• A partir del 1° de enero de 2020, los recibos de nómina digitales deberán incluir información adicional para que sean válidos.

• El correcto cumplimiento de esta disposición fiscal puede evitarle a los negocios la aplicación de multas y les permitirá deducir el gasto correspondiente a sueldos y salarios pagados. 

 El pasado mes de octubre, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) difundió una actualización a la guía para el llenado del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina 3.3 y su complemento versión 1.2. Estas adecuaciones buscan generar información más precisa y analítica tanto para el contribuyente como para la autoridad, y entrarán en vigor a partir del 1° de enero de 2020.

Para las empresas, es indispensable que, además de cumplir con la obligación de emitir recibos de nómina digitales a sus trabajadores, lo hagan con todos los requisitos fiscales vigentes; de esta manera, éstos serán válidos y deducibles de impuestos, generando así ahorros importantes en tiempos de captura y recursos financieros. Por tal motivo, Aspel –firma desarrolladora de software administrativo para las Pymes– comparte los nuevos lineamientos que deberán aplicarse a los documentos que se expidan a los empleados:

• Adecuaciones al campo «TipoRegimen». Aquí se establece que si un trabajador se separa de su empleo y en un mismo periodo se le efectúa el pago por indemnización y su nómina ordinaria, se puede proceder de dos maneras distintas:

1. Emitir dos CFDI por conceptos diferentes, uno por el pago de separación y otro por su sueldo.
2. Generar un CFDI con dos complementos de nómina, para que en uno se especifique la nómina ordinaria y en el otro el pago de la indemnización del colaborador.

• Registrar la información del “Ajuste al subsidio para el empleo”. Éste es causado cuando se hacen pagos por periodos menores a un mes, y se debe especificar la forma en que se registrará la información del ajuste, el cual tiene que realizarse en el último CFDI del mes.

• Registro de la diferencia del ISR a cargo (retención), el cual se deriva del cálculo del impuesto anual por sueldos y salarios en el CFDI de nómina; como resultado, el patrón le deberá retener el ISR al trabajador y enterarlo a más tardar en el mes de febrero siguiente al año del calendario que se trate.

Además de que el incumplimiento de estos requisitos podría no permitir la deducibilidad de la nómina, generando costos adicionales para las compañías, la autoridad ha advertido que incurrir en inconsistencias en el nuevo llenado de los recibos puede derivar en multas que actualmente van de los $15 mil a los $87 mil pesos, e incluso desencadenar en una clausura temporal del negocio en caso de reincidencias.

Al respecto, Luis Velasco, Estratega Contable de Aspel, comenta: “Estas adecuaciones pretenden minimizar las inconsistencias en el registro de datos en los CFDI de nómina, así como facilitar la labor del contribuyente con sus deberes tributarios como el cálculo anual de ISR de sus colaboradores, pues estará generando información más clara, con lo que invertirá menos tiempo en resolver cualquier duda que surja”.

De acuerdo con un reciente sondeo realizado por Aspel, el 34% de los negocios que utilizan algún software para automatizar la nómina y generar recibos digitales, reconocen como principal beneficio el correcto cálculo de retenciones de impuestos y aportaciones al ISR e IMSS, entre otros.

“Aunque estos requerimientos entrarán en vigor el próximo año, es importante que se comience a trabajar en ellos y se hagan los ajustes necesarios para actualizar la nómina. La mejor opción es apoyarse en herramientas tecnológicas que, además de ayudar a las empresas a realizar el pago preciso y oportuno de sueldos y salarios a sus trabajadores, emiten recibos de nómina digitales con todos los requisitos fiscales y laborales vigentes”

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¿Por qué es importante prestar atención a las modificaciones y ajustes presentados por la autoridad fiscal en materia de nómina?

En octubre pasado, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) efectuó algunas adecuaciones y modificaciones a la Guía de llenado del CFDI de nómina, mediante el cual se incluyó un apéndice para mostrar la mecánica de datos, información y claves a utilizar en el llenado del CFDI de nómina, cuando se tienen casos en los que se requiere un ajuste en el subisidio al empleo causado mensual, mismas que entrarán en vigor a partir de 2020.

Es necesario recordar que no en todos los casos existe un ajuste al subisidio al empleo otorgado a los trabajadores y que tampoco es una mecánica nueva establecida por la autoridad fiscal, ya que el tema del ajuste al susbsidio al empleo otorgado es un concepto y procedimiento establecido desde hace ya mucho tiempo en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y su Reglamento respectivo.

Lo que se establece a través de la actualización de la Guía mencionada es simplemente la mecánica a seguir para incluir la información en los casos en que se tenga que determinar un ajuste al subsidio al empleo establecida en Ley.

En relación con lo anterior, es necesario considerar que muchos contribuyentes efectúan el pago de la nómina a sus trabajadores en periodos distintos al mensual (que es el periodo base que la LISR considera) por lo que consecuentemente el impuesto del último período quincenal, semanal, decenal o la periodicidad aplicable, no necesariamente corresponderá al ingreso del mes mencionado, por lo que es indispensable efectuar el ajuste al ingreso total mensual.

Lo anterior es así, ya que la finalidad, independientemente de la periodicidad en la que pague la empresa a sus trabajadores, es que se refleje el cálculo del ISR que corresponda al ingreso del mes y en su caso el subsidio al empleo. Todo lo comentado anteriormente tiene el siguiente fundamento legal:

Fundamentos legales del ajuste al subsidio al empleo

El Artículo 96 de la LISR establece la obligación a las personas que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios de efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual.

En relación con lo anterior, el artículo 176 del Reglamento de la LISR establece la opción para efectuar la retenciones del impuesto por períodos de siete, diez o quince días aplicando las tarifas semanales, decenales o quincenales dadas a conocer a través de la Resolución Micelánea Fiscal.

En cuanto al subsidio el empleo el artículo Décimo Transitorio para 2014 de la LISR establece que en los casos en los que los empleadores realicen pagos por salarios, que comprendan periodos menores a un mes, para calcular el subsidio para el empleo correspondiente a cada pago, dividirán las cantidades correspondientes a cada una de las columnas de la tabla contenida en la misma disposición, entre 30.4. El resultado así obtenido se multiplicará por el número de días al que corresponda el periodo de pago para determinar el monto del subsidio para el empleo que le corresponde al trabajador por dichos pagos.

Adicionalmente, el mismo ordenamiento señala que cuando los pagos por salarios sean por periodos menores a un mes, la cantidad del subsidio para el empleo que corresponda al trabajador por todos los pagos que se hagan en el mes, no podrá exceder de la que corresponda conforme a la tabla prevista, en dicho artículo, para el monto total percibido en el mes de que se trate.

Conclusión

Derivado de lo anterior, aun cuando las personas que pagan sueldos y salarios efectúen el cálculo del ISR a retener por sueldos y salarios por periodos menores a un mes, al final del mes, la empresa o persona que hace los pagos de sueldos debe verificar que el subsidio al empleo que se le haya aplicado a los trabajadores durante las semanas, decenas o quincenas, no exceda al que le corresponda según la tarifa mensual por el total de sus ingresos mensuales, por lo que en los casos aplicables, la empresa o patrón tendrá que efectuar un ajuste para compensar el efecto del subsidio al empleo aplicado u otorgado al trabajador.

Como se ha mencionado anteriormente, este procedimiento está previsto en la LISR desde hace ya mucho tiempo y las adecuaciones y actualizaciones a la Guia de llenado del CFDI de nómina unicamente señalan de manera específica la forma en la que los datos resultantes de este procedimiento deben incluirse en el CFDI de nómina.
Por lo anterior, es de suma importancia que los sistemas de nómina como Aspel NOI incluyan dentro de su estructura técnica, estos lineamientos para que a partir de 2020 los CFDI de nómina que se emitan incluyan esta información desglosada de manera adecuada en los casos aplicables.

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Como parte de las mejoras que constantemente Aspel implementa para ofrecerte beneficios, te informamos que a partir del 30 de agosto ya está disponible el reinstalable 18 de Aspel NOI 8.0 que incluye una modificación respectiva al cálculo de los días trabajados para la base de cotización mixta o variable del Salario Diario Integrado (SDI) del bimestre anterior, tomando en cuenta el parámetro días calendario.
Por lo anterior, al ingresar al sistema se mostrará el siguiente mensaje:
IMPORTANTE: Estimado cliente, detectamos que tu sistema no cuenta con la última actualización, por lo que te recomendamos ampliamente actualizarlo y estar al día con las mejoras.

Visita  https://www.aspel.com.mx/descargaNOI

Para mantenerte al día es necesario que te actualices al R18 de Aspel NOI.

Una vez realizada la actualización valida que la información sea correcta para ello:
              1) No olvides generar el respaldo de tu información.
              2) Realiza el traspaso de tus nóminas ingresa a la primera nómina del año desde:
Menú Herramientas / Traspaso 

a) Desplegará el mensaje de advertencia, da clic en Aceptar
b) En la ventana Traspaso de acumulados en la fecha final indica la fecha de la última nómina generada.
c) Habilita las opciones Datos del trabajador y Tipo de salario, realiza el proceso

3) Ingresa al catálogo de tus trabajadores, selecciona a tu trabajador con la base de cotización Mixta o Variable y da clic en modificar, en la sección Datos generales pestaña Salario, en el campo SDI Calculado da clic , en la ventana Desglose de SDI calculado valida que la información de días trabajados sea correcta.

                              ¡Listo! Con estos sencillos pasos estarás actualizado.

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