NOVEDADES DEL CFDI, COMPLEMENTO DE RECEPCIÓN DE PAGOS. PARTE 2

Revisamos a detalle qué pasos debe seguir el contribuyente al momento de emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

En el artículo anterior comentamos los cambios que presenta el CFDI, versión 3.3 (Anexo 20)para este año. En esta segunda entrega nos referimos revisamos algunos detalles sobre los que debes tener claridad.

 

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En lo que se refiere a la emisión del CFDI con “Complemento para recepción de Pagos”, si en el comprobante existen errores, éste podrá cancelarse siempre que se sustituya por otro con los datos correctos, y que esto se realice, a más tardar, el último día del ejercicio en que fue emitido el CFDI.

Cabe mencionar que, en la actualidad y desde hace algunos años, se ha detectado que los contribuyentes emiten facturas por el total de la operación, las cuales no siempre se vinculan con las facturas emitidas de los pagos posteriores, lo que puede implicar una acumulación incorrecta de los ingresos del contribuyente.

Algunos contribuyentes han denunciado que sus proveedores de bienes o servicios cancelan facturas que ya han sido pagadas, sin mediar para ello aviso o causa para dicha cancelación, con las consecuencias que conllevan a quien legítimamente tiene derecho a una deducción y acreditamiento de impuestos.

El SAT ha identificado casos en dónde se emite una factura por una operación a crédito, o con pago diferido, y el receptor de la factura no realiza el pago pactado pero sí pretende utilizar la factura recibida para deducir y acreditar, afectando con ello a los proveedores de bienes o servicios que cumplen con su obligación de facturar.

Los receptores de facturas electrónicas solicitaron al SAT aclarar la forma de generación de los pagos y establecer mecanismos que impidieran la cancelación de comprobantes cuando estos ya fueran liquidados, ya sea total o parcialmente.

Por lo anterior, y para solventar este tipo de problemas, el SAT publicó el 14 de julio 2016 en la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2016,nuevas medidas para facilitar la emisión de facturas en los casos de pagos en parcialidades o diferidos:

1. Emitir solamente una factura por el total de la operación.

2. Emitir un documento de pagos en dónde se detalla la cantidad que se paga y se identifica la factura cuyo saldo liquida.

3. Cuando exista una factura por el total de la operación y esta tenga un documento de pagos, la factura no se podrá cancelar.

Estas facilidades entrarán en vigor a partir del 1 de julio del 2017, como ya lo habíamos comentado, por lo que tenemos un poco más de tiempo para conocer, analizar e implementar el Complemento para Recepción de Pagos, de forma correcta.

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Office 365 Respuestas a seis de las preguntas más frecuentes sobre la migración a Microsoft Cloud

¿Quién más lo usa?

 

El 88 % de las compañías de la lista Fortune 500 tendría, como mínimo, un servicio para grandes empresas de Microsoft Cloud.

 

Con innumerables formas de colaborar e innovar, no resulta sorprendente que los negocios sofisticados (desde empresas emergentes a grandes empresas) dejen de buscar después de encontrarnos. Sabemos que el boca en boca es un recurso potente.
En relación con la tecnología, las empresas prósperas comparten historias de cómo migraron a Microsoft Cloud y adoptaron Office 365. Para Francesco Tinto de The Kraft Heinz Company, la rápida fusión de Kraft Foods Group y The H. J. Heinz Company en 2015 no habría podido realizarse tan fácilmente sin Office 365 y sus extensas funciones de la nube.

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Las empresas que no operan en el mismo nivel que The Kraft Heinz Company necesitan soluciones intuitivas, fáciles de usar y altamente seguras. John Browning, presidente de The Browning Law Group, APC, manifestó que la seguridad, usabilidad y accesibilidad de Office 365 hicieron que fuera una “opción sencilla” para su empresa. Los abogados pueden sincronizar componentes de Office 365 entre sus dispositivos móviles y equipos PC, lo que les permite seguir conectados con la oficina y sus clientes en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, a la vez que mantienen sus estrictos niveles de cumplimiento normativo y elevada seguridad.4
Independientemente de si es una empresa emergente o una gran empresa, Office 365 ofrece una amplia variedad de planes para adaptarse a las necesidades de compañías de todos los tamaños y sectores.

 

“La capacidad para consultar la disponibilidad del calendario, enviar mensajes instantáneos, iniciar una videollamada, compartir documentos y colaborar al instante realmente no tenía precio. Sin Office 365, nos hubiera costado meses crear un solo entorno operativo, en lugar de solo unas pocas semanas”.

Francesco Tinto Director de información global The Kraft Heinz Company

Office 365 Respuestas a seis de las preguntas más frecuentes sobre la migración a Microsoft Cloud

¿Es seguro?

Sí, Office 365 es la versión más segura de Office hasta el momento.
Ha trabajado duro para que su negocio llegue a donde está y una sola infracción de datos podría evitar su crecimiento en el futuro.

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Por esta razón, la seguridad de los datos es nuestra principal prioridad. Office 365 ofrece las mejores características de seguridad para proteger sus datos empresariales críticos, incluso en dispositivos perdidos o robados. La administración de dispositivos móviles permite a los administradores de TI eliminar del dispositivo de un empleado los datos de la compañía, pero sin modificar sus datos personales.

Con características como el cumplimiento de correo electrónico, la protección de correo electrónico proactiva sin minería de datos y las actualizaciones de seguridad automáticas, tratamos su información privada como si fuera nuestra.

 

Seguridad:

• Los datos se cifran mientras están en reposo y durante la transmisión de datos.

• Los datos siempre serán privados y nunca se usarán con fines publicitarios.

• Se realiza automáticamente una copia de seguridad de los datos, además de tener un tiempo de actividad del 99,9 %.

• Le ayudaremos a transferir sus datos (no a eliminarlos), incluso si decide finalizar el servicio.

• Siempre conocerá dónde se hospedan sus datos y siempre será dentro de una región.

• Puede ajustar las características y la configuración de privacidad para adaptarlas a sus necesidades.

• Con Caja de seguridad del cliente, su equipo de TI (no los ingenieros de Microsoft) tiene un control explícito de sus datos.

• Protección contra amenazas avanzada de Exchange Online examina el 100 % de los correos electrónicos para detectar virus antes de que lleguen a su bandeja de entrada.

• La administración de dispositivos móviles permite a su equipo de TI borrar la información de la compañía de dispositivos perdidos o robados. Cumplimiento normativo:

• El correo electrónico de Office 365 cumple automáticamente las 10 normas de cumplimiento de privacidad en diferentes sectores, como el sector médico (HIPPA), administraciones públicas y seguridad nacional (DPAS y FISMA), la educación (FERPA) y el sector financiero.

• Si se solicita información confidencial, podrá entregar de forma segura el contenido electrónico solicitado.

• Con Office 365, las compañías informan una reducción del 45 % en el esfuerzo de implementación necesario para el cumplimiento normativo.

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NOVEDADES DEL CFDI, COMPLEMENTO DE RECEPCIÓN DE PAGOS. PARTE 1

En los últimos años, la tecnología ha sido un aliado fundamental para el Sistema de Administración Tributaria (SAT) pues le ha permitido hacer innovaciones y mejoras para una mejor fiscalización.

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En los últimos meses hemos visto una serie de modificaciones, como en el caso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), la Nómina Digital y la versión 3.3; ahora, es el turno de modificación en el caso de los complementos para recibir pagos.

El 1 de julio del 2017 entra en vigor el uso del complemento de recepción de pagos (sólo con la versión 3.3 del anexo 20), y será a partir del 1 de diciembre de éste año, cuando será obligatoria la emisión del comprobante con dicho complemento.

Lo que se sabe hasta hoy, es que el complemento deberá incorporarse al CFDI que se expida por la recepción de pagos en parcialidades, y también en los casos en que sereciba el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero que ésta no sea cubierta al momento de la expedición del CFDI; incluso cuando se trate de operaciones a crédito y éstas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente.

Lo que con esto ocurrirá, como ventaja para los contribuyentes que se encuentren en ésta situación, es que:

  • Evitará cancelaciones indebidas de CFDI.
  • Evitará falsas duplicidades de ingresos en facturación de parcialidades.
  • Sabrán si una factura ha sido o no pagada.

En otras palabras, los comprobantes fiscales deben emitirse por los actos o actividades que se realicen, por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales.

El artículo 29, segundo párrafo, fracción VI del Código Fiscal de la Federación (CFF), señala que los CFDI deben cumplir con las especificaciones que en materia de informática determine el SAT, mediante reglas de carácter general. Por su parte, el artículo 29-A del mismo código, establece los requisitos que deben contener los comprobantes fiscales, entre los cuales se encuentra el expedir CFDI en operaciones, cuando la contraprestación no se pague en una sola exhibición.

Conforme a lo establecido en el artículo 29-A, fracción VII, incisos b) y c) del CFF, en relación con las reglas 2.7.1.32. y 2.7.1.35., de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente (RMF), cuando la contraprestación no se pague en una sola exhibición, o bien cuando se realice el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero ésta no sea cubierta al momento de la expedición del CFDI, aun cuando se trate de operaciones a crédito y estas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente, los contribuyentes,personas físicas o personas morales, deberán utilizar el mecanismo contenido en la regla 2.7.1.35 para reflejar el pago con el que se liquide el importe de la operación. En resumidas cuentas, el contribuyente deberá realizar lo siguiente:

  • Cuando las contraprestaciones no se paguen en una sola exhibición (pago en parcialidades):

a) Emitir un CFDI por el valor total de la operación en el momento en que ésta se realice.

b) Posteriormente, emitir un CFDI por cada uno de los pagos que se efectúen, en el que se deberá señalar:

⌘ “Cero” en el campo: “Total”, sin registrar dato alguno en los campos “MétodoPago” y “FormaPago”.

⌘ Incorporar el “Complemento para recepción de Pagos” (en donde se detalla la cantidad que se paga y se identifica la factura cuyo saldo liquida).

⌘ El monto del pago se aplicará proporcionalmente a los conceptos integrados en el comprobante emitido por el valor total de la operación.

  • Cuando se reciba el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero ésta no sea cubierta al momento de la expedición del CFDI, incluso cuando se trate deoperaciones a crédito y éstas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente:

Deberá utilizar el mecanismo contenido en el inciso b) para reflejar el pago con el que se liquide el importe de la operación.

Para efectos de la emisión del CFDI con “Complemento para recepción de pagos” podrá emitirse uno por cada pago recibido o uno por todos los pagos recibidos, en un período de un mes, siempre que éstos correspondan a un mismo receptor del comprobante.

Cuando se emita un CFDI con “Complemento para recepción de Pagos”, éste deberá emitirse a más tardar al décimo día natural del mes siguiente al que se realizó el pago.

Cuando se cuente con al menos un CFDI que incorpore el “Complemento para recepción de Pagos”, que acredite que la contraprestación ha sido total o parcialmente pagada, el CFDI emitido por el total de la operación no podrá ser objeto de cancelación, las correcciones correspondientes deberán realizarse mediante la emisión de CFDI de egresos por devoluciones, descuentos y bonificaciones.

En la próxima entrega hablaremos sobre lo que sucede cuando se emite un CFDI con “Complemento para recepción de Pagos”. ¡No te lo pierdas mañana!

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Anexo 24, Contabilidad Electrónica V1.3

Con fecha del 6 de enero de 2017 se publica el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017, que contiene los lineamientos para la contabilidad en medios electrónicos, en esa misma fecha el Servicio de Administración Tributaria (SAT) da a conocer el Anexo Técnico que contiene las instrucciones para la elaboración de los archivos en formato XML.

CONTA 2017

Cambios al Anexo 24:

a) Versión

Se modifica la versión de todos los documentos XML que se integran con la información de la contabilidad a 1.3.

b) Tipo Importe

Todas las cifras que llevan t_Importe en cada documento, fueron ampliadas de 14 a 22 dígitos.

  1. c) Catálogo de cuentas En el nodo Ctas, donde se expresa el detalle de cada cuenta y subcuenta del catálogo, en el atributo Natur (naturaleza), se aclara que existen cuentas de Activo, Pasivo y Capital que por su naturaleza pueden presentarse de manera Deudora o Acreedora.

d)    Balanza de comprobación

En el atributo FechaModBal (fecha de modificación de la balanza)  se establece que el valor mínimo es 2015-01-01.

En la nueva versión 1.3 para la Contabilidad Electrónica existen algunos cambios a considerar. El cambio más importante para el envío de la Contabilidad Electrónica versión 1.3 es que las pólizas que generen entrada de recursos al contribuyente debe especificar el “Método de Cobro”. 

Anteriormente solo se especificaba el “Método de Pago” de la póliza cuando se tratara de una salida de recursos con Transferencia Electrónica, Cheque u Otros Métodos de Pago; lo mismo va a ocurrir con la nueva versión, pero para las entradas de los recursos del contribuyente obligado.

El atributo NumOrden (número de orden del acto de fiscalización) cambia su patrón de  [A-Z]{3}[0-6][0-9][0-9]{5}(/)[0-9]{2} a [A-Z]{3}[0-9]{7}(/)[0-9]{2}, manteniéndose en 13 caracteres.

El atributo NumTramite (número de trámite de la solicitud de devolución o  compensación) se cambia la longitud de 10 a 14 caracteres y el patrón se  cambia de [0-9]{10} a [A-Z]{2}[0-9]{12}.

f) Cheque, Transferencia y Método de Pago

En los elementos Transferencia y OtrMetodoPago, se precisa que se convierte en requerido cuando exista una salida o entrada de recursos que involucre este método de pago o cobro por parte del contribuyente que envía los datos. Antes de la modificación sólo se refería a “salidas” o “pagos”.

Entrada en Vigor

Es importante aclarar que la entrada en vigor de esta versión fue a principios del año 2017 y se prevé que a partir del 1ro de junio de 2017 el SAT solo reciba los XML de la contabilidad electrónica con el formato de la versión 1.3. Sin embargo, la autoridad no ha publicado de manera oficial la fecha en que será obligatoria la nueva versión. Actualmente conviven las dos versiones 1.1 y 1.3  para el envío de la Contabilidad Electrónica al SAT.

Aspel-COI 8.0 cumplirá con las modificaciones que solicita la autoridad, implementándolas en un reinstalable.

logo

 Para mayor información relacionada a la contabilidad electrónica consultar la siguiente referencia:

http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.asp

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Complementos para CFDI en materia de Comercio Exterior

Con motivo de la incorporación de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) 3.1.35 y 3.1.36 para 2016, y de la regla 2.7.1.22 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2017, la autoridad fiscal determinó que la obligación en operaciones de exportación se realizará únicamente al amparo de un CFDI.

 

CFDI_comercio_exterior

Específicamente, la regla 3.1.35., menciona que para los efectos de los artículos 36 y 36-A, fracción II, inciso a), de la Ley, quienes exporten mercancías en definitiva con la clave de pedimento “A1”, del Apéndice 2 del Anexo 22, deberán asentar en el pedimento de exportación correspondiente, el número o números de folio fiscal del o los CFDI.

En el CFDI emitido conforme los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) a que se refiere la presente regla, se deberán incorporar los datos contenidos en el complemento que al efecto publique el SAT en su página electrónica, en términos de la regla 2.7.1.22., de la RMF.

Lo dispuesto en la regla, también será aplicable en el caso de las operaciones que se tramiten mediante pedimentos de rectificación, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.

Ahora bien, de conformidad con el Apéndice 2, del Anexo 22, de las RGCE, las exportaciones a las cuales se aplica la clave A1 son las siguientes:

  1. Aquellas mercancías de procedencia extranjera que ingresen para permanecer en territorio nacional por tiempo ilimitado.
  2. Aquellos bienes que salgan del país para permanecer en el extranjero por tiempo ilimitado.
  3. Vehículos importados por misiones diplomáticas, consulares y oficinas de organismos internacionales, y por su personal extranjero, conforme al acuerdo relativo a la importación de vehículos en franquicia diplomática.
  4. Mercancías de importación definitiva que se retiren de algún recinto estratégico fiscalizado.
  5. Vehículos de importación definitiva usados de conformidad con la regla 3.5.7.
  6. Vehículos de importación definitiva nuevos y usados.
  7. Retorno de envases y empaques, etiquetas y folletos importados temporalmente al amparo de un programa IMMEX, que se utilicen en la exportación de mercancía nacional.

Al respecto, la regla 2.7.1.22 de la RMF señala que para los efectos del artículo 29, último párrafo del CFF en relación con lo dispuesto por la regla 3.1.36. de las RGCE, al CFDI que se emita con motivo de operaciones de exportación definitiva de mercancías, con clave de pedimento “A1”, del Apéndice 2 del Anexo 22 de las citadas Reglas Generales, deberá anexarse el Complemento que al efecto publique el SAT en su portal.

En dicho complemento se deberá incluir el identificador fiscal del país de residencia para efectos fiscales del receptor del CFDI, y en su caso, del destinatario de la mercancía, o el identificador específico para cada país, que al efecto determine.

Ya en el Portal del SAT se encuentra el complemento de comercio exterior del CFDI, que será utilizado por los contribuyentes que exporten mercancías de manera definitiva, con la clave de pedimento “A1” que son objeto de enajenación en términos del artículo 14 del CFF, de conformidad con la regla 2.7.1.22. de la RMF vigente, y que servirá para incorporar la información del tipo de operación, datos de identificación fiscal del emisor, receptor o destinatario de la mercancía y la descripción de las mercancías exportadas.

En términos de las reglas 2.7.1.22 de la RMF y 3.1.35 de las RGCE, los datos que debe contener el complemento del CFDI, en relación con las operaciones de comercio exterior, se dieron a conocer en la página electrónica del SAT el formato consta de 16 campos que se enlistan a continuación:

  • Versión=3.2.
  • Tipo de operación=Exportación Definitiva (EXD).
  • Clave de pedimento=A1.
  • Certificado de Origen=Cuando se aplique.
  • Incoterm=Apéndice 14 del Anexo 22 de las RGCE.
  • Subdivisión=Cuando exista.
  • Tipo de cambio en dólares americanos.
  • Total en dólares americanos.
  • Emisor=Nombre y RFC del exportador.
  • Receptor=Nombre del adquirente de las mercancías.
    • Identificador Fiscal (Tax ID)
  • Destinatario=Nombre y domicilio del importador.
    • Identificador Fiscal (Tax ID) y Domicilio
  •  Mercancías.
    • Mercancía=Descripción
    • No de identificación=cuando aplique: marca, modelo, número de serie
    • Fracción Arancelaria=8 dígitos
    • Valor en dólares americanos
    • Unidad de medida=UMT / UMC

Por último, según se indica en la regla 3.1.34 de las RGCE para 2017, en operaciones de exportación en las que exista enajenación de mercancías, la clave de pedimento será A1, esto de manera opcional desde el 1 de julio de 2016 y de manera obligatoria a partir de 1 de marzo de 2017.

Asimismo, la regla 3.1.34, 3.1.35 y el Artículo Transitorio Único, fracción I, de las RGCE para 2017, señalan que a partir del 1 de marzo de 2017, entró en vigor la obligación de incorporar el complemento para comercio exterior a la factura que debe expedirse por la enajenación de mercancías para su exportación definitiva tipo A-1; sin embargo, el periodo de marzo a diciembre de 2017 es de transición, entre el inicio de vigencia de esta obligación y el uso del documento de valor para el llenado del pedimento.

Si el complemento para comercio exterior ya fue incorporado a la factura, su folio fiscal debe declararse en el pedimento, y dicho comprobante será usado como documento de valor para efectos del pedimento, en caso contrario, si aún no ha sido incorporado, se deberá declarar el folio fiscal de la misma, sin el complemento y el acuse de valor.

El 1 de enero de 2018 concluye el periodo de transición y a partir de entonces se realizará la exportación cuando previo cumplimiento de la emisión de factura con el complemento para comercio exterior, y se declare su folio fiscal en el pedimento.

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MODIFICACIONES Y PRECISIONES RELACIONADAS AL CFDI EN LA RMF 2017

El 25 de mayo de 2017, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) difunde en su página de Internet, el Primer Anteproyecto de la 2ª. Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2017 y sus anexos 1-A , 16 y 20.

 

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A continuación indicamos lo más relevante en materia de CFDI:

a) Modificación de los siguientes anexos:

  • Anexo 1-A. Trámites fiscales. Se incorporan la fichas siguientes, que serán aplicables a partir del 25 de mayo, 2017.
  • 253/CFF. Solicitud de aclaración de las resoluciones que procedan en términos del artículo 41, fracción II del CFF.
  • 254/CFF. Solicitud de aclaración de créditos fiscales firmes ante las autoridades fiscales.
  • Anexo 16. Se actualiza una referencia al ejercicio 2016 del Sipred.
  • Anexo 20.  Medios electrónicos (Comprobantes fiscales digitales) para incorporar algunas modificaciones y precisiones en la generación del CFDI; además, se establece como obligación del contribuyente, aplicar la Guía de llenado de los CFDI que el SAT publique en su portal.

Las modificaciones y precisiones en este Anexo al esquema del CFDI son las siguientes:

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b) CFDI versión 3.3

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) puntualiza los plazos y vigencia de respecto al nuevo CFDI, complemento de pagos y esquema de cancelación como se detalla:

  • Versión 3.3 del CFDI: Inicia la vigencia para expedir el CFDI versión 3.3 a partir del 1ro de julio, con la facilidad de convivencia con la versión 3.2 hasta el 1ro de diciembre de 2017.
  • Complemento para Pagos: Obligatorio a partir del 1 de diciembre de 2017. De forma opcional a partir del 1 de julio de 2017.
  • Esquema de cancelación: Vigente a partir del 1 de enero de 2018.

Estos cambios aun se encuentran pendientes de publicarse en el Diario Oficial de la Federación y entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el mismo.

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Microsoft Teams quiere convertirte en una PyME más productiva

Uno de los grandes retos de trabajar en equipo es justamente colaborar en conjunto. Normalmente en México, el trabajo colaborativo es algo que no estamos acostumbrados a realizar, sobre todo en las generaciones anteriores a los millennials, porque normalmente fueron educados bajo la idea del más fuerte, es decir, sobresalir de manera individual y no grupal. Sin embargo, la tecnología también puede ayudarnos a solventar este tipo de problemas en nuestra empresa.

La ventaja de las nuevas herramientas tecnológicas es que podemos tener todo nuestro plan de trabajo y herramientas a la mano en cualquier dispositivo, ya sea computadora, tablet o smartphone. De esta forma también podemos empezar a fomentar el home office, trabajo remoto o desde casa de manera más sencilla. Esto sin duda podría beneficiar de manera importante en tu equipo de trabajo y podría incluso ahorrarte gastos importantes, pero sobre todo podría ayudar a incrementar la productividad de tus empleados.

 

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Tampoco es necesario invertir una gran cantidad de recursos para esto, ya que hoy te platicaremos cómo volverte más productivo con las herramientas que la mayoría de las personas han usado en su vida, como lo es la suite de Microsoft, y no importa si nunca has usado o no utilizas computadoras con Windows, pues también podrás utilizar las mismas herramientas en Mac, Linux o Chromebook.

 

A pesar de que hay muchas herramientas en el mercado como Aasana, Slack, Trello, etc., muchas veces tenemos que recurrir a más de un servicio para mantener organizado nuestro equipo de trabajo, y aún con esto normalmente hay muchas tareas o pendientes que llegamos a pasar por alto por la falta de organización. Pero si tu pequeña o mediana empresa ha vivido la misma situación entonces es momento de probar Microsoft Teams.

 

Como lo dijimos anteriormente, la mayoría de los usuarios hemos utilizado un servicio de Microsoft, desde el correo electrónico hasta los documentos de Word o las videollamadas de Skype, pero ¿qué pasaría si pudiéramos integrarlo todo en una misma  plataforma para aumentar nuestra productividad, mantener una mejor organización y trabajar mucho mejor en conjunto? Eso es justamente lo que Microsoft ha buscado con Teams.

Lo primero que hay que tomar en cuenta antes de utilizar Microsoft Teams, es que tenemos que tener muy claro qué es lo que queremos y con base en ello seleccionar alguno de los paquetes para empresas que la compañía vende a este mercado. Para esto hemos preparado un par escenarios que te pueden ayudar a tomar una mejor decisión:

Microempresa y pequeña empresa

Cuando tienes entre 0 y 10 empleados eres considerado una microempresa, y si tienes entre 11 y 50 empleados formas parte de las pequeñas empresas del país según el gobierno mexicano. Ahora, la mayoría de estas empresas puede aprovechar el poder de la nube para poder organizarse mejor, para esto pueden apostar por el paquete de Microsoft Office 365 Empresa Essentials. ¿Por qué Office 365?… porque ahí es donde viene incluido Microsoft Teams.

La ventaja del paquete más básico (además del precio) es que solo necesitas de una conexión a Internet para trabajar, ya que puedes utilizar cualquier dispositivo como herramienta de trabajo, realizar un seguimiento de las tareas de tu equipo, asignarlas a los miembros y tener una vista más organizada de las tareas que no se cumplieron, las que están retrasadas y las que van por buen camino,

En el caso de la paquetería de Office podrás trabajar en conjunto con todo tu equipo desde las herramientas de Office en línea, es decir, no necesitas tener instalado el programa que quieras usar pues podrás utilizarlas desde tu navegador web, aunque hay que tener en cuenta que las opciones de edición disponibles son mucho más limitadas en comparación a las que podemos encontrar en los programas instalados directamente en la computadora.

 

Si también acostumbras a utilizar WhatsApp o un servicio similar como canal de comunicación oficial, Microsoft Teams incluye su propio servicio de mensajería dentro del grupo, el cual podrá dividirse por canales o pequeños grupos para que puedas discutir los temas necesarios con cada parte de tu empresa. De hecho el chat es la columna vertebral de Microsoft Teams, sobre todo porque sin comunicación no hay organización, por tal motivo podrás tener acceso a todo dentro de estos chats para poder acceder fácilmente a la información que necesitas cuando la necesitas.

OneDrive

Otra de las novedades interesantes es la implementación de Bots que podremos utilizar para nuestro beneficio o desarrollar nuestros propios bots de manera sencilla para hacer tareas mucho más específicas, una especie de asistente virtual que pueda darnos toda la información necesaria cuando y como la pidamos.

Mediana empresa

Si cuentas con más de 50 empleados entonces eres formalmente una mediana empresa, y si quieres aumentar la productividad de tu organización tal vez te convenga Office 365 Empresa Premium, la cual te da todos los beneficios de la suite de Microsoft, incluyendo también los programas de la suite ofimática de Microsoft para tu computadora PC, Mac, tablet o smartphone, que podrá usarse en hasta 5 dispositivos por usuario, incrementará tu capacidad de almacenamiento en la nube hasta 1 TB por usuario y te incluirá todos los servicios de productividad de la empresa de Redmond.

 

El costo por usuario de esta modalidad es de $290 MXN, aunque si lo crees más conveniente también puedes apostar por el paquete Essentials, que tiene un costo de $116 MXN por usuario al mes, aunque recuerda que debes pagar la membresía durante todo un año.

Si por alguna razón la opción de Microsoft no termina por convencerte puedes escoger la de Google, que ofrece muy similares, aunque el problema es que no engloba todo en una misma interfaz para mantenerte más organizado, la ventaja es que es más económica que la opción de Redmond.

G Suite, como se le conoce a la suite dedicada para empresas de Google tiene un paquete básico por usuario de $66 MXN al mes, y no estás obligado a contratar por un año el servicio. Este paquete incluye todos los servicios en la nube de Google como la suite ofimática, drive, gmail, calendar, hangouts, google + y google sites, además te otorga 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario y todo eso es posible de utilizar desde cualquier navegador web.

En el caso del paquete “Enterprise”, este añade más almacenamiento en la nube, llegando a 1TB por usuario (si son menos de 5 usuarios) o ilimitado (si son más de 5 usuarios)  y ofreciendo algunos servicios añadidos como auditorías de las actividades de tu equipo de trabajo, archivero chats y correos electrónicos, etc. Este paquete tiene un costo de $186 MXN por mes y tampoco estás obligado a cumplir con un año de servicio.

 

La diferencia importante entre la oferta de Google y la de Microsoft es que la primera es más intuitiva, sencilla de usar para el usuario y te ofrece un periodo de prueba gratuita por 14 días, en el caso de la segunda es que todo lo puedes encontrar desde la misma interfaz, por lo que te será más sencillo encontrar las herramientas necesarias para el tipo de tareas que quieres ejecutar, además, Google aún no cuenta con una herramienta para asignar y dar seguimiento a las tareas al estilo de Asana o Trello como si la tiene Microsoft Teams.

Lo importante aquí es valorar qué tipo de herramientas necesitas para poder trabajar mucho mejor con tu empresa, sin embargo, creemos que con el paquete Essential es más que suficiente para poder trabajar de manera más organizada, productiva y desde cualquier dispositivo invirtiendo mucho menos dinero que con los demás esquemas de pago. Pero las opciones de Google son mucho más económicas y suficientes si cuentas con un grupo de trabajo pequeño, así que valora qué es lo que tu empresa necesita.

¿Usarias Microsoft Teams para implementarlo en tu pequeña o mediana empresa?

 

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