Conoce los puntos clave que debes considerar para evitar errores durante el llenado de tus nuevas Facturas Electrónicas

Se acabó el plazo, desde el pasado 1 de enero, el uso de la nueva Factura Electrónica es obligatorio. Seguramente ya estás trabajando para generar tus nuevos comprobantes, y aunque tienen muchas ventajas, todavía son muchas las dudas que existen sobre la información que debemos incluir o las nuevas reglas de validación.

Para que puedas emitir tu primer CFDI 3.3 sin errores, aquí te compartimos una guía básica de cinco pasos.

1. Asegúrate de que cuentas con la plataforma adecuada

Lo primero que tienes que hacer es comunicarte con tu actual proveedor de emisión de Facturas Electrónicas, y realizar los pasos necesarios para migrar al formato 3.3. Por ejemplo, algunas empresas piden la actualización de los sistemas para realizar la migración, y toda la información histórica (como el sello digital, los comprobantes anteriores o los datos de los clientes). Si tienes dudas, aprovecha para optar por un nuevo servicio, que sea más eficiente, fácil de usar y que te de tranquilidad sobre el proceso de timbrado y validación.

2. Confirma las claves de tus productos y servicios, y la clave de unidad

Éstos son algunos de los puntos que han despertado mayor confusión. Aunque la responsabilidad final sobre la veracidad de la información es del emisor del comprobante, lo recomendable es que consultes a tus clientes sobre la información que vas a incluir en estos campos. Ten en cuenta que el catálogo publicado por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) incluye más de 52,000 claves de productos y servicios (estandarizadas internacionalmente), con su correspondiente clave de unidad. Para encontrar la información correcta, el SAT publicó la siguiente herrramienta.

3. Ten a la mano la información sobre el método de pago

Otra novedad importante del nuevo CFDI 3.3 que debes tener en cuenta. Ahora, a menos que una Factura sea abonada en el mismo día de su emisión, tendrás que especificar que habrá un “pago en parcialidades o diferido”. Y emitir un recibo o complemento de pagos cuando el comprobante quede saldado. Confirma el dato con tu cliente para evitar tener que cancelar el documento y tener que generar uno nuevo.

4. ¿Cuál será el uso de CFDI?

Aquí un dato que deberá proporcionarte el cliente. Esta clave presenta opciones como “D01. Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios” o “G.1. Adquisición de mercancías”. Por ahora, el SAT está aceptando el más general “G03. Gastos en general”, pero con el tiempo deberás ser más específico. Según explicó el organismo, el objetivo de incluir este campo es fiscalizar de una manera más efectiva la compra, venta y circulación de mercancías.

5. Especifica los impuestos

Ahora, en cada factura habrá que especificar el valor total, el impuesto o retención que se aplicó, el importe y la tasa correspondiente. En este punto, apóyate con tu contador (sobre todo cuando las tasas impositivas sean variables), para que los subtotales y totales cuadren. Como en el punto anterior, el objetivo de la autoridad tributaria es conocer con mayor detalle la actividad económica de los contribuyentes y combatir la evasión.

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El 1ro. de Julio del 2017 entró en vigor la emisión de comprobantes fiscales de recepción de pagos para la nueva versión 3.3 y a partir del 1ro. de abril del 2018 será obligatoria su emisión.

Este complemento debe emitirse en los casos de operaciones con pago en parcialidades o cuando al momento de expedir el CFDI no se reciba el pago de la contraprestación.

Recordando que la interfaz entre Aspel-Banco y Aspel-SAE consiste en que Aspel-BANCO realiza el registro de los pagos de las compras y el cobro de las facturas capturadas en Aspel-SAE, en este documento se describen los pasos que te ayudarán a validar que la interfaz esté habilitada y posteriormente elegir la manera de capturar la recepción de pagos de acuerdo con tus necesidades

Aspel-Banco 4.0 no realiza el timbrado del complemento de recepción de pagos.

Para consultar los sistemas que están preparados para emitir recibos electrónicos de pagos te invitamos a consultar el documento E011. Sistemas Aspel con emisión de recepción de pagos en nuestra base de conocimientos.

Desde Aspel-BANCO sí es posible realizar la recepción de pagos, pero es Aspel-SAE el sistema que se encargará de timbrarlo.

Para cumplir con esta obligación sigue estos pasos:

1. Configuración de parámetros del sistema:
2. Asignación de CxC en conceptos bancarios.
3. Decide la forma en que capturarás la recepción de tu pago.

A continuación se describe cada uno.

1. Configuración de parámetros del sistema:

Ingresa a tu sistema Aspel-BANCO

Menú Configuración / Parámetros del sistema / Interfaces Aspel

7. a) Habilita la casilla Interfaz con Aspel SAE en la pestaña Datos generales en el campo Empresa se debe validar el número de empresa con la cual existirá la interfaz en Aspel SAE 7.0.

2. Asignación de CxC en conceptos bancarios.

Menú Archivo / Conceptos

1. a) Los conceptos bancarios relacionados con clientes se deben relacionarse con algún concepto de CxC.

                     Figura 2- Asignación de CxC en conceptos bancarios en Aspel Banco

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Antecedentes

De acuerdo al Art. 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) los contribuyentes deben emitir factura electrónica (CFDI) por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que perciban,por el pago de sueldos y salarios o por las retenciones de impuestos que efectúen. Dentro de estas operaciones se encuentran aquellas en las que se recibe algún importe por concepto de anticipo
para una operación futura.
Fiscalmente, se entenderá por anticipo cuando se reciba un pago en donde:

 No se conoce o no se ha determinado el bien o el servicio que se va adquirir o el
precio del mismo.
 No se conoce o no se ha determinado el bien o el servicio que se va adquirir ni el
precio del mismo.

No se considera anticipo:

 La entrega de una cantidad por concepto de garantía o depósito, por ejemplo, el pago
que se realiza como garantía en la renta de un inmueble.
 En el caso de operaciones en las cuales ya exista acuerdo sobre el bien o servicio que
se va a adquirir y de su precio, estamos ante una venta en parcialidades y no ante un
anticipo.

Con base en la guía de llenado del Anexo 20, se tienen dos opciones para realizar la emisión y aplicación de CFDI por anticipos:

 Aplicación mediante un CFDI de Egreso (Nota de crédito).
 Aplicación mediante descuentos por partida.

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Uno de los más grandes retos para este 2018 es la entrada de la ya conocida factura 3.3. Un problema con el que muchos se han encontrado es poder identificar la clave del producto o servicio que dan, sobre todo en empresas que son muy especializadas.

El SAT dio a conocer hace bastante tiempo una aplicación que se puede usar para buscar nuestra clave de nuestro producto o servicio. En esta aplicación se pueden buscar todas las claves de los productos o servicios que permite la versión de CFDI 3.3

Como encontrar mi clave de producto o servicio

Usar esta herramienta es muy sencillo, aunque existen 2 formas de encontrar la clave de tu producto o servicio. La primera es a través de las diferentes divisiones que hay:

• Aquí seleccionas si es un producto o servicio.
• División. Ya que seleccionaste el tipo, podrás seleccionar la división. A partir de aquí deberás poner especial atención a qué te dedicas a vender.
• Este se desplegará según la división que hayas puesto.
• Finalmente, la clase es la que puedes colocar sin llegar al último código de la clave. Este es el que define a qué te dedicas.

Este método puede ser confuso para quienes no tienen bien claro qué es lo que venden, o por el hecho de que existen nombres de categorías que no tienen mucha relación, de primera vista.

La otra forma de buscar nuestra clave de producto o servicio es a través de la búsqueda que también se encuentra en el mismo sistema.

Aquí solo tenemos que buscar lo que vendemos, pero debemos ser objetivos, pues si lo que vendemos son muebles hechos de madera, no buscaremos “madera”, sino que buscaremos la palabra muebles. Entonces, veremos un gran número de opciones a elegir. Aquí es donde tú, o el dueño de la empresa deben tener bien claro qué es lo que venden. ¿Venden muebles para casas? ¿Muebles de camping? ¿Muebles de autopistas?

Justamente aquí es el punto en donde quería llegar, pues, aunque el catálogo de claves es muy extenso, se hace más chico desde el momento en que sabemos qué vendemos.

Sé objetivo en la búsqueda de tu clave de producto o servicio

A veces nos encerramos tanto en lo que decían las facturas anteriormente y perdemos de vista el verdadero objetivo de lo que vende la empresa. Un claro ejemplo son las promociones. Hay muchas empresas que se dedican a vender “Promociones”. Sí, está bien, pero ¿qué tipo de promociones? Hay algunas promociones que lo que hacían era contratar a gente para promocionar un producto o servicio, y adivina qué, eso es outsourcing. Si buscas esta palabra encontrarás la clave del servicio que buscabas, o quizás no.

Quizá lo que vendías eran promociones a través de catálogos, o quizá vendías materiales promocionales, pero si buscas “promociones” no vas a encontrar nada.

Un buen tip que puedes usar es revisar el acta constitutiva o el alta del SAT para guiarte de lo que debes buscar.

Buscar la clave de producto o servicio es más de sentido común que otra cosa. No pierdas de vista a lo que realmente te dedicas, pues quien debe definir esta clave de servicio o producto debe ser una persona que conozca íntegramente el negocio, y ese alguien generalmente es el dueño de la empresa, o el contador.

Si tienes duda de qué clave debes usar, puedes dejarnos tu comentario y te recomendaremos la mejor opción.

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La autoridad fiscal dio a conocer las fechas en las que podrán presentarse actualizaciones a las guías de llenado de CFDI conforme al Anexo 20, ¡actualízate!

El lunes 8 de enero de 2018, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer a través de su portal de Internet, la última versión del calendario de actualizaciones a las Guías de llenado del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Dicho calendario muestra las diferentes fechas de las revisiones a dichas guías durante 2017 y 2018.

Asimismo, dichos calendarios de revisión de las Guías señalan que la próxima revisión a las mismas corresponderá al semestre de enero a junio de 2018 y establece que cualquier cambio se publicará el 6 de julio de 2018, por lo que el SAT no está previendo efectuar  actualizaciones durante el primer semestre de 2018 por lo que respecta a las Guías de llenado del CFDI.

A continuación presentamos el calendario de publicaciones al Anexo 20 para que estés atento a las modificaciones y realices las adecuaciones pertinentes a tus Sistemas Contables.

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