Los contribuyentes en México están obligados a emitir facturas o comprobantes fiscales en cada una de sus operaciones comerciales. Sin embargo, para hacerlas de forma correcta, con los datos necesarios y evitar cualquier problema, es importante conocer una serie de elementos clave.
Es por eso que en este artículo te compartimos información valiosa y necesaria sobre los tipos de factura, los datos que debe contener, cómo llenarla correctamente, qué herramientas se necesitan para facturar electrónicamente y cómo hacer que tengan validez ante las autoridades fiscales mexicanas.
¿Cómo hacer facturas?
Si eres emprendedor o persona física con actividades profesionales o empresariales, es importante que sepas cómo hacer una factura con los requisitos establecidos en el Código Fiscal vigente.
También es recomendable que cuentes con una herramienta de facturación electrónica, que es un programa informático diseñado especialmente para generar tus comprobantes fiscales con la información que las autoridades establecen, a través de campos que ya cuentan con las opciones y claves válidas en el sistema de facturación actual.
Una de estas soluciones es Aspel FACTURE, un software especializado con el que es posible expedir documentos fiscales digitales como facturas, notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, comprobantes que amparan viáticos, préstamos y retenciones de impuestos.
Este programa puede ser usado por profesionistas, emprendedores y contadores autónomos que prestan sus servicios de forma interna o externa, debido a que ayuda a administrar mejor los CFDI emitidos, minimizar errores y optimizar el tiempo dedicado a la generación de comprobantes. Además, puedes crear y visualizar reportes estadísticos con tu información.
Te recomendamos leer: ¿Qué se necesita para facturar como persona física?
Guía para facturar en el SAT 4.0
Como te mencionamos, otra opción que tienes para generar una factura es usar el servicio de facturación del SAT, para generar los CFDI versión 4.0, que está vigente desde el 1 de enero de 2022 y que es la única válida desde abril de 2023. Dicho servicio es gratuito y de acceso público para personas físicas y morales.
Pasos para facturar
En los siguientes pasos te explicamos cómo hacer una factura en el SAT:
- Ingresar al portal del SAT: www.sat.gob.mx
- En la parte superior izquierda debes ubicar el botón «Factura Electrónica» y seleccionar la segunda opción: «Servicio de facturación CFDI versión 4.0»
- Te solicitará ingresar con tu clave de RFC, contraseña y escribir el CAPTCHA.
- Una vez dentro, te mostrará un documento de Términos y Condiciones que deberás aceptar.
- También te mostrará tus datos fiscales, mismos que deberás «Confirmar».
- Posteriormente, te mostrará un Aviso de Privacidad.
- Te desplegará un formulario para ingresar los datos de la factura. Algunos de estos, ya están prellenados, pero también se pueden cambiar.
- Deberás llenar cada uno de los datos: del cliente o receptor, las cantidades, el método de pago, uso de la factura, régimen, descripción del producto o servicio, entre otros.
- Una vez que hayas revisado los datos, el sistema generará los archivos XML y PDF.
- Deberás descargarlos o enviarlos a tu cliente.
Recuerda que estos pasos para facturar en el SAT son de uso público. Sin embargo, este sistema suele presentar saturaciones que puedes evitarte con un servicio de facturación electrónico de un proveedor autorizado.
Nuevos requisitos a incluir en las facturas
Es importante recordar que con la Reforma Fiscal de 2022 se incorporaron nuevos requisitos de información que ahora es necesario agregar en las facturas electrónicas y que deben coincidir con la información registrada en el SAT.
Aquí el listado de la información que debes tener a la mano, para llenar de forma correcta tus facturas:
- Nombre y código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor
- Es necesario identificar las operaciones donde exista una exportación de mercancías
- Se debe aclarar si las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos indirectos
- Existen nuevos apartados para reportar información respecto de las operaciones con el público en general; así como, aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas
Estos datos deben coincidir con los registrados en el sistema del SAT, de lo contrario podría haber errores durante el proceso de llenado de facturas. Te sugerimos solicitar la Constancia de Situación Fiscal actualizada a tus clientes, para tener la información válida en tu propia base de datos.
Te sugerimos leer: Cambios en facturación 4.0
¿Quién debe emitir una factura?
Ahora bien, si tienes dudas sobre qué tipo de contribuyentes están obligados a emitir una factura, debes saber que todas las personas físicas y morales que reciben ingresos, realizan alguna actividad económica o retienen impuestos están obligados a emitir comprobantes fiscales o facturas.
En el caso de las personas físicas en el régimen de Sueldos y Salarios o Asimilados a Salarios, que se desempeñan como trabajadores en una empresa, no son ellos quienes generan los comprobantes, sino la empresa que los haya contratado, quien a su vez está obligada a retener los impuestos correspondientes por sus ingresos.
De ahí en fuera, de acuerdo con el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir Factura Electrónica. El tipo de comprobante dependerá de la actividad económica que realizan o giro de su negocio.
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