Top 20 Use Cases for Copilot for Marketing Professionals

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¿Qué es el IVA y cómo funciona en México?

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un gravamen básico en la estructura de recaudación fiscal de México, y en prácticamente todo el mundo. Más de 170 países implementan el IVA o un impuesto similar sobre el valor añadido a bienes y servicios, debido a la eficiencia que tiene para recaudar fondos. 

El IVA en México es un impuesto federal e indirecto. ¿Qué significa? Al ser federal es recaudado, regulado, fiscalizado y distribuido por el Gobierno Federal para financiar gastos a nivel nacional, en términos de infraestructura, salud, educación, seguridad, entre otros. 

Por otro lado, es indirecto porque no aplica sobre los ingresos de los contribuyentes, sino que es un impuesto sobre el valor agregado en cada etapa de la cadena productiva hasta llegar al consumidor final, siendo trasladado a este. 

El Impuesto al Valor Agregado está regulado por la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), la cual establece disposiciones generales sobre su causación, acreditamiento, exenciones y obligaciones fiscales. Dentro de la misma, se incluyen y determinan las 3 tasas aplicables del IVA en el país, que veremos más a profundidad más adelante. 

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¿Para qué sirve el IVA?

El Impuesto al Valor Agregado es una de las principales fuentes de ingresos para el Estado ya que, al ser de carácter federal, se aplica de manera uniforme en todo el país. Su recaudación permite financiar programas sociales, de educación, salud, entre otros servicios públicos esenciales que benefician a la población mexicana. 

Su objetivo es aumentar la recaudación tributaria mediante la aplicación de un gravamen al valor agregado en las distintas fases de producción y comercialización, tanto para compras nacionales como internacionales. Esto significa que cada empresa o prestador de servicios que interviene en la cadena de valor debe recaudar el IVA y enterarlo al fisco, garantizando una contribución equitativa

Igualmente, el IVA permite una mejor distribución de la carga fiscal, ya que los consumidores finales son quienes absorben el costo del impuesto, mientras que las empresas pueden acreditar el IVA que pagan en la adquisición de bienes y servicios necesarios para su operación. 

características del Impuesto al Valor Agregado

¿Estás al tanto del nuevo valor de la UMA 2025?

Tipos de IVA

Como mencionamos anteriormente, en México hay 3 tipos de IVA, dependiendo de la tasa aplicable, y una serie de bienes y servicios exentos de IVA. 

  • Tasa general: porcentaje del 16% aplicado a la mayoría de los bienes y servicios. 
  • Tasa de zonas fronterizas: tasa reducida del 8% aplicado para contribuyentes con domicilio fiscal, sucursal, agencia o establecimiento en la región fronteriza norte.  
  • Tasa Cero: aplicada a productos y servicios esenciales enlistados en el artículo 2-A de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. La tasa Cero implica un porcentaje nulo, significando que no generan un costo adicional para el consumidor final. Algunos ejemplos son: 
    • Alimentos y productos básicos, como productos agrícolas y pecuarios no industrializados, así como alimentos para el consumo humano y animal, con excepciones. 
    • Medicinas de patente.
    • Agua no gaseosa y hielo. 
    • Insumos agrícolas y ganaderos. 
    • Libros, periódicos y revistas que editen los propios contribuyentes. 
    • Productos menstruales, como toallas sanitarias, tampones y copas menstruales. 

Adicionalmente, existen algunos bienes y servicios, como la educación o el alquiler de vivienda, que están exentos de IVA, por lo que no causan el impuesto. A diferencia de la Tasa Cero, los exentos no están sujetos a la obligación de informar o declarar. 

¿Qué es el IVA trasladado?

El IVA trasladado es el impuesto que las empresas deben agregar al precio de los productos y servicios que comercializan en México, de acuerdo con la normativa vigente. Este monto es recaudado por el negocio al momento de la venta y, posteriormente, debe ser enterado al Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

El IVA trasladado es fundamental en la contabilidad de cualquier empresa, ya que forma parte del flujo de efectivo y debe ser registrado correctamente para evitar inconsistencias fiscales. Cuando una empresa genera ingresos por la venta de productos o la prestación de servicios, el IVA trasladado se suma al precio final que debe pagar el consumidor.  

Después, al realizar la declaración, la empresa debe restar el saldo del IVA acreditable (el impuesto pagado en sus gastos e insumos) del IVA trasladado

¿Qué es el IVA acreditable y cómo se utiliza?

El IVA acreditable es aquel que las empresas y personas físicas con actividad empresarial pueden restar del impuesto que deben pagar al SAT. Es el IVA que se paga en la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación de su negocio.  

Al presentar su declaración mensual, los contribuyentes restan el IVA acreditable del IVA trasladado para pagar la diferencia o, en su defecto, tener un saldo a favor que les sea devuelto. 

En relación, el artículo 6o de la LIVA establece que: 

Cuando en la declaración de pago resulte saldo a favor, el contribuyente únicamente podrá acreditarlo contra el impuesto a su cargo que le corresponda en los meses siguientes hasta agotarlo o solicitar su devolución. Cuando se solicite la devolución deberá ser sobre el total del saldo a favor 

Los saldos cuya devolución se solicite no podrán acreditarse en declaraciones posteriores.

Por otro lado, el artículo 5o establece unos requisitos que se deben cumplir para que el IVA sea acreditable. Algunos de los requisitos son: 

  • Corresponda a bienes y servicios indispensables para la realización de actividades. 
  • Que el IVA haya sido trasladado expresamente al contribuyente. 
  • Que el IVA trasladado haya sido efectivamente pagado en el mes de que se trate. 
  • Entre otros. 

¿Cómo sacar el IVA?

Para calcular el IVA es necesario conocer la tasa aplicable, pero es un proceso muy sencillo. Considerando que solo tenemos el IVA general del 16% y el reducido de 8%, solo debes multiplicar el valor del bien o servicio por la tasa correspondiente y sumarlo al total

Por ejemplo, supongamos que un producto cuesta $1,500.00 sin IVA, pero está sujeto a la tasa general del 16%, entonces: 

  1. Multiplicamos 0.16 x 1,500 = 240 
  2. Sumamos 240 + 1,500 = 1,740

El precio total con IVA a pagar es de $1,740.00.

Importancia del IVA

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es fundamental en los sistemas fiscales de muchos países, incluido México. Su importancia radica en aspectos que impactan tanto a empresas como a consumidores, y contribuye significativamente al desarrollo del país. Especialmente porque grava tanto a personas físicas como a personas morales.

importancia del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
  1. Es una de las principales fuentes de ingresos para el gobierno. Al ser un impuesto que grava el consumo de bienes y prestación de servicios, proporciona una base tributaria amplia y estable para el Estado. 
  2. Incentiva a las empresas a formalizarse y emitir facturas para acreditar el IVA pagado en sus compras y reducir su carga fiscal. 
  3. Actúa como un estabilizador económico para que el gobierno tenga una fuente de financiamiento más predecible para hacer frente a las fluctuaciones económicas. 

¿Por qué es importante entender el IVA?

Comprender el Impuesto al Valor Agregado es esencial para aprovechar los beneficios que implica.  

El IVA es fundamental en la contabilidad de cualquier empresa. Entender su cálculo, registro y acreditamiento permite llevar un control preciso de los ingresos y egresos, facilitando la elaboración de estados financieros, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y aprovechar los beneficios de un saldo a favor para solicitar la devolución del impuesto. 

Además, al conocer los tipos de IVA, la base imponible y las exenciones permite tomar decisiones estratégicas sobre precios, costos y productos para optimizar la rentabilidad de empresas y emprendimientos. 

Por otro lado, entender los aspectos legales del IVA es fundamental para evitar multas y sanciones por incumplimiento. Para  

De frente a los consumidores, comprender cómo se calcula el IVA incluido en el precio total, les permite hacer compras más informadas y comparar precios de forma más eficiente. 

En resumen, entender el IVA es crucial para un funcionamiento eficiente de la economía del país. 

¿Qué pasa si no pagas el IVA?

Si un contribuyente sujeto a presentar la declaración del IVA falla en hacerlo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) impone una serie de sanciones por el incumplimiento.

Por un lado, y de acuerdo con los artículos 81 y 82 del Código Fiscal de la Federación (CFF), se establecen las siguientes multas por cada caso: 

  • Por no presentar la declaración: $1,810.00 a $22,400.00. 
  • Por presentar la declaración fuera del plazo: $1,810.00 a $44,790.00 

Ante la duda, los montos actualizados de las multas las puedes encontrar en el anexo 5 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. 

Adicionalmente, el artículo 21 del CFF señala que, al no pagar las contribuciones en tiempo, se realizarán actualizaciones y recargos que sumarán al monto total.  

Cuando no se cubran las contribuciones o los aprovechamientos en la fecha o dentro del plazo fijado por las disposiciones fiscales, su monto se actualizará desde el mes en que debió hacerse el pago y hasta que el mismo se efectúe, además deberán pagarse recargos por concepto de indemnización al fisco federal por la falta de pago oportuno.

Evita problemas con la autoridad fiscal manteniendo el control de tus retenciones, cálculos y generación de reportes necesarios para el aplicativo mensual del IVA con una solución digital como Aspel COI.

Desde el sistema de contabilidad integral podrás configurar una serie de reportes automatizados en materia de IVA, como: 

  • IVA acreditable. 
  • IVA retenido en operaciones con terceros. 
  • IVA devuelto. 
  • IVA trasladado. 
  • IVA retenido por ingresos cobrados. 
  • Entre otros. 

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Explorando la Resolución Miscelánea Fiscal 2025: cambios y recomendaciones para tu negocio

Para un poco de contexto, la Resolución Miscelánea Fiscal para 2025 y sus anexos 1, 5, 8, 15, 19 y 27 fueron publicados el 30 de diciembre de 2024 en el Diario Oficial de la Federación (DOF), iniciando y teniendo una vigencia del 1 de enero de 2025 al 31 de diciembre del mismo año. Estamos iniciando el año y es el momento ideal para conocer los cambios fiscales más relevantes para este nuevo año.

Toma en cuenta que, conforme pasen los meses, puede haber modificaciones. Si eres un empresario, recuerda buscar asesoría profesional para cualquier duda específica y ayuda personalizada a tu situación.

Considera este artículo como una guía a la cual volver para un panorama general de las disposiciones vigentes en la Resolución Miscelánea Fiscal.

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¿Qué es la Resolución Miscelánea Fiscal?

Si eres un contador, seguro sabes a la perfección la respuesta; si eres un emprendedor, tal vez sea un tema que todavía causa dudas, pero no te preocupes, en este artículo lo tendrás todo para dominar a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).

Para hablar de la Resolución, debemos meter en la conversación al Código Fiscal de la Federación. En su artículo 33, establece que las autoridades deben publicar anualmente las resoluciones que establezcan las disposiciones de carácter general, es decir, la Resolución Miscelánea Fiscal.

Estamos hablando de un documento que no genera obligaciones ni cargas adicionales, su objetivo es aclarar y orientar a los contribuyentes sobre la aplicación de las disposiciones fiscales. Por otro lado, es la herramienta principal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para actualizar las disposiciones y consolidar los cambios hechos a las leyes fiscales durante el año.

La Resolución Miscelánea Fiscal reúne todas las disposiciones en materia de impuestos, aprovechamientos, contribuciones, entre otros, simplificando el acceso a la información. Además, agrupa y sistematiza las disposiciones administrativas para que los contribuyentes tengan una visión integral de las obligaciones y el procedimiento fiscal, facilitando la consulta y el cumplimiento.

Te recomendamos: «Tablas ISR 2025»

Importancia de la Resolución Miscelánea Fiscal para empresas y emprendimientos

Si te preguntas qué tiene que ver la Resolución Miscelánea Fiscal con tu negocio, déjame decirte que es la herramienta básica para asegurar una correcta gestión contable y fiscal, así como para garantizar el cumplimiento fiscal.

Gracias a que desmenuza a la información y da claridad en cuanto a la interpretación y aplicación de las leyes fiscales, se convierte en la guía perfecta para evitar cualquier problema con el SAT y mantenerse actualizado en cuanto a las modificaciones generales, procedimientos, multas, entre otros temas.

Combinar el conocimiento y correcto manejo de la RMF vigente con soluciones digitales contables, como Aspel COI, que simplifiquen la aplicación correcta de las disposiciones fiscales, tendrás lo necesario para cumplir en forma con las obligaciones fiscales, manteniendo una buena relación con la autoridad fiscal.

Además, la Resolución Miscelánea Fiscal te permite aprovechar beneficios fiscales y facilidades administrativas que puedes aplicar a tu negocio, como prórrogas, opciones de pago o estímulos fiscales específicos. Al conocer y aplicar correctamente las disposiciones puedes optimizar tu carga tributaria.

Impacto en la gestión fiscal y contable

Específicamente, en cuanto a gestión fiscal y contable, la RMF:

  • Da guías para la emisión y recepción de facturas electrónicas.
  • Establece los requisitos para los registros contables electrónicos.
  • Influye en las estrategias de planificación fiscal.

Relevancia para el cumplimiento de obligaciones fiscales

La relevancia que tiene la Miscelánea Fiscal para el cumplimiento fiscal se rige en que:

  • Define los procedimientos para las declaraciones y realizar el pago de impuestos.
  • Establece las multas y penalizaciones específicas por incumplimiento.
  • Regula los procesos para las revisiones fiscales por parte de las autoridades.

Introducción a la Resolución Miscelánea Fiscal 2025

Como mencionamos anteriormente, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) se publica cada año, presentando puntos destacables con cada nueva versión vigente.

La Resolución Miscelánea Fiscal para 2025 y sus anexos incluyen, en términos generales, las mismas reglas que en la RMF 2024. Pero si tienen una serie de cambios que no deben pasar desapercibido, especialmente en cuanto a:

  • Régimen Simplificado de Confianza para Personas Físicas.
  • Registros y avisos fiscales.
  • Lineamientos y reglas en materia de:
    • Deducibles.
    • Inversiones.
    • Fideicomisos.

Evolución histórica de la miscelánea fiscal

La Resolución Miscelánea Fiscal comenzó a publicarse en 1980, funcionando como una herramienta para que las autoridades fiscales pudieran emitir reglas y disposiciones administrativas que complementaran a las leyes fiscales. Desde entonces, se ha publicado anualmente para incorporar las actualizaciones y modificaciones en función de las políticas fiscales y las necesidades del SAT.

evolución de la resolución miscelánea fiscal

¡Entérate del nuevo valor de la UMA 2025!

¿Cuáles son los principales cambios en la Resolución Miscelánea Fiscal 2025?

  • Registro Federal de Contribuyentes (RFC) para mexicanos en el extranjero

Se agregaron lineamientos para contemplar el registro de mexicanos en el extranjero sin obligaciones fiscales en México, por medio de la ficha 321/CFF: “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas a través de oficina virtual”.

  • Aviso de modificación o incorporación de socios o accionistas en la estructura orgánica de una persona moral

Se incluye una obligación que establece incluir el número de acciones, partes sociales, certificados de aportación o cualquier nombre con que se le reconozca a las participaciones en el capital social al aviso de modificación o incorporación de los socios o accionistas que conforman la estructura orgánica de una persona moral, para que el sistema realice un cálculo automatizado del porcentaje de participación.

  • Eliminación de la ficha de trámite 127/ISR

Se elimina la ficha de trámite 127/ISR relativa al aviso del acta de asamblea protocolizada para informar sobre la suscripción (compromiso de adquirir acciones) y pago de capital (aportación del dinero o bienes correspondientes), una vez enajenadas las acciones a costo fiscal. Queda vigente la ficha 78/ISR de solicitud de autorización para enajenar acciones a costo fiscal, a la cual se le adiciona el aviso para presentar el acta de asamblea.

  • Requisitos para la emisión de monederos electrónicos

Para solicitar la autorización de emitir monederos electrónicos para combustible y/o para vales de despensa, adicional al requisito de estar al corriente de las obligaciones fiscales, la persona moral, sus socios, accionistas, entre otros, no deben:

  • Estar sujetos a una causa penal,
  • Vinculados a un procedimiento penal, o
  • Tener sentencia condenatoria firme por la comisión de algún delito.
  • Requisitos y lineamientos para donatarias autorizadas

Se adiciona la sección “De las demás personas morales con fines no lucrativos” a la Resolución Miscelánea Fiscal 2025, sobre las personas morales autorizadas para recibir donativos deducibles de Impuesto Sobre la Renta (ISR), donde se abordan temas referentes a:

  • La autorización para recibir donativos.
  • Efectos de la autorización.
  • Publicación del listado de los autorizados para recibir donativos.
  • Vigencia y renovación de la autorización.
  • Definición de conceptos que integran el remanente distribuible para ciertas personas morales.
  • Entre otros.
  • Acumulación de ingresos especiales a personas físicas

Al respecto de la acumulación de ingresos provenientes de cuentas personales especiales para el ahorro, contratos de seguro para ahorro para el retiro o fondos de inversión, se incluyen disposiciones que establecen que las personas físicas que hayan efectuado la deducción de depósitos o pagos, de conformidad con las disposiciones fiscales vigentes hasta el 31 de diciembre de 2013, efectuarán la acumulación del cobro en el ejercicio en que ocurra y hasta por el monto que hayan deducido.

  • Lineamientos para certificados de participación ante el gran público inversionista

Se incorporan lineamientos para establecer que la colocación de certificados de participación no se considerará hecha ante el gran público inversionista cuando haya sido por medio de una inscripción simplificada, en términos de la Ley del Mercado de Valores.

  • Programas de verificación en tiempo real para fideicomisos

Se implementan una nueva disposición donde los fideicomisos de inversión en energía e infraestructura deberán participar en sistemas de verificación instantánea, siempre que presenten la información establecida en la ficha 167/ISR.

  • Requisitos de reporte para marbetes de bebidas alcohólicas importadas y MULTI-IEPS

Se suprime el requisito del aviso sobre el método de destrucción de marbetes y precintos de bebidas alcohólicas importadas, así como la regla de la RMF 2024 que obligaba a informar el número de folios de marbete o precintos obtenidos, usados y destruidos durante el trimestre inmediato anterior por medio del MULTI-IEPS.

Sin embargo, se establecen obligaciones de uso y reporte de los marbetes físicos y electrónicos dentro de otras reglas contenidas en la sección del Impuestos Especial sobre Producción y Servicios (IEPS).

  • Estímulos en términos de la Ley de Ingresos de la Federación

Se adicionan reglas para regular lo relativo a condonación de multas, recargos y gastos de ejecución del ejercicio fiscal 2023 o anteriores por hasta el 100%, siempre que no excedan los 35 millones de pesos. Se establece que el estímulo no aplica a personas morales no contribuyentes de ISR.

  • Beneficios fiscales para contribuyentes específicos

Se eliminan las reglas relacionadas a los beneficios fiscales otorgados a los contribuyentes afectados por el Huracán Otis.

  • Decreto para promover la Zona Libre de Chetumal

Se integra el capítulo “Decreto para promover la zona libre de Chetumal, estado de Quintana Roo”, compuesto de reglas relacionadas a:

  • Expedición de CFDI por enajenación de mercancías.
  • Incumplimiento de requisitos para aplicación de estímulos fiscales en la zona libre.
  • Pérdida del derecho al estímulo en materia de ISR e IVA.
  • Decreto para fomento de inversión en Progreso y Mérida

Se adiciona el capítulo “Decreto por el que se fomenta la inversión en los Polos Industriales del Bienestar Progreso I y Mérida I del Estado de Yucatán”, con regulaciones para los contribuyentes ubicados en dichos polos industriales.

Modificaciones relacionadas a RESICO

  • Se adicionan disposiciones que establecen el procedimiento a seguir para contribuyentes que dejen de tributar en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO).
  • Se suma una regla referente a los pagos mensuales del régimen para personas físicas, donde se establece la “Declaración ISR Simplificado de Confianza. Personas Físicas” será a más tardar los días 17 del mes, considerándose definitivo. Por lo tanto, quedan relevados de presentar la Declaración Anual por ingresos correspondientes al RESICO.
  • Se elimina la regla sobre el aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones para quienes tributen en RESICO.
  • Se incorporan disposiciones con el proceso para la solicitud de devolución del saldo a favor de los contribuyentes que tributen bajo el RESICO.
  • Se adiciona una regla para regular el saldo al cierre del ejercicio de inventarios de mercancías para los contribuyentes que dejen de tributar en RESICO.

Anexos relevantes en la RMF 2025

AnexosContenido
1Contiene las formas oficiales para los trámites del SAT.
1-AContiene las fichas e instructivos para los trámites del SAT.
5Señala las cantidades actualizadas del Código Fiscal de la Federación.
8Señala las tarifas aplicables para el cálculo del ISR, retenciones y pagos provisionales.
14Contiene el listado de Donatarias Autorizadas.
19Contiene las cantidades actualizadas de la Ley Federal de Derechos.
20Contiene las disposiciones técnicas del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su versión vigente.

¿Cómo minimizar el impacto de la carga fiscal?

Ante los constantes cambios fiscales, es necesario implementar estrategias que permitan adaptarse y mantener controlada la carga fiscal. Encontrar el equilibrio entre el cumplimiento normativo y la eficiencia financiera implica identificar y aprovechar las oportunidades dentro de los ajustes fiscales.

Para una optimización efectiva se necesita una comunicación abierta con asesores fiscales externos y el equipo contable interno, facilitando la identificación de estrategias y evaluación de la viabilidad.

Algunos consejos puntuales para reducir el impacto de la carga fiscal incluyen:

  • Revisar la estructura de deducciones fiscales y asegurar de que se estén aprovechando todas las oportunidades que permite la ley.
  • Evaluar la posibilidad de reestructurar operaciones para mejorar la eficiencia fiscal.
  • Implementar un sistema de planificación fiscal para anticipar y distribuir la carga fiscal a lo largo del año, evitando impactos significativos en periodos específicos.

Por otro lado, hay planes de acción que se pueden seguir para facilitar la adaptación constante, como:

  • Sistema de monitoreo

Establece un monitoreo continuo para identificar y atender los cambios en la normativa relacionados a tus obligaciones fiscales.

  • Revisión de procesos

Revisa los procesos internos y asegura que estén alienados a las disposiciones fiscales. Puede incluir la actualización del procedimiento contable, la modificación de herramientas tecnológicas y la adaptación de registros. Implementar sistemas que automaticen estos procesos es ideal para garantizar la precisión y el cumplimiento oportuno.

Complementar los consejos con las estrategias simplificará la identificación de oportunidades fiscales para disminuir la carga fiscal, siguiendo las disposiciones vigentes en la Resolución Miscelánea Fiscal o cualquier otro reglamento que dicte la autoridad fiscal.

Herramientas y recursos para mantenerse actualizado

Tanto empresarios como contadores deben aprovechar diversos recursos para mantenerse actualizados sobre los cambios fiscales.

El portal del SAT y el Diario Oficial de la Federación son las fuentes de información más importantes para tener acceso a las últimas modificaciones y a comunicados oficiales. Asociaciones profesionales como el Instituto Mexicano de Contadores Públicos también ofrecen boletines informativos, cursos y webinars para mantener a los interesados actualizados ante las disposiciones.

Por otro lado, las redes sociales de instituciones oficiales también son fuentes rápidas de actualizaciones y alertas sobre modificaciones relevantes.

Finalmente, invertir en un software especializado que simplifique el proceso de cumplimiento fiscal es esencial. Su objetivo es facilitar la adaptación a las actualizaciones, garantizando seguir los lineamientos requeridos por la autoridad y relevando la carga de hacer ajustes manuales para acomodar formatos y cálculos a las reglas vigentes.

Por ejemplo, con Aspel COI puedes mantener tus registros contables y realizar cálculos precisos de acuerdo con los montos vigentes al ejercicio fiscal, generar reportes con la información necesaria para llenar tus declaraciones y automatizar una serie de procesos para disminuir la carga operativa. ¿Te gustaría ver cómo puede ayudarte? ¡Prueba gratis Aspel COI por 30 días!

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¿Qué es un sistema de telefonía virtual?

Un sistema de telefonía virtual es un software de comunicación que transmite las llamadas a través de redes de datos (Internet) y no líneas telefónicas tradicionales. Las empresas pueden comprar sistemas de telefonía virtual en las instalaciones o servicios de telefonía virtual en la nube, también conocidos como sistemas VoIP en la nube.

Durante décadas, las soluciones en las instalaciones han sido la opción estándar en los sistemas de telefonía para empresas. En un sistema local, la compañía compra el hardware del sistema (servidores, switches, etc.) y lo instala en sus oficinas. Además, tiene que encargarse de todas las tareas de mantenimiento y actualización.

Solo los sistemas de telefonía virtual alojados traspasan el riesgo de la inversión en tecnología al proveedor. Además, permiten disfrutar de una solución más ágil, funciones más avanzadas, escalabilidad sin límites y resistencia a fallos de alimentación, desastres naturales e incluso pandemias. En un escenario con menos riesgos, más flexibilidad, cero problemas de obsolescencia tecnológica y acceso a opciones avanzadas de automatización, movilidad y elaboración de informes, las empresas pueden dejar de usar los recursos en tareas de mantenimiento y destinarlos a superar a la competencia.

¿Qué tipos de sistemas de telefonía para empresas hay?

Hoy en día, los departamentos de TI típicos mantienen menos de la mitad de sus plataformas in situ, mientras que el resto está en la nube, lo que incluye sus plataformas de comunicación. Así, las empresas pueden adaptarse y crecer de forma rápida y rentable para cumplir las crecientes expectativas de los clientes e impulsar la productividad del personal. El número de empresas que han cambiado a proveedores de servicios en la nube aumentó considerablemente durante la pandemia a medida que más empresas adoptaban modelos de trabajo flexibles. No obstante, empieza a volver a los niveles anteriores.

A continuación le ofrecemos un resumen comparativo de los diferentes sistemas de telefonía para empresas, lo que le permitirá ver claramente cuál es la opción que más le conviene.

En las instalaciones

  • Elevados gastos de capital iniciales. Tarifas por licencias y contratos de asistencia y mantenimiento.
  • Se necesitan certificaciones y formación técnica para realizar cambios.
  • Es el responsable de la seguridad.
  • La obsolescencia dificulta la compatibilidad con funciones modernas.
  • Ampliar el sistema requiere hardware adicional y cambios laboriosos en la configuración del sistema.
  • No admite entornos de trabajo híbrido o flexible, por lo que es necesario estar en la oficina para gestionar las comunicaciones empresariales.

VoIP en las instalaciones

  • Altos gastos de capital iniciales.
  • Más fácil de personalizar, pero se necesitan conocimientos técnicos y hay que configurar el hardware.
  • Es el propietario del sistema, por lo que la seguridad está en sus manos.
  • Se necesitan actualizaciones de hardware y software, que puede adquirir e implementar.
  • Crecer in situ es fácil, pero hay que instalar un nuevo sistema al añadir ubicaciones.
  • La comunicación empresarial esencial se corta si no es posible acceder a la oficina.

VoIP en la nube 

  • Gastos operativos. Gastos iniciales bajos o inexistentes. Tarifa de suscripción mensual previsible.
  • Cambios en tiempo real a través del portal online. No se necesitan conocimientos técnicos.
  • El proveedor es el responsable de la seguridad.
  • El proveedor actualiza el sistema desde sus propias instalaciones y le da acceso automáticamente a las nuevas funciones de voz.
  • Fácil de escalar. Un sistema añade fácilmente nuevas ubicaciones o canales digitales por los que comunicarse.
  • Incluye el acceso remoto a las comunicaciones. Derivación automática a números externos.

Nube híbrida

  • Gastos de capital y gastos operativos. La empresa es la propietaria del hardware in situ y se encarga de su mantenimiento, además de pagar la suscripción mensual al servicio en la nube.
  • Cambios implementados a través del portal online.
  • El proveedor se ocupa de la seguridad en la nube.
  • El estado y la antigüedad de su sistema físico limita el acceso a las últimas funciones.
  • Fácil de escalar en un mismo espacio. Si hay más de una ubicación, es necesario añadir un nuevo sistema físico.
  • Acceso remoto parcial a la funcionalidad de teléfono. Si el sistema físico falla, el servicio telefónico se ve afectado.

Cómo evaluar distintos sistemas de telefonía virtual

Empiece por analizar su sistema de telefonía actual y planteándose si satisface sus necesidades. Algunas de las preguntas que debe plantearse al evaluar su sistema de telefonía para empresas actual son las siguientes:

  • ¿En qué acierta?
  • ¿Dónde se queda corto?
  • ¿Qué podría mejorarse? (Puede pedir sugerencias a otros empleados).
  • ¿El sistema ayuda a la empresa a cumplir sus objetivos?
  • ¿Qué necesidades o requisitos tendría que cubrir un nuevo sistema?
  • ¿Su sistema actual tiene la capacidad necesaria para crecer fácilmente con la empresa si se añaden licencias, ubicaciones o canales nuevos?
  • ¿La mayoría de su equipo utiliza teléfonos de escritorio? ¿Ofrece su proveedor funciones de softphone?
  • ¿Solo busca un sistema de telefonía virtual para empresas? ¿O le interesa una solución integral? (Con vídeo, centro de contacto, conferencias, chat, mensajes, SMS, integración con ordenadores, etc.)
  • ¿Qué peso tiene la movilidad en su empresa? ¿Es imprescindible o algo complementario?

Criterios para evaluar sistemas de telefonía virtual para empresas

Una vez que haya decidido invertir en un sistema de telefonía virtual, es hora de empezar a buscar proveedores. Explore un amplio abanico de opciones con la miente abierta.

Reseñas

  • Busque los nombres con mejores reseñas en los sitios con evaluaciones sobre proveedores de VoIP alojado.

Retención

  • Una vez que haya hecho una primera selección, fíjese en los niveles de retención. Le servirán para conocer el nivel de satisfacción de los clientes con su decisión.

Precios

  • ¿Con qué nivel de precios trabajan los proveedores que ha elegido?
  • ¿Con qué frecuencia cambian la tarifas?
  • ¿Le atan a un contrato o le ofrecen un servicio con suscripción mensual?

Funciones

  • ¿Hay cuotas de inicio del servicio o activación? ¿O está todo incluido?
  • ¿Ofrecen servicios básicos como recepcionistas virtualespuentes de conferencia, buzón de voz a correo electrónico, plan de marcación virtual y grabación de llamadas?
  • ¿Es fácil gestionarlas y configurarlas?
  • ¿Los usuarios tienen acceso a las nuevas funciones cuando salen?
  • ¿Las actualizaciones son gratuitas o son un servicio de pago?

Seguridad

  • ¿Qué nivel de seguridad ofrecen sus comunicaciones?
  • ¿Utilizan el cifrado y otras medidas de seguridad?

Calidad del servicio y calidad de las llamadas

  • ¿Qué dicen los clientes sobre la calidad de las llamadas y el nivel de servicio que ofrecen los proveedores?

Incorporación y formación

  • ¿Cuáles son los primeros pasos al empezar a trabajar con estos proveedores?
  • ¿Ofrecen formación?
  • ¿Facilitan materiales de formación como manuales y vídeos?

Asistencia

  • ¿La asistencia está incluida en el precio o es un cargo adicional?
  • ¿Ofrecen herramientas para ayudar a determinar si la red podría soportar la solución?
  • ¿Qué tipo de asistencia puede esperar durante la configuración?
  • ¿Las actualizaciones son gratuitas o son un servicio de pago?
  • Cuando lo tenga todo en marcha, ¿quién se ocupará de usted?

Redundancia

  • ¿Qué nivel de redundancia ofrecen?
  • ¿Cuántos centros de datos alojan la solución?

Movilidad

  • ¿Ofrecen una app móvil?
  • En caso de respuesta afirmativa, ¿a qué funciones de voz permite acceder?
  • ¿Es posible realizar llamadas desde un dispositivo móvil utilizando el número de teléfono del trabajo?
  • ¿La app móvil tiene un coste extra?
  • ¿Está disponible en iOS y Android?

Escalabilidad

  • ¿El proveedor tiene experiencia con grandes implantaciones?
  • ¿Cuál es la distribución geográfica de su cartera de clientes?
  • ¿Es fácil añadir usuarios y locales?

Fiabilidad

  • ¿Los proveedores publican su estado y tiempo de disponibilidad?
  • ¿Existe un acuerdo formal de nivel de servicio (SLA) con garantía de tiempo de disponibilidad?

Analítica

  • ¿Ofrecen algún tipo de estadísticas de llamadas e informes de uso con información útil para tomar decisiones sobre la dotación de personal y el servicio?

GoTo-Connect

Solución de comunicaciones integrales.

Un sistema de telefonía en la nube con reuniones y mensajería integrados, diseñado para utilizarse en cualquier lugar y dispositivo.

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Obtener una demostración

Cómo elegir el mejor proveedor de sistemas de telefonía virtual

Un buen análisis le permitirá elegir la mejor opción para las necesidades del equipo y sus resultados.

Con toda la información que ha recopilado, seguramente habrá identificado a varios proveedores de sistemas de telefonía virtual que podrían encajar con lo que busca su empresa. Llegados a este punto, le recomendamos visitar sus sitios web, llamar a sus comerciales, solicitar presupuestos y programar una demostración o prueba piloto.

Presupuesto

Solicite un presupuesto detallado sin sorpresas que incluya todos los gastos iniciales, los extras, los costes de terceros, etc.

Análisis del TCO o el ROI

Una vez que tenga el presupuesto, no se fije solo en los gastos iniciales o el coste mensual. Realice una estimación completa del coste total de propiedad (TCO) o analice la rentabilidad de la inversión (ROI). En una evaluación objetiva no saldrá ganando el proveedor con el precio más bajo, sino el que aporte más valor (teniendo en cuenta aspectos como funciones, asistencia y seguridad, entre otros).

Invite a los proveedores a hacer una demostración de su producto:

Antes de la demostración:

  • Valore las necesidades actuales de su sistema de telefonía para empresas.
  • Identifique los puntos débiles de su sistema de telefonía actual en el mundo pospandemia.
  • Pregunte a los empleados qué debería tener una nueva solución.
  • Puntúe a los proveedores antes de la demostración
  • La puntuación debe basarse en las funciones y los servicios que le importan. Aplique un mismo sistema a todos, por ejemplo, una escala del 1 al 10.

Durante la demostración:

  • Haga preguntas.
  • No dude en señalar las deficiencias del sistema de telefonía VoIP que observe. Puede que el proveedor esté trabajando en una solución que estará lista justo cuando la necesite.
  • ¿Le ha dado referencias el proveedor?
  • ¿Cuánto tiempo necesitó el proveedor para implantaciones de un tamaño similar a la suya?
  • ¿Ofrecen integraciones para sus plataformas de terceros?
  • ¿La formación está incluida en el precio o es un cargo adicional?
  • Fíjese en la simplicidad de la solución.
  • ¿Cuánta formación necesitarán sus empleados para saber utilizarla?
  • Identifique los posibles problemas con la solución.
  • Ofrezca al proveedor la posibilidad de abordarlos.

Tras la demostración:

  • Vuelva a puntuar al proveedor con los mismos criterios que la primera vez.
  • Esta vez, la puntuación debe basarse únicamente en la impresión que le ha causado la demostración.
  • Haga una media entre las dos puntuaciones.
  • Así, obtendrá una buena valoración global de los proveedores.

Comprender los requisitos para implementar un sistema de telefonía virtual para empresas

Antes de tomar la decisión final, plantee a los posibles proveedores los desafíos de la fase de implementación. Los proveedores de sistemas de telefonía virtual estarán encantados de responder las preguntas.

Plazos

  • ¿Cuánto tiempo llevará la implantación?
  • ¿Cuál será la fecha de inicio del servicio?

Gestión de proyectos

  • ¿Habrá un gestor de proyectos o de la cuenta que supervise la instalación?
  • De lo contrario, ¿con quién deberá ponerse en contacto en caso de dudas o problemas?

Formación

  • ¿Cómo se realiza la formación?
  • ¿A distancia o en formato presencial?
  • ¿Qué recursos, vídeos de formación y documentación hay disponibles?

Portabilidad de números

  • ¿Cuánto tiempo llevará?
  • ¿Representa un coste adicional?
  • ¿Qué pasa en el lapso de tiempo que dura el cambio de números?

Aprovisionamiento

  • ¿Es difícil programar equipos como teléfonos para que funcionen con el sistema de telefonía?
  • ¿El proveedor ofrece hardware instantáneo o herramientas de aprovisionamiento sin intervención?

Tomar la decisión correcta

GoTo Connect es el líder del sector de sistemas de telefonía virtual en cuanto a asistencia y fiabilidad.

Con numerosas funciones profesionales, un completo control sobre su plataforma y una gran cantidad de centros de datos distribuidos por todo el mundo para garantizar la redundancia del servicio, GoTo Connect es el referente en el campo del VoIP en la nube.

Con sus aplicaciones para ordenador y dispositivos móviles, GoTo Connect le ayudará a seguir transmitiendo una imagen de profesionalidad tanto si sus empleados están en la oficina como en su casa o viajando.