Categoría: Negocios

Los tribunales le atribuye fuerza probatoria a dicho elemento, pero se genera incertidumbre sobre los alcances del deseo obrero y las formalidades para desahogar esta prueba

Sorpresivamente el Tercer Tribunal Colegiado en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Séptimo Circuito (TCC) resolvió que las impresiones de los recibos de nómina (CFDI) que contengan el sello digital del fisco, tienen valor probatorio en un juicio laboral aun cuando carezcan de la firma del trabajador, ello en virtud de que la cadena de caracteres del sello digital permite autentificar la operación realizada.

De acuerdo con el TCC esto es así, porque de conformidad con el numeral 99, fracción III de la LISR, los contribuyentes que efectúen pagos por salarios o por la prestación de un servicio personal subordinado, deben expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en la que se realicen las erogaciones correspondientes; por ende, estos pueden servir de pruebas para efectos de los dispositivos 132, fracciones VII y VIII y 804, primer párrafo y fracciones II y IV de la LFT.

Su argumento es que los CFDI son medios aportados por los descubrimientos de la ciencia, tal y como lo prevé la fracción VIII del precepto 776 de la LFT, por lo que debe atenderse a la fiabilidad del método en que fueron generados,  es decir a la cadena de caracteres del sello digital emitido por el SAT.

El criterio referido es el intitulado: RECIBOS DE NÓMINA CON SELLO DIGITAL. AUN CUANDO CAREZCAN DE LA FIRMA DEL TRABAJADOR, TIENEN VALOR PROBATORIO EN EL JUICIO LABORAL, EN TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 99, FRACCIÓN III, DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, publicado en el Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Materia Laboral, Tesis: XVII.3o.C.T.3 L (10a.), Tesis Aislada, Registro 2016199, 9 de febrero de 2018.

Si bien esta postura reconoce que la cadena de caracteres del sello digital es un elemento derivado de la evolución científica y por ende tiene valor probatorio, lo cierto es que solo prueba que el contribuyente de que se trate emitió cierto CFDI y que dicho comprobante reúne los requisitos fiscales, más no avala que efectivamente se materializó el acto que le dio origen ni implica que el trabajador hubiese dado su consentimiento o conformidad sobre el pago allí plasmado.

Lo anterior genera incertidumbre a los patrones, pues al no estar signados dichos comprobantes por los trabajadores, aquellos corren el riesgo de ser demandados respecto de los montos de las remuneraciones y prestaciones en el plazo de un año, contado a partir del día siguiente a la fecha en que la obligación de pago es exigible (art. 516, LFT).

Asimismo, los expone a que en un juicio laboral si son oferentes de esta clase de pruebas, deban presentar el documento digital acompañado de la impresión o copia de este último y de los datos mínimos para la localización del mismo en el medio electrónico en el que se encuentre; lo cual resulta muy complicado en la práctica por todo lo que implica; consecuentemente este criterio parece ser solo una decisión progresista (art. 836-C, LFT).

La figura de las outsourcing o también conocidas como empresas de subcontratación, ha sido tema de diversas discusiones en materia de implementación, de uso, y de su
manera en la que aparentemente está en contra de los trabajadores o bien es usada en materia de fraudes fiscales.

Es por ello que, en esta ocasión daremos un vistazo general a sus requisitos de operación, a las características que deben reunir, y del cómo es que fueron consideradas medios para caer en malas prácticas, que la autoridad ha llegado a descubrir gracias y con la ayuda de la comisión de delitos de defraudación fiscal.
El artículo 15-A de la Ley Federal del Trabajo define al trabajo en régimen de
subcontratación, como:

“Aquel por medio del cual un patrón denominado contratista
ejecuta obras o presta servicios con sus trabajadores bajo se
dependencia, a favor de un contratante, persona física o moral,
la cual fija las tareas del contratista y lo supervisa en el
desarrollo de los servicios o la ejecución de las obras
contratadas”.

Las condiciones que deben cumplirse bajo la figura de subcontratación:
a) No podrá abarcar la totalidad de las actividades, iguales o similares en su totalidad,
que se desarrollen en el centro de trabajo.

 
b) Deberá justificarse por su carácter especializado.
c) No podrá comprender tareas iguales o similares a las que realizan el resto de los
trabajadores al servicio del contratante.

 
De no cumplirse con todo esto el contratante se considera patrón para todos los efectos
laborables, incluyendo las obligaciones en materia de seguridad social.

 
El artículo 15-B de la Ley Federal del Trabajo establece el requisito de que deba existir un
contrato por escrito que se celebre entre las personas físicas y morales que soliciten los
servicios y los contratistas.

 
El contratante deberá cerciorarse de que el contratista cuenta con la documentación y los elementos propios y suficientes para cumplir con las obligaciones que deriven de las
relaciones con sus trabajadores.
El incumplimiento de esta obligación según lo establece el artículo 1004-B de esta ley es
causa de que se pueda imponer una multa equivalente de 250 a 2500 veces el salario

El artículo 15-C dispone que la empresa contratante de los servicios deba cerciorarse
permanentemente que la empresa contratista, cumple con las disposiciones aplicables en
materia de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo, respecto de los trabajadores
de esta última.
A principios de 2019 el Servicio de Administración Tributaria SAT, público que cerca de 3 mil millones de pesos se habían determinado a causa de malas prácticas de las outsourcing, cuyos delitos fueron principalmente la transferencia de trabajadores de las empresas a  Sociedades Cooperativas, Sociedades en Nombre Colectivo, Empresas Integradoras e  Integradas o Sociedades de Solidaridad Social, cuyo propósito era el de evitar el pago de reparto de utilidades, impuestos federales y locales, aportaciones de seguridad social y demás obligaciones laborables en perjuicio de los trabajadores.
El articulo 15 D, de la misma Ley del Trabajo señala que: “no se permite el régimen de
subcontratación cuando se transfieran de manera deliberada trabajadores de la
contratante a la subcontratista con el fin de disminuir derechos laborables”.
Y por otro lado la ley del Instituto Mexicano del Seguro Social IMSS, dice en su artículo 15- A que cuando un patrón o sujeto obligado, cualquiera que sea su personalidad jurídica o su naturaleza económica, en virtud de un contrato, cualquiera que sea su forma o denominación, como parte de las obligaciones contraídas, ponga a disposición trabajadores u otros sujetos de aseguramiento para ejecutar los servicios o trabajos acordados bajo la dirección del beneficiario de los mismos, en las instalaciones que este determine, el beneficiario de los trabajos o servicios asumirán las obligaciones establecidas en esta Ley en relación con dichos trabajos en el supuesto de que el patrón omita su cumplimiento siempre y cuando haya sido notificado previamente.

 
Asimismo el beneficiario de los servicios o trabajos también será notificado. Los
contratantes deberán comunicarse de manera trimestral ante la Subdelegación
correspondiente al domicilio del patrón o sujeto obligado y del beneficiario
respectivamente, dentro de los primeros quince días de los meses de enero, abril, julio, y
octubre en relación con los contratos celebrados.

 
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Estableciendo una fuerza de trabajo

La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, están bajo presión para asignar recursos de mano de obra y para controlar costos eficazmente. Sin embargo, también requieren balancear las complejidades de la fuerza laboral, las presiones competitivas y los presupuestos y soporte limitados de TI. Esto deja muy poco margen de error en identificar una solución.
A través de 35 años en la industria, miles de entrevistas con clientes y una serie de reportes de investigación de terceros, nuestros clientes citan las presiones competitivas y la necesidad de controlar costos como sus problemas de negocios más críticos. También en forma uniforme, coinciden en señalar que el controlar la nómina y los costos relacionados con la mano de obra son preocupaciones clave. Aconsejan que, debido a
que el tiempo y asistencia es una función que afecta a cada departamento, es importante lograr la participación y el apoyo multifuncional antes de cambiar el sistema vigente.
Los clientes participantes recomendaron establecer una fuerza de trabajo multifuncional como el primer paso crítico para seleccionar un sistema automatizado. Esto permite que los tomadores de decisiones compartan información vital y que se sientan involucrados en el proceso de selección del proveedor desde el inicio. Tan lógico como este consejo parece, muchas empresas que encuestamos no iniciaron su proceso de selección
creando una fuerza de trabajo y, después de muchas salidas en falso, reconocieron la necesidad.
La fuerza de trabajo organiza la información acerca de las necesidades de diversos departamentos y del proceso vigente. Los miembros también promueven el entendimiento y la cooperación de cada departamento, los cuales son vitales al transicionar exitosamente a la automatización o al actualizar un sistema antiguo.
¿Quiénes están en el equipo y que hacen?
Una fuerza de trabajo típica está compuesta entre tres a cuatro personas. Usted debe  asignar a un moderador para coordinar las actividades del comité y para supervisar todos los aspectos del proceso de selección.
Identifique participantes que tengan el tiempo y la motivación para efectuar un buen trabajo. Y asegúrese de contar con una muestra representativa de gerentes, personal de TI y personal de nómina. Algunas empresas aumentan la fuerza de trabajo con un grupo de empleados que asesoran para fomentar e incorporar una amplia gama de ideas de los usuarios de línea. Eso también ayuda a fomentar la aceptación de la solución después de que se implemente.
Formulando un plan de proyecto
Tan pronto sea posible, su fuerza de trabajo debe llevar a cabo una reunión inicial y formular un plan de proyecto. El plan escrito debe incluir fechas de vencimiento y definiciones claras acerca de las responsabilidades individuales.

LLEVANDO A CABO UN ANÁLISIS DE LA SITUACION

Definiendo su proceso manual vigente
El primer paso para su fuerza de trabajo es llevar a cabo una revisión completa de sus procesos de tiempo y asistencia vigentes. Esto frecuentemente se denomina un análisis de la situación. Existen tres objetivos básicos para un análisis de la situación:
• Aprender exactamente como el sistema funciona en la actualidad
• Identificar áreas problemáticas que la automatización puede corregir
• Identificar oportunidades de beneficios directos de ahorro en tiempo y en costos
Cuando usted examine los procesos, estará buscando indicadores de:

• Ingreso redundante de datos
• Ineficiencias
• Insatisfacción de empleados y/o gerentes con los procesos
• Tasas de error inaceptables en la nómina
• Costos administrativos crecientes

Cuando usted investigue los procesos manuales vigentes, asegúrese de capturar la fotografía completa. No se olvide de las operaciones remotas y de los ambientes individuales de trabajo. ¿Tiene usted trabajadores en sitio y fuera del sitio? La mejor forma de llevar a cabo esta investigación es entrevistar a las cabezas departamentales y al personal de nómina. Entonces, prepare un documento escrito detallado o un diagrama de flujo detallando su proceso de tiempo y asistencia vigente y las áreas problemáticas específicas.
Después, la fuerza de trabajo debe hablar con empleados contratados por hora para obtener un entendimiento de los problemas que están experimentando con el sistema manual. ¿Cuánto tiempo consume el proceso de registrar horas? ¿Qué tan frecuentemente llegan tarde o llegan incorrectos los cheques de pago? Solicite sugerencias acerca de las características que ellos piensen que deberían estar incluidas en el nuevo sistema automatizado. Por ejemplo, ellos podrían desear tener visibilidad sobre el tiempo de vacaciones devengado.
Esta retroalimentación por parte de los empleados sirve para dos propósitos que valen la pena:

• Proporciona información práctica de los empleados de línea que le puede ayudar a evaluar el potencial de ahorros en costos y de la mejora en la satisfacción de los empleados

• Crea un sentido de verdadera participación en el proceso de selección, lo cual puede fomentar la aceptación de la solución después de que se
implemente

Al formular las preguntas correctas, la fuerza de trabajo obtendrá información importante acerca del sistema manual vigente y de sugerencias para un sistema
automatizado — información a la cual usted se referirá frecuentemente a lo largo del proceso de selección del proveedor.

Su proceso vigente 
Describa su proceso de tiempo y asistencia vigente o cree un diagrama de flujo. He aquí una lista de preguntas para que dé comienzo. Marque cada pregunta según la vaya contestando.

PREGUNTAS GENERALES
 ¿Quién maneja el proceso y quién más está involucrado?
 ¿Está centralizado el proceso o diferentes localidades manejan esta función utilizando diferentes herramientas o sistemas?
 ¿Cuánto tiempo toma cada paso en términos de horas hombre y de tiempo transcurrido?
 ¿Cómo se ingresan los datos en el módulo/sistema y cómo fluye la información?
 ¿Se ingresan los mismos datos en múltiples sistemas?
 ¿Cómo se almacena la información histórica? ¿Cuánto historial se almacena?
 ¿Cuál es la tasa de errores y cómo se corrigen los errores?
 ¿Cuál es el costo asociado con el proceso?
 ¿Cuáles son las interfaces a otros sistemas?
 ¿Existen preocupaciones de seguridad relacionadas con el acceso a datos?
 ¿Existen problemas de cumplimiento del proceso y están ustedes en riesgo?

PREGUNTAS DE USO
 ¿Cuál es el volumen anual de transacciones?
 ¿Cuál es el volumen por periodo de pago?
 ¿Cuál es el volumen de consultas de empleados por periodo de pago?
 ¿Cómo se actualizan, se modifican y se eliminan los datos?
 ¿Cómo se obtiene acceso al sistema?
 ¿Existe acceso a Internet? ¿Acceso móvil?
 ¿Cuáles características de su proceso vigente son las más útiles?
 ¿Cuáles son las limitaciones de su proceso vigente?
 ¿Cuáles mejoras le gustaría ver?
 ¿Cuáles son los riesgos de no cambiar este proceso?
 ¿Cuáles son los riesgos de no hacer algo?
PREGUNTAS DE REPORTES
 ¿Cuáles reportes tienen?
 ¿Cuáles reportes adicionales necesitan?
 ¿Cómo se generan los reportes? ¿Qué tan frecuentemente? ¿Cuál es la distribución?
 ¿Tienen los gerentes acceso a reportes estandarizados, a reportes especiales y a herramientas
sofisticadas de análisis?
 ¿Está la información disponible en tiempo real?
 ¿Qué tan exacta es la información en los reportes?
 ¿Cómo se utiliza la información?

Proceso Manual Típico

Determinando las políticas de nómina
El siguiente paso es examinar las políticas de registro de tiempo y de nómina. Se requiere un conjunto completo de políticas definidas y aprobadas para la instalación del sistema. Si usted lleva a cabo esta investigación ahora, tendrá discusiones mejor informadas con los proveedores potenciales.
El atraer y el retener a empleados calificados con habilidades superiores es difícil para cualquier negocio.
Como resultado, muchas empresas han introducido una amplia gama de políticas y tarifas de pago incentivo especial para atraer y mantener personal de calidad. Estos programas incentivo (tiempo de mayoría, reglas diferenciales, tiempo de viaje, etc.) han complicado dramáticamente el proceso manual de preparación de la nómina, así como el seguimiento de las horas laboradas.
La complejidad de estas estructuras de pago incentivo aumenta la posibilidad de la aplicación inconsistente de la política de nómina. Muchas empresas que hemos encuestado observaron que, una vez que automatizaron sus procesos de tiempo y asistencia, fueron capaces de observar claramente en dónde sus sistemas manuales antiguos enmascararon las inconsistencias en la nómina, de departamento a departamento y de categoría de pago a categoría de pago. Éstos fueron problemas que no fueron detectados durante meses y en ocasiones, hasta por años. Las inconsistencias en la política de pago pueden resultar en errores costosos en la nómina, en incumplimiento con regulaciones de salario y de horas y en el uso ineficiente del tiempo administrativo.

Las empresas que han implementado exitosamente sistemas automátizados nos dicen que el lograr consenso sobre un conjunto común de políticas de nómina para todos los empleados es un aspecto crítico. El consenso se debe lograr antes de que usted proceda con la automatización. Cuando todas las inconsistencias departamentales
se descubran y se resuelvan, se podrá comenzar una transición tersa desde un sistema manual hacia un sistema automatizado.

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En las empresas es necesario dar un tratamiento especial a los gastos de representación que se dan a los colaboradores, ¿cuál es el seguimiento fiscal que se les debe dar?, ¿es un
ingreso?, ¿se calculan impuestos? Hoy revisamos todos los detalles.

En el día a día de los negocios (personas físicas) y en las empresas, al tener que viajar para dar a conocer nuestros servicios o productos, en gran parte de las ocasiones, los recursos son entregados con cheque o mediante transferencia bancaria directamente a la cuenta de los empleados, para el trabajador. ¿Qué implicaciones tienen éstas cantidades?
¿Deberemos calcular impuestos y considerarlos como parte de sus ingresos?
A este respecto, la Ley de Impuesto Sobre la Rentas (LISR), indica que: “no se pagará el
Impuesto Sobre la Renta (ISR), por la obtención de ingresos provenientes de los viáticos,
cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta
circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”.

Por lo anterior, toda vez que año con año se entreguen viáticos a los empleados, se deberá informar y proporcionar a la autoridad, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate.
Ahora bien, cuando uno como contribuyente efectúe erogaciones de los mismos viáticos o gastos de viaje a través de un tercero, “deberá expedir cheques nominativos a favor de
éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente”, en
instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.
Por lo que se refiere establecimiento del domicilio fiscal de la entidad, es aquél en el que
presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación

Tratándose del pago de viáticos o gastos de viaje que beneficien a personas que presten al contribuyente servicios personales subordinados o servicios profesionales por encargo de aquél, “serán deducibles cuando dicha persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento de dicho contribuyente”. En este caso, quien presta el servicio deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos,
anexando los comprobantes fiscales respectivos, excepto los comprobantes expedidos en
el extranjero, mismos que deberán cumplir los requisitos que establezca el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general.
“Cuando los viáticos y gastos, beneficien a personas que presten al contribuyente
servicios profesionales, los comprobantes fiscales deberán ser expedidos a nombre del
propio contribuyente”. Si benefician a personas que le prestan servicios personales
subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas,en cuyo caso, se tendrá por cumplido el requisito de respaldar dichos gastos con el comprobante fiscal a nombre de aquél por cuenta de quién se efectuó el gasto.
“Es importante resaltar, a las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los
eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un
20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para
emitir los mismos”, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de
$15,000.00 (quince mil pesos 00/100 M.N.) en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre
que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la
persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo aquí
dispuesto.
Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del
impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos de la ley. Lo aquí mencionado, no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
Los viáticos erogados por servidores públicos de la Administración Pública Federal en
comisiones oficiales en el extranjero, cuyo monto se fije con base en criterios presupuestales relativos al país donde se efectuará la comisión o por nivel de puesto del servidor público, se comprobarán como efectivamente erogados en servicio del patrón, únicamente con el comprobante fiscal que ampare los gastos de hospedaje, pasaje de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión.
“Los contribuyentes no estarán obligados a informar en la declaración anual del ejercicio fiscal de que se trate los ingresos obtenidos durante dicho ejercicio por concepto de viáticos cuyo monto no exceda de $500,000.00, y la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrón por concepto de la prestación de un servicio personal subordinado”.
Cabe mencionar que para determinar el límite de ingresos por concepto de viáticos a que
se refiere el párrafo anterior, se deberá considerar inclusive el monto erogado por los
boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrón.
A fin de determinar la utilidad o resultado fiscal, las deducciones de las personas,
entidades, fideicomisos, asociaciones en participación, fondos de inversión, así como a
cualquier otra figura jurídica, cuyos ingresos estén sujetos a regímenes fiscales preferentes, deberán cumplir con todos y cada uno de los requisitos antes mencionados, con excepción de lo referente al límite de aplicación de los mismos dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde a las instalaciones de la sociedad, entidad o fideicomiso de que se trate.
Por último, considero importante retomar lo que el artículo 28-V de la LISR indica por
aquellos viáticos que no serán deducibles:
“…V. Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero,
cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte,
uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la
persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro
de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento

del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice
la erogación, deben tener relación de trabajo con el
contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de
esta ley o deben estar prestando servicios profesionales. Los
gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados
con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio
nacional o con la documentación comprobatoria
correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el
extranjero.
Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación,
éstos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda
de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos
se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se
eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe el
comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que
ampare el hospedaje o transporte. Cuando a la documentación
que ampare el gasto de alimentación el contribuyente
únicamente acompañe el comprobante fiscal relativo al
transporte, la deducción a que se refiere este párrafo sólo
procederá cuando el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito
de la persona que realiza el viaje.
Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de
automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por
un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se
eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el
contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la
documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o
transporte.
Los gastos de viaje destinados al hospedaje, sólo serán
deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00
diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el
contribuyente acompañe a la documentación comprobatoria que
los ampare la relativa al transporte.
Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje
con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el
país o en el extranjero, formen parte de la cuota de
recuperación que se establezca para tal efecto y en el
comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que los
ampare no se desglose el importe correspondiente a tales
erogaciones, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad
que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la
alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que
resulte conforme a este párrafo no será deducible….”
Como se puede observar son mínimas las reglas y requisitos que deberemos cubrir al
momento de proporcionar viáticos a personal de la empresa, así como a terceros,
importante dar seguimiento a cada uno de los cheques y transferencias que se realicen a
los trabajadores, en caso de contar con políticas internas, es conveniente redactarlas, para que ambas partes, patrón y empleados, conozcamos las “reglas del juego”, que estaremos acatando.

¿Éstas políticas, al día de hoy, las tenemos elaboradas?
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