Microsoft trae el envío programado al chat de Teams

Envío programado de equipos para chats diseñados para entregar mensajes cuando los destinatarios están listos para recibir

Todos tenemos demasiadas formas de comunicarnos y vivir en un mundo de pings constantes, bongs y otras indicaciones de mensajes que llegan. En algunos aspectos, los chats de Teams son más exigentes que los correos electrónicos. Los chats son del momento, exigen la atención del destinatario, y pueden llegar en una avalancha de mensajes individuales repletos de emojis, GIF y otros gráficos que llaman la atención. Todo lo cual significa que la introducción de Microsoft del envío programado para los chats de Teams es bienvenida (notificación del centro de mensajes de Microsoft 365 MC427758, publicada el 8 de septiembre).

Según Microsoft, permitir a los usuarios programar chats para su entrega en el futuro ayudará a «construir un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal» al entregar mensajes «durante las horas de trabajo de nuestros compañeros«. Supongo que siempre podemos esperar que las personas verifiquen la hora local de los destinatarios a través de su tarjeta de personas antes de decidir enviar un mensaje.

Microsoft planea implementar la característica a los inquilinos comerciales a fines de septiembre (elemento 88281 de la hoja de ruta de Microsoft 365). GCC y otros inquilinos de alta seguridad recibirán la función más tarde a partir de finales de octubre y finalizará a finales de febrero de 2023.

Envío retrasado con Outlook

El envío programado o retrasado de mensajes no es una idea nueva. Outlook y OWA tienen formas de enviar mensajes en un momento futuro predeterminado. En OWA, seleccione la opción Enviar más tarde en el menú Enviar y seleccione la hora para enviar el mensaje. OWA mantiene el mensaje en la carpeta Borradores del buzón hasta que llega el momento y luego envía el correo electrónico. Los usuarios tienen la opción de modificar el mensaje hasta que OWA lo envíe (Figura 1) para cambiar la hora, agregar nuevo contenido, etc.

OWA Delays sending an email
Figura 1: Retrasos de OWA en el envío de un correo electrónico

Outlook para Windows adopta un enfoque diferente. Los usuarios deben actualizar las opciones de entrega de un mensaje para establecer una hora programada. Outlook luego mantiene el mensaje en la Bandeja de salida hasta que llegue el momento y luego envía el correo electrónico.

Envío programado de equipos

La función de envío programado para chat de Teams está disponible para los clientes de escritorio y móviles y puede ser utilizada por cuentas de inquilinos e invitados. El envío retrasado funciona tanto para chats 1:1 como grupales. El chat retrasado no funciona para los clientes del navegador y no está disponible para las conversaciones del canal.

La implementación del envío programado es fácil de usar. Redacte un mensaje de chat como de costumbre y, a continuación, haga clic con el botón secundario en el botón Enviar para exponer las opciones de programación (Figura 2). A los equipos les gusta sugerir las 8 a.m. de mañana como un buen momento para enviar un mensaje, pero puede elegir cualquier momento con hasta siete días de anticipación.

Teams scheduled send - setting a time to send
Figura 2: Envío programado de equipos: establecer una hora para enviar

Los chats programados esperan a que llegue su momento. Los reconocerá por el banner y el icono estampados en los mensajes (Figura 3). Cuando Teams envía un mensaje programado, vuelve a parecerse a cualquier otro chat.

Teams delayed send message waits for the appointed time
Figura 3: Un mensaje programado de Teams espera la hora designada

Una cosa que noté es que el menú desplegable para el tiempo solo permite a los usuarios seleccionar intervalos de media hora. En otras palabras, puede elegir enviar a las 8 a.m., 8:30 a.m. o 9 a.m., pero no a las 8:35 a.m.

Esto probablemente no importa demasiado, pero sería bueno tener un control más preciso sobre cuándo van los mensajes. No sé por qué Microsoft optó por esta implementación, pero la razón podría no ser más compleja de lo que es más fácil tener un trabajo de temporizador ejecutado en el cliente cada 30 minutos en lugar de verificar los mensajes programados cada minuto.

Sin mensajes urgentes o importantes

Los chats programados no se pueden marcar como urgentes o importantes. Esto es lógico porque cuando marca un mensaje como urgente, Teams notifica al destinatario cada dos minutos durante 20 minutos hasta que lee el mensaje, que es algo opuesto a programar la entrega para un momento futuro. De todos modos, si un mensaje realmente es urgente o importante, ¿por qué lo programarías en una aplicación de chat?

Si marca un mensaje como importante o urgente y, a continuación, intenta programarlo, Teams quita las marcas importantes o urgentes y trata el mensaje como un chat normal.

Reprogramación de chats

Siempre existe la posibilidad de que la gente arruine la programación de un mensaje. Para mí, es seleccionar el momento correcto pero la fecha incorrecta. Afortunadamente, puede editar un mensaje y reprogramarlo para la hora correcta (Figura 4).

Rescheduling a Teams delayed send message
Figura 4: Reprogramación de un mensaje de envío programado de Teams

Programación federada

El chat federado es cuando los usuarios de Teams se comunican con usuarios de otros servicios como skype consumer en chats 1:1. El acceso externo es cuando uno o más participantes de otros inquilinos se unen a un chat. Los mensajes programados funcionan para chats de acceso externo (con usuarios de Teams en otros inquilinos de Microsoft 365). No funcionan para chats federados con usuarios de Skype. Puede programar un mensaje en estos chats, pero no puede editar el mensaje para actualizar su hora de envío, y cuando llega el momento de enviar el chat, Teams tiene problemas (Figura 5).

Problems sending a Teams delayed message to a federated external user
Figura 5: Problemas al enviar un mensaje programado de Teams a un usuario externo federado

El chat programado funciona para los mensajes enviados a los usuarios consumidores de Teams.

Meterse en un lío

Mientras jugaba con chats programados, descubrí lo fácil que es enviar un mensaje que tenía la intención de programar y programar otros mensajes en el momento equivocado. Pasar del modelo actual donde todos los chats van inmediatamente tomará un poco de tiempo para dominar. Al menos, lo hará para mí.

Aprender a usar el chat programado de manera efectiva tiene su lado humorístico. Si no prestas atención, o te distraes con otros acontecimientos durante un chat, podrías terminar como lo hice yo con una mezcla de chats enviados y programados (Figura 6). También observe que puede programar un chat para enviar antes de un mensaje programado previamente.

Teams delayed send messages get in a mess
Figura 6: Los mensajes de envío programados de equipos se meten en un lío

A partir de la captura de pantalla, parece que logré hacer que Teams programara el chat para las 12:23 en lugar de un marcador de media hora; No tengo idea de cómo hice esto, así que vamos a marcarlo como una falla de software (o error del usuario). Los mensajes llegaron debidamente según lo programado y confundieron al destinatario, para mi vergüenza.

Envío programado móvil

La interfaz de usuario de los clientes móviles de Teams es muy diferente a la del cliente de escritorio, por lo que se necesita otro mecanismo para programar un mensaje. En lugar de hacer clic con el botón derecho, presione prolongadamente el botón de envío y, a continuación, seleccione la hora y la fecha para programar el envío (Figura 7).

Scheduling a Teams delayed message on mobile (iOS)
Figura 7: Programación de un mensaje retrasado de Teams en dispositivos móviles (iOS)

Sin control de políticas

Microsoft considera el envío programado como una nueva extensión de las capacidades de chat principales. No hay ninguna configuración disponible en la directiva de mensajería de Teams para habilitar o deshabilitar la capacidad de usar el envío programado, y la característica está disponible para todos los usuarios de forma inmediata. Si no quieres que la gente use el envío programado, ¡no se lo cuentes!

La programación es útil

Agregar la capacidad de enviar chats a una hora programada es una buena mejora. La implementación es sólida y fácil de usar, incluso si a veces me confundí. Una crítica que creo que es justa es que es difícil para los usuarios encontrar que la opción de envío retrasado está disponible porque no existe ninguna indicación de que hacer clic derecho en el botón de envío exponga una funcionalidad adicional.

La aspiración de Microsoft de que esta característica ayude a los usuarios a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal es loable; la única pregunta es si la gente responderá. El tiempo lo dirá.

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