La creación de la póliza de cierre consiste en saldar las cuentas de resultados y determinar la pérdida o ganancia contable del ejercicio.
Este proceso se lleva a cabo de una manera sencilla en Aspel-COI utilizando la opción de Póliza de cierre. Pero antes de realizar dicho proceso se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
- Ejecutar el proceso de contabilización, si es que se tiene desactivado el parámetro “Contabilización en línea” o si ocasionalmente se hizo un cambio de dicho parámetro.
- Revisar que los archivos de datos no contienen errores, este proceso se lleva a cabo desde el menú Configuración/ Control de archivos habilitando la casilla “Seleccionar todas las tablas”, posteriormente presionar el ícono “Diagnóstico y Recuperación”.
- Si se usa la opción de “Guardar pólizas no cuadradas”, es necesario comprobar que no existan pólizas pendientes de cuadre, es decir, se hayan realizado los asientos contables correspondientes.
- Realizar el traspaso de saldos.
A continuación se describe el proceso cierre de Ejercicios Fiscales:
1. Configuración de parámetros de sistema
- Ingresar Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Sección Pólizas
- a) Ubicarse en el mes de cierre fiscal, para nuestro caso Diciembre, comprobamos que en el parámetro “Mes de ajuste después de” esté seleccionado Diciembre.
NOTA: Es importante señalar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por ello, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema. Cabe mencionar que el mes de cierre fiscal es manipulable debido a que en otros países de Centro y Sudamérica, se manejan diferentes meses de cierre fiscal; también funciona para aquellas empresas que se declaran en quiebra en cualquier mes del ejercicio y se requiera para ello, registrar el cierre.
Figura 1 Parámetros del Sistema / Pólizas.
- b) Crear el siguiente periodo (Ajuste).
- c) Una vez creado el Mes de Ajuste, cambiarse a ese periodo, en este momento es oportuno realizar los ajustes contables correspondientes a las cuentas de balance y de resultados en caso de que sea necesario, es recomendable realizar ajustes que
- afecten a estas cuentas, antes de generar la póliza, pues la información del resultado fiscal se puede ver modificado por estas variaciones.
Figura 2 Periodo de Ajuste
2. Generación de póliza de cierre
- Ingresar Menú Procesos / Póliza de cierre
Puntos a considerar:
- En este mes de ajuste, debe existir la cuenta contable donde se registrará el resultado del ejercicio, y en caso de trabajar con Departamentos, las cuentas contables deben tener la asignación de departamentos correspondiente.
- a) Asignar la cuenta inicial y final de las cuentas de resultados, así como la cuenta del resultado del ejercicio o cierre.
Figura 4. Generación de la póliza de cierre.
- Si se trabaja con departamentos se podrá activar la opción «Por Departamento» para crear una póliza con los montos correspondientes a cada uno de los departamentos.
- Si se trabaja con departamentos y se desea generar una sola póliza, no será necesario elegir el departamento ya que Aspel-COI asociará el departamento y monto correspondiente por cada una de las cuentas a saldar.
- b) El sistema genera la póliza con la información del cierre.
- c) Por último se tiene que contabilizar la póliza, para afectar el saldo de las cuentas.
Figura 5 Contabilización de la póliza.
Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada.
Realizado este proceso, se crea el primer mes del siguiente ejercicio, en este caso enero de 2017 para iniciar la captura de información correspondiente a ese año.
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