Mantenerse productivos mientras trabajan de manera remota con Microsoft Teams

¿Cómo se mueven a miles de empleados a trabajar de manera remota de un día para otro? Con el brote de COVID-19 expandiéndose por el mundo, esa era la gran pregunta que estaba en nuestras mentes la semana pasada en Microsoft. Luego, el pasado miércoles, tan solo lo hicimos – enviamos un email que pedía a alrededor de 50 mil empleados de Microsoft en el área de Seattle que trabajaran desde casa si podían. Ya somos usuarios constantes de Teams, pero en nuestros primeros días de un trabajo remoto completo, el uso entre empleados de Microsoft en los Estados Unidos se incrementó de manera significativa. Al final del jueves, el chat aumentó 50 por ciento semana tras semana y las reuniones aumentaron 37 por ciento. Y también hemos visto repuntes de uso entre clientes, a medida que los trabajadores de todas partes se ajustan a reuniones, chats y colaboración sólo en línea. Queremos ayudar a todos a superar este desafío. Como el equipo detrás de Teams, hemos pasado mucho tiempo en aprender sobre las mejores maneras de hacer productivo y saludable trabajar desde casa. Así que pensé que podría compartir a continuación algunos consejos.

 

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Una nota rápida antes de que sigan su lectura: Estos consejos son parte de un esfuerzo continuo de ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos durante este desafiante momento. Hace unos días, compartí cómo los individuos y las organizaciones pueden obtener Teams de manera gratuita, junto con nuestro plan integral para mantener a los sistemas en funcionamiento durante esta crisis. También hemos compartido increíbles historias de clientes y empleados alrededor del mundo, incluidos profesores y estudiantes en Hong Kong que utilizan la tecnología para increíbles innovaciones de e-learning y clientes dentro y alrededor de China que han encontrado también formas inteligentes de mantener el trabajo en marcha. Pero nuestros clientes siempre preguntan por consejos sobre hacer el cambio al trabajo remoto. Vamos a continuar nuestra labor de ofrecer consejos, información e inspiradoras historias de clientes durante el brote, así que estén pendientes de estos en los días próximos.

Para comenzar

A medida que se mueven al trabajo remoto, algunos hábitos clave los prepararán para tener éxito.

Establezcan su lugar de trabajo

Si no tienen una oficina en casa, no se preocupen. Aún pueden trabajar desde casa de manera productiva. De hecho, diseñamos Teams como una oficina virtual que pueden llevar donde sea que vayan. Aunque tal vez no tengan una impresora, archivos físicos, o un teléfono de escritorio en casa, pueden tomar documentos directo desde Teams, almacenar archivos de manera segura desde donde las personas correctas pueden acceder a ellos, y saltar entre llamadas y reuniones de manera rápida. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en casa, donde puedan ser productivos y que indique que están en modo no molestar. Un rincón en el comedor, una tranquila esquina en el dormitorio, una mesa de juegos sin usar en el cuarto de recreación – cualquier área en la que puedan concentrarse puede funcionar como lugar de trabajo. Y no se preocupen si durante el día ese lugar se empieza a desordenar, siempre pueden utilizar el difuminado de fondo durante reuniones en video para que sus compañeros de equipo se enfoquen sólo en ustedes.

Comunicación, comunicación, comunicación

Aunque muchos de nosotros trabajamos desde casa por lo menos una parte del tiempo, aún nos apoyamos en los ritmos y las horas centrales que están basadas alrededor de nuestra presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, su ritmo diario puede cambiar. Esto es en especial cierto para aquellos de nosotros que equilibramos el trabajo con el cuidado de niños. Comuniquen de manera clara sus horas de trabajo con sus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan cuándo los pueden contactar. También pueden establecer un mensaje de estatus en Teams para compartir esta información de manera proactiva.

También, hagan el hábito de ofrecer reportes frecuentes de progreso a sus compañeros de equipo. Las compañías que son remotas por completo tienden a hacer énfasis en la documentación, dado a que es una manera clave de mantenerse conectados cuando trabajan fuera. Recomendamos publicar en los canales de Teams actualizaciones, información y recursos útiles que han descubierto, para que sus compañeros puedan mantenerse conectados con lo que ustedes hacen incluso sin tener el beneficio de poder tener una charla de pasillo. Luego, ellos podrán buscar en el canal ideas o contenido cuando lo necesiten.

Mantengan límites saludables

Sin las usuales señales del día laboral – por ejemplo, una caminata para buscar el desayuno o el traslado a casa – desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos en ocasiones trabajan largas horas sin descansos para ejercitarse, socializar, o para una comida adecuada. Esto lleva de manera rápida a estrés y cansancio laboral. Recuerden: Su salud es lo primero. Hagan tiempo para las comidas, tomen mucha agua, y recuérdense “salir” de manera mental del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo los mantendrán sanos, también les ayudarán a ser más productivos a largo plazo.

Realicen reuniones efectivas

Adopten las reuniones en línea

En la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede sentir como el desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus reuniones a Teams, asegúrense de que todas las reuniones tienen una opción virtual de “unirse” a través de crear una sala en línea de conferencias. También, sugerimos que todos los participantes activen su video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho para ayudar a todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas a elegir, así como dispositivos como diademas y altavoces para garantizar que ustedes y sus colegas siempre puedan comunicarse de manera clara.

Sean conscientes e inclusivos

Moverse a reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que nos apoyamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas de conferencia super pobladas pueden dificultar para la gente compartir sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer pausas de manera frecuente para invitar a hacer preguntas y recordar a los asistentes que también pueden utilizar la ventana de chat de la reunión para compartir sus ideas.

Graben sus reuniones

Para compensar la falta de tiempo en persona, algunos trabajadores remotos agendan reuniones extra para mantenerse conectados con clientes, socios y colegas. Las reservaciones dobles pueden ser difíciles de evadir. Si su organización lo permite, graben las reuniones en Teams para que sus colegas puedan revisarlas más tarde. Si no pueden asistir, recuerden al organizador que grabe en su ausencia. La transcripción generada de manera automática también es muy útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que asistieron. ¿Quieren conocer más sobre Teams Meetings? Lean más consejos aquí.

Manténganse conectados

Compensen las charlas de pasillo faltantes

Muchos trabajadores remotos comentan que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Las pláticas en la máquina de café o en la de bocadillos no sólo ayudan a mantenernos conectados, a menudo hacen que surja información importante que no hubiéramos imaginado. Busquen a y conecten con sus colegas. Piensen en los mensajes de chat como su máquina virtual de café y establezcan un recordatorio para contactar a la gente de manera regular. Los emojis, GIF y los stickers son una manera divertida de mantener la diversión y el brillo en la charla.

Mantengan unido al equipo

Trabajar de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual. Mantengan la cadencia regular de reuniones o almuerzos de equipo, sólo que ahora háganlas en línea. Utilicen el canal “General” en Teams para discusiones que podrían ser de interés para todos. Para lluvias de ideas grandes pueden utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de manera directa en Teams. También sugerimos a los líderes de equipo descargar Crisis Communication Power App. Pueden utilizar esta aplicación personalizable para informarse e informar a su equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.

¡Diviértanse!

Con todos los cambios que vienen al moverse al trabajo remoto, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que pueden hacer dentro de Teams para mantener a la gente con un sentimiento positivo y de compromiso. Compartan noticias e historias en su chat de equipo, o hagan un concurso de fotos. Uno de nuestros clientes de educación en China realizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó bastante popular.

Entiendo que cada persona y cada equipo trabajan de manera diferente. Pero espero que estos consejos de nuestro equipo les ayuden a mantenerse productivos y conectados a medida que se ajustan a una nueva forma de trabajar. Y recuerden, pueden comenzar a usar Teams hoy, gratis, al iniciar sesión o registrarse.

¡Estén listos para el trabajo remoto! Descarguen nuestra lista de trabajo remoto y compártanla con sus compañeros de equipo.

Lista de trabajo remoto:

  • Establecer su lugar de trabajo
  • Comunicarse seguido
  • Mantener límites saludables
  • Adoptar reuniones en línea
  • Ser consciente e inclusivo
  • Grabar sus reuniones
  • Compensar charlas de pasillo faltantes
  • Mantener al equipo unido
  • ¡Divertirse!

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