Autor: cadesoluciones

De bombero a director 

El mes pasado mientras Alejandro conducía hacia la oficina iba pensando en lo que tenía que hacer durante el día. Pero ni bien puso un pie en la empresa lo atajaron dos empleados. Uno para para informarle que el proveedor había avisado que no iba a poder entregar los insumos que eran imprescindibles y el otro para decirle que se había caído el servidor. 

Casi de noche, de regreso a su casa, Alejandro se dio cuenta de que no había podido hacer nada de lo que se había planteado a la mañana. Que fue la empresa la que lo manejó a él y no él a la empresa.  Y de que eso ya le venía pasando hace tiempo. 

Como empresarios o empresarias actuamos desde alguno de los siguientes roles: el de hacedor, el de director o el de accionista. Si identificamos cuál de estos tres roles desempeñamos con mayor frecuencia vamos a poder evaluar en qué medida tenemos dominio del negocio. 

Actuamos desde el rol de hacedor cuando somos nosotros mismos los que intervenimos en lo operativo, ejecutando algo necesario para el negocio. Por ejemplo, cuando hablamos con un proveedor o cuando controlamos la calidad de determinados productos.  

Estamos en el rol de director cuando decidimos el rumbo y la estrategia de negocio. Por ejemplo, cuando resolvemos cerrar una sucursal que no funciona o cuando decidimos impulsar la venta de un producto o servicio que tiene mejor margen.  

Cumplimos el rol de accionista cuando exigimos rentabilidad final por nuestra inversión en tiempo y capital. Por ejemplo, cuando retiramos dividendos o cuando cuidamos nuestro tiempo y le ponemos un límite a nuestra dedicación a la empresa. 

A lo largo de las etapas de la PyME, desde el emprendimiento hasta la consolidación, estos roles van teniendo un peso diferente en cada momento. En las primeras etapas prevalece el de hacedor, porque en ese momento cubrimos con trabajo lo que no podemos pagar con dinero. En cambio, cuando la empresa se va estabilizando comienza a predominar el rol de director y cuando se consolida y profesionaliza, va tomando importancia el de accionista.   

Lo que sí es común a cualquier etapa, es que, si los temas del negocio nos exceden y nos sentimos bomberos apagando incendios, quiere decir que no estamos teniendo dominio. Que la empresa tomó un tamaño y una complejidad que no estamos pudiendo manejar. 

Es fundamental que el empresario recupere su rol de director, que es desde el cual despliega su máxima capacidad para generar valor. 

De qué manera la complejidad pone en riesgo la rentabilidad 

A partir de que iniciamos una empresa nos programamos para crecer. Sentimos que multiplicar lo que funciona es la mejor estrategia. La dirección natural a la que se dirigen todas nuestras decisiones es la de lograr más clientes, más unidades, más kilos, más metros cuadrados y más colaboradores.  

Lo que no vemos es que el crecimiento indefectiblemente genera complejidad. Siempre que aumenta la cantidad de variables en un sistema, somos menos proactivos, porque cada nuevo factor genera una multiplicidad de interacciones. Si abrimos un nuevo local no estamos agregando una sola cosa más. Como mínimo estamos agregando empleados, clientes y entregas de proveedores que van a interactuar entre sí y con el resto de la empresa. 

Las decisiones, como trabajar con exigencias financieras, sin el tiempo necesario o sin planificar la producción, también agravan esta situación. Y como la complejidad sobrepasa nuestra capacidad y la de nuestra gente para dar una respuesta efectiva, empiezan a aparecer todo tipo de problemas, desde las fallas en los productos, las tareas duplicadas y los imprevistos que terminan resultando caros.  

Esta pérdida de dominio al principio es silenciosa pero después es imparable. Lo peor de todo es que provoca una progresiva disminución de la rentabilidad porque todo lo que no se controla se remedia con plata.    

Por eso la decisión de seguir creciendo sin tener dominio de la complejidad, más que una solución es un problema. 

 El camino de la focalización y la simplificación 

Los caminos para recuperar el dominio del negocio son los que nos conducen a la focalización en lo que es relevante y a la simplificación del negocio. 

En el emprendimiento y en las primeras etapas de la empresa teníamos una gran claridad acerca de qué operaciones, procesos y productos generaban valor y cuáles no. Sabíamos perfectamente dónde se originaba la rentabilidad y nos concentrábamos en eso. Luego, a medida que fuimos incorporando empleados, productos, clientes, proveedores y máquinas, dejamos de tener esa claridad para distinguir las prioridades. Las urgencias, las multitareas y los cuellos de botella nos fueron dispersando y perdimos el foco del negocio. Al perder el foco empezamos a actuar como si todo tuviera el mismo nivel de urgencia y de importancia. 

La focalización implica entender dónde se genera la rentabilidad y concentrarse en las funciones claves del negocio. Implica también saber priorizar, poder evaluar y sobre todo tomar decisiones que agreguen valor. Se puede volver a recuperar el foco, pero tenemos que saber que, si tenemos una empresa con cierta trayectoria y un tamaño mediano, necesitamos otras herramientas.  

Hoy las PyMEs cuentan con opciones de empresas tecnológicas como Microsoft, que tienen soluciones que se adaptan a sus necesidades con impacto en distintas áreas del negocio, ayudando a aumentar la productividad, optimizar sus costos de operación, agilizar la gestión de la empresa con datos que ayudan a tomar decisiones de manera más rápida y eficiente. 

Herramientas como Dynamics 365 pueden ser un aliado en los análisis de los procesos, la capacidad de cómputo de la nube y la escalabilidad que permite Microsoft Azure nos habilita para facilitar el trabajo remoto de nuestros empleados, creando un Escritorio Virtual, por ejemplo. En esta misma línea, Microsoft Teams es una solución que además se convierte en un nexo para el equipo, ya que combina el trabajo colaborativo y la comunicación en el equipo.  

Y así, podríamos enumerar incontables ejemplos, como crear una aplicación o incluso un BOT para responder a preguntas habituales de nuestros clientes e incluso de nuestros empleados, sin tener elevados conocimientos técnicos usando Power Apps. Todo con el objetivo de agilizar procesos, reducir el tiempo invertido en tareas rutinarias, ofrecer mejores herramientas a nuestros empleados para trabajar desde sus hogares e incluso tener más información para tomar decisiones más eficientes. 

Estas herramientas se convierten en algo fundamental cuando ya no nos alcanza con nuestra propia mirada. Y en especial hoy en día, que la tenemos a nuestra disposición, la tecnología dejó de ser una limitante y se convirtió en nuestra aliada para ayudarnos a crecer y mejorar los resultados del negocio, la relación con los clientes e incluso con nuestros colaboradores y socios. 

El otro camino que tenemos que elegir para recuperar el dominio es el de la simplificación. Simplificar es eliminar el ruido de todo aquello que no sea importante para el foco del negocio. Implica o bien eliminar variables que no agregan valor o bien absorberlas en un sistema claro y manejable. Las operaciones retorcidas, los requerimientos innecesarios, el micromanagement y los negocios de poca rentabilidad, atentan contra la simplificación. En cambio, la información de gestión, el foco en los resultados claves, el criterio ABC (o Paretto), la comunicación y la integración de las operaciones, la favorecen. 

Para transitar el camino hacia la focalización y la simplificación hay tres herramientas a las que podemos recurrir cuanto antes. 

Primera herramienta: Integración para la agilidad 

Si bien las PyMEs son organizaciones pequeñas, en donde los empleados se conocen cara a cara y tienen un contacto cotidiano, es frecuente que sus tareas estén disociadas y falte comunicación sobre temas claves. Por un lado, se forman los conocidos “compartimentos estancos”, en donde cada uno trabaja para su tarea más que para los objetivos del negocio. Y por otra parte existen zonas grises que no se sabe quién las realiza, de modo que o bien hay espacios que, aunque son importantes, quedan sin resolver o, por el contrario, se realizan por duplicado. Como resultado de esta situación, como empresarios, terminamos haciendo de mediadores entre nuestros colaboradores. 

Pero como la creación de valor atraviesa diferentes áreas, todos los involucrados tienen que vincularse entre sí. Las soluciones que permitan integrar la información, compartirla y administrar las interacciones, son claves para la simplificación y el foco. 

 Segunda herramienta: digitalización como camino para aumentar la rentabilidad 

Para quienes todavía nos resistíamos a la digitalización, el aislamiento social nos dejó en claro que lograr la transformación digital es la primera clave. Tenemos que saber que es una manera diferente de pensar el negocio, los productos, los procesos, la información y las interacciones. 

Los beneficios de la digitalización en la PyME son incalculables. Desde la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente hasta la mejora en la velocidad de resolución. Desde la minimización de errores, la captura automática de datos, el alcance en la comunicación comercial hasta la disminución de costos, son algunas de las ventajas conocidas.   

Pero tal vez la mayor de las ventajas de la Transformación digital es que los procesos toman fluidez y podemos tener en consideración otras oportunidades que antes no encontrábamos. Por ejemplo, una herramienta de comunicación interna que antes creíamos que no necesitábamos, una vez que la adoptamos descubrimos funcionalidades que incluso agilizan aún más los procesos, por ejemplo, trabajar un documento en simultáneo.  

Lo mismo ocurre con la nube y la capacidad de escalabilidad que nos permite, podemos almacenar más información e incluso desarrollar proyectos de mayor complejidad con costos más bajos, o reducir el costo del mantenimiento de los servidores físicos al complementarlos con la nube. Una vez que nos sumamos al proceso de transformación digital, cada día surgen oportunidades que antes no veíamos. 

Tercera herramienta: automatización al alcance de la PyME 

En mi trabajo diario con las PyMEs, muchas veces me encuentro con que algunos dueños sienten que las herramientas de automatización de procesos están solo al alcance de las grandes compañías. En mi experiencia hoy eso no es así. Hay muchos ejemplos de PyMEs que con muy pocos recursos logran grandes avances. 

El tener procesos automatizados que potencien el rendimiento de mis colaboradores, libera tiempo para poder ser más creativos, proactivos y tener un apoyo. La transformación digital no es algo complejo. Implica identificar tareas y procesos repetitivos que hace nuestra gente y que les lleva tiempo, para que los haga un software. En una PyME se puede comenzar por digitalizar lo que sea más fácil y de hecho las herramientas mismas van mostrando el camino para elegir lo que se puede automatizar. 

Como mencionamos anteriormente, las PyMEs tienen a su alcance herramientas que las ayudan a optimizar sus procesos, reduciendo sus costos de infraestructura y de comunicación, y la vez, aumentando la colaboración y las oportunidades de negocio.  

Algunas de las más utilizadas por las PyMEs son: 

• Microsoft 365 Un servicio de suscripción basado en la nube que reúne las mejores herramientas para la forma de trabajar de hoy en día. Al combinar las mejores aplicaciones de su categoría, como Excel y Outlook, con servicios de gran utilidad en la nube, como OneDrive y Microsoft Teams, Office 365 permite a los usuarios crear y compartir desde cualquier lugar y dispositivo. Puedes hacer click aquí para acceder a más información de este servicio 
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• Microsoft Azure Azure es un conjunto completo y en expansión constante de servicios de informática en la nube que ayudan a tu organización a afrontar sus desafíos empresariales. Azure te ofrece la flexibilidad de crear, administrar e implementar aplicaciones en una red mundial enorme con las herramientas y las plataformas que prefieras. Crea tu cuenta gratuita en Azure con este link 

Conclusión: 

Cuando ya no nos da resultado hacer más de lo mismo, cuando nos vemos corriendo detrás de los acontecimientos sin poder sacar la cabeza del día a día, tenemos que salir de ese lugar y tomar decisiones que nos permitan recuperar el dominio y volvernos a parar en el rol de directores.  

Dominio es soltura, es iniciativa, es motivación y es hacer mejores negocios. ¡Cómo no vamos a dar ese paso si, además, cuando recuperamos el dominio empezamos a ver de nuevo la rentabilidad! Tenemos herramientas que están al alcance de la mano, es hora de utilizarlas.