En ocasiones participo en proyectos de Business Intelligence (BI) en los que las empresas quieren compartir informes de Power BI dentro de su organización con empleados sin licencia Pro.
A título personal pienso que 8,40€ usuario/mes es un precio muy bajo para toda la potencia de análisis que ofrece Microsoft con Power BI a las empresas. Normalmente les hago ver a mis clientes que el coste anual de las licencias Pro para sus responsables y directivos son un importe mucho menor que el beneficio obtenido haciendo un buen análisis de sus datos para reducir costes o mejorar los márgenes de sus operaciones.
De todos modos, me he decidido a escribir este post para aclarar qué opciones hay para compartir informes de Power BI sin licencia Pro indicando las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.
Opciones para compartir sin licencia Pro
Publicar en web
Esta es la opción por defecto permitida por Microsoft para poder compartir tus informes con usuarios sin licencia de uso. Para ello debes publicar tu informe en tu cuenta de powerbi.com. Después de publicar, debes ir al informe en el servicio web y pulsar sobre en los 3 puntos de la botonera superior y en el menú desplegable seleccionar Insertar >Publicar en la web (público)
Como veis, está opción incluye entre paréntesis la palabra “Público”, ya que cualquiera que consiga o con el que se comparta la URL del informe, tendrá acceso a él. Por ello, no se recomienda usar esta opción para datos relevantes de la empresa como ventas, informes contables, etc.
En realidad esta opción se ha incluido para Organizaciones sin ánimo de lucro que quieran compartir sus datos y objetivos alcanzados en sus campañas sin necesidad de gastar dinero en licencias.
Yo también utilizo esta opción para incrustar o embeber los informes de Power BI en los artículos de este blog.
Espacio de Trabajo con capacidad Premium
Power BI Premium es una opción de licenciamiento para grandes empresas….muy grandes.
Si tu compañía tiene este tipo de licencia, estará pagando una cuota mensual de unos 5.000€. La licencia Premium supone que tienes un servidor dedicado de Power BI para tu negocio y que sólo pagas licencias Pro para los creadores de informes. Los que consultan los informes no necesitan licencia. Aparte, dispones de funcionalidades adicionales como Auto Machine Learning, mayores capacidades de administración o cargas incrementales (aunque está en curso su incorporación a la licencia Pro).
Podrás saber si el espacio de trabajo en el que publicas tus informes tiene capacidad Premium porque aparece un icono de Diamante:
Los informes publicados en estos Espacios de Trabajo puede ser visualizados por los usuarios que estén incluidos en él, aunque no tengan licencia Pro.
Compartir fichero pbix a Sharepoint
Esta opción la incluyo simplemente porque me la han propuesto algunos clientes, pero la desaconsejo totalmente. Consiste en subir a un espacio de Sharepoint el fichero .pbix del informe y que la gente que lo quiera usar lo descargue y abra en el Power BI Desktop gratuito.
Es un ejemplo más de querer usar Power BI como si fuese Excel y por lo tanto usar prácticas de Excel en Power BI.
Esta opción no es recomendable, porque cualquier usuario podrá destrozar el informe sin querer (o queriendo). Le estamos dando acceso al informe en modo “Edición”, esto es, puede cambiarlo todo. A diferencia de Excel, Power BI no tiene una opción de protección con contraseña del fichero pbix para la edición. ¿Y por qué no? Simplemente porque no está pensado para ser usado de esa manera, ni debe usarse así.
Licencias no nominales
Incluyo ahora una opción que realmente no es sin licencia de Power BI Pro, pero que sí puede reducir bastante el coste de las licencias.
Consiste en crear cuentas de usuario por departamento en vez de por usuario. A día de hoy, Microsoft permite que el mismo usuario se conecte a la vez desde varios dispositivos distintos.
Imaginemos que queremos compartir nuestro informe de Seguimiento de Ventas con nuestro Departamento Comercial que incluye a 20 vendedores y el Director. Si comprásemos 21 licencias Pro supondría un coste de 176,40€ al mes, pero podríamos crear una cuenta ventas@miempresa.com y que todos entrasen con ese usuario por sólo 8,40€ al mes.
En este caso tenemos un inconveniente: si queremos que cada comercial vea sólo sus ventas normalmente usaríamos la funcionalidad de RLS o Seguridad a Nivel de Registro, pero esta seguridad se parametriza en función del usuario y sólo hay un usuario para todos. Por lo tanto, no podremos usar esta opción.
Si decidís usar este sistema yo os recomendaría que configuréis 2 licencias por departamento: una tipo comerciales@miempresa.com y otra tipo direccioncomercial@miempresa.com. De este modo, podéis tener 2 niveles de seguridad y dar acceso a ciertos informes sólo a la Dirección comercial.
Opciones en las que sí que hace falta licencia Pro
Botón Compartir, Espacios de Trabajo y Apps
Seguramente la opción más utilizada por todos sea el botón “Compartir“. Simplemente debes publicar el informe en powerbi.com y pulsar en el botón “Compartir” para indicar el mail de las personas que quieres que usen el informe:
Si quieres tener más organizados los accesos puedes crear Espacios de Trabajo o Apps e indicar que usuarios pertenecen a cada uno. De este modo, simplemente publicando el informe en un espacio de trabajo específico, ya podrán acceder a él todos los usuarios dados de alta en él.
Todas las personas que accedan al informe necesitan una licencia Pro.
Compartir con externos a tu organización
Algunas personas me han preguntado si podrían compartir el informe con personas externas (como clientes, proveedores o gestorías externas) sin necesidad de que tengan licencia Pro. La idea es buena, pero por desgracia no es posible de manera gratuita.
Si queremos compartir con usuarios externos, éstos deberán disponer de una licencia Pro asociada a la cuenta de correo a la que les enviemos la invitación.
Compartir en pestaña de Teams
¡La imaginación al poder! ¿Qué pasa si publico un informe en una pestaña de Teams y mis compañeros no tienen licencia Pro? Pues que desgraciadamente no podrán acceder al informe.
Como veis en los requerimientos oficiales de Microsoft, necesitan licencia Pro para poder ver el informe que has publicado en el grupo compartido de Teams:
Insertar en SharePoint online
Otra de las opciones disponibles en el botón “Insertar” de powerbi.com es la de Compartir en SharePoint online:
Desgraciadamente es necesaria la licencia Pro para ver los informes insertados en Sharepoint.
Insertar en Sitio web o portal
La otra opción para insertar un informe permite incluirlo dentro de un portal corporativo o página web. En este caso, antes de ver el informe deberás identificarte como usuario de Power BI:
Debes ser usuario Pro para poder acceder.
Conclusiones
Como he comentado al inicio de este Tutorial de Power BI, el coste de la licencia Pro me parece un precio muy bajo para todo el potencial que aporta a nuestra empresa.
Es cierto que cuando una organización necesita distribuir sus informes con muchas personas dentro de la compañía el precio puede dispararse, y que la alternativa de Power BI Premium sólo es interesante a partir de 500 usuarios.
Por ello no sería mala idea que Microsoft crease una licencia “intermedia” entre la Pro y la Premium o un escalado de precios de la licencia Pro para que empresas con 50-100 usuarios de Power BI tengan una alternativa propia.
¿Vosotros que opináis? ¿Conocéis alguna otra opción para compartir los informes de Power BI sin licencia Pro? ¡Compartidlo con la comunidad en los comentarios de este post!
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