Por qué su empresa debe migrar a SharePoint Online y Office 365: la oferta de valor

Microsoft 365

¡Lo primero es lo primero! ¿Qué es Microsoft 365?

Una de las principales preocupaciones de las empresas a la hora de elegir una plataforma de colaboración en la nube, en la que Office 365 es un ejemplo y una plataforma líder, es la seguridad de su información. Uno de los mayores desafíos de Office 365 está relacionado con la desmitificación de que tener la información en la nube es menos seguro que si reside en las instalaciones de las propias organizaciones.

Microsoft ha lanzado un modelo de licencias que incluye un impresionante conjunto de características de seguridad llamado Microsoft 365. Este es un paquete que incluye:

  • Windows 10
  • Office 365
  • Movilidad empresarial + Seguridad

Este paquete viene en tres sabores diferentes:

  • Microsoft 365 Empresa
  • Microsoft 365 Enterprise
  • Microsoft 365 Educación

Como yo lo veo, Microsoft 365, en el que Office 365 es una gran parte tiene dos ramas principales que están estrechamente vinculadas:

  • Colaboración
  • Seguridad

El propósito principal de Microsoft 365, es capacitar a las empresas para colaborarde una manerasegura.

 

A continuación, se muestra un resumen de las principales razones por las que debe pasar a la nube y empezar a usar Microsoft 365. El resumen se centra principalmente en las características de Office 365.

Colaboración con SharePoint y OneDrive

Además del correo electrónico, con Office 365, la información se almacenará en SharePoint Online o OneDrive:

  • SharePoint Online: el corazón de la colaboración en Office 365 y donde debe residir la información compartida en su organización
  • OneDrive: basado en la misma tecnología que SharePoint, es un espacio privado que permite a cada empleado de la organización almacenar sus documentos personales. Cada empleado obtiene de 1 TB a 5 TB dependiendo de su modelo de licencia

Aplicaciones web de Office (SharePoint y OneDrive)

Con Office 365, cada aplicación de Office tiene una aplicación web correspondiente que le permite colaborar en documentos directamente desde el explorador sin la necesidad de sus aplicaciones cliente de Office correspondientes. Estas son las aplicaciones web de Office disponibles en Office 365:

  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • Visio Online
  • OneNote Online

Cada una de estas aplicaciones web le permite abrir y editar documentos directamente desde el navegador. La experiencia es similar a las aplicaciones cliente de Office y solo hay algunas restricciones en la experiencia de edición (por ejemplo: puede abrir pero no editar archivos de Excel habilitados para macros).

Colaboración en tiempo real y coautoría (SharePoint y OneDrive)

¿Está cansado de revisar documentos que envían copias sucesivas del mismo documento de ida y vuelta por correo electrónico y no saber cuál es la última versión del documento? yo también y aquí es donde la co-autoría es una gran ayuda!

Cuando los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive, la coautoría le permite compartir un documento con usuarios dentro o fuera de su organización y hacer que colaboren en el documento en tiempo real sin la necesidad de guardar varias versiones del mismo documento y seguimiento de los cambios realizados por cada contribuyente. Todas las contribuciones se combinan en el mismo documento y puede ver quién más está editando el documento y ver qué cambios ha realizado cada colaborador en el documento.

Colaboración con SharePoint y OneDrive

Además del correo electrónico, con Office 365, la información se almacenará en SharePoint Online o OneDrive:

  • SharePoint Online: el corazón de la colaboración en Office 365 y donde debe residir la información compartida en su organización
  • OneDrive: basado en la misma tecnología que SharePoint, es un espacio privado que permite a cada empleado de la organización almacenar sus documentos personales. Cada empleado obtiene de 1 TB a 5 TB dependiendo de su modelo de licencia

Aplicaciones web de Office (SharePoint y OneDrive)

Con Office 365, cada aplicación de Office tiene una aplicación web correspondiente que le permite colaborar en documentos directamente desde el explorador sin la necesidad de sus aplicaciones cliente de Office correspondientes. Estas son las aplicaciones web de Office disponibles en Office 365:

  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • Visio Online
  • OneNote Online

Cada una de estas aplicaciones web le permite abrir y editar documentos directamente desde el navegador. La experiencia es similar a las aplicaciones cliente de Office y solo hay algunas restricciones en la experiencia de edición (por ejemplo: puede abrir pero no editar archivos de Excel habilitados para macros).

Colaboración en tiempo real y coautoría (SharePoint y OneDrive)

¿Está cansado de revisar documentos que envían copias sucesivas del mismo documento de ida y vuelta por correo electrónico y no saber cuál es la última versión del documento? yo también y aquí es donde la co-autoría es una gran ayuda!

Cuando los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive, la coautoría le permite compartir un documento con usuarios dentro o fuera de su organización y hacer que colaboren en el documento en tiempo real sin la necesidad de guardar varias versiones del mismo documento y seguimiento de los cambios realizados por cada contribuyente. Todas las contribuciones se combinan en el mismo documento y puede ver quién más está editando el documento y ver qué cambios ha realizado cada colaborador en el documento.

 

Colaboración en tiempo real (co-Autor de un documento de Word en SharePoint o OneDrive)

Esto le permite tener una colaboración completa en tiempo real sobre el mismo documento en lugar de tener varias copias de ida y vuelta por correo electrónico, teniendo las ventajas añadidas para reducir significativamente el tamaño de su buzón de correo y lo que le hace mucho más productivo.

SharePoint y OneDrive aprovechan las ventajas del uso compartido seguro, lo que le permite elegir quién puede acceder y editar el documento.

Para obtener más información sobre la colaboración en tiempo real y la coautoría, haga clic aquí.

Dejar de enviar archivos adjuntos por correo electrónico

 

adjuntos como vínculo a sharepoint o archivo OneDrive en Outlook

Para los usuarios, el archivo adjunto tiene exactamente el mismo aspecto que un archivo adjunto normal con la diferencia de que un símbolo de “nube” pequeño cerca del icono del documento.

De esta manera, también reducimos significativamente el tamaño de los buzones de correo del usuario, ya que lo que compartimos es el vínculo hacer el documento en SharePoint o OneDrive y no una copia del archivo. Compartir documentos de esta manera también permite a los usuarios utilizar la colaboración en tiempo real permitiéndoles co-editar el documento “adjunto”. El documento se puede editar en el explorador o mediante la aplicación cliente de Office adecuada.

Para obtener más información sobre los archivos adjuntos en la nube, haga clic aquí.

Acceso sin conexión

Los documentos de SharePoint y OneDrive se almacenan en bibliotecas de documentos. Puede sincronizar cualquier archivo de SharePoint o OneDrive con una carpeta del equipo donde pueda trabajar directamente en los archivos mediante el Explorador de archivos e incluso puede acceder y trabajar en los archivos cuando está sin conexión.

Sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint para el acceso sin conexión

 


Acceda a archivos de SharePoint mediante el Explorador de archivos

Una vez que vuelvas a estar en línea, cualquier cambio que tú u otros usuarios realicen se sincronizarán automáticamente.

Para obtener más información sobre cómo sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint o OneDrive, haga clic aquí.

Grupos de Office 365

Los grupos de Office 365 son el método preferido para la colaboración en equipo en Office 365. Cuando se crea, un grupo de Office 365 proporciona lo siguiente para sus miembros:

  • Un grupo de seguridad (Azure AD)
  • Un buzón de grupo compartido (Exchange)
  • Un sitio de grupo compartido (SharePoint)
  • Un bloc de notas compartido (OneNote)
  • Un equipo en Microsoft Teams (si se crea a través de los equipos o si más adelante un equipo en Microsoft Teams está asociado a un grupo de Office 365 existente)
  • Un espacio de planificación de trabajo en equipo (Microsoft Planner)

Grupos de Office 365 se pueden crear a partir de una variedad de maneras en Office 365 (entre otras: SharePoint, Outlook y Microsoft Teams) y su propósito principal es facilitar a los equipos dentro de las organizaciones para colaborar. Por ejemplo, el buzón de grupo compartido que se crea no es una lista de distribución, sino un buzón compartido en Exchange Online y permite que un nuevo miembro del grupo tenga acceso instantáneo a todos los correos electrónicos enviados al buzón compartido antes de su adición al grupo!

Para obtener más información sobre los grupos de Office 365, haga clic aquí.

Movilidad

Una de las ventajas más fuertes de Office 365 es la movilidad. Podrás acceder a tus documentos, correos electrónicos, procesos empresariales desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.

A continuación, hay algunos ejemplos de lo que puede hacer directamente desde su teléfono móvil o tableta:

  • Acceda a su correo electrónico y contactos mediante Exchange Online y Outlook Mobile App
  • Abrir y colaborar en documentos compartidos en SharePoint Team Sites mediante aplicaciones móviles de Office (hay una versión móvil para Word, Excel, PowerPoint, etc.)
  • Comparta y acceda a noticias importantes con su equipo mediante sitios de comunicación de SharePoint
  • Acceda a los paneles de su sistema mediante Power BI
  • Acceda a procesos empresariales importantes (por ejemplo, aprobar los gastos de su equipo) mediante PowerApps
  • Unirse a una reunión directamente desde su teléfono utilizando la aplicación móvil de Microsoft Teams
  • Acceda a la información corporativa relevante mediante la aplicación móvil de SharePoint

Aplicación móvil de SharePoint

Todo esto se puede lograr de una manera segura. Hablaré un poco más sobre seguridad más adelante en la segunda parte de la entrada del blog.

Usa Microsoft Teams como centro de trabajo

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que se lanzó el 14 de marzo de 2017 y combina chat en el lugar de trabajo, reuniones de conferencias basadas en audio y vídeo, notas, archivos adjuntos y todo lo relacionado con el trabajo en equipo digital. Este servicio se integra perfectamente con Office 365, incluido Microsoft Office, SharePoint Online y también se puede integrar con productos que no son de Microsoft.

 

  • Microsoft Teams ya es la aplicación empresarial de más rápido crecimiento en la historia de Microsoft y está creciendo rápidamente hasta convertirse en el centro de trabajo para la colaboración en Office 365. En resumen, Microsoft Teams proporciona:
    • 1-to-1 y Chats de equipo: Puede chatear con cualquier usuario interno en su inquilino de Office 365 y también con los usuarios invitados (para obtener más detalles, sobre los usuarios internos y los usuarios externos y Pros and Cons of Single Tenant vs Multiple Tenants in Office 365, haga clic aquí )
    • Canales: De forma predeterminada, se crea un único canal llamado “General” para cada equipo, pero se pueden crear nuevos canales. El enfoque más común es crear algunos canales, uno para cada tema relevante dentro del equipo. Por ahora, todos los canales comparten la misma configuración de seguridad que el equipo, pero en un futuro próximo será posible tener canales privados (con permisos específicos)
    • Reuniones: Puede organizar y asistir a reuniones en línea (audio y vídeo) e incluso puede comenzar su reunión utilizando su PC y seguir asistiendo a ella utilizando su dispositivo móvil. Todo lo que necesita es una conexión a Internet estable!
    • Archivos: puede abrir los archivos directamente en los equipos sin necesidad de ir a SharePoint donde se almacenan los archivos. Pronto, los equipos tendrán la experiencia completa de archivos de SharePoint y la experiencia del usuario para interactuar con los archivos será incluso mejor de lo que es hoy.

    Pestañas: Las pestañas son una excelente manera de agregar contenido a tu equipo o canal. Le permite agregar nuevas pestañas que muestran contenido de Office 365 (por ejemplo: un calendario de particiones, el planificador de equipos, un panel de PowerBI) o contenido externo relevante (por ejemplo, una página web externa)

 

 

  • Conectores: Similar a las pestañas, pero le permite obtener contenido de una variedad de fuentes de contenido directamente en un canal (por ejemplo: una fuente RSS relevante, actividad de la cuenta de Twitter, etc.)

  • Bots: Microsoft Teams también tiene la capacidad de comunicarse con Bots que son aplicaciones de inteligencia artificial que pueden completar tareas simples o complejas mediante comandos basados en chat
  • Aplicación móvil: Todo lo anterior se puede hacer utilizando la aplicación móvil de los equipos, que es una aplicación de conjunto de características rica, disponible para IOS y Android

 

Uso compartido externo fácil y seguro

Para que las organizaciones puedan compartir contenido de una instalación de SharePoint local, implica algunas configuraciones de TI complejas que se establecerán en su lugar. Office 365 y principalmente SharePoint Online hace que sea fácil compartir información con usuarios externos, lo que permite compartir fácilmente la información de forma segura.

SharePoint Online permite compartir fácilmente:

  • Sitios: Comparte un sitio completo con un usuario externo
  • Bibliotecas de documentos: Comparta solo el contenido de una biblioteca de documentos específica
  • Carpetas: Comparte solo el contenido de una carpeta específica
  • Documentos: Compartir solo el contenido de un documento específico

Para poder compartir con usuarios externos, el uso compartido externo debe estar habilitado en el Centro de administración de Office 365 y desde una perspectiva de seguridad es posible controlar para qué dominios se permite el uso compartido externo (ya sea mediante listas blancas o negras).

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