Para casi cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, la gestión de proyectos es necesaria para organizarse y permanecer. Hay varias herramientas de administración de proyectos disponibles para ayudar a su empresa a administrar recursos, proyectar y controlar costos, comunicarse eficazmente con varios miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso en cualquier proyecto determinado. Aunque algunas de estas herramientas se pueden instalar como software en equipos de red individuales, muchas de ellas están basadas en la web, es decir, están disponibles en la nube.
Beneficios de las herramientas de gestión de proyectos en la nube
Usted puede ser una de esas personas que se estremecen con la frase «computación en la nube», pero tómese un momento para considerar lo que realmente significa. Si bien las herramientas de gestión de proyectos locales tienen su lugar, el software basado en la nube viene con una gran cantidad de beneficios, incluyendo lo siguiente:
- Menor costo inicial. Cuando se utiliza software de administración de proyectos local, debe pagar por una serie de elementos, incluidas inversiones en licencias de software, hardware de servidor, personal de TI para soporte técnico, implementaciones largas y mucho más. Alternativamente, una solución basada en la nube normalmente solo requiere una cuota mensual o anual.
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- Más seguro que nunca. A pesar de lo que muchos ejecutivos de negocios han creído en el pasado, la nube ofrece tanta seguridad como soluciones locales: la empresa simplemente no controla los servidores físicos. Como artículo reciente en Forbes sugiere, «la computación en la nube ya no es un oxímoron.»
- Accesible desde cualquier lugar. Siempre y cuando tenga una conexión a Internet, puede acceder a su software de gestión de proyectos en la nube. Dado que el acceso se logra a través de un explorador web, también es posible permitir a los miembros del equipo ver, editar y administrar documentos a través de dispositivos distintos de los equipos.
- Equipo conectado. Incluso cuando los trabajadores están separados por millas, pueden sentirse parte de una unidad cohesiva con una solución basada en la nube. Debido a que todo el mundo recibe actualizaciones de minuto a minuto, nadie relevante para el proyecto se queda accidentalmente fuera de la conversación. Además, las conversaciones se pueden realizar en el espacio del proyecto (en lugar de por correo electrónico) y almacenarse para futuras referencias.
- Aumento de la productividad. Gracias a una ubicación centralizada donde se conservan todos los resúmenes de proyectos, tareas, documentos, suministros de noticias y calendarios, las soluciones de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar tiempo. Y cuando se ahorra tiempo, productividad puede aumentar. Además, una ubicación centralizada permite a los miembros del equipo acceder a los documentos del proyecto en tiempo real dondequiera que se encuentren.
- Comunicación en tiempo real. Una de las mayores ventajas de usar software de gestión de proyectos en la nube es la capacidad de dar comentarios rápidos sobre la información tan pronto como se carga en el espacio de trabajo del proyecto. Esto también puede aumentar la productividad porque reduce las instancias de trabajo que deben ser rehechos.
- Decisiones actualizadas basadas en datos. Como un negocio que busca convertirse en —y quedarse—Rentable, es importante basar las decisiones en algo más que un capricho. Gracias al hecho de que el software basado en la nube se actualiza instantáneamente, tiene la información necesaria al alcance de su mano. Además, la mayoría de las herramientas tendrán informes integrados para ofrecerte la información que necesitas para tomar decisiones relacionadas con el negocio.
- IT simplificado. Cuando se utiliza software de administración de proyectos local, normalmente es responsable del mantenimiento del servidor, lo que requiere la atención del personal de TI interno. Por otro lado, el proveedor de servicios (u otro recurso) mantiene el software basado en la nube, lo que le ahorra el tiempo y la molestia de lidiar con cualquier actualización o error, y le permite centrarse en ejecutar sus proyectos sin problemas.
- Actualizaciones instantáneas. A diferencia del software local, que requiere que descargue actualizaciones cada vez que se lanza una nueva versión, las herramientas basadas en la nube se actualizan automáticamente. No hay necesidad de pagar para actualizar todo el conjunto de aplicaciones o esperar a que su equipo de TI tenga el tiempo disponible para implementar las actualizaciones.
Pasos para encontrar la mejor solución de gestión de proyectos basada en la nube para usted
Desafortunadamente, comenzar con una nueva solución de administración de proyectos no es tan simple como comprender la diferencia entre las soluciones de planificación de proyectos locales y en línea. La selección de la mejor solución para su empresa requiere varios pasos, pero el resultado final vale la pena el esfuerzo que ha realizado. Siga estos pasos para decidir sobre un proveedor de servicios calificado.
Paso 1: Realizar un análisis de necesidades
Esto no será un shock para usted, pero cada empresa es diferente, con diferentes tamaños, diferentes objetivos y diferentes necesidades. Eso significa que depende de su empresa decidir exactamente qué solución le queda mejor. Asegúrese de que aquellos que realmente utilizarán el producto tengan una voz en la discusión. Considere factores como si sus proyectos solo involucran empleados internos o clientes externos también, o qué tipos de informes necesitará ejecutar. Una vez que conozca sus necesidades, es más fácil evaluar a los proveedores de servicios en función de las características que ofrecen.
Paso 2: Investigación, investigación, investigación
Al buscar un proveedor de servicios, esté atento a aquellos que ofrecen las siguientes características:
- Fiabilidad de nivel empresarial
- Capacidad para agregar equipos y proyectos rápidamente
- Características de informes que proporcionan información rápida sobre su cartera
- Un entorno familiar o al menos uno que sea fácil de navegar y usar
- Capacidad para ver y actuar en tareas en un solo lugar
- Capacidades de programación que le permiten planificar y administrar tareas de manera efectiva
- Tableros de resumen para decisiones basadas en datos
- Soporte de TI 24/7
- Copia de seguridad continua de datos, recuperación ante desastres y centros de datos con redundancia global
- Solución escalable que crece con su negocio
Paso 3: Tomar una unidad de prueba
De la misma manera que probaría conducir un vehículo antes de comprarlo, debe probar una solución de gestión de proyectos antes de la implementación. Las unidades de prueba le permiten obtener una mirada más cercana a las características de una herramienta e imaginar cómo funcionaría la herramienta en una situación similar a la suya.
Paso 4: Considere el cronograma y el proceso para la implementación
Si ha decidido ir con una herramienta basada en línea para la administración de proyectos, no importa si coincide bien con las aplicaciones actuales, esto solo se aplica a las soluciones locales. Pero usted tendrá que considerar cuándo tendrá el mano de obra y presupuesto para realizar el cambio y, a continuación, coordinarse con el proveedor de servicios elegido para hacerlo realidad.
Paso 5: Implementar y entrenar
Finalmente ha implementado una nueva solución de software de administración de proyectos. ¡Felicitaciones! Pero desafortunadamente, tu trabajo no está completo. Es importante asegurarse de que sus empleados tengan la capacitación que necesitan para usar la nueva herramienta de manera efectiva. Configure varias sesiones para que todos puedan trabajar una en su programación. Además, cree proyectos de práctica para que todos tengan la oportunidad de explorar y familiarizarse con las características de la herramienta antes de tener que usarlo en el mundo real.
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