Básicos de Microsoft 365 para mejorar la colaboración en tu empresa.

office 365

Para mantener a todos informados, es importante que tu equipo conozca quién es responsable de qué y cuándo. Además, también necesitarás proporcionar a tu equipo información sobre cómo ponerse en contacto con otros miembros, detalles sobre cómo obtener acceso a documentos o páginas web importantes (especialmente, si están protegidos con contraseña o se encuentran en servidores de prueba), la capacidad de realizar anuncios importantes o de publicar avisos, etc. Por lo tanto, busca una intranet de compañía que te permita crear fácilmente páginas de equipo que puedas personalizar según tus necesidades. De esta forma, podrás almacenar y compartir información importante en una ubicación central.

Genere Bibliotecas para facilitar acceso a los archivos comunes.

El software de colaboración necesita, principalmente, facilitar el trabajo de tu equipo de forma conjunta. Por lo tanto, elige una solución que permita a todos obtener acceso a los mismos archivos, documentos, imágenes, notas de la reunión, etc. Al crear bibliotecas de documentos, etiquetados de forma que tenga sentido para tu proyecto y equipo, todos podrán encontrar la información más actualizada sobre tu proyecto, revisar iteraciones pasadas de entregas, ver las ilustraciones actuales, recordarles los requisitos del proyecto, y más.

Herramientas colaborativas

Un portal de intranet para empleados tiene que permitir a los miembros del equipo crear espacios donde pueden compartir y administrar información, así como colaborar en archivos. Para ese fin, busca software de colaboración que tenga características como discusiones encadenadas, así como encuestas (que pueden facilitar el planeamiento de reuniones o la toma de decisiones), calendarios compartidos, listas de tareas y espacios de reunión donde puedas almacenar todas tus notas de reuniones, documentos y agendas, etc. Al igual que los espacios de reunión, una solución de intranet con una herramienta de área de trabajo puede permitir que miembros del equipo específicos, como un diseñador gráfico y un redactor, puedan trabajar en un mismo archivo desde el mismo espacio, sin sobrescribir el trabajo del otro miembro, lo que, en última instancia, puede mejorar la productividad.

Integración con herramientas existentes

No importa si el software de portal de intranet promete mejorar la productividad y los esfuerzos colaborativos; si es difícil de usar o te obliga a reemplazar tus herramientas existentes (como herramientas de procesamiento de texto, hoja de cálculo, diseño gráfico o correo electrónico), puede que tengas problemas para convencer a tu equipo para usarlo. Para alcanzar el nivel de productividad y organización que necesitas, busca una solución de intranet que se integre correctamente con las herramientas que ya use tu equipo. De esta forma, tu organización no tendrá que comprar programas costosos (y, posiblemente, menos eficaces), por lo que tu equipo no tendrá que superar una curva de aprendizaje pronunciada.

Un software de colaboración tiene que ser sencillo, fluido y personalizable, y ofrecer a tu equipo todo lo necesario para trabajar en conjunto y en grupos más reducidos. Si eliges una solución que te permita organizar los archivos como prefieras y usar tus herramientas existentes, y proporciona herramientas colaborativas para que los miembros puedan fácilmente trabajar de forma simultánea en archivos, compartir documentos e información, y realizar un seguimiento de discusiones importantes, conseguirás lo que quieren todos los jefes de proyecto: un equipo productivo y organizado.

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