Categoría: Microsoft 365

En el panorama de la administración de identidades y accesos, Microsoft Entra se ha convertido en una solución sólida para las organizaciones que buscan mejorar su seguridad y optimizar la administración de usuarios. Dentro de Entra, hay dos ofertas principales disponibles: Entra ID Plan 1 y Entra ID Plan 2. Este artículo explorará las características clave, las diferencias y los casos de uso ideales para cada plan para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas.

Información general sobre Microsoft Entra ID

Microsoft Entra ID, anteriormente conocido como Azure Active Directory, es una plataforma de identidad como servicio (IDaaS) diseñada para ayudar a las organizaciones a administrar las identidades de los usuarios, controlar el acceso a las aplicaciones y proteger los datos confidenciales. Al proporcionar una plataforma de identidad unificada, Microsoft Entra ID permite a las empresas asegurarse de que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a los recursos, tanto en el entorno local como en la nube.

Entra ID Plan 1

Características principales

Entra ID Plan 1 sirve como una oferta fundamental que proporciona capacidades esenciales de administración de identidades y accesos. Algunas de las características principales incluyen:

1. Administración de usuarios: los administradores pueden crear, administrar y eliminar cuentas de usuario, junto con la asignación de roles y permisos.
2. Inicio de sesión único (SSO): los usuarios pueden acceder a múltiples aplicaciones con un solo conjunto de credenciales, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la fatiga de las contraseñas.
3. Autenticación multifactor (MFA): el plan 1 incluye opciones básicas de MFA para mejorar la seguridad al requerir que los usuarios proporcionen métodos de verificación adicionales.
4. Restablecimiento de contraseña de autoservicio: los usuarios pueden restablecer sus contraseñas sin intervención de TI, lo que reduce las llamadas al servicio de asistencia y mejora la productividad.
5. Acceso condicional: las organizaciones pueden establecer reglas que permitan o denieguen el acceso en función de la ubicación del usuario, el estado del dispositivo y la confidencialidad de la aplicación.
6. Integración con los servicios de Microsoft: El plan 1 proporciona una integración perfecta con otros productos de Microsoft, como Microsoft 365, lo que mejora la productividad a través de una plataforma unificada.

Casos de uso ideales

Entra ID Plan 1 es adecuado para pequeñas y medianas empresas que requieren funciones esenciales de administración de identidades sin la complejidad de las herramientas de seguridad avanzadas. Las organizaciones que dependen en gran medida de las aplicaciones y servicios de Microsoft se beneficiarán significativamente de la integración y la facilidad de uso que ofrece Plan 1.

Entra ID Plan 2

Funciones avanzadas

Entra ID Plan 2 se basa en las características de Plan 1, agregando capacidades avanzadas que se adaptan a organizaciones más grandes y aquellas con necesidades de seguridad más complejas. Las características clave incluyen:

1. Protección de identidad: esta característica utiliza el aprendizaje automático para detectar posibles vulnerabilidades y riesgos relacionados con las cuentas de usuario. Proporciona información procesable y acciones de corrección automatizadas.
2. Privileged Identity Management (PIM): Plan 2 ofrece herramientas para administrar y supervisar el acceso a cuentas privilegiadas, lo que garantiza que los roles confidenciales se concedan solo cuando sea necesario.
3. Revisiones de acceso: las organizaciones pueden realizar revisiones de acceso periódicas para garantizar que los usuarios tengan los permisos adecuados, lo que ayuda a mantener el cumplimiento y la seguridad.
4. Grupos dinámicos: Con las capacidades de grupos dinámicos, las cuentas de usuario se pueden agregar o eliminar automáticamente de los grupos en función de atributos específicos, lo que agiliza la administración.
5. Gestión de derechos: esta función permite a las organizaciones crear y administrar paquetes de acceso para grupos de usuarios, lo que simplifica los procesos de incorporación y baja.
6. Informes y análisis completos: El Plan 2 incluye funciones avanzadas de informes que brindan información sobre las actividades de los usuarios y los patrones de acceso, lo que ayuda a las organizaciones a identificar posibles amenazas de seguridad.

Casos de uso ideales

Entra ID Plan 2 es ideal para empresas más grandes u organizaciones en industrias reguladas que requieren funciones de seguridad avanzadas y controles de cumplimiento. Las empresas que necesitan administrar roles y permisos de usuario complejos, especialmente en entornos híbridos, encontrarán particularmente beneficiosas las sólidas capacidades de Plan 2.

Elegir el plan adecuado

Al decidir entre el Plan 1 y el Plan 2 de Entra ID, las organizaciones deben tener en cuenta su tamaño, los requisitos de seguridad y la complejidad de sus entornos de TI.

• Microsoft Entra ID Plan 1 es perfecto para las empresas que buscan una solución de administración de identidades sencilla y rentable que se integre bien con los servicios de Microsoft.
• Microsoft Entra ID Plan 2 está diseñado para organizaciones con necesidades de seguridad y requisitos normativos más avanzados, y ofrece un conjunto completo de herramientas para administrar identidades y acceso.

Conclusión

Microsoft Entra ID proporciona a las organizaciones herramientas eficaces para administrar identidades y proteger el acceso a los recursos. Al comprender las características y beneficios del Plan 1 y el Plan 2, las empresas pueden tomar decisiones informadas que se alineen con sus necesidades únicas y objetivos de seguridad. A medida que la gestión de identidades continúa evolucionando, invertir en las soluciones adecuadas es crucial para proteger los datos confidenciales y mantener la eficiencia operativa.

Obtén más información sobre Portfolios, una nueva función diseñada para ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento y administrar varios planes en Planner.

La gestión de múltiples planes en diferentes proyectos a menudo puede resultar abrumadora para los líderes de equipo, los gerentes de proyectos o cualquier usuario que maneje varios entregables. Para simplificar el proceso, hemos diseñado una nueva característica, Carteras, para ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento y administrar fácilmente varios planes en la aplicación Planner en Microsoft Teams.

Las carteras pueden ayudar a simplificar la supervisión de planes complejos al brindarle una vista consolidada de todos sus planes y tareas premium, asegurándose de que nada se escape por las grietas. Una vez implementado en su organización, los usuarios con una licencia de Planner y Project Plan 3 o Planner and Project Plan 5 podrán crear carteras para agrupar y administrar planes relacionados, realizar un seguimiento del progreso a alto nivel y organizar visualmente las tareas mediante la vista de hoja de ruta.

Ya sea coordinando entre varios equipos o buscando una perspectiva de arriba hacia abajo de varios planes, la característica Portafolios de la aplicación Planner en Teams lo hace todo posible en un solo lugar, lo que agiliza los flujos de trabajo y mejora la colaboración

Captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra una lista de planes agregados a una nueva cartera.

Cómo funciona

Para empezar a utilizar Portfolios en Planner una vez que se haya implementado en su organización, siga los pasos que se indican a continuación: 

1. Navegue hasta la aplicación Planner o inícielo en Teams.
2. Si tiene una licencia de Planner and Project Plan 3 o Planner and Project Plan 5, verá la nueva pestaña Mis portafolios en la navegación izquierda, justo debajo de Mi día, Mis tareas y Mis planes. Seleccione la pestaña Mis carteras para comenzar con su primera cartera. A continuación, seleccione el botón + Nueva cartera.

• • Como alternativa, puede seleccionar la flecha hacia abajo directamente a la derecha del botón + Nuevo plan en la parte inferior del panel de navegación izquierdo y, a continuación, seleccionar Cartera.

Una captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra la nueva pestaña Mis carteras con un mensaje que dice: «¡Comience con su primera cartera!»

3. Agregue un nombre para la nueva cartera (obligatorio) y, a continuación, agréguela a un grupo (opcional) seleccionando el grupo apropiado en el menú desplegable. A continuación, seleccione el botón Crear.

Escenarios a try

A continuación se presentan algunas formas poderosas de aprovechar la nueva función Portafolios en Planner.

1. Consolide varios planes en una sola cartera: simplifique el proceso de seguimiento de los entregables y los plazos creando una cartera para sus planes en curso.

• • Después de seleccionar el botón Crear, verá el siguiente mensaje: «Todavía no hay planes en su cartera». Seleccione el botón + Agregar plan para acceder a una lista de todos los planes premium de los que es miembro, incluidos los planes que ha creado, así como aquellos a los que se le ha agregado.

Una captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra la vista Planes para Mis carteras con el panel Agregar plan abierto a la derecha.

• • Seleccione y conecte el plan que desea agregar a la nueva cartera como se indica en el panel Agregar plan a la derecha. Las propiedades que se extraen del plan y se muestran en la vista Planes incluyen Administrador de proyectos, Progreso (% completado), Fecha de inicio y Fecha de finalización.
     
  • El campo Estado es una lista desplegable que le permite ver manualmenteel estado del plan (No iniciado, En curso, En riesgo, Fuera de curso o Cerrado) para que pueda identificar fácilmente cómo avanza el plan.

2. Vea su cartera de planes y sus tareas asociadas como una línea de tiempo visual: Tan pronto como agregue una plan a la portfolio, se crea una fila para esa plan en la vista de hoja de ruta. En la vista de hoja de ruta, puede agregar fácilmente tareas de los planes incluidos y realizar un seguimiento visual de ellas en una vista de línea de tiempo. 

• • Para agregar tareas a la línea de tiempo,asegúrese de seleccionar la página correspondiente en la vista de hoja de ruta. 
• • Al seleccionarlo,verá un panel de detalles abierto a la derecha de Teams con una lista de preguntas vinculadas al plan. Desde aquí, seleccione la pregunta (o tareas) que desea agregar a la vista de hoja de ruta y, a continuación, seleccione Agregar elementos. 

Una captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra la vista Hoja de ruta para Mis carteras con el panel Agregar elementos abierto a la derecha.

• • Las tareas seleccionadas se muestran como una línea de tiempo visual para ese plan. 

Una captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra una vista de escala de tiempo de los planes (y sus tareas) agregados a una nueva cartera.

3. Colabore con los miembros de su equipo: Portfolios en Planner usa la construcción de grupo de Microsoft 365 para invitar a los usuarios a colaborar en la cartera. 

• • Seleccione el botón Compartir en la esquina superior derecha de la cartera para abrir el cuadro de diálogo Invitar a miembros.

Una captura de pantalla de la aplicación Planner en Teams que muestra la vista Planes para Mis carteras con la ventana Invitar miembros abierta en el centro.

• • Desde aquí, puede crear un nuevo grupo de Microsoft 365 introduciendo el nombre de cada miembro en el cuadro de texto designado y, a continuación, seleccionando el botón Crear grupo. A continuación, puede agregar la cartera a un grupo de Microsoft 365 existente seleccionando Agregar a un grupo existente, seleccionandoel grupo adecuado en el menú desplegable y seleccionando el Agregar botón. 

Tenga en cuenta que agregar un miembro a la cartera no le da al usuario acceso a las páginas incluidas en el portfolio, sino que le permite ver las agregaciones a nivel de cartera.

Disponibilidad de portafolios en Planner 

La nueva característica Portafolios se está implementando actualmente en la aplicación Planner en Teams. Una vez implementado en su organización, los usuarios con una licencia de Planner y Project Plan 3 o Planner and Project Plan 5 verán la nueva pestaña Mis carteras en el panel de navegación izquierdo.Una captura de pantalla recortada de la aplicación Planner en Teams que muestra la nueva pestaña Mis carteras en el panel de navegación izquierdo.

Los usuarios con Planner en Microsoft 365 o una licencia de Planner Plan 1 pueden ver las carteras compartidas con ellos en modo de solo lectura. Los portafolios comenzarán a implementarse en el nuevo Planificador para la web en las próximas semanas.

El 75% de los trabajadores del conocimiento ya utilizan la IA en el trabajo[1], lo que significa que la forma en que trabajamos se está transformando rápidamente. Pero la IA no solo está cambiando la forma en que trabajamos, sino que también está remodelando el lugar donde trabajamos. Y aunque el trabajo flexible se ha vuelto cada vez más popular, algunos aspectos, como la coordinación de las conexiones en persona, no han evolucionado significativamente.

Un ejemplo: casi la mitad (49%) de los trabajadores del conocimiento de todo el mundo afirman que cuando acuden a trabajar, no ven a las personas que les importan. [2] O vienen a la oficina solo para pasar todo el día en reuniones híbridas, donde el hardware AV obsoleto y las salas de reuniones con doble reserva hacen que la experiencia sea insatisfactoria. No es de extrañar que el 65% del espacio de oficinas mundial siga estando infrautilizado. [3] Claramente, el lugar de trabajo está tan preparado para la transformación de la IA como las formas de trabajar.

Está surgiendo una nueva categoría de soluciones tecnológicas, el lugar de trabajo impulsado por IA, para cerrar esta brecha física y digital, anclada en soluciones como Microsoft 365 Copilot y Microsoft Teams. Hoy, también me complace anunciar que Microsoft Places ya está disponible para el público en general, aplicando el poder de la IA al trabajo flexible de formas nuevas e innovadoras.

Places facilita la coordinación de reuniones en persona o la sincronización espontánea con colegas en la oficina, todo dentro de las aplicaciones de Microsoft que usas a diario. Con Places, los administradores de TI y de instalaciones también obtienen información crítica sobre las tendencias de ocupación y utilización, que son más valiosas que nunca en la era del trabajo flexible.

Juntas, las soluciones de Microsoft en el área de trabajo impulsada por IA ayudan a las organizaciones a desbloquear el siguiente nivel de coordinación, modernización y optimización.

Facilitar la coordinación

Facilitar conexiones personales de alta calidad en un entorno de trabajo flexible puede ser tedioso, lento e ingrato. Nos referimos a esto como el «impuesto de coordinación»: el tiempo, el esfuerzo y la energía adicionales necesarios para coordinar oportunidades de conexión de alto valor.

Las nuevas funciones impulsadas por IA en Places, Teams y Copilot triangulan los calendarios, los planes de ubicación y la orientación del equipo para que sea simple, rápido y fácil planificar los puntos de contacto en persona con los colegas.

Comenzará configurando su plan de trabajo, una programación semanal recurrente que muestra qué días planea trabajar desde la oficina y cuándo planea trabajar de forma remota, dentro del nuevo calendario, que ahora está unificado en Teams y el nuevo Outlook. Desde la experiencia de calendario unificado, también puede ver la orientación del equipo de los líderes sobre cuándo ir a la oficina.

Este plan de trabajo establece la base para la presencia en el lugar de trabajo: una señal dentro de la tarjeta de personas de Teams que indica dónde está trabajando durante el día y facilita que los colegas lo encuentren en la oficina.

A medida que su horario cambie, querrá ajustar su plan de trabajo. Para realizar cambios en tiempo real, navega a la tarjeta Lugares en el calendario unificado, tu ventanilla única, para ver lo que está sucediendo en un día determinado y realizar acciones como actualizar tu plan de trabajo y reservar habitaciones rápidamente.

¿No estás seguro de si tiene sentido ir a la oficina en un día específico? Copilot puede ayudar, razonando a través de su calendario, los horarios de sus colegas y la orientación del equipo para sugerir un día recomendado en la oficina.

Con un solo clic, puede actualizar su ubicación de trabajo planificada a la oficina y ver qué reuniones en persona aún necesitan una sala. A través de la reserva rápida, obtenga recomendaciones de habitaciones y reserve espacios para todo el día con un solo clic.

Desde la tarjeta Lugares, también puedes:

• Actualice su plan de trabajo y su presencia en el lugar de trabajo: cambie su ubicación de trabajo a remoto, en la oficina o incluso en un edificio o piso de oficina específico
• Vea una vista rápida de los colegas que también planean estar en la oficina

• Vea y actúe sobre las recomendaciones generadas por Copilot sobre los mejores días para ir a la oficina
• Recibe recordatorios para reservar un escritorio en los días de oficina
• Identifique qué reuniones de su agenda aún no tienen una sala reservada y reserve espacios rápidamente en función de sus requisitos

Accesible tanto a través del calendario unificado como en la app Places, el buscador de Places facilita la reserva de los espacios adecuados, ya sean salas de reuniones o escritorios, para tu experiencia en la oficina.

El buscador de lugares va más allá de la interfaz estándar de reserva de habitaciones para ayudarte a encontrar los espacios adecuados para tus necesidades únicas. Ya sea que esté buscando la sala de conferencias perfecta para acomodar a un grupo grande con requisitos audiovisuales específicos o buscando reservar un escritorio para un trabajo más concentrado, el buscador de lugares puede ayudarlo.

En el buscador de lugares, puedes:

• Filtre las habitaciones disponibles por edificio, piso, capacidad, configuraciones AV y más
• Ver fotos detalladas de las habitaciones disponibles

• Reserva un escritorio para el día
• Encuentre y reserve espacio utilizando mapas y planos de planta

Una vez que haya encontrado y reservado el espacio adecuado para su reunión, Copilot se asegura de que su reserva se gestione continuamente, incluso cuando cambien los horarios o cambie la disponibilidad de salas. Con la reserva gestionada, Copilot responde automáticamente a los cambios en la hora de la reunión o en la disponibilidad de la sala, volviendo a reservar en una sala similar.

El buscador de lugares facilita la reserva de habitaciones y escritorios con anticipación, pero si ha olvidado reservar un escritorio o su horario cambia en el último minuto, también puede usar escritorios que se pueden reservar. Para reservar un escritorio ad-hoc, simplemente conecte su dispositivo al monitor o estación de acoplamiento de un escritorio disponible para reservar automáticamente un asiento (y, próximamente, actualice automáticamente su presencia en el lugar de trabajo para que sus colegas puedan encontrarlo en su escritorio).

Modernizar la experiencia en el lugar de trabajo

Una vez que esté en la oficina, es imperativo comprender la ubicación del lugar de trabajo de sus compañeros de trabajo y tener acceso a un espacio que facilite reuniones inclusivas. Modernizar los entornos físicos de trabajo significa diseñarlos con la tecnología adecuada para adaptarse al trabajo flexible.

Permitir que los empleados establezcan y actualicen su presencia en el lugar de trabajo desempeña un papel importante para facilitar una colaboración más eficaz en tiempo real y una conexión espontánea.

Dentro de Teams, es fácil actualizar la presencia en el lugar de trabajo, ya sea de forma manual o automática, con escritorios que se pueden reservar y salas BYOD. Ahora, puede conectarse más fácilmente en persona con colegas al comprender quién está cerca, con visibilidad de la presencia en el lugar de trabajo de los colegas directamente dentro de los chats de Teams.

A partir de la primera mitad de 2025 estarán disponibles mejoras adicionales en la presencia en el lugar de trabajo, lo que facilita aún más la actualización automática de su ubicación de trabajo a través de la señal Wi-Fi y facilita el chat @nearby en Teams y la conexión con compañeros de trabajo cercanos. Y lo que es más importante, siempre tendrás el control total de cómo y cuándo se actualiza tu presencia en el lugar de trabajo a través de la configuración de Places.

En el caso de las reuniones híbridas planificadas, persisten desafíos adicionales, especialmente cuando se participa de forma remota. Las cámaras y las transmisiones de vídeo de Salas de Teams mejoradas con IA ayudan a cerrar la brecha entre los participantes en la sala y en otros lugares. Cuando te unas a reuniones de forma remota, te beneficiarás de funciones como:

• IntelliFrame con cámaras inteligentes, que crea fotogramas de vídeo para todos los presentes en la sala de reuniones, etiquetados con su nombre en función de su perfil de reconocimiento
• IntelliFrame en la nube con las cámaras existentes divide una vista de cámara de una sola alimentación de una sala de reuniones en una galería de rostros de personas
• El cambio automático de cámara para IntelliFrame, disponible a partir de principios de 2025, utilizará la IA para seleccionar la mejor vista de la cámara de un usuario en la habitación, optimizándola automáticamente para que pueda ver las caras con mayor claridad
• La selección de vista multicámara captura todas las cámaras de flujo único en una sala de reuniones, lo que le permite elegir qué transmisión de cámara ver

El agente facilitador en las reuniones también trabajará con Salas de Teams a principios de 2025, capturando y mostrando notas en tiempo real para todos los participantes de la reunión, tanto en la sala como de forma remota. Del mismo modo, también podrá invitar al facilitador a reuniones a través de la consola de Salas de Teams, lo que aportará el mismo valor de notas generadas por IA a las reuniones solo en persona.

Ya sea que esté en la oficina o trabaje de forma remota, también se beneficiará de funciones como el reconocimiento de oradores, disponible pronto para espacios de reunión adicionales, desde una sala de Teams hasta una sala BYOD, que identifica voces y personas en una sala para que siempre esté claro quién está hablando. El reconocimiento de oradores también permite que Copilot, Facilitator y el resumen inteligente de reuniones identifiquen a los oradores correctos, lo que garantiza que las notas de la reunión y los elementos de acción se atribuyan correctamente.

La IA, en combinación con una gama de soluciones de software y hardware, permite interacciones más inclusivas, atractivas y productivas entre colegas, lo que en última instancia brinda una experiencia de trabajo óptima.

Optimización eficaz de los espacios, con información basada en IA

No es de extrañar que el aumento de los modelos de trabajo flexibles haya creado nuevos retos para los administradores de TI y de instalaciones. El dimensionamiento adecuado de las combinaciones de carteras inmobiliarias, los diseños de oficinas y las pilas tecnológicas comienza con la comprensión de la utilización y, lo que es más importante, de lo que la impulsa. La administración profesional de Places y Teams Rooms ayuda a capturar una variedad de señales de utilización, digerir estas señales en paneles e informes fáciles de entender y, con la ayuda de Copilot, ofrecer explicaciones, análisis y recomendaciones detalladas.

Places reúne señales de ocupación y utilización de una variedad de fuentes para informar la toma de decisiones. Reunir puntos de datos basados en la intención de los planes de trabajo, las actualizaciones de presencia en el lugar de trabajo, las reservas de salas y escritorios junto con las señales de ocupación de las salas de Teams, los dispositivos de Teams y las fuentes de datos de socios (como los sensores de ocupación o los datos de deslizamiento de insignias) ayuda a crear una imagen más completa de los patrones y comportamientos de trabajo híbridos.

A finales de 2024, Copilot también se integrará con Places para resumir las tendencias de ocupación y utilización y hacer recomendaciones sobre cómo los profesionales del sector inmobiliario y de TI pueden optimizar sus lugares de trabajo para obtener el máximo impacto.

Para ayudar mejor a los administradores de TI a administrar y optimizar el rendimiento de sus salas de Teams y las implementaciones de dispositivos en salas y escritorios BYOD, Microsoft Teams Rooms Pro Management es un servicio y portal impulsado por IA que permite la administración proactiva y las alertas de estado personalizadas.

Al combinar datos e información enriquecidos de toda su cartera de salas y dispositivos con IA y análisis avanzados, los administradores de TI se beneficiarán de:

• Mejores prácticas integradas de miles de interacciones de endpoints en todas las industrias
• Actualizaciones automatizadas, detección y resolución de problemas a escala
• Información y análisis procesables a través de datos correlacionados de uso y tendencias en todo el ecosistema de salas y dispositivos de Teams con información de espacio compartido 
• Asociación automática de periféricos mediante señales de dispositivos de sala BYOD, con visibilidad de todos los dispositivos descubiertos a través del Pro Management Portal
• Acceso al nuevo Asistente de IA en el Pro Management Portal, un asistente interactivo que puede responder preguntas en profundidad mediante el análisis de materiales de referencia y proporcionar respuestas claras y concisas, lo que permite a los administradores permanecer en el flujo de trabajo

Comience hoy mismo la transformación de su lugar de trabajo impulsada por la IA 

El lugar de trabajo impulsado por IA marca el comienzo de una nueva era de trabajo flexible: una que se define por la coordinación sin fricciones, experiencias de trabajo más modernas y optimización basada en datos.

Cada organización se encuentra en una etapa diferente en la evolución de la IA. Independientemente de dónde comience su organización, Places, ahora disponible para el público en general, es una valiosa adición a su estrategia de lugar de trabajo impulsada por IA. Aprovechará el poder de la IA para transformar su enfoque hacia el trabajo flexible, lo que facilitará la coordinación, la colaboración y, en última instancia, la creación de una experiencia óptima en el lugar de trabajo.

En la actualidad, Places está disponible con carácter general a través de una licencia de Teams Premium; algunas características principales de Places también están disponibles con licencias de Microsoft 365 válidas. Para empezar a usar Places, activa tu prueba de Teams Premium o inicia una nueva suscripción a Teams Premium hoy mismo (disponible por tiempo limitado con nuestros precios de lanzamiento). 

También estamos orgullosos de colaborar con los líderes de la industria en nuestro creciente ecosistema de socios para apoyarlo en la transformación de su lugar de trabajo impulsada por IA. Independientemente de la parte de su viaje en la que necesite apoyo (estrategia, incorporación, mapeo, integración de datos, gestión continua, integración con plataformas o productos existentes o más), tenemos un socio que puede ayudarlo.

Para obtener más información sobre los socios que pueden ayudarte con Places, visita el Directorio de socios de servicio de Places. Para obtener más información sobre la integración de Places con otras plataformas existentes, consulte la documentación de Places

Pasos para activar la traducción simultánea en Teams

Si trabajas en un entorno global o si tienes clientes en todo el mundo, la interpretación de idiomas puede resultar una herramienta esencial para comunicarse de manera efectiva. La buena noticia es que, desde hace unos meses, Microsoft dispone de una función de interpretación integrada (traducción simultánea en Teams), que permite a los participantes de la reunión hablar en su idioma nativo y escuchar la traducción en tiempo real. El único escollo de la interpretación de idiomas con Teams es que no es bidireccional y por tanto hace falta un intérprete (o dos para una reunión de más de una hora) por cada idioma de llegada. ¿Cómo funciona el módulo de traducción simultánea en Teams y cómo se activa?

Para activar la traducción simultánea en una reunión de Microsoft Teams, puedes seguir los siguientes pasos:

1. Abre la reunión de Teams en la que deseas activar la interpretación.
2. Haz clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos) en la barra superior de la reunión para abrir el menú y selecciona la opción “Opciones de reunión” en el menú.
3. Encuentra la opción “Habilitar interpretación lingüística” y actívala para poder seleccionar los intérpretes y su idioma de origen y destino. El idioma de origen es el idioma en el que se habla en la reunión, mientras que el idioma de destino es en el que se traducirá la reunión.

Es posible agregar más intérpretes para la traducción simultánea en Teams siempre que la reunión requiera de canales de idioma adicionales. De esta forma se puede establecer una reunión con varios idiomas de origen.

4. Si cuentas con invitados externos que quieres designar como intérpretes durante la reunión, selecciona “Participantes”. Una vez seleccionada la persona que ha sido escogida para ser intérprete, selecciona “Convertir en intérprete” dentro de “Más opciones”.
5. Haz clic en “Guardar” para poder guardar los cambios.
6. Una vez dentro de la reunión, haz clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos) en la barra de menú de la reunión y selecciona “Interpretación del idioma”.
7. Selecciona el idioma en el que quieres escuchar la reunión y selecciona “Confirmar” para poder disfrutar de la reunión con traducción simultánea en Teams.

Preguntas más frecuentes respecto a la traducción simultánea en Teams

¿Qué cantidad de intérpretes se pueden unir a la reunión?

Para el uso correcto de la traducción simultánea en Teams es importante tener en cuenta que el organizador o coorganizador no podrán desempeñar la función de intérpretes. Dicho esto, la cantidad máxima de intérpretes en una reunión se mide por pares de idiomas. 16 pares es el máximo permitido. Es decir, una traducción de español a inglés contaría como un par de idiomas.

¿Queda grabado el audio de las traducciones?

Cuando una reunión de Teams se graba, queda registrado únicamente el audio del canal principal o del orador principal, por lo que no queda grabado el audio del intérprete en la reunión.

¿Tienen permisos especiales los intérpretes?

Salvo la función de traducción simultánea en Teams para el resto de invitados de la reunión, los intérpretes cuentan con los mismos permisos que cualquier otro participante. Es decir, tienen acceso al chat de la reunión, a la lista de reuniones y todo tipo de accesos que cualquier otro participante obtiene en la reunión de Teams.

Microsoft Teams Phone integra la voz en la plataforma de colaboración de Microsoft Teams. La solución puede aumentar la colaboración y la productividad de los usuarios, disminuir el costo total de propiedad (TCO) al reducir los costos de licencia y uso y reducir la carga de administración de TI, y mejorar la productividad tanto para las organizaciones empresariales como para las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Microsoft encargó a Forrester Consulting que realizara un estudio de impacto™ económico total (TEI) y examinara el posible retorno de la inversión (ROI) que las empresas pueden obtener al implementar Teams Phone. Teams Phone permite a los usuarios realizar y recibir llamadas de voz y vídeo dentro de Microsoft Teams y proporciona conectividad a las capacidades de llamadas de la red telefónica conmutada (RTC). Teams Phone también puede integrar la telefonía en un entorno de colaboración más amplio de Microsoft Teams. Los clientes de Teams Phone tienen una variedad de opciones para habilitar la conectividad, incluidos los planes de llamadas de Microsoft Teams de primera mano, el enrutamiento directo y la conexión de operador. (La disponibilidad del plan de llamadas de Teams puede variar según el mercado geográfico. Póngase en contacto con Microsoft para obtener más información). El propósito de este estudio es proporcionar a los lectores un marco para evaluar el posible impacto financiero de Teams Phone en sus organizaciones.

Para comprender mejor los beneficios, los costos y los riesgos asociados con esta inversión, Forrester entrevistó a cuatro representantes de empresas y cuatro representantes de pymes, todos los cuales usan Microsoft Teams Phone. A los efectos de los análisis financieros, Forrester agregó las experiencias de los clientes entrevistados y combinó los resultados en dos organizaciones compuestas distintas que son representativas de los clientes empresariales y pymes.

Antes de usar Teams Phone, las empresas usaban una variedad de soluciones para sus necesidades de telefonía, incluido un sistema telefónico empresarial tradicional (central telefónica privada o PBX) o una solución de telefonía basada en IP. Estas soluciones heredadas no se integraban bien con otros canales de colaboración, carecían de funcionalidad moderna y, con frecuencia, tenían costos más altos. El esfuerzo de gestión de estos entornos de telefonía era significativo y a menudo requería personal con habilidades especializadas. La colaboración entre los empleados y las comunicaciones con los clientes consumían mucho tiempo y eran engorrosas, lo que impedía a los empleados realizar un trabajo más productivo.

Al invertir en Teams Phone, las empresas podrían reducir los costos de licencia y uso relacionados con sus entornos telefónicos, así como minimizar la carga de TI para administrar su solución de llamadas, liberándolos para que se centren en las responsabilidades principales. Teams Phone también permitió a los usuarios finales ahorrar tiempo y colaborar de forma más eficaz.

Finding Statistics

Microsoft Teams Phone For Enterprise Customers

• ROI
  143%

• BENEFITS PV
  $19.7M

• NPV
  $11.6M

• TCO SAVINGS
  45%

• PAYBACK PERIOD
  <6 months

Microsoft Teams Phone For SMB Customers

• ROI
  146%

• BENEFITS PV
  $304K

• NPV
  $180K

• TCO SAVINGS
  82%

• PAYBACK PERIOD
  <6 months

En ocasiones participo en proyectos de Business Intelligence (BI) en los que las empresas quieren compartir informes de Power BI dentro de su organización con empleados sin licencia Pro.

A título personal pienso que 8,40€ usuario/mes es un precio muy bajo para toda la potencia de análisis que ofrece Microsoft con Power BI a las empresas. Normalmente les hago ver a mis clientes que el coste anual de las licencias Pro para sus responsables y directivos son un importe mucho menor que el beneficio obtenido haciendo un buen análisis de sus datos para reducir costes o mejorar los márgenes de sus operaciones.

De todos modos, me he decidido a escribir este post para aclarar qué opciones hay para compartir informes de Power BI sin licencia Pro indicando las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.

Opciones para compartir sin licencia Pro

Publicar en web

Esta es la opción por defecto permitida por Microsoft para poder compartir tus informes con usuarios sin licencia de uso. Para ello debes publicar tu informe en tu cuenta de powerbi.com. Después de publicar, debes ir al informe en el servicio web y pulsar sobre en los 3 puntos de la botonera superior y en el menú desplegable seleccionar Insertar >Publicar en la web (público)

Como veis, está opción incluye entre paréntesis la palabra “Público”, ya que cualquiera que consiga o con el que se comparta la URL del informe, tendrá acceso a él. Por ello, no se recomienda usar esta opción para datos relevantes de la empresa como ventas, informes contables, etc.

En realidad esta opción se ha incluido para Organizaciones sin ánimo de lucro que quieran compartir sus datos y objetivos alcanzados en sus campañas sin necesidad de gastar dinero en licencias.

Yo también utilizo esta opción para incrustar o embeber los informes de Power BI en los artículos de este blog.

Espacio de Trabajo con capacidad Premium

Power BI Premium es una opción de licenciamiento para grandes empresas….muy grandes.

Si tu compañía tiene este tipo de licencia, estará pagando una cuota mensual de unos 5.000€. La licencia Premium supone que tienes un servidor dedicado de Power BI para tu negocio y que sólo pagas licencias Pro para los creadores de informes. Los que consultan los informes no necesitan licencia. Aparte, dispones de funcionalidades adicionales como Auto Machine Learning, mayores capacidades de administración o cargas incrementales (aunque está en curso su incorporación a la licencia Pro).

Podrás saber si el espacio de trabajo en el que publicas tus informes tiene capacidad Premium porque aparece un icono de Diamante:

Los informes publicados en estos Espacios de Trabajo puede ser visualizados por los usuarios que estén incluidos en él, aunque no tengan licencia Pro.

Compartir fichero pbix a Sharepoint

Esta opción la incluyo simplemente porque me la han propuesto algunos clientes, pero la desaconsejo totalmente. Consiste en subir a un espacio de Sharepoint el fichero .pbix del informe y que la gente que lo quiera usar lo descargue y abra en el Power BI Desktop gratuito.

Es un ejemplo más de querer usar Power BI como si fuese Excel y por lo tanto usar prácticas de Excel en Power BI.

Esta opción no es recomendable, porque cualquier usuario podrá destrozar el informe sin querer (o queriendo). Le estamos dando acceso al informe en modo “Edición”, esto es, puede cambiarlo todo. A diferencia de Excel, Power BI no tiene una opción de protección con contraseña del fichero pbix para la edición. ¿Y por qué no? Simplemente porque no está pensado para ser usado de esa manera, ni debe usarse así.

Licencias no nominales

Incluyo ahora una opción que realmente no es sin licencia de Power BI Pro, pero que sí puede reducir bastante el coste de las licencias.

Consiste en crear cuentas de usuario por departamento en vez de por usuario. A día de hoy, Microsoft permite que el mismo usuario se conecte a la vez desde varios dispositivos distintos.

Imaginemos que queremos compartir nuestro informe de Seguimiento de Ventas con nuestro Departamento Comercial que incluye a 20 vendedores y el Director. Si comprásemos 21 licencias Pro supondría un coste de 176,40€ al mes, pero podríamos crear una cuenta ventas@miempresa.com y que todos entrasen con ese usuario por sólo 8,40€ al mes.

En este caso tenemos un inconveniente: si queremos que cada comercial vea sólo sus ventas normalmente usaríamos la funcionalidad de RLS o Seguridad a Nivel de Registro, pero esta seguridad se parametriza en función del usuario y sólo hay un usuario para todos. Por lo tanto, no podremos usar esta opción.

Si decidís usar este sistema yo os recomendaría que configuréis 2 licencias por departamento: una tipo comerciales@miempresa.com y otra tipo direccioncomercial@miempresa.com. De este modo, podéis tener 2 niveles de seguridad y dar acceso a ciertos informes sólo a la Dirección comercial.

Opciones en las que sí que hace falta licencia Pro

Botón Compartir, Espacios de Trabajo y Apps

Seguramente la opción más utilizada por todos sea el botón “Compartir“. Simplemente debes publicar el informe en powerbi.com y pulsar en el botón “Compartir” para indicar el mail de las personas que quieres que usen el informe:

Si quieres tener más organizados los accesos puedes crear Espacios de Trabajo o Apps e indicar que usuarios pertenecen a cada uno. De este modo, simplemente publicando el informe en un espacio de trabajo específico, ya podrán acceder a él todos los usuarios dados de alta en él.

Todas las personas que accedan al informe necesitan una licencia Pro.

Compartir con externos a tu organización

Algunas personas me han preguntado si podrían compartir el informe con personas externas (como clientes, proveedores o gestorías externas) sin necesidad de que tengan licencia Pro. La idea es buena, pero por desgracia no es posible de manera gratuita.

Si queremos compartir con usuarios externos, éstos deberán disponer de una licencia Pro asociada a la cuenta de correo a la que les enviemos la invitación.

Compartir en pestaña de Teams

¡La imaginación al poder! ¿Qué pasa si publico un informe en una pestaña de Teams y mis compañeros no tienen licencia Pro? Pues que desgraciadamente no podrán acceder al informe.

Como veis en los requerimientos oficiales de Microsoft, necesitan licencia Pro para poder ver el informe que has publicado en el grupo compartido de Teams:

Insertar en SharePoint online

Otra de las opciones disponibles en el botón “Insertar” de powerbi.com es la de Compartir en SharePoint online:

Desgraciadamente es necesaria la licencia Pro para ver los informes insertados en Sharepoint.

Insertar en Sitio web o portal

La otra opción para insertar un informe permite incluirlo dentro de un portal corporativo o página web. En este caso, antes de ver el informe deberás identificarte como usuario de Power BI:

Debes ser usuario Pro para poder acceder.

Conclusiones

Como he comentado al inicio de este Tutorial de Power BI, el coste de la licencia Pro me parece un precio muy bajo para todo el potencial que aporta a nuestra empresa.

Es cierto que cuando una organización necesita distribuir sus informes con muchas personas dentro de la compañía el precio puede dispararse, y que la alternativa de Power BI Premium sólo es interesante a partir de 500 usuarios.

Por ello no sería mala idea que Microsoft crease una licencia “intermedia” entre la Pro y la Premium o un escalado de precios de la licencia Pro para que empresas con 50-100 usuarios de Power BI tengan una alternativa propia.

¿Vosotros que opináis? ¿Conocéis alguna otra opción para compartir los informes de Power BI sin licencia Pro? ¡Compartidlo con la comunidad en los comentarios de este post!