Si el 2023 se trataba de la promesa de la IA, el 2024 será todo sobre
la prueba.
Las organizaciones que han adoptado la IA generativa ya están viendo
los beneficios. Según nuestro último Índice de Tendencias de Trabajo, el 70 por ciento
de los usuarios de Microsoft Copilot dijo que, después de solo tres meses, fue más
productivo y el 68 por ciento dijo que mejoró la calidad de su trabajo. ¿Y los usuarios
más eficientes de Copilot? Ahorraban más de 10 horas al mes.
Pero estos aumentos de productividad solo se producen cuando las empresas
adoptan un enfoque intencional y programático para su implementación.
«Convertirse en una organización con tecnología de IA no sucede con solo tocar
un interruptor», dice Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Aplicaciones
Empresariales y Trabajo Moderno de Microsoft. “La IA es diferente de cualquier
tecnología que hayamos visto antes, por lo que requiere una estrategia única para
implementarla y fomentar la adopción. Las organizaciones que adopten una postura
bien pensada y deliberada serán las que disfrutarán de los beneficios de la IA”.
Aquí hay cinco pasos para concretar su implementación de IA, junto con lecciones
clave de las empresas que lideran la carga.
Ordene sus datos
Lo que aprendimos
La magia de Copilot es su capacidad para razonar sobre todos los datos y contenidos
de su organización, lo que le permite entregar respuestas personalizadas, pertinentes
y procesables. Hereda automáticamente sus permisos de datos y seguridad de
Microsoft 365 existentes. Por esto, es fundamental que tenga prácticas sólidas
para la administración de contenido y la gobernanza de datos antes de comenzar
la implantación.
La futurista Amy Webb aconseja a los líderes que pregunten a sus equipos:
“¿Cuándo fue la última vez que hicieron una auditoría de datos?” Si quiere un
futuro en el que pueda obtener el valor total de la IA, dice, necesita apuntalar
su infraestructura interna. ¿Están etiquetados correctamente todos los archivos
confidenciales? Querrá asegurarse de que sus datos estén etiquetados correctamente
para que solo aquellos que deberían tener ojos en un archivo tengan acceso.
Lo que los primeros usuarios están haciendo bien
En la altamente regulada industria de servicios financieros, la seguridad es una
prioridad. “Queríamos encontrar una solución de IA que nos proporcionara grandes
beneficios de ahorro de tiempo sin hacernos sentir que nos estábamos poniendo
en un riesgo innecesario”, señala Vicki Holman, propietaria de una plataforma
de colaboración en Hargreaves Lansdown, una empresa de servicios financieros
con sede en el Reino Unido. Con Copilot para Microsoft 365, “encontramos una
alternativa altamente segura a las soluciones de IA que los empleados estaban
usando fuera de nuestro entorno bien protegido”.
Debido a que Copilot hereda automáticamente las directivas de seguridad,
cumplimiento y privacidad de una organización para Microsoft 365, Holman
y sus colegas confiaban en que su nueva apuesta de IA salvaguardaría sus
datos. “Tuvimos tranquilidad al usar Copilot porque ya tenemos nuestras
licencias Microsoft 365 E5, y somos bastante maduros en términos de
seguridad y cumplimiento que ya tenemos en su lugar”.
Ilustración por Leonardo Betti
Para crear una organización con
tecnología de IA, los dirigentes tienen
que ayudar a sus equipos a adoptar
modos de pensar y hábitos nuevos.
Antes de comenzar cualquier proyecto,
documento, correo electrónico o
presentación, primero pregúntese: ¿cómo
puede ayudarme la IA con esta tarea?
Realice el despliegue de manera deliberada.
Lo que aprendimos
Para maximizar el retorno de su inversión en IA, deberá asegurarse de que las
primeras personas que tengan acceso sean las que obtengan el mayor valor.
Con Copilot, hemos descubierto que una estrategia con tres ejes es
la más eficaz:

Entregue la tecnología a equipos enteros dentro de una función empresarial
específica, como atención al cliente o ventas. De esa manera, pueden compartir
conocimientos y aprender unos de otros, lo que multiplica el impacto de
la tecnología.
Asigne los puestos restantes a diversos cargos y niveles, desde altos ejecutivos
hasta administradores de TI y directores de proyectos. Recomendamos que
la mayoría de los puestos sean para empleados no ejecutivos.
Defina objetivos claros de cómo usará la nueva tecnología cada equipo.
Por ejemplo, “reducir el volumen de incidentes” para la atención al cliente.
Esto ayudará a guiar a los empleados hacia las necesidades empresariales
más apremiantes.
Lo que los primeros usuarios están haciendo bien
La empresa multinacional de tecnología Lumen Technologies primero dio Copilot
a sus equipos de servicio al cliente, ventas y experiencia del cliente. El equipo de
atención al cliente está usando la IA para exponer las políticas pertinentes, resumir
los tickets y obtener acceso a las instrucciones de reparación paso a paso de los
manuales, mientras que los equipos de ventas y experiencia del cliente lo utilizan
para enriquecer las interacciones con los clientes con mayor profundidad y contexto.
“Nuestra gente está viendo mejoras inmediatas en la productividad con Copilot”,
dice la CEO Kate Johnson, lo que en última instancia les ayuda a servir mejor
a sus clientes y hace que sea más fácil hacer negocios con ellos.
Identifique a los líderes que marcarán el camino.
Lo que aprendimos
Los defensores de la IA son personas influyentes internamente: muestran
exactamente cómo Copilot puede ayudar en su trabajo diario y entusiasmar a sus
amigos y colegas del trabajo para que lo prueben ellos mismos (no se requiere

códigopromocional). Pida a los gerentes que identifiquen a un usuario avanzado

de su equipo para que sea un representante y capacite a estos defensores para
dirigir capacitaciones internas, como una sesión de Copilot 101 para vendedores,
y crear demostraciones rápidas en video que puedan difundirse orgánicamente
en toda la empresa.
Otra idea, del profesor de Wharton y experto en IA Ethan Mollick: “No creo que
sea negligente como líder de una empresa Fortune 1000 a gran escala al tomar al
20 por ciento de las personas más creativas de su empresa, exigir que todos usen
IA durante una semana y dar un premio de un millón de dólares a quien encuentre
la mejor manera de automatizar partes de su trabajo. Todo mientras promete
que no va a despedir a nadie como resultado de esto”.
Por supuesto, eso no será factible para muchas empresas. Otra forma de empezar:
pida a sus líderes internos que filmen videos cortos al estilo de las redes sociales
sobre sus formas favoritas de usar la IA en su trabajo y compártalos con su gente
por correo electrónico ordinario o envíos de Teams.
Lo que los primeros usuarios están haciendo bien
Nuestros primeros campeones de Copilot en Microsoft están descubriendo
formas ágiles de compartir sus habilidades (y su pasión) entre equipos, escalando
rápidamente los hábitos de IA y ayudando a todos a aprender. Han dirigido
talleres de demostración virtuales, sesiones de Pregúntame lo que sea y consejos
de Copilot, canales de Teams donde comparten sus mensajes favoritos. ¿Una de
las iniciativas más impactantes hasta la fecha? Sesiones de capacitación específicas
de la función, donde cada campeón dirigió una capacitación interactiva orientada
al trabajo diario en, por ejemplo, marketing. “Los campeones de base han sido clave
para la adopción de Copilot”, dice Daniel Vargas, director sénior de marketing de
productos y embajador no oficial de Copilot en Microsoft. “Cuando las personas
incorporan la IA en su trabajo diario y comparten las cosas que han hecho con ella,
ayuda a otros a ver el potencial y los inspira a explorar la tecnología por sí mismos”.
Priorice la capacitación.
Lo que aprendimos
Sin una capacitación continua, la IA no generará una diferencia clara en los
resultados. Por eso es vital crear (y mantener en el tiempo) espacios virtuales
para que las personas puedan compartir consejos, hagan preguntas y encuentren
recursos. A.J. afirma que las organizaciones deben fomentar que las personas
compartan con sus equipos las mejores instrucciones de IA. Brush de Investigación
de Microsoft, que mantiene una lista de sus favoritos que obtiene de sus compañeros
de trabajo. (Una buena que escuchó recientemente: “Reviso mis correos electrónicos
marcados y clasifico los cinco primeros en importancia”). Copilot Lab, nuestra
colección de consejos rápidos y orientación rápida, puede ayudar a las empresas
a desarrollar ese músculo.
Lo que los primeros usuarios están haciendo bien
Para sacar el máximo provecho de Copilot, Morula Health, una pequeña empresa
que brinda servicios de escritura médica regulatoria a la industria de la salud, ha
estado construyendo su propia biblioteca rápida. Compartir mensajes excelentes
ayuda al equipo a ahorrar tiempo, ya que usan Copilot para mantener los elementos
de acción en el buen camino, escribir los primeros borradores de blogs y redactar
documentos. Ese proceso, dice Philip Burridge, director de operaciones y estrategia
de Morula, “garantiza una salida sostenida de alta calidad, lo que nos permite
integrar sin problemas la tecnología sin comprometer la coherencia”.
Ayude a las personas a crear nuevos hábitos de trabajo.
Lo que aprendimos
Para crear una organización con tecnología de IA, los dirigentes tienen que ayudar
a sus equipos a adoptar modos de pensar y hábitos nuevos. Antes de comenzar
cualquier proyecto, documento, correo electrónico o presentación, primero
pregúntese: ¿cómo puede ayudarme la IA con esta tarea?
Trabajar eficazmente con la IA requiere la capacidad de delegar, ejercer
buen juicio y aplicar experiencia en la materia; en otras palabras, debe
pensar como un gerente. También tendrá que volver a aprender a buscar.
En nuestra encuesta global de 18.100 personas, los encuestados dijeron que
pasan más tiempo buscando información (27 % de su día) que creando (24 %),
comunicándose (24 %) o consumiéndola (25 %). La IA alivia esta molestia al
escanear todo su universo de datos (correos electrónicos, reuniones, chats,
documentos y más, además de la web) para encontrar lo que está buscando.
Lo que los primeros usuarios están haciendo bien
En la división Crop Science de Bayer, una empresa global centrada en la salud
y la agricultura, los investigadores y científicos de datos pueden usar algunas frases
clave en Copilot en Teams para localizar rápidamente estudios y modelos predictivos
en otros lugares de la empresa. A través de un complemento personalizado de
Teams, Copilot no solo llama a los modelos relevantes, sino que identifica quién
es responsable de la investigación, lo que facilita la conexión con la fuente experta
en un tema específico.
En un caso, un investigador en los Estados Unidos estaba trabajando en un proyecto
que requeriría una cantidad significativa de tiempo para completarse. Al utilizar Copilot
para investigar otros modelos que se están creando en la empresa, el investigador
identificó un modelo predictivo desarrollado por un investigador en Alemania, evitando
que se desarrollara un modelo duplicado. Eso ahorró de dos a tres meses de trabajo
y aceleró el tiempo necesario para entregar una solución a los agricultores.
Y en la agencia de publicidad global dentsu, Copilot ha cambiado completamente
los flujos de trabajo. «Antes, nos sentábamos con un cliente en una sala para una
sesión de ideación, proponíamos ideas juntos, tomábamos esa información y, días
o semanas después, volvíamos con visualizaciones creativas de estas ideas», señala
James Thomas, director global de tecnología de Dentsu Creative. “Con Copilot, ya
tenemos imágenes e ideas preliminares de cómo podrían verse las cosas con el
cliente en la sala, lo que significa que podemos llegar a la idea correcta más rápido”.

La IA puede transformar su organización, pero solo si la adopta con intención
y estrategia. Y aunque no existe un enfoque único para hacerlo bien, estos
conocimientos pueden ayudar a guiar a los líderes que desean aprovechar
al máximo su inversión en IA.