EFECTOS CONTABLES Y FISCALES DE LOS VIÁTICOS PAGADOS A TRABAJADORES

En las empresas es necesario dar un tratamiento especial a los gastos de representación que se dan a los colaboradores, ¿cuál es el seguimiento fiscal que se les debe dar?, ¿es un
ingreso?, ¿se calculan impuestos? Hoy revisamos todos los detalles.

viaticos
En el día a día de los negocios (personas físicas) y en las empresas, al tener que viajar para dar a conocer nuestros servicios o productos, en gran parte de las ocasiones, los recursos son entregados con cheque o mediante transferencia bancaria directamente a la cuenta de los empleados, para el trabajador. ¿Qué implicaciones tienen éstas cantidades?
¿Deberemos calcular impuestos y considerarlos como parte de sus ingresos?
A este respecto, la Ley de Impuesto Sobre la Rentas (LISR), indica que: “no se pagará el
Impuesto Sobre la Renta (ISR), por la obtención de ingresos provenientes de los viáticos,
cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta
circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”.

Por lo anterior, toda vez que año con año se entreguen viáticos a los empleados, se deberá informar y proporcionar a la autoridad, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate.
Ahora bien, cuando uno como contribuyente efectúe erogaciones de los mismos viáticos o gastos de viaje a través de un tercero, “deberá expedir cheques nominativos a favor de
éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente”, en
instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.
Por lo que se refiere establecimiento del domicilio fiscal de la entidad, es aquél en el que
presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación

Tratándose del pago de viáticos o gastos de viaje que beneficien a personas que presten al contribuyente servicios personales subordinados o servicios profesionales por encargo de aquél, “serán deducibles cuando dicha persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento de dicho contribuyente”. En este caso, quien presta el servicio deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos,
anexando los comprobantes fiscales respectivos, excepto los comprobantes expedidos en
el extranjero, mismos que deberán cumplir los requisitos que establezca el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general.
“Cuando los viáticos y gastos, beneficien a personas que presten al contribuyente
servicios profesionales, los comprobantes fiscales deberán ser expedidos a nombre del
propio contribuyente”. Si benefician a personas que le prestan servicios personales
subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas,en cuyo caso, se tendrá por cumplido el requisito de respaldar dichos gastos con el comprobante fiscal a nombre de aquél por cuenta de quién se efectuó el gasto.
“Es importante resaltar, a las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los
eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un
20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para
emitir los mismos”, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de
$15,000.00 (quince mil pesos 00/100 M.N.) en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre
que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la
persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo aquí
dispuesto.
Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del
impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos de la ley. Lo aquí mencionado, no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
Los viáticos erogados por servidores públicos de la Administración Pública Federal en
comisiones oficiales en el extranjero, cuyo monto se fije con base en criterios presupuestales relativos al país donde se efectuará la comisión o por nivel de puesto del servidor público, se comprobarán como efectivamente erogados en servicio del patrón, únicamente con el comprobante fiscal que ampare los gastos de hospedaje, pasaje de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión.
“Los contribuyentes no estarán obligados a informar en la declaración anual del ejercicio fiscal de que se trate los ingresos obtenidos durante dicho ejercicio por concepto de viáticos cuyo monto no exceda de $500,000.00, y la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrón por concepto de la prestación de un servicio personal subordinado”.
Cabe mencionar que para determinar el límite de ingresos por concepto de viáticos a que
se refiere el párrafo anterior, se deberá considerar inclusive el monto erogado por los
boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrón.
A fin de determinar la utilidad o resultado fiscal, las deducciones de las personas,
entidades, fideicomisos, asociaciones en participación, fondos de inversión, así como a
cualquier otra figura jurídica, cuyos ingresos estén sujetos a regímenes fiscales preferentes, deberán cumplir con todos y cada uno de los requisitos antes mencionados, con excepción de lo referente al límite de aplicación de los mismos dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde a las instalaciones de la sociedad, entidad o fideicomiso de que se trate.
Por último, considero importante retomar lo que el artículo 28-V de la LISR indica por
aquellos viáticos que no serán deducibles:
“…V. Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero,
cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte,
uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la
persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro
de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento

del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice
la erogación, deben tener relación de trabajo con el
contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de
esta ley o deben estar prestando servicios profesionales. Los
gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados
con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio
nacional o con la documentación comprobatoria
correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el
extranjero.
Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación,
éstos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda
de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos
se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se
eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe el
comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que
ampare el hospedaje o transporte. Cuando a la documentación
que ampare el gasto de alimentación el contribuyente
únicamente acompañe el comprobante fiscal relativo al
transporte, la deducción a que se refiere este párrafo sólo
procederá cuando el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito
de la persona que realiza el viaje.
Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de
automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por
un monto que no exceda de $850.00 diarios, cuando se
eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el
contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la
documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o
transporte.
Los gastos de viaje destinados al hospedaje, sólo serán
deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00
diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el
contribuyente acompañe a la documentación comprobatoria que
los ampare la relativa al transporte.
Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje
con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el
país o en el extranjero, formen parte de la cuota de
recuperación que se establezca para tal efecto y en el
comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que los
ampare no se desglose el importe correspondiente a tales
erogaciones, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad
que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la
alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que
resulte conforme a este párrafo no será deducible….”
Como se puede observar son mínimas las reglas y requisitos que deberemos cubrir al
momento de proporcionar viáticos a personal de la empresa, así como a terceros,
importante dar seguimiento a cada uno de los cheques y transferencias que se realicen a
los trabajadores, en caso de contar con políticas internas, es conveniente redactarlas, para que ambas partes, patrón y empleados, conozcamos las “reglas del juego”, que estaremos acatando.

¿Éstas políticas, al día de hoy, las tenemos elaboradas?
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