¡Conoce el nuevo Buzón inteligente para Contadores!

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Aspel presenta un servicio inteligente en la nube que facilita la comunicación

e intercambio de información entre Contadores y empresas: ⓔspacio Aspel.

ⓔspacio Aspeles un medio seguro y efectivo para concentrar y compartir información contable,

financiera y comercial. Es ideal para despachos de Contadores, empresas con sucursales o cualquier empresa

que realice operaciones contables.

¿Qué te ofrece?

Un Buzón Contable que te permite:

• Administrar e intercambiar tus documentos de manera digital para un registro contable eficiente.
• Organizar los comprobantes fiscales por RFC, incluyendo los CFDI.
• Ingresar las operaciones contables y contabilizarlas automáticamente en Aspel-COI.
• Guardar todo tipo de archivos, como ZIP, XML, PDF y hojas de cálculo, que pueden consultar
• y descargar los usuarios que tú decidas.
• Respaldar las bases de datos y los CFDI que generes en tus sistemas Aspel.

Con ⓔspacio Aspel tienes transparencia total en el envío y recepción de comprobantes,

y tu información está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.

¡Mira cómo funciona!   https://youtu.be/UqYjs2YHHuY

                               

La clasificación de los inventarios en el Catálogo de Cuentas debe de proporcionar los datos que requiere el Código Agrupador (CA), que son los siguientes.

(1) El CA sólo incluye cuentas y subcuentas niveles 1 y 2, por lo que las cuentas de detalle nivel 3 sólo se incluyen en el Catálogo de Cuentas, pero no se incluyen en la balanza que se envía al SAT.

Recordemos que los inventarios se presentan al costo histórico original de las mercancías. El costo de ventas se valúa a través del método de valuación de inventarios elegido por la empresa.

A partir del 1 de enero de 2011, en la Norma de Información Financiera (NIF) C-4 Inventarios, desaparecieron las diferencias que existían entre las NIF mexicanas y las internacionales, al eliminar los siguientes puntos:

1. La fórmula de asignación del costo, anteriormente denominado método de valuación de inventarios, conocida como Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS).

2. El sistema de determinación del costo de producción sobre la base de costeo directo, por lo que el costo de producción deberá de incluir todos los elementos integrantes del costo de compra y conversión de un producto, conocido como costo absorbente.

Esto es aplicable a todos los inventarios, excepto los que cuentan con normas específicas:

a) Desde el punto de vista del constructor, las obras en proceso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados con ellos.

b) Los instrumentos financieros.

c) Los activos biológicos relativos a actividades agrícolas y productos agrícolas hasta el momento de su cosecha.

Recordemos también que los Anticipos a Proveedores ya no se consideran una cuenta complementaria de Inventarios, conforme a la NIF C-5 Pagos Anticipados. A partir del 1 de enero de 2011, se deben de considerar los siguientes cambios:

1. La NIF C-5 excluye de su alcance los pagos anticipados que se tratan en otras NIF.

2. Se establece como característica básica de los pagos anticipados el que éstos no le transfieran aún a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a los bienes que están por adquirirse o a los servicios por recibir. Por lo tanto, los anticipos para la compra de inventarios o inmuebles, entre otros, deben presentarse en el rubro de Pagos Anticipados y no en los rubros de Inventarios o Inmuebles, como se hacía hasta el 31 de diciembre de 2010.

Revisemos que nuestros Catálogos de Cuentas incluyan estos cambios en las NIF y que se presente la información de manera adecuada.

La factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un recibo digital utilizado o implantado por la autoridad fiscal del país. Sin embargo, ¿nos hemos dado a la tarea de revisar su contenido?, ¿estamos seguros de que los datos con que se realiza la operación se plasman de manera adecuada en el CFDI?

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Luego de la presentación de las declaraciones anuales, tanto de personas morales como de las personas físicas, nos hemos dado cuenta que, en el caso de las personas físicas que se encuentran dentro del régimen de asalariados, la razón principal por la que la autoridad no les devuelve o les regresa una cantidad menor de impuestos a la esperada es la forma de pago.

Considero que son 3 las razones principales por las que se da esta situación: la primera de ellas es el desconocimiento de las reglas. Por motivos culturales, en México tenemos poco interés por cumplir con el pago de los impuestos, alentado quizá por los escándalos de corrupción que desde hace algunas décadas se vienen observando de forma recurrente. Por otro lado, el cambio electrónico sucedido en los últimos años. Durante mucho tiempo se utilizaron facturas o recibos, o ambos, de los denominados hoy en día como “tradicionales”. Ha habido una transformación total en el esquema que para muchos fue el esquema de toda la vida.

Como ya mencioné, somos poco afectos a informarnos sobre los requisitos que deben incluirse en cada uno de los CFDI. El error más recurrente es en la forma de pago. Por mencionar sólo uno, al cubrir los honorarios médicos y hospitalarios, así como las colegiaturas, aun cuando la autoridad (Secretaría de Hacienda, a través del Sistema de Administración Tributaria) indica que para hacerlos deducibles deben ser pagados con: a) tarjeta de crédito, b) tarjeta de débito, c) cheque o d) transferencia electrónica, se sigue acudiendo a las ventanillas con efectivo a realizar el pago por el servicio recibido.

La segunda razón es no revisar el comprobante que se nos entrega. Si ya examinamos el contenido de la información del documento y cumplimos con los requisitos del SAT, justo es pedirle a la persona o entidad que nos está entregando un documento con errores que lo vuelva a emitir, en ese momento, sin dejar pasar más tiempo. Y es que en ocasiones nos hemos encontrado casos en los que ha pasado un año, sin realizarse la corrección.

La tercera y última razón: percibir el servicio de los Contadores como un gasto. Cierto es que en nuestras finanzas diarias no contemplamos la “inversión” en los servicios de un Contador. Sin embargo, es importante acercarse a uno de ellos para aclarar cualquier duda y saber cómo solicitar la información y qué debemos revisar cuando ésta nos ha sido entregada. También es importante que el especialista al que nos acerquemos esté actualizado y sentirse con la confianza de preguntar todas las dudas posibles y, sobre todo, entenderlas, ya que hay Contadores que hablan de manera muy técnica. Lo ideal es encontrar a un Contador con conocimientos, pero que también utilice un lenguaje sencillo de entender.

Ahora bien, estos son los requisitos que deben incluir las facturas o los CFDI:

1. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
2. Régimen fiscal en que tributan conforme a la Ley del ISR (en este caso, quien lo expide tendrá que revisar la información proporcionada, al momento de darnos de alta ante el SAT).
3. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o sitio en el que se expiden las facturas electrónicas.
4. El número de folio y el sello digital asignados por el SAT (trámite que se realiza desde el portal electrónico de la institución).
5. Sello digital del contribuyente que lo expide.
6. Lugar y fecha de expedición.
7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida (importante conocer la homoclave).
8. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
9. Valor unitario, consignado en número.
10. Importe total, señalado en número o en letra.
11. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
12. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
13. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada “monedero electrónico” que autorice el SAT).
14. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

Además debe contener los siguientes datos:

• Fecha y hora de certificación.
• Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Adenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “adenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le haya asignado el folio. Por último:

• Utilizar el estándar del comprobante fiscal digital a través de internet extensible [XML] (esquema-comprobante.xsd).
• Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las facturas electrónicas (CFDI).

Como te darás cuenta, son varios los puntos que hay que tener presentes. Y tú, ¿revisas que se incluyan correctamente en la información que emites y recibes?

Una vez que pruebas Office 365 ya nada será igual, porque esta plataforma de productividad de Microsoft hará que tu productividad se vaya a las nubes impulsada por sus diversas herramientas. A continuación te presentamos una selección de tres. ¡Sácales provecho!

Exchange online. Es el correo electrónico de clase empresarial que ayuda a proteger tu información mediante funcionalidades avanzadas. Tiene filtros contra malware y correo no deseado, así como funcionalidades de prevención contra pérdida de datos.

Además posee archivado local para mantener tus datos importantes en un único lugar, amén de que puedes acceder a tu correo electrónico, calendario y contactos desde cualquier sitio con solo tener acceso a un dispositivo con Internet. Tiene soporte técnico 24×7.

One Drive. Es una de las herramientas favoritas de muchos usuarios de Office 365, pues permite almacenar, organizar y compartir fácilmente archivos desde todos tus dispositivos, así como editar documentos al mismo tiempo que otro usuario (sin perder de vista la última actualización del documento en cuestión). Otro aspecto importante es que OneDrive permite compartir documentos dentro y fuera de la empresa, según los permisos que decidas. Consulta planes aquí.

Skype empresarial. Ahorra tiempo y dinero con esta herramienta que te conectará con otros usuarios de Skype Empresarial a través de mensajes instantáneos, llamadas de voz y videollamadas. Con ello, tu organización podrá alcanzar una red de cientos de millones de usuarios de Skype en todo el mundo. ¡Contrátalo como parte de un plan de Office 365! Las finanzas y productividad de tu empresa lo agradecerán.

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Respecto a la clasificación de las cuentas por pagar, es necesario que dentro de la información que se genera en la empresa, puedan proporcionarse los datos que requiere el Código Agrupador (CA); y para ello tendremos que cambiar nuestro catálogo de cuentas.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó en México, el pasado 5 de enero de 2015, el Código Agrupador en el Anexo 24 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal, que se debe incluir dentro de nuestro catálogo de cuentas, a nivel cuenta y subcuenta, para que al subir la Contabilidad al Buzón Tributario en el portal del SAT, en un archivo XML, la autoridad obtenga la información que necesita para hacer las revisiones electrónicas.

Respecto a las cuentas por pagar, el Código Agrupador requiere lo siguiente:

En el caso de las cuentas por pagar, necesitamos tener por separado las siguientes cuentas:

La información requerida de las cuentas por pagar a corto y a largo plazos a nivel subcuenta debe separarse por:

• Documentos por pagar a bancos, separados los nacionales de los extranjeros.
• Documentos por pagar, separados por nacionales y extranjeros, y además, por partes relacionadas y partes independientes.
• Hipotecas por pagar.
• Los intereses por pagar se deben separar de la cuenta por pagar, guardando la misma clasificación.
• Los dividendos por pagar, separados en nacionales y extranjeros.

Tienes que cambiar el catálogo de cuentas de tus empresas y las guías contabilizadoras, separando las diferentes subcuentas y contabilizando por separado los intereses por pagar. ¿Qué te parece?

A estas alturas quizá sepas que Office 365 es el Office que ya conoces, solo que ‘montado’ en un entorno web mejor conocido como ‘la nube’.

Dicho ambiente alberga en poderosos servidores remotos la información que los usuarios de Office 365 producen, almacenan o procesan todos los días, al tiempo que les ofrece mayor productividad, reducción de gastos, eficiencia en tareas y hasta una menor huella ambiental.

¿Quieres subirte a este esquema de software? ¿Necesitas algunas buenas razones para hacerlo? ¡No lo pienses más y revisa estos motivos!

1. Competitividad. A través del cómputo en la nube, las PyMEs pueden acceder a las mismas soluciones que las empresas grandes con áreas de TI, sin tener que invertir grandes cantidades en infraestructura y personal de soporte. Esto porque con las soluciones ‘cloud’ te olvidas del tema del soporte técnico, del espacio físico para albergar servidores y de posibles desastres físicos o informáticos que pudieran acabar con tu información. ¿El resultado? Mayor competitividad y productividad.

2. Movilidad. Este concepto nunca fue más cierto que ahora. Y es que con los servicios en la nube de Microsoft, como Office 365, es posible trabajar en cualquier momento y lugar con solo contar con un dispositivo con conexión a Internet, como tabletas, smartphones o laptops. Tú decides: perder productividad por tener que estar ‘atado a una oficina’ o ganar capacidad de respuesta con las soluciones ‘cloud’.

3. Ahorros. Los servicios en la nube como Office 365 te permiten ahorrar de manera significativa, pues al igual que sucede con otros servicios, éste se paga por usuario y por mes, amén de que no implica costos de entrada. Además, se sabe que la nube ofrece ahorros hasta de 67% en el gasto al convertir los costos fijos en variables y que reporta una optimización de hasta 30% en el consumo de energía eléctrica.

4. Seguridad. El cómputo en la nube utiliza servidores remotos contra pérdida de datos, ataques cibernéticos y pérdida o fallas de las computadoras, con lo cual tu información está a salvo, se mantiene confidencial y solo te pertenece a ti.

5. Facilidad. Para adoptar un servicio en la nube no necesitas invertir en infraestructura adicional; solo necesitas una conexión a Internet, un dispositivo móvil o fijo y seguir sencillas instrucciones. En solo unos minutos Office 365 estará listo.

El término productividad es normalmente asociado al nivel de desempeño que existe entre la inversión de recursos que una compañía hace para poder operar, con los beneficios y el retorno de los mismos. La productividad es un indicador que permite analizar la calidad de la gestión administrativa y de procesos.

A continuación enlistamos 6 recomendaciones que le ayudarán a lograr una empresa cada vez más productiva.

1. Capacite e incentive a su personal
   Para una empresa el capital humano es el recurso más importante, por esto es clave mantener programas de capacitación, ya que a través de estos se contribuye al crecimiento y consolidación de los conocimientos, habilidades, actitudes y conductas. La capacitación le ayudará a crecer el nivel de motivación, compromiso e integración de todos los miembros de su organización y reflejará un impacto directo en el aumento de la productividad.

2. Administre procesos, no funciones
   Cada uno de los trabajadores debe entender que sus responsabilidades van más allá del simple cumplimiento de funciones específicas, es decir cada tarea asignada es parte fundamental de un proceso que involucra a diferentes departamentos e individuos. La administración de procesos se basa en el cumplimiento de actividades de forma colaborativa para alcanzar un objetivo en común, si transmite este mensaje, su empresa contará con empleados más comprometidos y dispuestos a colaborar.

3. Planeación estratégica
   Un elemento esencial para liderar una organización de manera adecuada es contar con una planeación estratégica, ya que esta permite dimensionar los objetivos, metas a corto y largo plazo, así como las políticas y procesos. Para lograr una gestión adecuada es importante desarrollar un plan en donde se registren actividades, recursos, tiempos y asignar responsables, de esta forma podrá dimensionar cada uno de los proyectos para lograr su cumplimiento al máximo nivel.

4. Administración del tiempo adecuado
   Para poder ejecutar y llevar a cabo todas las actividades importantes para la empresa, se debe organizar y priorizar las tareas en función del tiempo, ya que este es uno de los recursos más valiosos y a menudo el más difícil de administrar. Promover la gestión adecuada de este recurso a través de herramientas como agendas, matrices y calendarios, contribuye a que las personas y empresas sean más productivas.

5. Comunicación empresarial
   La comunicación estratégica es otro de los elementos necesarios para hacer más productiva una empresa, utilice y gestione la comunicación interna y externa con empleados, clientes y proveedores. La comunicación integral mantiene a todos los componentes de una organización en sincronía, para que de esta forma puedan mantener el ritmo de los proyectos y el cumplimiento de las metas.

6. Innove y explore nuevas estrategias
   Mantenga cerca y monitoreada a su competencia, utilice la información y tendencias del mercado para mantenerse actualizado, es importante que a través de esta información desarrolle nuevas estrategias e implemente procesos que le permitan innovar para no evitar el rezago en el negocio. Las empresas pueden innovar en la oferta de sus productos o servicios, procesos, infraestructura tecnológica, la administración organizacional, entre otros temas, y de esta forma crear una ventaja competitiva.

                              

La factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en México es un comprobante digital implementado por la autoridad fiscal de nuestro país, apegado a los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en los últimos años.

Se trata de documentos que son generados, transmitidos y resguardados utilizando para ello medios electrónicos (representación digital).

Un CFDI equivale a lo que antes era una factura o recibo, es decir:

• Da soporte y avala las operaciones de compra-venta por la realización de una transacción u operación comercial entre un comprador y un vendedor.
• Compromete al vendedor a entregar el producto o servicio y compromete al comprador a realizar el pago según lo especificado en dicho documento.

Cada factura electrónica emitida cuenta con:

a) Un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que confirma su origen, le da validez ante el SAT y la hace única

b) Una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura

c) Un folio que indica el número de la transacción realizada del vendedor, sin importar que sea persona física o moral

El CFDI es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar al detalle. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes en México, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen o creación, además del contenido.

A partir de lo anterior, podríamos preguntarnos: ¿es legal la factura electrónica? La respuesta es sí: la factura electrónica es completamente legal y desde el 2004 fue avalada por el SAT. En el Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal se establecen todos los fundamentos legales y técnicos para cualquier persona física o moral que desee emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

El CFDI es una factura que requiere ser timbrada electrónicamente por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Por lo tanto, implica adquirir con este último una cantidad específica de timbres fiscales, a menos que se desee utilizar la aplicación creada por el SAT, en la cual el timbrado de los comprobantes no tiene ningún costo.

Para este procedimiento es necesario contar con la FIEL y solicitar en el mismo portal del SAT un certificado de sellos digitales, que se deberán tener a la mano ya que serán utilizados en la elaboración de cada una de las facturas. Este proceso es muy ágil y eficiente si se utiliza un software diseñado por asesores externos, a diferencia de la aplicación del SAT, que es usada en su mayoría por aquellos contribuyentes que no facturan muchos comprobantes a la semana o al mes, además de aquellos que consideran como un gasto adicional al pago los impuestos, la compra de un software (programa), e incluso el tener que haber hecho la inversión para adquirir un hardware (equipo de cómputo).

Práctica correcta para expedir factura electrónica (de acuerdo a lo indicado en portal del SAT):

• Comprador: Solicita factura y da RFC
• Vendedor: Recibe RFC
• Vendedor: Inicia generación de factura, incorpora su sello digital, envía al SAT/PAC para su certificación
• Vendedor: Entrega o informa medio o lugar en donde estará a su disposición
• Comprador: Acude al medio o lugar y recibe o recupera la factura que debe estar lista

En conclusión, es cierto que la idea de elaborar facturas electrónicas obedece en gran parte a cumplir con las tendencias internacionales de este tipo de comprobantes (como en España, por ejemplo). A mi parecer, también deben distinguirse las operaciones “reales” de la “ficticias”, conocerse el momento mismo en que ocurren las operaciones (compra-venta) y especificarse quién recibe un ingreso y quién a su vez ha realizado un gasto. Esta información permitiría ampliar la base de contribuyentes y eliminar de la contabilidad toda aquella información que no corresponde a la entidad.

Al paso del tiempo, la tecnología se ha convertido en una aliada importante para el SAT, permitiendo más control de los contribuyentes y sus impuestos con el fin de robustecer dicha base de forma constante.

Finalmente, de acuerdo con los nuevos lineamientos, lo que vale ante el fisco es el archivo electrónico XML, por lo que ya no es necesario (en teoría) respaldar la información contable tanto de ingresos como egresos con la impresión del comprobante que siempre está anexo en PDF al correo electrónico que recibimos o enviamos

Se deben presentar por separado, para facilitar la información.

El Código Agrupador (CA), publicado en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal el 5 de enero de 2015, se debe incluir dentro de nuestro catálogo de cuentas, a nivel cuenta y subcuenta, para que al subir la Contabilidad al Buzón Tributario en el portal del SAT, en un archivo XML, la autoridad fiscal mexicana obtenga la información que necesita para hacer revisiones electrónicas.

En cuanto a los impuestos a favor, es necesario que dentro de la información que se genera en la empresa puedan proporcionarse los datos que requiere el Código Agrupador, por lo que seguramente tendremos, en muchos casos, que cambiar nuestro catálogo de cuentas para incluir por separado los impuestos a favor que ya existen en una declaración de impuestos presentada, del subsidio al empleo, del crédito al diésel, de otros estímulos y de los acreditamientos pendientes por aplicar.

Al respecto, el Código Agrupador requiere lo siguiente:

La separación en diferentes cuentas considera lo siguiente:

1. El subsidio al empleo, el crédito al diésel por acreditar y otros estímulos por aplicar no se consideran un impuesto a favor y se manejan por separado, en cuentas específicas.
2. Los impuestos a favor se presentan de manera independiente, pues son derechos de cobro y se encuentran reflejados en una declaración de impuestos debidamente presentada; o son un saldo pendiente de compensar contra otros impuestos; o por los que se solicita devolución.
3. Los pagos provisionales de ISR se consideran pagos a cuenta del impuesto anual y se presentan también por separado de los impuestos a favor. En todo caso, una vez aplicados contra el ISR causado anual, se podrá obtener, en su caso, un impuesto a favor.
4. Los impuestos acreditables pagados se presentan por separado, considerando el IVA y el IEPS pagado en territorio nacional y el pagado en aduana. Se incluyen por separado, porque tampoco son un impuesto a favor, como ya lo mencionamos, en tanto no se incluyan dentro de una declaración. Esta cuenta, en términos generales, se utiliza como cuenta puente y se disminuye cuando se aplica el acreditamiento en las declaraciones.
5. Los impuestos acreditables por pagar son una provisión, al considerar que tanto el IVA como el IEPS se causan hasta el momento en que se pagan, y que provienen de cuentas por pagar, ya sea a proveedores o acreedores.

Las subcuentas en que se deben separar estos importes son:

Tener la debida separación de los impuestos a favor y de las demás cuentas relacionadas con éstos nos permitirá determinar un correcto ajuste por inflación, además de tener por separado las cuentas conforme a las reglas de revelación establecidas en la NIF.