar una línea entre el trabajo y su vida personal.
  • Puede trabajar desde donde sea. La belleza del trabajo remoto, es que literalmente puede hacerlo donde sea: su sillón, una cafetería, al lado de una piscina, o en cualquier parte del mundo (siempre y cuando haya una conexión de internet)
  • No hay código de vestimenta. Ya que puede trabajar desde donde sea, lo que tiene puesto no importa mucho, al menos que tenga una junta con algún cliente importante. E incluso si es así, sólo la parte superior de su cuerpo tiene que lucir profesional. Así que si, una de las ventajas de trabajar de forma remota es que los pantalones son opcionales y los pijamas son fomentadas.
  • Aprenderá nuevas habilidades, aunque no lo quiera. Si usted es un trabajador remoto que trabaja para uno mismo, como parte de su transición, en el camino tendrá que aprender nuevas habilidades que no necesariamente son esenciales para su campo de trabajo, tal y cómo, llevar control de sus finanzas, administración de proyectos, y hasta un poco de asuntos legales. Y si usted trabaja para una compañía de forma remota, también estará aprendiendo nuevos métodos de comunicación y habilidades de administración de proyectos para unir esa gran distancia física entre usted y sus compañeros de equipo de trabajo.
  • Ahorrará dinero (y salvará a la tierra). Para muchos en la fuerza laboral, el prospecto de un viaje diario de varias horas es suficiente para empezar a contar los segundos para que llegue el viernes apenas empezando la semana. El tiempo desperdiciado en el coche o en el transporte público puede ser aprovechado para hacer cosas productivas, pero no es tiempo que uno pasa con su familia. ¿Cómo uno no quisiera regresar el tiempo? Sin mencionar todo el dinero gastado en gasolina, boletos del metro, y muchas otras cosas.

Las Desventajas de Trabajar de Forma Remota

Toda rosa tiene su espina. 🌹 Trabajar de forma remota parece un sueño hecho realidad, pero viene con algunos efectos adversos:

  • Usted no tendrá tanta interacción social. Si es usted el tipo de persona que disfruta del platicar con sus compañeros cerca del garrafón de agua, ir a citas de lunch, y conocer a gente nueva en la oficina, trabajar de forma remota quizás no sea lo indicado para usted. Aunque si conocerá nuevas personas y podrá interactuar con clientes, muchas de estas conversaciones toman lugar a través de llamadas o video chats – no en una sala de conferencias o en una cafetería. Para estar seguros, aquellos que viven la vida del cubículo normalmente se quejan de las distracciones en forma de interrupciones regulares, pero muchas veces esas distracciones son preferibles a estar aislado.
  • Todo cae en tus manos. Si usted trabaja de forma remota para usted mismo, tendrá que encontrar su propia clientela, vender y cerrar prospectos, hacerse cargo de sus finanzas, y administrar su tiempo – todo sin la constante vigilancia de un jefe o de un asistente de otro departamento
  • Hay demasiadas distracciones. Muchos fantasean sobre el prospecto de trabajar de forma remota, pero muchos realmente no pueden verse así mismos haciéndolo – simplemente no tienen la disciplina para auto administrarse sin que haya distracciones en el camino. Si usted no cree poder ser su propio jefe, el trabajo remoto podría ser una receta para el desastre cuando se trata de crecer su carrera.

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  • Es muy probable que tengas problemas de comunicación. Si usted trabaja con un equipo remoto, puede que esté compuesto por miembros de distintos países, operando en diferentes zonas horarias. Lograr que todos estén en sintonía puede llegar a ser muy difícil. Agregue eso a tener que entender diferencias culturales y contextos (puede que usted actúe de una forma que podría ser considerada ofensiva en otras culturas), y también problemas de comunicación que surjan por palabras o significados que puedan ser malinterpretados.
  • i está constantemente cambiando de pensamientos, su cerebro tiene que regresar a lo anterior para recordar los detalles de varias tareas distintas en las que se encuentra trabajando. Hágase un favor y concéntrese en una cosa a la vez.
    Multitasking is not always a good thing. Try working on one task at a time. 👍HAGA CLIC PARA TWEET

    Consejos para Ahorrar un Poco de Tiempo al Trabajar de Forma Remota

    El tiempo es dinero, y también es el recurso más poderoso de un trabajador remoto. Intente estos consejos para ahorrar de tiempo para ser más efectivo:

    • Delegar y hacer Outsourcing. Todos necesitan un poco de ayuda de vez en cuando. Si usted tiene un asistente o un equipo remoto, usted querrá delegar algunas tareas, o incluso partes de las tareas (como la investigación para un articulo), para hacer que las cosas empiecen a andar. El proceso empieza cuando uno elige quien será el que hará las tareas. Normalmente estas no son tareas urgentes (como las tareas B o C con el método de ABC), especialmente cuando están todavía en entrenamiento. Deje tiempo suficiente para que su compañero de equipo complete las tareas, para que usted tenga tiempo de revisar los resultados, y agregue sus propios comentarios, antes de que llegue el tiempo límite.
    • Evite las juntas. Las juntas suelen ser un desperdicio de tiempo y debería evitarlas cada vez que pueda. Si usted necesita absolutamente tener una junta para colaborar con alguien, establezca la junta usted mismo y limítela a por lo menos unos 30 min de duración (15 debería lo normal). Ponga un horario y asegúrese de que ambas partes vengan preparadas para que puedan cruzar ideas desde el principio.
    • Utilice atajos. Cuando escriba correos, utilice plantillas o atajos, como TextExpander, el cual expande el texto de sus frases más usadas en atajos de texto relevantes. Use programas que le ayuden a recordar o generar una contraseña (como1Password o LastPass) para que no tenga que depender de su memoria para conseguir esta información (o peor aún, almacenarla en un lugar nada seguro).
    • Dese de baja de correos innecesarios, como noticias de marcas por las cuales usted no tiene interés, la que termina llenando su bandeja de entrada con cosas que tendrá que filtrar.

    Asegúrese de también checar estos hacks de productividad fantasticos.

    Herramientas para Trabajar en Casa de Forma Remota

    CADE tiene herramientas para asegurar que su equipo de trabajo este trabajando como desde su misma oficina, esto es gracias a servicios como Office 365 y Microsoft Teams que ayuda a su equipo estar presente.

         Recuerde sobre sus aplicaciones acutales subirlas a la nube y asegurar la        disponibilidad sin arriesgar la seguridad de su informacion.

 

       No Se Olvide del Autocuidado

Si a usted le apasiona lo que hace o está presionado por cumplir con una fecha límite, usted se encontrará constantemente ocupado trabajando. Olvidarse de preocuparse por uno mismo es la forma más rápida para desgastarse.

Aquí les dejamos unos consejos necesarios para poner en practica un autocuidado y crear una situación de trabajo remoto sostenible:

    • Recuerde su por qué. Recuerde la razón por la cual eligió trabajar en casa: ¿Era para pasar más tiempo con su familia? ¿Para tener más tiempo libre para irse de vacaciones? Evalúe si usted sigue con esta meta. Si no es así, es posible que tenga que pensar de nuevo sus hábitos de trabajo o contratar a alguien que le ayude con la carga de trabajo.
    • Tome descansos frecuentes. Muchos piensan que los descansos son contra producentes cuando podría estar haciendo otras cosas con ese tiempo. Pero tomarse descansos ha sido comprobado que incrementa la productividad al prevenir la fatiga de toma de decisiones, incrementa la creatividad y mejora el aprendizaje. Si aún le preocupa el tiempo desperdiciado, por qué no se toma un descanso para terminar los quehaceres, como poner ropa en la lavadora, lavar los platos o aspirar. Levantarse para mover de vez en cuando también es importante para su salud.
    • Coma de forma apropiada y haga ejercicio. Cuando se encuentre muy ocupado trabajando, puede ser tentador tomar la vía fácil y pedir comida a domicilio. Pero una de las ventajas del poder trabajar en casa es que tiene la oportunidad de preparar comida saludable, y al ser dueño de su tiempo quiere decir que puede disponer un poco de su tiempo para hacer ejercicio. Usted necesita cuidarse porque sólo tiene un cuerpo (y porque los seguros médicos son caros). Invertir en una mesa para estar de pie o una pelota de ejercicio es una excelente forma para romper la monotonía de estar sentado todo el día.
    • Relájese al final del día. Solo porque no tiene horas fijas de trabajo o tenga a alguien que le diga que vaya a casa al final del día, no quiere decir que debería seguir trabajando hasta que su cuerpo colapse. Establezca limites saludables. El trabajo siempre estará ahí al momento de despertar y recuerde, su trabajo no le devolverá el amor, así que use este tiempo para conectarse con sus seres queridos.
    • Desarrollo profesional. Además de mantener su cuerpo saludable, usted también tiene que alimentar su mente. Invierta en más aprendizaje: atienda a clases (incluso clases en línea) y conferencias. Nunca es demasiado tarde para aprender algo nuevo.
    • Recompensase. Usted trabaja duro, así que se merece un regalo, de vez en cuando, por un trabajo bien hecho. Puede ser algo tan simple como algo pequeño (como la barra de chocolate que tanto desea) o algo enorme (como las vacaciones que siempre quiso). No tiene porque ser material – quizás una salida a cenar con los amigos es lo que usted necesita. Pero recuerde, no lo haga seguido, y las recompensas vienen después de los resultados. La gratificación demorada puede ayudar a construir fuerza de voluntad y puede darle ese empujón extra para terminar su trabajo lo más pronto posible.

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Pensamientos Finales: Todo Lo que Necesita Saber Antes de Trabajar de Forma Remota

Hay muchos beneficios de trabajar de forma remota, pero esto no quiere decir que no haya retos. Si usted puede administrar su tiempo de forma apropiada, como un jefe, usted puede aprovechar esta oportunidad hasta su máximo potencial.

¿Cuales son sus consejos para trabajar de forma remota? ¡Háganos saber en los comentarios!

        Escríbenos Quiero conocer las herramientas

 

Mantenerse productivos mientras trabajan de manera remota con Microsoft Teams

¿Cómo se mueven a miles de empleados a trabajar de manera remota de un día para otro? Con el brote de COVID-19 expandiéndose por el mundo, esa era la gran pregunta que estaba en nuestras mentes la semana pasada en Microsoft. Luego, el pasado miércoles, tan solo lo hicimos – enviamos un email que pedía a alrededor de 50 mil empleados de Microsoft en el área de Seattle que trabajaran desde casa si podían. Ya somos usuarios constantes de Teams, pero en nuestros primeros días de un trabajo remoto completo, el uso entre empleados de Microsoft en los Estados Unidos se incrementó de manera significativa. Al final del jueves, el chat aumentó 50 por ciento semana tras semana y las reuniones aumentaron 37 por ciento. Y también hemos visto repuntes de uso entre clientes, a medida que los trabajadores de todas partes se ajustan a reuniones, chats y colaboración sólo en línea. Queremos ayudar a todos a superar este desafío. Como el equipo detrás de Teams, hemos pasado mucho tiempo en aprender sobre las mejores maneras de hacer productivo y saludable trabajar desde casa. Así que pensé que podría compartir a continuación algunos consejos.

 

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Una nota rápida antes de que sigan su lectura: Estos consejos son parte de un esfuerzo continuo de ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos durante este desafiante momento. Hace unos días, compartí cómo los individuos y las organizaciones pueden obtener Teams de manera gratuita, junto con nuestro plan integral para mantener a los sistemas en funcionamiento durante esta crisis. También hemos compartido increíbles historias de clientes y empleados alrededor del mundo, incluidos profesores y estudiantes en Hong Kong que utilizan la tecnología para increíbles innovaciones de e-learning y clientes dentro y alrededor de China que han encontrado también formas inteligentes de mantener el trabajo en marcha. Pero nuestros clientes siempre preguntan por consejos sobre hacer el cambio al trabajo remoto. Vamos a continuar nuestra labor de ofrecer consejos, información e inspiradoras historias de clientes durante el brote, así que estén pendientes de estos en los días próximos.

Para comenzar

A medida que se mueven al trabajo remoto, algunos hábitos clave los prepararán para tener éxito.

Establezcan su lugar de trabajo

Si no tienen una oficina en casa, no se preocupen. Aún pueden trabajar desde casa de manera productiva. De hecho, diseñamos Teams como una oficina virtual que pueden llevar donde sea que vayan. Aunque tal vez no tengan una impresora, archivos físicos, o un teléfono de escritorio en casa, pueden tomar documentos directo desde Teams, almacenar archivos de manera segura desde donde las personas correctas pueden acceder a ellos, y saltar entre llamadas y reuniones de manera rápida. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en casa, donde puedan ser productivos y que indique que están en modo no molestar. Un rincón en el comedor, una tranquila esquina en el dormitorio, una mesa de juegos sin usar en el cuarto de recreación – cualquier área en la que puedan concentrarse puede funcionar como lugar de trabajo. Y no se preocupen si durante el día ese lugar se empieza a desordenar, siempre pueden utilizar el difuminado de fondo durante reuniones en video para que sus compañeros de equipo se enfoquen sólo en ustedes.

Comunicación, comunicación, comunicación

Aunque muchos de nosotros trabajamos desde casa por lo menos una parte del tiempo, aún nos apoyamos en los ritmos y las horas centrales que están basadas alrededor de nuestra presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, su ritmo diario puede cambiar. Esto es en especial cierto para aquellos de nosotros que equilibramos el trabajo con el cuidado de niños. Comuniquen de manera clara sus horas de trabajo con sus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan cuándo los pueden contactar. También pueden establecer un mensaje de estatus en Teams para compartir esta información de manera proactiva.

También, hagan el hábito de ofrecer reportes frecuentes de progreso a sus compañeros de equipo. Las compañías que son remotas por completo tienden a hacer énfasis en la documentación, dado a que es una manera clave de mantenerse conectados cuando trabajan fuera. Recomendamos publicar en los canales de Teams actualizaciones, información y recursos útiles que han descubierto, para que sus compañeros puedan mantenerse conectados con lo que ustedes hacen incluso sin tener el beneficio de poder tener una charla de pasillo. Luego, ellos podrán buscar en el canal ideas o contenido cuando lo necesiten.

Mantengan límites saludables

Sin las usuales señales del día laboral – por ejemplo, una caminata para buscar el desayuno o el traslado a casa – desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos en ocasiones trabajan largas horas sin descansos para ejercitarse, socializar, o para una comida adecuada. Esto lleva de manera rápida a estrés y cansancio laboral. Recuerden: Su salud es lo primero. Hagan tiempo para las comidas, tomen mucha agua, y recuérdense “salir” de manera mental del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo los mantendrán sanos, también les ayudarán a ser más productivos a largo plazo.

Realicen reuniones efectivas

Adopten las reuniones en línea

En la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede sentir como el desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus reuniones a Teams, asegúrense de que todas las reuniones tienen una opción virtual de “unirse” a través de crear una sala en línea de conferencias. También, sugerimos que todos los participantes activen su video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho para ayudar a todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas a elegir, así como dispositivos como diademas y altavoces para garantizar que ustedes y sus colegas siempre puedan comunicarse de manera clara.

Sean conscientes e inclusivos

Moverse a reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que nos apoyamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas de conferencia super pobladas pueden dificultar para la gente compartir sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer pausas de manera frecuente para invitar a hacer preguntas y recordar a los asistentes que también pueden utilizar la ventana de chat de la reunión para compartir sus ideas.

Graben sus reuniones

Para compensar la falta de tiempo en persona, algunos trabajadores remotos agendan reuniones extra para mantenerse conectados con clientes, socios y colegas. Las reservaciones dobles pueden ser difíciles de evadir. Si su organización lo permite, graben las reuniones en Teams para que sus colegas puedan revisarlas más tarde. Si no pueden asistir, recuerden al organizador que grabe en su ausencia. La transcripción generada de manera automática también es muy útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que asistieron. ¿Quieren conocer más sobre Teams Meetings? Lean más consejos aquí.

Manténganse conectados

Compensen las charlas de pasillo faltantes

Muchos trabajadores remotos comentan que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Las pláticas en la máquina de café o en la de bocadillos no sólo ayudan a mantenernos conectados, a menudo hacen que surja información importante que no hubiéramos imaginado. Busquen a y conecten con sus colegas. Piensen en los mensajes de chat como su máquina virtual de café y establezcan un recordatorio para contactar a la gente de manera regular. Los emojis, GIF y los stickers son una manera divertida de mantener la diversión y el brillo en la charla.

Mantengan unido al equipo

Trabajar de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual. Mantengan la cadencia regular de reuniones o almuerzos de equipo, sólo que ahora háganlas en línea. Utilicen el canal “General” en Teams para discusiones que podrían ser de interés para todos. Para lluvias de ideas grandes pueden utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de manera directa en Teams. También sugerimos a los líderes de equipo descargar Crisis Communication Power App. Pueden utilizar esta aplicación personalizable para informarse e informar a su equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.

¡Diviértanse!

Con todos los cambios que vienen al moverse al trabajo remoto, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que pueden hacer dentro de Teams para mantener a la gente con un sentimiento positivo y de compromiso. Compartan noticias e historias en su chat de equipo, o hagan un concurso de fotos. Uno de nuestros clientes de educación en China realizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó bastante popular.

Entiendo que cada persona y cada equipo trabajan de manera diferente. Pero espero que estos consejos de nuestro equipo les ayuden a mantenerse productivos y conectados a medida que se ajustan a una nueva forma de trabajar. Y recuerden, pueden comenzar a usar Teams hoy, gratis, al iniciar sesión o registrarse.

¡Estén listos para el trabajo remoto! Descarguen nuestra lista de trabajo remoto y compártanla con sus compañeros de equipo.

Lista de trabajo remoto:

  • Establecer su lugar de trabajo
  • Comunicarse seguido
  • Mantener límites saludables
  • Adoptar reuniones en línea
  • Ser consciente e inclusivo
  • Grabar sus reuniones
  • Compensar charlas de pasillo faltantes
  • Mantener al equipo unido
  • ¡Divertirse!

El Almacén personal de OneDrive y el almacenamiento expansible ahora disponibles en todo el mundo

Microsoft OneDrive es desde hace mucho un líder en innovación en almacenamiento en la nube, y hoy nos complace lanzar una nueva característica que aporta mayor seguridad a tus archivos en la nube. Este verano, anunciamos el Almacén personal de OneDrive, que usa comprobación de identidad para proteger tus archivos más importantes. Ahora, nos alegra compartir la noticia de que el Almacén personal está disponible en todas las cuentas de consumidores de OneDrive. Además, tenemos más novedades de OneDrive para compartir relacionadas con las opciones de almacenamiento expansibles, las copias de seguridad de carpetas automáticas y el modo oscuro. Sigue leyendo para obtener más información.

Te presentamos el Almacén personal

El Almacén personal es un área protegida en OneDrive a la que solo se puede acceder con un método de autenticación seguro o un segundo paso de comprobación de la identidad, como tu huella digital, rostro, PIN o código que se te envía por correo o SMS.1 El Almacén personal te aporta una capa adicional de protección para tus archivos, fotos y videos más importantes como, por ejemplo, las copias de documentos como pasaportes, licencias de conducir o información de seguro, en caso de que alguien acceda a tu cuenta o dispositivo.

Además, esta seguridad adicional no te hará perder velocidad. Puedes acceder rápidamente a tus documentos, fotos y archivos importantes con confianza estés donde estés: en tu PC, en OneDrive.com o en tu dispositivo móvil.2

Además de la segunda capa de comprobación de la identidad, el Almacén personal también incluye las siguientes medidas de seguridad:

  • Digitalizar y fotografiar: con la aplicación OneDrive, puedes digitalizar documentos o tomar fotos directamente en tu Almacén personal y mantener las copias alejadas de áreas menos seguras de tus dispositivos, como el álbum de la cámara.
  • Bloqueo automáticono hace falta que te preocupes por dejar tu Almacén personal o tus archivos abiertos. Ambos se cerrarán y bloquearán automáticamente después de un período de inactividad.3
  • Cifrado BitLocker: en los equipos PC con Windows 10, OneDrive sincroniza automáticamente tus archivos del Almacén personal en un área cifrada con BitLocker de tu disco duro local.4
  • Uso compartido restringido: para evitar el uso compartido accidental, los archivos del Almacén personal y los elementos compartidos que se guardan en él no se pueden compartir.

Juntas, estas medidas de seguridad ayudan a garantizar que los archivos del Almacén personal no se guarden desprotegidos en tu PC y que tus archivos tengan una protección adicional, aunque tu PC o dispositivo móvil con Windows 10 se pierda, te lo roben o alguien obtenga acceso al dispositivo o a tu cuenta.

Imagen animada de un usuario que comprueba su identidad en el Almacén personal de OneDrive.

El Almacén personal es el último avance en el conjunto de características de seguridad de OneDrive, e incluye también cifrado de archivos en reposo y en tránsito, la supervisión de inicios de sesión sospechosos, la detección y recuperación de ransomware, la notificación y recuperación de la eliminación de archivos en masa, la detección de amenazas conocidas de virus en las descargas, los vínculos para compartir protegidos por contraseña y el historial de versiones para todos los tipos de archivos.

El Almacén personal ahora está disponible en todo el mundo

Para empezar a usar el Almacén personal, busca el icono del Almacén personal en tu OneDrive y haz clic en él o tócalo. Si estás usando el plan de 100 GB independiente o gratuito de OneDrive, puedes guardar hasta tres archivos en tu Almacén personal. Los suscriptores de Office 365 Personal y Office 365 Hogar pueden almacenar tantos archivos como deseen en el Almacén personal, hasta alcanzar su límite de almacenamiento.

Más información en este podcast sobre Almacén personal en Intrazone.

Hacer copias de seguridad de tus archivos es cada vez más fácil

Simplificamos las copias de seguridad de tus carpetas importantes en OneDrive, para que tus archivos estén disponibles y protegidos aunque algo le suceda a tu PC. Con las copias de seguridad de carpetas en la PC puedes elegir hacer copias de seguridad de tus archivos de las carpetas Escritorio, Documentos o Imágenes a OneDrive. Ahora no tienes que preocuparte por proteger tu trabajo: OneDrive lo hará por ti.

Además, puedes acceder a las copias de seguridad de tus archivos aunque no estés delante de tu PC: solo tienes que usar la aplicación móvil de OneDrive o ir a OneDrive.com. Además, guardar tus archivos en OneDrive te permite visualizar y restaurar versiones anteriores de tus archivos de hasta 30 días de antigüedad.

Las copias de seguridad de las carpetas de la PC ahora están profundamente integradas con la nueva versión de Windows 10, para que puedas habilitarla fácilmente durante la configuración o las actualizaciones de Windows. Esta característica está incluida en todos los planes para consumidores de OneDrive y está disponible en los equipos PC con Windows 7, 8 y 10 con la aplicación de sincronización de OneDrive. Obtén más información sobre las copias de seguridad de carpetas de PC.

Los entusiastas de OneDrive se alegrarán con el almacenamiento adicional que ya está disponible.

En junio, anunciamos que presentaríamos una de las características más solicitadas de OneDrive de todos los tiempos: más opciones de almacenamiento. Ahora, puedes agregar almacenamiento a tu suscripción existente de Office 365 en incrementos de 200 GB, empezando por $1.99 por mes.5 Más información acerca del almacenamiento adicional de OneDrive.

El modo oscuro ya está disponible en iOS de OneDrive

Nos entusiasma anunciar que la aplicación móvil de OneDrive en iOS 13 es compatible con el modo oscuro. Este aspecto totalmente nuevo tiene un aspecto atractivo y te permite sacar todo el provecho de una pantalla OLED para ahorrar batería. Para probarla, solo tienes que configurar tu dispositivo iOS 13 para el Aspecto oscuro en Configuración > Pantalla y brillo y luego abrir la aplicación OneDrive.

Imagen animada de un teléfono que cambia entre el modo oscuro y el modo estándar y viceversa.

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10 cosas que nos encantan de la aplicación móvil de Microsoft Teams

 

En Microsoft, sabemos que el trabajo no se limita a que uno se siente en un escritorio frente a una computadora. Estamos constantemente en movimiento, haciendo el trabajo desde cafeterías, el aeropuerto, el sofá, y mientras hacemos los viajes diarios al trabajo.

También sabemos que para aquellos en ciertos sectores de trabajo, como el comercio minorista, la atención médica, o muchas industrias de servicios, el teléfono celular puede ser el dispositivo principal o incluso, ¡el único! Esta es la razón por la que la experiencia de Teams en tu teléfono es tan crucial como la experiencia que tienes en tu escritorio.

Tenemos todo un equipo de Microsoft enfocado en optimizar tu experiencia móvil en Teams, que buscan crear características para hacer tu día a día ocupado, más fácil.

Además, no somos solo nosotros los que amamos la aplicación móvil de Teams. No para alardear… pero Teams es una aplicación de productividad de primera calidad tanto en el App Store (4.8) cuanto en el Play store (4.6).

Hay muchas razones para amar a la versión móvil de Teams, pero aquí están algunos de nuestras favoritas:

1. Horas y días tranquilos

Es importante establecer límites personales y optimizar tus horas de trabajo de la manera que mejor se adapte a ti y a tu trabajo. Pero cuando trabajamos con equipos de personas que se encuentran esparcidas por diversas zonas horarias, y tienen diferentes estilos de trabajo y obligaciones, a menudo siempre hay alguien de nuestro equipo que se encuentra trabajando.

En Teams mobile, puedes establecer «Horas tranquilas» (por ejemplo, 7:00 a 19:00) así como «Días tranquilos» (por ejemplo, sábado y domingo). Esta característica te ayuda a tomar el control sobre tu tiempo después del trabajo y puedes ayudar a aliviar el estrés.

Horas silenciosas

 

2. Compartir contenido en una reunión desde tu teléfono celular

Esta función es un salvavidas cuando estás lejos de tu escritorio, pero todavía necesitas presentar contenido en una reunión o llamada. En la versión móvil de Teams, puedes presentar diapositivas de PowerPoint, videos, fotos, o incluso compartir la pantalla del teléfono para mostrar a alguien exactamente lo que estás mirando en tu teléfono.

Compartir contenido en reuniones desde tu dispositivo

 

3. Transfiere una llamada desde tu computadora portátil a tu teléfono móvil

¿Alguna vez te tocó dejar una llamada de conferencia importante para apresurarte a tu próxima cita, o asegurarte de que estarías en casa a tiempo para la cena?

Teams hace que sea una experiencia perfecta para transferir una llamada desde tu PC a tu dispositivo móvil (o viceversa) sin interrumpir el flujo de tu reunión, por lo que puedes terminar tu trabajo mientras que también llegar a donde necesitas ir (esta característica estará disponible próximamente).

Transfiere la llamada desde tu dispositivo mobil a tu laptop

 

4. Mensajes de audio

La capacidad de enviar mensajes de audio en un chat es una fantástica alternativa a escribir y a menudo es preferida por las personas en regiones donde se hablan varios dialectos. Teams te permite enviar un mensaje cuando estés en movimiento, caminando o incluso cocinando. A diferencia del texto, un mensaje de voz puede ayudar a prestar tu personalidad y tono únicos al mensaje, además de que te permite tener tus manos disponibles para seguir haciendo otras cosas a la vez.

Envía mensajes de voz y acelera tu multi tasking

 

5. Modo oscuro

Al igual que el muy querido «modo oscuro» en el Explorador de archivos de Windows, aplicaciones de Office y Teams en su versión de escritorio, ¡la aplicación móvil también está disponible en modo oscuro!

El modo oscuro es una gran opción para entornos con poca luz, reduce la tensión en los ojos de algunas personas y es un gran ahorro de batería.

Cambia el color de tu app y pasate al lado oscuro con Darth Vader

 

6. Integración con Office lens

El uso de nuestros teléfonos para tomar y compartir fotos ya es una herramienta poderosa, pero el uso de Office Lens a través de Teams lo lleva al siguiente nivel.

El lente de Office Lens reconoce cuando se toma una foto de una pizarra o un documento y optimiza la imagen para ese medio, incluso enderezar el documento o hacer que la escritura de la pizarra se muestre más claramente. Además, puedes sumarle texto a las imágenes y hasta dibujar en la imagen con el dedo.

Mejora la cazlidad de tus fotos con office lense, y si tomas una foto a una pizarra se adaptara automaticamnete para tener mejor color y posicion

 

7. Reordenar la barra inferior

Hoy en día, nuestros celulares a menudo se sienten como una extensión de nosotros mismos; y la capacidad de personalizar cómo se configura el teléfono es crucial.

Teams te permite personalizar tu barra de navegación inferior con las herramientas que tienen más sentido para tu uso, para darte acceso listo a las herramientas que necesitas.

Ordena tus grupos y categorías en el orden que quieras para tener mejor y mas facil acceso.

 

8. Compartir ubicación

La belleza de usar Teams en tu dispositivo móvil es que realmente puedes ser productivo mientras estás en movimiento y entre espacios de trabajo.

Cuando estás en el sitio con un cliente o en ruta a un sitio de trabajo, puedes compartir fácilmente tu ubicación física con tu gerente desde tu aplicación móvil de Teams. Esto es especialmente importante para aquellos en roles de servicio o que necesitan documentación de protección para ciertos sitios de trabajo. Y ya que esto se hace a través de la aplicación móvil de Teams, es seguro y compatible.

Comparte tu ubicación desde tu dispositivo mobil muy facilmente

 

9. Clasifica tus notificaciones con solo un click

Es genial poder empezar nuestro día antes de llegar a la oficina, por lo que nos encanta la capacidad de deslizar para marcar mensajes y notificaciones como leídos/no leídos con un gesto fácil. Porque como sabemos, hay una gran diferencia entre una conversación de chat casual que lees en tu camino al trabajo, y una notificación con varios elementos que necesitarás para hacer un seguimiento.

Administra tus vistos como mejor te convenga para tener mas facil y mejor acceso

 

10. Intercambia fácilmente turnos de trabajo con tus compañeros desde tu teléfono

Si eres un trabajador de primera línea, algo tan simple como averiguar tu horario semanal puede ser un dolor de cabeza importante. En lugar de tener que tomar una foto de un horario de papel en la sala de descanso, agrega manualmente tus turnos a tu propio calendario, y luego rastrea el número de teléfono de tu compañero de trabajo con el que necesitas intercambiar turnos, usa la funcionalidad Turnos en Teams para administrar tu horario. Ya seas un gerente que crea el horario de tu equipo, o simplemente tratas de recordar cuándo estás programado para trabajar esta semana, Turnos en Teams te tiene cubierto. Aprende más aquí.

Intercambia turnos de trabajo con tus compañeros muy rapidamente desde tu dispositivo mobil

 

Si ya usas Teams, asegúrate de que tienes la aplicación móvil instalada en tu teléfono para aprovechar todas estas excelentes características y mucho más. Encuéntrala aquí: App Store o Play store

Si aún no utilizas a Teams, empieza hoy. Para más información, accede a la Demo aquí

3 principales tendencias de la nube en 2020

Amedida que las nuevas tecnologías se popularizan, continúan evolucionando conforme sus desarrolladores y consumidores encuentran maneras de aprovechar sus capacidades adicionales para obtener mayor valor. Esto es precisamente lo que está sucediendo con el cómputo en la nube. La nube se ha transformado de un modelo de servicio “de exceso de cómputo y almacenamiento en renta” que ofrecen unos cuantos proveedores de hiperescala a una solución ubicua de servicio para todo, que proporcionan miles de nuevos Proveedores de Servicios en la Nube (CSP) con ofertas PaaS, IaaS y SaaS.

TendCloud

De acuerdo con un reciente comunicado de prensa de Gartner, la interconexión privada entre las empresas y los proveedores de nube y TI aumentará a una tasa de crecimiento anual compuesto de 112 % en 2022 a nivel mundial.

 

Dado el tiempo, los recursos y la complejidad que se requieren para migrar los actuales servicios y aplicaciones de TI a la nube, las estrategias centradas en la nube tienden a enfocarse en la implementación de soluciones nuevas. Sin embargo, conforme el cómputo periférico se convierte en lo común, consideramos que una mayor migración a la nube ayudará a las compañías a acelerar su transformación en empresas digitales.

 

Tendencia 1: Las empresas están migrando a una TI híbrida

 

En la industria se dice que las empresas pueden hacer cualquier cosa en la nube, pero aún no llegamos a eso. De acuerdo con una encuesta realizada por IDG, el 73 % de los tomadores de decisiones de TI tenían al menos una aplicación o una parte de su infraestructura informática en la nube. Sin embargo, más de un tercio (38 %) de los encuestados se sintieron presionados a migrar el 100 % a la nube .

 

Esto se alinea con la migración gradual a la nube que los clientes de Equinix están llevando a cabo. Es menos riesgoso migrar a ambientes de TI híbridos, con alguna combinación de infraestructura de nube local, privada y pública, que hacerlo todo de una sola vez.

 

Adelantémonos al 2021: IDC predice que más del 90 % de las infraestructuras de TI empresariales a nivel mundial serán una mezcla de nubes privadas locales/dedicadas, múltiples nubes públicas y plataformas existentes . Y conforme los CSP amplíen sus ofertas y refuercen sus capacidades de seguridad y protección de datos, la puerta hacia la migración a la nube se abrirá aún más para las empresas incluso más escépticas y conservadoras, ya que, sin ella, se quedarán fuera de la competencia.

 

Las infraestructuras de TI empresariales a nivel mundial serán una mezcla de nubes privadas locales/dedicadas, múltiples nubes públicas y plataformas existentes.

 

Tendencia 2: La nube se está expandiendo hacia la periferia

 

IDC también predice que, en el 2023, el 10 % de las cargas de trabajo locales de las empresas se encontrarán en nubes públicas fuera de los centros de datos de los proveedores de nubes públicas y que residirán en los centros de datos de los clientes y en la periferia. En nuestra opinión, el mercado periférico será el verdadero catalizador de la adopción de la nube.

 

Asimismo, a medida que más compañías generen y consuman datos y servicios de TI en la periferia, requerirán más recursos de cómputo, almacenamiento y aplicaciones de la nube para transformarse en empresas digitales más competitivas. Por lo tanto, coincidimos con el analista de Gartner, Thomas Bittman, cuando señala en su informe “Exploring the Edge: 12 Frontiers of Edge Computing” (Explorando la periferia: Las 12 fronteras del cómputo periférico) . “El cómputo periférico complementa el cómputo en la nube en los casos de uso digital, ya que atiende los requerimientos de latencia, ancho de banda, autonomía y privacidad”.

 

Tendencia 3: La interconexión privada a los servicios en la nube se está acelerando

 

El Internet público quizá fue la primera avenida hacia la nube para muchas compañías, pero para muchas empresas y sus clientes, no es el camino más rápido ni seguro debido a sus problemas inherentes de rendimiento y seguridad. La alta latencia que causa demoras entre los usuarios y los servicios en la nube remotos, así como la superficie de ataque más amplia, puede retrasar la estrategia de migración a la nube de una compañía, en especial al trasladar cargas de trabajo de alto volumen y sensibles a la latencia (comunicaciones unificadas, videojuegos en línea, inteligencia artificial, análisis en tiempo real, etc.) o tráfico de datos privados.

 

Como proveedor de interconexiones privadas a los servicios en la nube, observamos de primera mano cómo más compañías están seleccionando una conexión directa a la nube para contar con mayor rendimiento y seguridad. El Índice de Interconexión Global GXI Vol. 3, un estudio de mercado anual publicado por Equinix, estima que la interconexión privada entre las empresas y los proveedores de nubes y de TI aumentará a una tasa de crecimiento anual compuesto de 112 % a nivel mundial entre el 2018 y el 2022.

Básicos de Microsoft 365 para mejorar la colaboración en tu empresa.

office 365

Para mantener a todos informados, es importante que tu equipo conozca quién es responsable de qué y cuándo. Además, también necesitarás proporcionar a tu equipo información sobre cómo ponerse en contacto con otros miembros, detalles sobre cómo obtener acceso a documentos o páginas web importantes (especialmente, si están protegidos con contraseña o se encuentran en servidores de prueba), la capacidad de realizar anuncios importantes o de publicar avisos, etc. Por lo tanto, busca una intranet de compañía que te permita crear fácilmente páginas de equipo que puedas personalizar según tus necesidades. De esta forma, podrás almacenar y compartir información importante en una ubicación central.

Genere Bibliotecas para facilitar acceso a los archivos comunes.

El software de colaboración necesita, principalmente, facilitar el trabajo de tu equipo de forma conjunta. Por lo tanto, elige una solución que permita a todos obtener acceso a los mismos archivos, documentos, imágenes, notas de la reunión, etc. Al crear bibliotecas de documentos, etiquetados de forma que tenga sentido para tu proyecto y equipo, todos podrán encontrar la información más actualizada sobre tu proyecto, revisar iteraciones pasadas de entregas, ver las ilustraciones actuales, recordarles los requisitos del proyecto, y más.

Herramientas colaborativas

Un portal de intranet para empleados tiene que permitir a los miembros del equipo crear espacios donde pueden compartir y administrar información, así como colaborar en archivos. Para ese fin, busca software de colaboración que tenga características como discusiones encadenadas, así como encuestas (que pueden facilitar el planeamiento de reuniones o la toma de decisiones), calendarios compartidos, listas de tareas y espacios de reunión donde puedas almacenar todas tus notas de reuniones, documentos y agendas, etc. Al igual que los espacios de reunión, una solución de intranet con una herramienta de área de trabajo puede permitir que miembros del equipo específicos, como un diseñador gráfico y un redactor, puedan trabajar en un mismo archivo desde el mismo espacio, sin sobrescribir el trabajo del otro miembro, lo que, en última instancia, puede mejorar la productividad.

Integración con herramientas existentes

No importa si el software de portal de intranet promete mejorar la productividad y los esfuerzos colaborativos; si es difícil de usar o te obliga a reemplazar tus herramientas existentes (como herramientas de procesamiento de texto, hoja de cálculo, diseño gráfico o correo electrónico), puede que tengas problemas para convencer a tu equipo para usarlo. Para alcanzar el nivel de productividad y organización que necesitas, busca una solución de intranet que se integre correctamente con las herramientas que ya use tu equipo. De esta forma, tu organización no tendrá que comprar programas costosos (y, posiblemente, menos eficaces), por lo que tu equipo no tendrá que superar una curva de aprendizaje pronunciada.

Un software de colaboración tiene que ser sencillo, fluido y personalizable, y ofrecer a tu equipo todo lo necesario para trabajar en conjunto y en grupos más reducidos. Si eliges una solución que te permita organizar los archivos como prefieras y usar tus herramientas existentes, y proporciona herramientas colaborativas para que los miembros puedan fácilmente trabajar de forma simultánea en archivos, compartir documentos e información, y realizar un seguimiento de discusiones importantes, conseguirás lo que quieren todos los jefes de proyecto: un equipo productivo y organizado.