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¿Qué tan compleja es la administración de la nómina en su organización? Si ha tenido problemas por la cantidad de novedades de trabajadores que recibe diariamente, ha realizado liquidaciones que no corresponden a los salarios de los empleados e inclusive, calculado erróneamente las bonificaciones o pagos extras de los trabajadores, este artículo puede ayudarle a tomar decisiones frente a un mejor manejo de la nómina de la compañía.

El primer paso para trabajar con este modelo es desmitificarlo. Esto significa el que los departamentos de Gestión Humana dediquen más tiempo a las funciones del negocio (estrategia de la compañía como medición del clima organizacional, fomento de la cultura empresarial o formulación de políticas para incrementar la productividad de los trabajadores); y no a las operativas.

Este proceso no significa liquidar al talento experto que ha venido trabajando el tema en la compañía, sino reubicarlo en áreas dentro del mismo departamento de RR.HH. donde puedan generar más valor, como en la definición de políticas salariales, el desarrollo de planes de remuneración flexible y, por qué no, emocional, además de la operación de control al nuevo proveedor de nómina.

Tercerizar este proceso trae beneficios. Para Juan Carlos Chaparro, Gerente Regional de SQL Software, los aspectos más importantes son: actualización constante en materia legal, cero inversión en licenciamiento de software de nómina, eliminación de costos por multas y sanciones debido a errores de liquidación, enfoque del personal que se dedicará a labores de mayor valor para el negocio, y contar con un plan frente a daños o siniestros que puedan afectar la infraestructura tecnológica de la organización (copia de seguridad de todo el proceso de nómina).

Sin embargo, antes de decidirse a contactar a un proveedor de nómina es importante hacerse las siguientes dos preguntas, las cuales deben ser consensuadas entre los gerentes de RR.HH.,
Financiero y General:

• ¿Qué beneficios tiene para la organización que otra empresa le administre la nómina?

• ¿En cuánto se van a disminuir los costos para la organización, si se terceriza esta función?

Una vez se haya determinado que este proceso es el que más le conviene a la compañía se pasa a la escogencia de un proveedor. Sobre este punto es importante aclarar que no todos las empresas que ofrecen servicios de Gestión Humana cuentan con la experiencia necesaria para manejar nómina, por lo que debe acudirse a una organización reconocida y con trayectoria.

Para evitar caer en inconsistencias y reprocesos con la selección y trabajo con el proveedor se recomienda evitar seis errores comunes:

1. Escoger al proveedor sin el debido análisis. Por el afán de remediar alguna situación urgente o no tomarse la tarea de corroborar las referencias de los proveedores se puede caer en sobrecostos y parálisis de procedimientos. Para asegurarse de las competencias de los oferentes, éstos deberán responder como mínimo a:

• Trayectoria y experiencia que tiene la empresa en la realización de este servicio.

• Agilidad en la entrega de datos oportunos e informes analíticos sobre la liquidación de la nómina.

• Forma de actualización constante de novedades legales.

• Equipos tecnológicos (licenciamiento de software) para desarrollar la tarea.

• Equipo humano (competencias y perfiles de quienes realizarán el trabajo).

• Entrega de nombres y clientes con quienes hayan estado o estén trabajando, para conocer cómo desarrollaron tareas.

• Prestación de servicios adicionales.

2. Realizar acuerdos de trabajo y de nivel de servicio insatisfactorios. Antes de firmar cualquier tipo de contrato o acuerdo, lo más importantes es realizar una reunión con el proveedor seleccionado para formalizar acuerdos de servicio en el que, con honestidad y tras analizar la realidad del negocio, se defina cuidadosamente:

• Los equipos de trabajo del contratante y el contratista para el empalme del proceso de nómina y las funciones que tendrán.

• La forma de entrega de información de las dos partes (tanto de la empresa como los reportes del proveedor).

• Problemas que se pueden presentar en la adaptación del proceso y cómo mitigarlos.

• Cumplimiento de entregables para el éxito de la instalación y funcionamiento de todo el proyecto.

• Tiempo de pruebas de funcionamiento del software, flujo de proceso y estabilización del servicio.

• Protocolos de comunicación para definir flujos de trabajo.

• Protocolos de resolución de conflictos y controversias.

3. Perder el control del proceso. Contar con outsourcing de nómina no se traduce en que la organización pierda el control del proceso. En este sentido, hay que exigir al proveedor hitos de control auditables, de tal manera que se gestione el proceso en el tiempo correcto: cómo, cuándo y cuánto se está liquidando. Así se debe establecer con el proveedor:

• Cada cuánto se entregarán informes sobre la gestión de la nómina (tipo de informes, presentación y contenido).

• Tiempo para facilitar datos que los decisores de la empresa estén necesitando.

• Cómo retroalimentar los cambios de normativa en materia de nómina.

4. Contrato claro. El contrato debe garantizar los compromisos del acuerdo de trabajo y de nivel de servicio, con todas las salvedades, multas por incumplimientos, confidencialidad de la información y aceptación de gastos por equivocaciones. De esta manera se deberá:

• Garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información de la nómina.

• Cuáles serán los parámetros para el suministro de la infraestructura tecnológica para la liquidación, así como las licencias del software requerido.

• Mantener al día el sistema de información a través de la inclusión de nuevas normas legales.

• Establecer pagos oportunamente y de acuerdo con las características de los trabajadores.

• Control directo sobre los pagos que se realizan.

• Determinar el periodo o periodos contratados.

• Pago de multas por equivocaciones.

5. Pérdida de talento de la empresa. Uno de los grandes errores que se cometen al contratar este servicio es pensar en reducir al personal del departamento. Por el contrario, la experiencia y trabajo que han desarrollado estos colaboradores es de suma importancia para fortalecer áreas que son estratégicas, como por ejemplo el bienestar de los empleados. Una prueba de ello es la realización de programas y planes de compensación y retención, donde se analicen formas de flexibilización y de salario emocional. Hay que recordar que aspectos más “intangibles”, como el clima laboral, los incentivos y el reconocimiento, entre otros, juegan actualmente un papel, inclusive más importante, que un salario alto. El salario emocional, por su parte, es la retribución intangible que los profesionales pretenden obtener: tiene que ver con la flexibilidad de horarios, el desarrollo de carrera, la seguridad en el puesto de trabajo y el aprendizaje continuo. De igual manera, deberán hacer el control al proveedor y resolver problemas que puedan presentarse con la tercerización del proceso.

6. No alinear la estrategia corporativa con la cultura organizacional. La puesta en marcha del outsourcing debe obedecer a una estrategia clara de la organización, en el sentido de transmitir a los colaboradores los beneficios a los que se llegará con la agilización de procesos, por medio de un mensaje de evolución y mejora corporativa. Para este tema hay que tener en cuenta:

• Comunicación efectiva: expresar a los integrantes de la compañía por medio de campañas de expectativa y de posicionamiento, el éxito que está logrando la organización con procesos mejorados, además de anunciar el desarrollo e implementación de planes y programas enfocados al bienestar de los colaboradores.

• Indicadores: el departamento de RR.HH. debe implementar métricas que le permitan identificar los resultados del trabajo en diferentes áreas, y especialmente, de la inversión en outsourcing de nómina, como por ejemplo, tiempos de respuestas en pago de salarios, costo de errores por liquidaciones mal realizadas, pago de multas o sanciones por incumplimientos de ley, gastos de licenciamiento de software e infraestructura tecnológica, entre otros.

• Flexibilidad: para el éxito del proceso es necesario realizar con el contratista una labor de sensibilización para que conozca, comprenda y se adapte con prontitud a la cultura de la organización para la cual prestará el servicio. Esto facilitará su trabajo y mejora continua.

Por último, hay que prever establecer un tiempo prudencial para que los proveedores concursen y presenten sus propuestas de acuerdo con las necesidades de la organización. Hay que aprovechar la amplia gama de oferentes de este tema, así como la mejor forma de trabajo, en la que los contratos de permanencia ya no son una obligación.

Office 365 Pequeña Empresa Premium Preview

Potencie su negocio con los últimos servicios y herramientas de Office

Esta es la próxima generación de Office, un servicio más eficaz que transforma la forma de realizar las tareas. Office 365 es la elección inteligente para administrar su negocio de forma eficiente y profesional, sin necesidad de experiencia técnica.
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10 motivos principales para Office 365 Small Business Premium

1. Office es mejor que nunca

Con las últimas versiones de aplicaciones Office de confianza, puede crear documentos atractivos, ganar mejores perspectivas de sus datos y entregar presentaciones persuasivas con toda confianza.

2. Office se mueve con usted

Inicie sesión en su cuenta y sus aplicaciones, documentos y configuraciones personales de Office estarán exactamente ahí, tal como los dejó (se necesita PC con Windows 7 u 8 y conexión a Internet).

3. Use un correo electrónico profesional más elegante

Céntrese en los mensajes más importantes en su bandeja de entrada y disfrute de una completa gama de herramientas de correo, horarios y lista de tareas en Outlook. Cuando esté lejos de su escritorio, Outlook Web App le dará acceso táctil a su correo, calendario y contactos.

4. Construya un sitio web empresarial con facilidad

Cree fácilmente un sitio web público con plantillas modernas y personalícelo para adaptarlo a su negocio. Agregue botones de uso compartido para llegar a nuevos clientes en Facebook y otras redes sociales.
Modo de edición de sitio web
5. Reunión en alta definición

Celebre reuniones en línea con clientes y asociados de forma más eficaz, gracias a la videoconferencia de alta definición, el uso compartido de pantalla y la herramienta para tomar notas en tiempo real.

6. Conecte con clientes y asociados

Invite a contactos ajenos a su empresa a trabajar con usted en documentos, comparta su calendario y comuníquese en tiempo real a través de diversos servicios de mensajería instantánea.

7. Trabaje en conjunto como un equipo

Con unos pocos clics, configure un sitio de grupo que le permita a usted y a sus compañeros trabajar juntos en documentos, así podrán comentar y realizar cambios en el mismo documento al mismo tiempo.

Sitio de grupo.

8. Almacene documentos personales en la nube

Almacene sus archivos en un área de almacenamiento privado en línea para mantener los archivos seguros aunque el equipo falle. Los archivos se mantienen sincronizados con una carpeta en su PC para que pueda acceder a sus documentos aunque esté desconectado.

9. Sitúe a las personas en el centro

Información sobre sus contactos personales, contactos de empresa compartidos y redes sociales se reúnen en una sola vista para que siempre que vea el nombre de una persona en Office 365, pueda interactuar fácilmente con ella.

10. No se necesita experiencia en TI

Un nuevo portal web hace más fácil que nunca configurar, administrar y proteger Office 365.

Portal web simplificado

Hay quienes no confían en las promociones, pues a simple vita pueden parecer todo, menos benéficas, por ejemplo, hay quienes creen que al realizar una promoción engañan a la gente o los que piensan que se trata de abaratar el producto.

Lo cierto es que una promoción bien planeada tiene múltiples beneficios para tu negocio, ya que se trata de una herramienta de marketing que te puede ayudar a expandir tu mercado, fidelizar a los clientes con los que ya cuentas o bien, incrementar la presencia de tu marca.

Los primero que necesitas hacer para empezar a planear una promoción es plantear bien cuáles son tus objetivos, unificarla con la estrategia general de marketing de tu empresa y ser creativo. Posterior a esto tienes que sacar los costos de cuánto te costará gastar en esta promoción vs lo que puedes ganar haciéndola.

Aquí tienes algunas ideas para generar buenas promociones:

Para dar a conocer tu productos

1. Muestras gratis. Es un poco costosa pero funciona para introducir un nuevo producto o atraer nuevos clientes.

2. Descuentos en general. Es básica para cualquier marca, y ayuda a atraer consumidores que no te conozcan o a tener felices a los que ya te han probado.

3. Paquetes con precios especiales. Esta herramienta ayuda a incrementar el volumen de ventas de tu producto. Sirve para introducir nuevos productos y promocionar productos ya existentes.

Para fidelizar a tus clientes

4. Cupones físicos y online. Quienes consumen tu producto contantemente estarán felices de que les des algo a cambio por ser fieles a tu marca.

5. Gratificaciones por fidelidad. Te ayuda a generar buena imagen y a que, quienes consumen tu producto frecuentemente, lo sigan haciendo porque se sienten apapachados y tomados en cuenta.

Recuerda, cualquiera que sea tu idea o decisión, no olvides que la planeación es la calve para el funcionamiento de cualquier promoción.

Si entre tus propósitos de año nuevo está apalancar la productividad y eficiencia de tu PyME, Microsoft tiene buenas noticias para ti: La posibilidad de probar sin costo, durante 90 días, Microsoft Office 365.

¿En qué consiste la promoción? Una prueba sin costo, durante 90 días, de Office 365 Plan P1 para 10 usuarios. Esto incluye las versiones empresariales de Exchange Online, SharePoint Online y Lync online, que te ofrecen atractivas capacidades de correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, reuniones virtuales, sitios colaborativos y Office Web Apps.

Y es que con Office 365 las pequeñas empresas que necesitan para crecer, competir y enfocarse en lo que mejor saben hacer, tienen garantiza una solución sin limitantes para crear documentos, colaborar en ellos y conectar a los usuarios de la empresa sin importar el momento o el lugar.

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A continuación, algunos aspectos que te acabarán de convencer. ¡Toma nota!

1. Seguridad y privacidad. Office 365 fue construido desde cero, teniendo como premisa la seguridad y privacidad. Por ello Ningún servicio de Office 365 presenta publicidad, por lo que no tienes riesgo de que tu información sea escaneada con fines de lucro publicitario.

2. Disponibilidad. Con Office 365 olvídate de depender de una conexión de Internet; basta con que tengas una PC, un dispositivo móvil o acceso a un navegador para trabajar cuándo sea y dónde sea.

3. Efectividad y eficiencia. Si te preocupa la experiencia de usuario, con Office 365 eso no es problema. Sus servicios trabajan en conjunto para entregar una experiencia fluida y transparente, de modo que con un solo clic puedes iniciar un chat, una videoconferencia o compartir documentos Lo mejor de todo, es que se logra desde aplicaciones familiares de Office.

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5. Opción profesional. ¿Quieres obtener los beneficios del cómputo en la nube mientras continúas usando las herramientas de productividad? Con Office 365 es posible. Además, es posible mantener la fidelidad de los documentos en diversos dispositivos.

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7. Flexibilidad. Puedes tener una solución en la nube o en un sitio ¡o en ambos!, por lo que el único dilema será definir el ambiente en que quieres trabajar.

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10. Soporte garantizado. ¿Tienes dudas? Los foros de la comunidad office 365 tienen la respuesta. Algunos planes tienen soporte vía telefónica 24×7.

¿Por qué?    

En nuestra empresa necesitábamos algo que nos ofreciera tener toda la información allá donde estuviésemos, e interactuar con nuestros clientes sin tener que estar con ellos físicamente, también es importantísimo a nivel interno de la empresa y mas teniendo nuestra sede en Vigo para poder estar todos en contacto y poder tratar correctamente a todos nuestros cliente.

La depreciación de activos es una mecánica financiera estratégica para financiar el crecimiento, actualizar la tecnología y fomentar la sanidad de la estructura de capital de una empresa.

Con frecuencia utilizamos la palabra depreciación, pero pocas veces nos detenemos a pensar en su significado. En realidad, dentro de la cultura empresarial, esta palabra tiene varios sentidos: “el registro del desgaste que sufre el activo con el uso y el paso del tiempo”; “la pérdida de valor de los activos a través del tiempo”. Estas definiciones son tradicionales, pero insuficientes y nocivas para la administración financiera de la empresa.

Desde la óptica financiera, la depreciación debe entenderse como “el mecanismo financiero por medio del cual se recuperan las inversiones en activos fijos y se financia la reposición de los mismos”.

La depreciación consiste en hacer cargos virtuales al estado de resultados para disminuir intencionalmente la utilidad (no para efectos fiscales) y provocar excedentes de efectivo dentro del flujo de caja, de tal manera que si los accionistas quisieran retirar utilidades, éstas se les pagarían sobre el resultado previamente disminuido por la depreciación. Con ello se garantiza un ahorro de utilidades que se queda dentro de la empresa para que al cabo de algunos años se cuente con el recurso financiero necesario para la reposición del activo.

Por otro lado, la administración de la depreciación implica mucho más que  generar la reserva o hacer un registro contable: el recurso que generó la depreciación se debe reinvertir en el activo fijo año con año, mediante la adquisición de cualquier artículo para generar un efecto de bola de nieve.

En la medida en que se reinvierten los recursos reservados con la adquisición de activos fijos, la depreciación también se incrementa año con año. El resultado es que cuando llega el momento de reponer los activos viejos, la depreciación de los activos acumulados permite adquirir el activo en cuestión en el año correspondiente.

El que las empresas mantengan con vida su infraestructura depende de este esquema de administración. Todo el activo fijo debe percibirse como un gran total y se debe utilizar una sola tasa de depreciación que, en la medida en que se reinvierta en el activo, genere este fenómeno de bola de nieve. La consecuencia es que la infraestructura de la empresa se mantiene viva, en constante crecimiento y actualizada con la tecnología.

El esquema anterior generalmente se contrapone con la visión del Contador, que maneja diferentes tasas de depreciación suponiendo que las fija la ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y que son inamovibles para la determinación de su registro contable. Lo anterior implica una imprecisión conceptual, pues lo que marca la ley del ISR son los porcentajes máximos de deducibilidad para la depreciación.

Una cosa es la cantidad que reserva la empresa para reponer en forma autónoma sus activos fijos, y otra cosa distinta es la cantidad que se deduce como gasto de depreciación a la hora de determinar su base gravable y su cálculo de impuestos.

Las tasas fiscales son de carácter general, hay varios aspectos que no contemplan: la calidad del activo en cuestión, el mantenimiento bueno o malo al que estén sujetos, si trabajan 1, 2 o 3 turnos al día. El problema es que si el activo se desgasta a velocidades más altas que las contempladas en la tasa fiscal y su vida útil termina antes del plazo establecido por ley, se presenta el inmenso problema de reponerlo ante la falta de reservas de dinero, y entonces se presentan las deudas bancarias, los costos financieros adicionales o las necesidades de capital para poder continuar con las operaciones.

En México se habla mucho del atraso tecnológico en el que se encuentra la industria. Hay empresas que trabajan con activos de más de 80 años de uso, incluso hay casos en que ya no se consiguen refacciones para ellos: los mecánicos industriales hacen milagros para tenerlos en funcionamiento. ¿Y esto por qué sucede? ¿No será porque sus administraciones entienden la depreciación como el simple registro del desgaste o la pérdida de valor a través del tiempo? ¿Será que han manejado cargos virtuales a resultados con base en tasas del ISR no estratégicas e insuficientes, y que a final de cuentas en los pagos de dividendos repartieron pedazos de activo?