Siigo Fiscal: Automatiza tu Auditoría y Conciliación Fiscal
¿Sabías que puedes simplificar la gestión de tus CFDIs y mantener tu información fiscal siempre actualizada? Con Siigo Fiscal, el sistema de auditoría y conciliación fiscal automática, esto es posible.
¿Qué es Siigo Fiscal?
Es una herramienta diseñada para automatizar la descarga, validación y conciliación de CFDIs directamente con los servidores del SAT. Además, ayuda a detectar riesgos y errores en la información fiscal, garantizando procesos más seguros y eficientes.
¿A quién está dirigido?
Contadores y despachos contables que buscan optimizar su tiempo y reducir riesgos.
Empresas que necesitan mantener control total sobre sus comprobantes y cumplir con las obligaciones fiscales sin complicaciones.
Características principales
Portal contable con acceso seguro.
Sincronización diaria con el SAT.
Validación automática de CFDIs.
Reportes inteligentes para auditoría.
Integración con sistemas contables como Aspel.
Funciones destacadas
Clasificación y detección de riesgos: identifica inconsistencias y posibles errores.
Módulo de auditoría: revisa CFDIs y genera reportes detallados.
Validaciones e informes: asegura que tu información esté correcta y completa.
Al habilitar la opción de Servidor de licencias, permites que varios usuarios se conecten simultáneamente al sistema, optimizando el trabajo en equipo y facilitando el acceso remoto a la información, sin interrupciones ni conflictos de conexión.
1. Configura el servicio para acceso remoto.
Cuando SAE se utiliza de manera remota, cada sesión abierta consume una licencia de usuario, la cual se libera automáticamente al cerrar el sistema. Para habilitar correctamente el servicio, realiza lo siguiente:
2. Crea el archivo de configuración.
En caso de que el equipo tenga instalada más de una tarjeta red, crea un archivo a partir de un bloc de notas en el cual índicas:
[SAE10.00]
Servidor=192.168.1.75
Guarda el archivo con el nombre servlic.ini, en la ubicación C:\Program Files\Aspel\Aspel SAE 10.00\.
3. Activa el servidor de licencias.
Ingresa a la ruta: menú Configuración y das clic en Servidor de licencias .
Habilitas la casilla para hacer uso de las licencias y das clic en el botón Aceptar.
4. Verifica las licencias disponibles.
Válida que se detectaron las licencias disponibles en la ruta: Panel de control y das clic en Monitor licencias Aspel.
¡Excelente trabajo! Has conseguido activar el servicio de licencias de usuario Aspel, asegurando la correcta gestión de usuarios en red o de forma remota.
Nos encanta que estés explorando Siigo fiscal, y queremos asegurarnos de que aproveches al máximo sus funcionalidades. Uno de los módulos más importantes es el de Validaciones y Notificaciones, que te permite detectar errores en los CFDIs emitidos y recibidos, asegurando que toda tu información esté alineada con las regulaciones del SAT. ✅ Identifica errores en método y forma de pago de tus CFDIs. ✅ Detecta facturas de contado con CFDIs de pago relacionados. ✅ Recibe alertas sobre notas de crédito sin relación con CFDIs de ingresos. ✅ Configura notificaciones automáticas para recibir alertas de inconsistencias. ✅ Agrega los correos electrónicos de las personas responsables de corregir errores. Desde el menú Validaciones, podrás revisar todos estos detalles, y en Configuración > Notificaciones, podrás personalizar quién recibe los avisos automáticos cada vez que Siigo Fiscal detecte una inconsistencia.
La contabilidad en México ya no es lo que era hace diez años. El SAT ha endurecido la fiscalización digital, los clientes exigen reportes en tiempo real y la toma de decisiones empresariales necesita información inmediata y confiable.
Contadores y dueños de negocios necesitan herramientas que les den control financiero, sin perder tiempo en procesos manuales. Seguir trabajando con hojas de cálculo o sistemas obsoletos es arriesgado y puede representar un obstáculo de crecimiento.
El software contable entre en juego como la solución ideal para garantizar el cumplimiento fiscal, automatizar procesos, ahorrar tiempo y mantener el control de la contabilidad.
La pregunta ya no es si necesitas un sistema contable, sino cuál es el mejor software contable para ti. Para ayudarte a reducir tu búsqueda, en este artículo recopilamos las características de las principales opciones en el mercado.
¿Cómo elegir el mejor software contable para tu empresa?
Elegir un sistema contable no es como comprar una calculadora, especialmente cuando estás buscando el mejor software contable para tus actividades. Es un proceso que implica entender las necesidades reales, anticipar el crecimiento de tu negocio y asegurarte de que la herramienta te ayude tanto en el cumplimiento con el SAT como para optimizar tu operación diaria.
Recuerda que es una inversión que debe ser estratégica. Para ayudarte a tomar una decisión informada, te compartimos un plan de acción práctico que puedes seguir:
1. Define tus necesidades contables
Antes de nada, pregúntate: ¿qué necesitas en este momento?
Si eres emprendedor, quizá requieras controlar ingresos y gastos o generar reportes simples.
Si manejas una pyme o despacho contable, seguramente requieras contabilidad electrónica, conciliaciones bancarias y reportes fiscales.
Entre más claro tengas tu nivel de necesidad, más fácil será descartar opciones que no se ajustan.
2. Asegura el cumplimiento con el SAT
Cumplir con las disposiciones fiscales no es negociable, por lo que debes verificar que el software contable:
Se mantenga actualizado en cuanto a CFDI, contabilidad electrónica, DIOT y demás.
Genere pólizas automáticas a partir de CFDI.
Permita clasificar y validar los comprobantes fiscales.
De este punto depende la tranquilidad de evitar errores, multas o auditorías por parte de la autoridad.
3. Evalúa la facilidad de uso
El mejor software contable para ti será el que te ahorre tiempo, no que te genere más trabajo. La interfaz debe ser clara e intuitiva para usar la herramienta. Aprovecha las pruebas gratuitas para comprobar su facilidad de uso y si podrás adaptar tu flujo de trabajo.
4. Compara costos y planes
Cada proveedor ofrece esquemas distintos: mensuales, anuales, por usuario o incluso por módulo. Antes de elegir:
Define tu presupuesto.
Analiza si el costo te será sostenible a largo plazo.
Evalúa el valor agregado (funciones extra, almacenamiento en la Nube, etc.), cualquier detalle que pueda significar un incremento en la inversión.
5. Verifica el soporte y la capacitación
El respaldo del proveedor es tan importante como el software contable mismo. Identifica si ofrece:
Canales directos de soporte (chat o número telefónico).
Material de capacitación (videotutoriales, webinars, capacitaciones).
Comunidad de usuarios que comparta dudas y soluciones.
6. Considera la escalabilidad
Tu negocio no será el mismo dentro de dos o cinco años, y el software contable debe poder crecer contigo. Verifica características extra como:
Integración con otros sistemas.
Manejo de varias empresas o clientes.
Módulos adicionales.
Piensa a largo plazo, el mejor software contable no solo resuelve tus necesidades actuales, también acompaña tu crecimiento.
Top 5 de los principales softwares contables en México
Sabiendo el proceso de elección, a continuación, te enlistamos las 5 marcas líderes de los mejores softwares contables en México, considerando sus características principales:
Siigo Aspel: COI
El software contable COI es un referente nacional de contabilidad profesional y uno de los sistemas más completos. Con características como:
Pólizas dinámicas.
Conciliaciones automáticas.
Contabilidad electrónica y DIOT.
Reportes comparativos y estados financieros.
Su integración con otros sistemas Siigo Aspel (Siigo Nube Gestión, SAE, NOI, BANCO).
Función COI remoto para acceso desde la Nube.
Cada una de sus funciones están pensadas para asegurar el cumplimiento fiscal y simplificar el trabajo contable, desde una interfaz intuitiva, clara y funcional.
Además de ofrecer planes mensuales, semestrales y anuales para ajustarse a tu bolsillo, puedes probarlo gratis por 30 días para evaluar sus especificaciones antes de tomar la decisión final.
Ofrece software contable instalable o en la Nube para manejar la contabilidad automatizada, conforme a las disposiciones fiscales vigentes. Es una de las marcas más conocidas entre despachos tradicionales gracias a la robustez de sus funcionalidades.
Alegra
Diseñado para emprendedores y pequeñas empresas, es un software contable 100% en la Nube y ofrece una plataforma para integrar contabilidad básica con la gestión de un negocio, con funciones de inventarios, conciliación bancaria y facturación.
Contalink
Es un software contable enfocado en despachos con múltiples clientes, integrando funciones para facilitar la gestión de documentos fiscales, contabilidad electrónica y conciliación bancaria. Ofrece versiones premium con herramientas de nómina y app móvil.
Bind ERP
Más que un software contable, es un ERP; es decir, un sistema que centraliza procesos de gestión empresarial. Por lo mismo, está enfocado hacia pymes y emprendedores, integrando facturación, inventarios, compras entre otros. Sobre sus funciones contables, incluye herramientas básicas como conciliación bancaria y reportes financieros.
Software contable
Características
Principales funciones
Precio
Aspel COI
– Escritorio y Nube – Alineado al SAT – Multiempresa – Multimoneda – Enfoque a contadores y empresarios
– Automatización de pólizas con CFDI. – Contabilidad electrónica. – Generación de .TXT y hojas Excel para la DIOT. – Reportes financieros, fiscales y comparativos. – Balanza de comprobación. – Centro de costos. – Verificación de CFDI. – Personalización de impuestos.
– Desde $486.00 + IVA – Prueba gratuita de 30 días
CONTPAQi
– Opción de escritorio o en la Nube – Alineado al SAT – Enfoque contable
– Reportes fiscales – Pólizas automáticas – Contabilidad electrónica. – Clasificación y gestión de documentos y CFDI
– Cotizable en su página web – Prueba de 20 días para su software contable en la Nube
Alegra
– En la Nube – Enfoque en emprendedores y pymes – Funciones básicas de contabilidad
Principales características de un software contable
Después de ver cómo elegir al mejor software contable para tus necesidades y de conocer los principales proveedores en México, vayamos más a fondo.
Independientemente de la marca o plan que contrates, todo sistema contable debe cumplir funciones básicas que aseguren el cumplimiento fiscal y te faciliten la operación diaria. Veamos las características que no pueden faltar en el mejor software contable:
Cumplimiento fiscal: el SAT cambia reglas constantemente, tanto de facturación, declaraciones o en la contabilidad electrónica; ya son parte de la rutina. El software contable debe mantenerse actualizado con las disposiciones, generar archivos en los formatos necesarios y evitarte errores de forma o cálculo.
Es un elemento básico que te dará la tranquilidad de que tu trabajo cumple con la normativa, sin tener que hacer procesos adicionales.
Facilidad de uso: un sistema robusto pero complicado termina siendo un dolor de cabeza más. Por eso, el mejor software contable debe tener una interfaz intuitiva que reduzca la curva de aprendizaje, simplifique la realización de tus actividades y signifique un impacto beneficioso en tu trabajo diario.
Escalabilidad: ¿planeas crecer tu empresa? ¿llevar la contabilidad de más clientes?, entonces el mejor software contable para ti debe tener la capacidad de adaptarse al volumen de operaciones y al tipo de actividad que llevas.
Si hoy solo registras gastos, pero mañana necesitas generar reportes avanzados, el sistema debe ofrecerte módulos o integraciones que te eviten migrar a otra plataforma.
Automatización de pólizas: una de las tareas más cansadas para los contadores es la captura manual. El mejor software contable automatiza el proceso, facilitando la importación de CFDI para clasificar y generar las pólizas. Esto no solo ahorra horas de trabajo, también reduce errores humanos que pueden costar mucho tiempo de corrección.
Administración integral de CFDI: Los comprobantes fiscales son la base de la contabilidad. El sistema debe permitirte descargar, almacenar, validar y clasificar las facturas; además de ayudarte a identificar facturas duplicadas o con errores para mantener la contabilidad precisa.
Conciliación bancaria automatizada: las conciliaciones son una actividad que implica una inversión muy grande de tiempo. El mejor software contable sí o sí debe permitir conectar cuentas bancarias o importar los estados de cuenta para cruzarlos con las facturas y pólizas. Así, cada ingreso o egreso queda registrado sin necesidad de capturar y cuadrar manualmente cada movimiento.
El mejor software contable no se limita a “llevar cuentas”, sino que automatiza, asegura el cumplimiento y transforma los datos en información útil. La diferencia entre un sistema básico y uno robusto radica en cuánto tiempo ahorra al contador y cuánto valor aporta al empresario en sus decisiones.
Prueba y elige el sistema contable ideal
Como mencionamos dentro del proceso de elección, una vez teniendo opciones, el paso natural es poner a prueba la herramienta en tu entorno. No se trata de imaginar cómo funcionaría, para tomar una decisión sólida, es importante poner en práctica al software.
Muchas opciones ofrecen demos gratis o periodos de prueba, y el sistema contable COI no se queda atrás. Siendo uno de los referentes más completos, puedes acceder al sistema de forma gratuita y utilizarla en tu día a día por 30 días. Así, podrás vivir la experiencia del mejor software contable, implementando la automatización real de tu contabilidad y aprovechar cada una de sus funciones.
Da el paso para explorar nuestro software contable gratis y descubre cómo reduce tu carga operativa.
Probar un sistema en tu operación diaria es la forma más confiable de decidir si realmente responde a tus necesidades presentes y futuras. ¡Y con COI, tienes la oportunidad de dejarte sorprender sin costo!
Esta opción te permite ver de manera rápida y ágil cómo está funcionando fiscalmente tu empresa, donde podrás:
Ver de forma inmediata la relación entre ingresos y gastos de tu empresa.
Ayuda a identificar meses con mayor o menor rendimiento financiero.
Es una herramienta visual que te ayuda a tomar decisiones sobre tus gastos, inversiones y ventas. Además, te permite consultar tu información por período o del ejercicio completo.
La pantalla se divide en las siguientes secciones:
1. Tablero principal: es la primera pantalla que ves al ingresar a Siigo Fiscal. Desde aquí puedes consultar información general de tus clientes, revisar tu actividad reciente y acceder rápidamente a las secciones más importantes del sistema.
Ingresos netos (azul)
Del período: es el ingreso generado en el mes seleccionado.
Acumulado del ejercicio: es la suma de los ingresos netos desde enero hasta el mes actual.
Gastos y compras netas (gris)
Del período: es el total de gastos y compras realizadas en el mes seleccionado.
Acumulado del ejercicio: es la suma de los gastos desde enero hasta el mes actual.
Gráfico de barras: muestra datos clave de tu empresa, como los ingresos que has recibido, los gastos que has realizado y las compras que has registrado.
Compara entre los ingresos netos y los gastos y compras netas de cada mes.
Al pasar el cursor sobre algún período para conocer el importe exacto que representa cada barra.
Cambia el gráfico de barras por un gráfico de líneas para visualizar la tendencia haciendo clic en el ícono Gráfico .
2. Ingresos nominales por mes: te muestran cuánto dinero recibiste en cada período, considerando los descuentos aplicados. Esta información te ayuda a conocer la evolución de tus ingresos y a identificar los meses con mayores ganancias.
Mes: esta columna muestra los doce meses del año, de enero a diciembre, y una fila adicional con el total anual. La tabla mostrará la información hasta el período que hayas seleccionado en la parte superior del tablero.
Cancelados: aquí se indica cuántos CFDIs (Comprobante Fiscal Digital por Internet) fueron cancelados cada mes
Vigentes: esta columna refleja cuántos CFDIs permanecieron activos durante el mes.
Ingresos nominales: muestra los ingresos acumulados, es decir, el dinero recibido antes de aplicar descuentos.
Descuentos: muestra el total de descuentos aplicados a los ingresos para calcular los ingresos netos acumulados.
Ingresos netos: representa los ingresos nominales menos los descuentos registrados en tus comprobantes fiscales.
Visualiza el detalle de los CFDIs que integran los importes de algún período con solo hacer clic sobre el renglón de tu interés:
Exporta la información a excel haciendo clic en el ícono copiar tabla .
3.IVA base flujo: te muestra un resumen del IVA que cobraste (IVA trasladado) y del IVA que pagaste (IVA acreditable) durante cada mes.
Identifica el detalle de los CFDIs que el SAT (Servicio de Administración Tributaria) incluyó o no en el cálculo automático del IVA trasladado y acreditable.
Te ayuda a saber si tendrás que pagar IVA o si cuentas con un saldo a favor.
Te permite tener un mejor control al conciliar el IVA de tus hojas de trabajo con los visores del SAT.
Al hacer clic en el renglón del período que te interesa conocer, te llevará al módulo IVA base para que puedas analizar el detalle del cálculo.
IVA trasladado: es el impuesto que cobraste a tus clientes por las ventas de productos o servicios. Es el IVA que deberás entregar al SAT.
IVA acreditable: es el impuesto que pagaste a tus proveedores cuando compraste bienes o servicios. Este monto se puede restar del IVA que cobraste.
IVA a cargo: es la diferencia entre lo que cobraste y lo que pagaste:
Si el resultado es positivo, significa que cobraste más IVA del que pagaste. Este es el monto que deberás pagar al SAT.
Si el resultado es negativo, significa que pagaste más IVA del que cobraste. En ese caso, tienes un saldo a favor que puedes usar en declaraciones futuras o solicitar en devolución.
Retenciones de IVA: son los importes de IVA que tus clientes te retuvieron o que tú retuviste a tus proveedores. Estos pagos ya se hicieron por adelantado a nombre del SAT.
Totales: en esta fila se muestra el acumulado de cada columna durante todo el período.
Pestañas IVA trasladado e IVA acreditable:
En estas pestañas conoce el total de CFDIs considerados en el cálculo, así como las bases de IVA por cada tasa:
Esta tabla es una herramienta práctica que te ayuda a mantener tus impuestos bajo control y evitar inconsistencias con el SAT.
4.Validaciones: te ayuda a revisar si tus CFDIs están bien emitidos o recibidos, de acuerdo con las reglas del SAT.
Ingresos (facturas de venta): son las facturas que tú emites a tus clientes por los productos o servicios que vendes.
Egresos (facturas de compra): son las facturas que recibes de tus proveedores por los productos o servicios que compras.
PUE (Pago en una sola exhibición): se usa cuando la factura se paga completamente en el momento en que se emite.
99 (por definir): indica que la factura todavía no se ha pagado.
Facturas que tú emitiste (sección Emitidos) .
Ingresos PUE con forma de pago 99: A los CFDIs de ingresos con método de pago PUE (pago en una sola exhibición), debe asignarse Forma de pago distinta a 99 por definir, por lo tanto en esa sección encontrarás los CFDIs que no cumplan esta regla: RMF 2023 2.7.1.29. Además, para los CFDIs Recibidos, también valida si la forma de pago es bancarizada; esta validación la realiza a partir de enero 2023.
Ingresos PUE con CFDI de pagos relacionados: La facturas con método de pago PUE (pago en una sola exhibición) al considerarse pagadas de contado, no deben tener relacionado uno o más CFDIs de pago, pues se estaría duplicando el IVA trasladado o acreditado.
Esta validación te ayuda a identificar estas situaciones y en estos casos se deben cancelar los CFIDs de pagos relacionados a la factura.
Egresos sin CFDI relacionados: Regularmente, los CFDIs de egresos deben relacionarse a uno o más CFDIs de ingresos para disminuir su saldo, de no ser así, se puede comprometer la deducción en los ingresos de la declaración anual.
Esta validación te ayuda a detectarlos y validar si efectivamente no se aplicó a una o varias facturas.
Facturas que tú recibiste (sección Recibidos).
Ingresos PUE con forma de pago 99, no bancarizada: aquí se muestran las facturas que recibiste con forma de pago 99 (por definir) y que además no fueron pagadas por medios electrónicos.
Esto es importante porque las reglas fiscales requieren que los pagos grandes se hagan por transferencia u otro medio bancario.
Ingresos PUE con CFDI de pagos relacionados: te indica si recibiste facturas que debieron emitirse como PPD.
Egresos sin CFDI relacionados: aquí puedes ver si hay facturas de egresos que no tienen relación con otros documentos.
5.Configuración del tablero: decide qué información quieres visualizar en tu tablero:
Haz clic en el botón .
Enciende o apaga según los indicadores que deseas visualizar o .
Guarda la configuración:
¡Muy bien! Ya cuentas con todo para explorar el tablero de inicio en Siigo Fiscal.
Aprende a acceder a Siigo Fiscal y explorar los diferentes módulos para analizar tu información y gestionar tus procesos fiscales de manera ágil y segura.
2. Ingresa los datos de acceso y haz clic en el botón Continuar .
3. El sistema te mostrará la vista del Portal Contador Nube. En el lado izquierdo verás el menú Mis Clientes, luego haz clic en Siigo Fiscal, para acceder a la información de tus clientes.
4. Selecciona el cliente correspondiente, presionando en el botón Ingresar.
5. Siigo Fiscal se organiza en módulos según las funciones:
6. En el menú lateral, encontrarás opciones como:
Inicio: te permite acceder al tablero, donde encontrarás la información más importante de tu cuenta de forma ágil.
CFDIs: aquí gestionas tus CFDIs: emisión, recepción y consulta.
Impuestos: maneja los impuestos IVA base flujo e ISR (Impuesto Sobre la Renta).
Exportaciones: permite exportar datos o informes desde el sistema a otros formatos como excel o PDF.
EFOS (Empresas Facturadoras de Operaciones Simuladas): consulta empresas que están en listas negras del SAT (Servicio de Administración Tributaria) para evitar operaciones con ellas.
Validaciones: verifica la autenticidad de CFDIs.
Sincroniza SAT: sincroniza la información del sistema con la del SAT, asegurando que tus registros estén actualizados.
¡Muy bien! Ya cuentas con todo para ingresar y navegar en Siigo Fiscal.
Crear tu cuenta en Siigo Fiscal es el primer paso para comenzar a usar la plataforma y llevar un mejor control de tu información contable y fiscal.
Para crear la cuenta en Siigo Fiscal, sigue el siguiente proceso:
1. Ingresa a tu cuenta de Portal Contador, abre tu navegador y digita www.siigo.com/mx, en la página principal, selecciona la opción Iniciar sesión – Siigo Nube.
2. En el panel principal, busca el menú Mis clientes en el lado izquierdo de la pantalla.
3. Dentro de Mis clientes, haz clic en la pestaña Siigo Fiscal, luego elige Agregar cliente y selecciona Agregar Nuevo.
4. Captura los datos solicitados, como tu nombre, correo y número celular.
Confirma la información y haz clic en Enviar datos.
5. Recibirás un correo con la confirmación de tu solicitud y el proceso para activar el plan seleccionado.
¡Genial! Tienes la información para crear cuenta en Siigo Fiscal.
Con Siigo Fiscal, descarga y organiza tus CFDIs (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de forma automática, sin tener que hacerlo manualmente. El sistema se conecta directamente con el SAT (Servicio de Administración Tributaria), lo que te permite tener todos tus comprobantes siempre actualizados, clasificados y listos para consultar en cualquier momento.
Funciones automáticamente:
Sincroniza tu información con el SAT todos los días.
Descarga de forma automática todos los CFDIs emitidos y recibidos.
Actualiza el estatus de cada CFDI, para que sepas si está vigente o fue cancelado.
Te permite detectar los CFDIs incluidos y excluidos en el cálculo de IVA precargado en pagos provisionales.
Funcionalidades adicionales:
Aplica filtros y búsquedas avanzadas de CFDI, y exporta la información a Excel.
Te envía notificaciones por correo si se detectan errores en los CFDIs o cuando se cancela un comprobante en un mes distinto al de su emisión.
Personaliza las vistas de forma ágil y ordenada para tener una mejor visión de tus movimientos y facilitar la conciliación con los visores del SAT.
Con estas funciones, puedes tener tu información siempre actualizada y detectar diferencias a tiempo, sin perder horas revisando manualmente en el portal del SAT.
¡Perfecto! Ya sabes qué funciones ofrece Siigo Fiscal.
La facturación electrónica es un mecanismo obligatorio y estandarizado para documentar operaciones comerciales. A través de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), el Servicio de Administración Tributaria (SAT) garantiza un mayor control, transparencia y eficiencia en el manejo de la información fiscal.
Dentro de este mecanismo, timbrar una factura es un paso crucial para que el CFDI tenga validez oficial. Por eso, en este artículo abordaremos los aspectos más importantes que necesitas conocer sobre el timbrado de facturas.
Como mencionamos anteriormente, timbrar una factura es lo que convierte al CFDI en un documento válido ante el SAT. Es el proceso en el que se asigna un folio fiscal único a la factura y se le añade el sello digital del SAT, garantizado su autenticidad y valor legal.
El procedimiento se puede realizar por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien actúa como intermediario entre el contribuyente y el SAT. El timbrado asegura que la factura ha sido validada correctamente y cumple con todos los requisitos técnicos y fiscales establecidos por la autoridad.
¿Qué se necesita para timbrar una factura?
Inicialmente, para timbrar una factura es necesario:
Tener una e.firma vigente.
Contar con un Certificado de Sello Digital (CSD).
Teniendo ambos documentos, el proceso de facturar y timbrar puede realizarse con el servicio gratuito del SAT o con una herramienta de facturación de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como Siigo Aspel.
A pesar de que la autoridad fiscal ofrece el servicio de facturación electrónica, pueden presentarse inconvenientes que entorpezcan el proceso del contribuyente, por eso, quienes necesitan facturar un nivel medio o alto de operaciones, optan por utilizar un sistema de facturación electrónica privado.
Por ejemplo, en Siigo Aspel ofrecemos software de facturación con planes de timbres ilimitados u opciones como ADM Timbres, con una cantidad específica de timbres para ajustarse a las necesidades de facturación de nuestros clientes. De esta forma, pueden estar seguros de contar con soluciones confiables que, además, brindan diversas funciones para simplificar la gestión administrativa.
Tipos de CFDI que se deben timbrar
¿Por qué es obligatorio el timbrado de CFDI en México?
Timbrar una factura es obligatorio porque es una estrategia del SAT para mejorar el control fiscal y procurar la seguridad tributaria. Por medio del timbrado de CFDI, las autoridades pueden:
Monitorear los ingresos y egresos.
Reducir la evasión fiscal.
Modernizar la gestión administrativa al digitalizar el proceso fiscal.
Mejorar la eficiencia de las auditorías.
¿Qué sucede si no se timbra una factura?
Por una parte, si emites un CFDI pero no lo timbras, el comprobante no tiene validez legal y no queda registrado en el sistema del SAT; por lo tanto, no podrá usarse como respaldo para amparar operaciones comerciales ni para deducciones fiscales.
Adicionalmente, de acuerdo con el artículo 29, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes están obligador a timbrar una factura y su omisión conlleva una multa que va de los $14,100.00 a los $26,430.00.
¿Qué son los paquetes de timbres fiscales y para qué sirven?
Los paquetes de timbres fiscales son un servicio que ofrecen los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que permite a los contribuyentes timbrar una factura de manera legal y segura. Sirven para medir y cobrar el servicio de validación y timbrado que los proveedores realizan.
Cada timbre equivale a una factura electrónica que se puede emitir a través de la plataforma del PAC. Por ejemplo, si compras un paquete de 100 timbres, podrás generar hasta 100 CFDI válidos ante el SAT, con todos los requisitos fiscales correspondientes. Esta modalidad se adapta al volumen de operación de cada usuario.
Entre los principales beneficios que los paquetes de timbres ofrecen se encuentran:
Costo controlado: puedes elegir el paquete que mejor se ajuste a tu volumen de facturación, evitando pagos por servicios que no necesitas.
Adaptabilidad: son ideales para negocios pequeños que emiten pocas facturas, como para empresas que requieren más timbres al mes. Puedes adquirir más timbres conforme crece tu operación.
Sin compromiso a largo plazo: no necesitas pagar suscripciones mensuales, solo compras los timbres que vas a usar.
Seguimiento claro: al tener un número determinado de timbres, puedes monitorear fácilmente cuántas facturas has emitido y cuándo necesitas recargar.
¿Por qué usar un sistema de facturación en la Nube para timbrar?
Los sistemas de facturación en la Nube representan una solución moderna, ágil y segura para emitir y timbrar facturas electrónicas, especialmente para negocios que buscan eficiencia sin depender de instalaciones locales o infraestructura costosa.
Ahorro de tiempo y reducción de errores
Gracias a la automatización de procesos, estos sistemas permiten generar y timbrar una factura en menos tiempo y con menor riesgo de errores. Además, muchas plataformas incluyen validaciones automáticas que ayudan a asegurar que los comprobantes cumplan con los requisitos del SAT antes de ser enviados.
Algunas soluciones también permiten la generación de pre-facturas o comprobantes provisionales para revisión interna o por parte del cliente, facilitando una validación previa antes del timbrado definitivo.
Respaldo y seguridad en la Nube
Al estar basados en la Nube garantizan el resguardo automático de los comprobantes fiscales, cumpliendo con los plazos de conservación que exige la ley. También te ofrecen acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, haciéndolos ideales para equipos de trabajo con operaciones en diferentes ubicaciones o para quienes necesitan viajar constantemente.
Funciones administrativas integradas
Una ventaja importante es que no solo permiten timbrar una factura, sino que también ofrecen herramientas adicionales para la gestión del negocio: reportes, control de clientes, seguimiento de ventas, administración básica, entre otros, desde una misma plataforma.
Las soluciones en la Nube ofrecen a los contribuyentes una forma práctica y segura de cumplir con la obligación fiscal del timbrado, al mismo tiempo que facilitan el control operativo de la facturación electrónica. Con ADM Timbres, por ejemplo, puedes adquirir exactamente la cantidad de timbres para facturar que tu negocio necesita, sin gastos innecesarios y, además, acceder a las funciones administrativas básicas de ADM y ADM Tienda. Una solución integral para optimizar tus procesos diarios y mantener tu facturación siempre al día.
Proceso paso a paso para timbrar una factura en línea
Aunque el proceso para timbrar una factura sucede a un nivel técnico y automatizado por los sistemas, sí puedes seguir una secuencia que te facilite y asegure que los comprobantes fiscales que emites cumplan con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales.
1. Prepara la información. Ten a la mano:
a. Datos fiscales completos y actualizados del receptor.
b. Descripción detallada de productos o servicios.
c. Importes y cálculos de impuestos correctos.
d. Método y forma de pago definidos.
e. Uso del CFDI, especificado por el cliente.
2. Genera el CFDI. Asegúrate de que:
a. Los datos fiscales estén correctamente capturados.
b. Las claves de productos y servicios son las correspondientes.
c. Los cálculos de impuestos son precisos.
d. La información complementaria está completa.
3. Tu sistema verificará:
La estructura del CFDI.
La vigencia del CSD.
La consistencia de la información ingresada.
Una vez validada la información, el proceso para timbrar una factura iniciará y el sistema:
Generará la cadena original del documento.
Aplicará tu CSD.
Recibirá el timbre fiscal digital.
Integrará el UUID (folio fiscal) al comprobante.
Todo esto sucede tras bambalinas en el sistema de facturación, por lo que tu labor termina después de ingresar la información y dar clic en generar el CFDI.
¿Cómo saber si está timbrada una factura correctamente?
Al timbrar una factura es preferible verificar que se haya realizado correctamente, para evitar problemas con el SAT. Los sistemas de facturación, al estar conectados con el sistema de la autoridad fiscal, pueden validar el folio de cada CFDI emitido.
Así mismo, cada factura timbrada debe contener algunos elementos visuales a los cuales puedes prestar atención para confirmar su validez:
Código bidimensional (QR).
Sello digital del CFDI.
Sello digital del SAT.
La cadena original del complemento de certificación.
El folio fiscal único (UUID).
¿Cómo verificar el timbrado de una factura en el portal del SAT?
Por otro lado, puedes validar el timbrado de tus facturas electrónicas en una herramienta que el SAT pone a disposición de los contribuyentes. Lo único que necesitas es tener es:
Folio fiscal de la factura a verificar.
RFC del receptor.
RFC del emisor.
Cuando la factura fue correctamente timbrada, el sistema arrojará un resultado “positivo”, confirmando que el comprobante es válido y se registró ante el SAT.
Timbrado vs. sellado de facturas: diferencias clave
Al timbrar una factura, muchas personas confunden el proceso con el sellado digital. Aunque están estrechamente relacionados, son dos pasos diferentes en el ciclo de generación y validación de un CFDI, cada uno con un propósito específico.
El sellado digital es el primer paso. Ocurre cuando generas la factura electrónica y consiste en aplicar una firma electrónica utilizando el Certificado de Sello Digital (CSD). El sello actúa como una huella digital del emisor: garantiza la autenticidad del origen del comprobante y asegura que no ha sido alterado.
El CSD está compuesto por un archivo .cer, un archivo .key y una contraseña, similares a los componentes de la e.firma, pero específicos para facturación.
Una vez sellado el CFDI, entra en acción el proceso de timbrado. Aquí es donde participa el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien valida que la estructura del comprobante sea correcta y cumpla con los requisitos del SAT. Si todo es correcto, se agrega el Timbre Fiscal Digital (TFD) y genera el UUID. Este paso convierte oficialmente al CFDI en una factura válida ante la autoridad fiscal.
En resumen, el sellado permite demostrar quién emitió el comprobante, mientras que timbrar una factura certifica que cumple con todos los requisitos fiscales y ha sido validada legalmente.
La facturación electrónica es un sistema digital implementado por el SAT para sustituir las facturas impresas. Su propósito principal es garantizar una mayor eficiencia, seguridad y transparencia en los procesos de emisión y recepción de comprobantes fiscales.
Desde su introducción obligatoria en 2010, la facturación electrónica ha evolucionado, marcando un antes y un después en la manera en que las empresas y los contribuyentes llevan el control de sus operaciones. Con cada nueva versión de facturas, el SAT establece lineamientos para combatir la evasión fiscal, facilitar la fiscalización y fomentar una cultura tributaria más sólida.
Uno de los hitos más recientes es la entrada en vigor del CFDI en su versión 4.0, representando un salto importante hacia la precisión de datos y un mejor control tributario. Manejar correctamente las facturas vigentes es obligatorio y fundamental para una operación eficiente; por eso, implementar un sistema de facturación adecuado para el cumplimiento fiscal se ha vuelto indispensable.
La evolución del CFDI y los cambios del SAT
Antes de la digitalización, las facturas en papel presentaban múltiples desafíos que ponían en riesgo la integridad de la información. Por ejemplo:
Falta de control y seguridad: las facturas impresas eran vulnerables a falsificaciones, alteraciones y omisiones, lo que facilitaba prácticas fraudulentas y dificultaba el seguimiento de operaciones reales.
Ineficiencia administrativa: el proceso de impresión, distribución, resguardo y archivado físico representaba un gasto considerable de tiempo y recursos, con alta probabilidad de errores.
Limitaciones en el análisis de datos: la información contenida en las facturas no podía ser procesada de forma automática como ahora, lo que limitaba la capacidad de análisis del SAT para el control fiscal.
Para resolver estas problemáticas, el SAT introdujo el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), un formato electrónico que le permite tener visibilidad inmediata sobre las operaciones de los contribuyentes.
Desde entonces, el CFDI ha pasado por varias versiones, cada una con mejoras sustanciales para cubrir las necesidades de control fiscal. La más reciente, la versión 4.0, incorporó cambios clave en su estructura y el contenido, como:
Inclusión obligatoria del nombre y código postal del emisor y receptor.
Validación más estricta de los datos del receptor.
Mayor precisión en el tipo de régimen fiscal y uso del CFDI.
Implementación de complementos obligatorios, como la Carta Porte, complemento de pago, entre otros.
Esta evolución responde a un objetivo de fiscalización y a la necesidad de generar facturas electrónicas robustas con información clave.
¿Cómo funciona el sistema de facturación electrónica paso a paso?
Los sistemas de facturación siguen un flujo claro para que todas las operaciones comerciales queden debidamente registradas y validadas ante la autoridad fiscal.
Entender el proceso de cómo funciona el sistema de facturación electrónica es fundamental para evitar errores, retrasos o inconsistencias en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
A continuación, veremos el paso a paso de cómo funciona, desde la generación del CFDI hasta su entrega:
Generación del comprobante fiscal
Todo empieza con la creación del CFDI. La factura electrónica se genera en un sistema de facturación electrónica autorizado, ya sea el portal del SAT o a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
En esta etapa, se captura información como:
Datos del emisor y receptor.
Conceptos facturados: productos o servicios, descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario.
Impuestos aplicables.
Método y forma de pago.
Tipo de comprobante.
Una vez recopilados los datos, el sistema genera los archivos correspondientes con la información estructurada conforme a los lineamientos del SAT.
Timbrado, sellado digital y validación ante el SAT
El timbrado y sellado son dos procesos esenciales que validan oficialmente el CFDI.
El timbrado consiste en incorporar el folio fiscal (UUID) y un código de barras bidimensional (QR) al CFDI con información fiscal relevante sobre la factura, como el RFC del emisor y receptor y el monto total. Este proceso se lleva a cabo cuando “avisas” a la autoridad de la emisión del comprobante.
El sellado digital se refiere a la firma digital que el emisor realiza con el Certificado de Sello Digital (CSD). Este sello garantiza que la factura no sea modificada desde su emisión.
Con ambos pasos, el CFDI queda validado ante el SAT.
Entrega al cliente y almacenamiento
Una vez timbrada, la factura debe entregarse al cliente en dos formatos: XML y PDF. Al utilizar un sistema de facturación electrónica ambos archivos son generados automáticamente para enviarse al receptor.
Estos documentos deben ser almacenados durante, al menos, cinco años en caso de que la autoridad los requiera para una auditoría o revisión.
XML y PDF: ¿qué significan y cómo se usan?
Uno de los elementos clave de la facturación electrónica es el uso del archivo XML, que ha reemplazado por completo a las facturas en papel.
El XML (eXtensible Markup Language) es un archivo digital que contiene los datos fiscales del CFDI codificados, organizados en etiquetas definidas por el SAT. Este archivo es el que tiene validez legal y fiscal.
El PDF es simplemente la representación visual y amigable del contenido del XML. Facilita su lectura, impresión o envío, pero no sustituye la función oficial del XML.
El uso del XML ha sido la solución del SAT para automatizar la lectura, validación y registro de los comprobantes fiscales dentro de su sistema. Gracias a esta estandarización, la autoridad puede analizar los movimientos, detectar inconsistencias y tener un mejor control sobre la actividad económica del país.
La facturación en línea ha hecho posible emitir estos documentos de forma rápida y eficiente. Aunque el SAT ofrece una herramienta gratuita para generar facturas electrónicas, al tener una alta demanda, presenta inconvenientes por saturación de sus servidores.
Para solucionarlo, la autoridad permitió la aparición de los “Proveedores Autorizados de Certificación” (PAC), como Siigo Aspel, quienes están autorizados para emitir CFDI de manera legal, generando sus archivos XML y PDF correspondientes.
Carta Porte y tipos de comprobantes especiales
Dentro de la facturación electrónica mexicana, existen distintos tipos de comprobantes fiscales, cada uno con un propósito específico según la operación realizada. Conocerlos te permitirá emitir correctamente tus facturas.
Los principales son:
Comprobante de Ingreso: se usa para registrar la venta de bienes o prestación de servicios. Representa la entrada de dinero de un negocio.
Comprobante de Egreso: reflejan devoluciones, notas de crédito, descuentos u otros conceptos que afecten a una factura previamente emitida.
Comprobante de Traslado: acredita la posesión legal de mercancías durante su transportación. Por ejemplo, si el contribuyente necesita mover los bienes entre sucursales, almacenes o puntos de distribución. Debe ir acompañado por el complemento Carta Porte.
Complemento de Pagos: se emite al recibir el pago de una factura de ingreso con método de pago diferido (PPD). Permite reflejar el momento en que se percibe el ingreso.
Complemento Carta Porte: respalda la posesión de la mercancía que circula en el territorio nacional e incluye detalles sobre:
Origen y destino del traslado.
Datos del transportista.
Descripción de los bienes.
Tipo de transporte.
Entre otros.
El complemento Carta Porte debe acompañar a los CFDI de traslado o de Ingreso, cuando involucre el movimiento de artículos.
La correcta emisión de los comprobantes fiscales junto y sus complementos correspondientes es vital para evitar multas o sanciones. Por eso, contar con un sistema de facturación electrónica es necesario para mantener tu operación en regla y sin contratiempos.
¿Qué requisitos debe cumplir una empresa para facturar electrónicamente?
Toda empresa o persona física con actividad empresarial está sujeto a emitir facturas electrónicas; sin embargo, es necesario que cumplan algunos requisitos para poder facturar:
1. Estar inscrito en el RFC: lo primero es que tu negocio o emprendimiento debe estar dado de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
2. Contar con un Certificado de Sello Digital (CSD): posteriormente, debes solicitar tu Certificado de Sello Digital para firmar las facturas. El proceso se realiza en el portal del SAT con la e.firma vigente.
3. Utilizar un sistema de facturación electrónica autorizado: puedes elegir entre el portal del SAT o un sistema de facturación electrónica de un PAC como Siigo Aspel.
¿Cómo elegir y contratar un sistema de facturación electrónica?
Sabiendo las generalidades de cómo funciona un sistema de facturación electrónica, es momento de ahondar en el proceso de selección para asegurarte de realizar una inversión que no solo te permita cumplir con las obligaciones fiscales, sino que también signifique una optimización para tus procesos.
Algunos de los pasos que debes considerar en tu elección son:
1. Define tus necesidades:
Para esclarecer tu posición, te puedes preguntar: ¿cuántas facturas emites al mes?, ¿cuánto estás dispuesto a invertir?, ¿qué funcionalidades necesitas?, o ¿cuál es la experiencia del Proveedor Autorizado de Certificación?
2. Investiga las opciones:
Compara proveedores en el mercado, sus características, precios, funciones, etc. Y, de ser posible, solicita demostraciones para conocer mejor el software y cómo funciona.
3. Selecciona el servicio que mejor se adapte a lo que buscas:
Toma en cuenta tus necesidades y presupuesto, además asegurate de que el sistema que elijas ofrezca un buen soporte técnico, no te dejes llevar por las ofertas más baratas.
En Siigo Aspel contamos con soluciones intuitivas asi como numerosos recursos para asegurarnos de que conozcas a fondo tu software, desde tutoriales, foros informativos y diversos materiales que te convierten en un experto.
También, considera las siguientes características para escoger el sistema adecuado:
Software robusto: asegúrate de que cubra las principales necesidades de generación y timbrado de facturas electrónicas, la cancelación de comprobantes y la emisión de complementos.
Plataforma segura: verifica que utilice medios de protección para acceder a la información, como son verificación en dos pasos, contraseñas y uso de administración de accesos.
Almacenamiento en la Nube: un gran plus es que integre el servicio de almacenamiento en la Nube para guardar los CFDI emitidos para futuras consultas.
4. Impleméntalo:
Dedica un tiempo para capacitar a tu personal y asegurarte de que utilicen el sistema de forma eficiente. Una vez listos, comienza su implementación y monitorea su uso para asegurarte de que cumpla con tus necesidades.
¿Cómo funciona Siigo Aspel para facturar en la Nube?
Siigo Nube Facturación es una solución moderna y eficiente para facturar electrónicamente desde cualquier lugar. Al estar alojado en la Nube, no necesitas realizar instalaciones locales ni servidores físicos, puedes acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
En Siigo Aspel queremos ofrecerte las herramientas ideales para simplificar tus procesos, por eso, con Siigo Nube Facturación no estás limitado a una oficina o a un equipo específico. Si estás de viaje, trabajas de forma remota o necesitas emitir una factura de último momento, solo necesitas ingresar al sistema desde tu navegador y entrar con tus credenciales.
Es un sistema de facturación electrónica que te permite mantener el control de tu negocio en todo momento, sin depender de horarios ni ubicaciones. Además, tu información queda protegida contra ciberataques gracias a los protocolos de seguridad y cifrado de datos.
Si buscas un sistema de facturación electrónica que agilice tu proceso a través de una interfaz práctica e intuitiva, Siigo Nube Facturación es lo que necesitas. No solo obtienes tranquilidad de cumplir con los requisitos fiscales, sino también libertad y eficiencia.
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